秘書會(huì)議管理要領(lǐng)

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一、提高會(huì)議成效的要領(lǐng)

1. 要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間。

2. 要在開(kāi)頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明。

3. 要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者。

4. 在會(huì)議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：

(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?

(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害?

(3)是否全體人員都專心聆聽(tīng)發(fā)言呢?

(4)是否發(fā)言者過(guò)于集中于某些人呢?

(5)是否有從頭到尾都沒(méi)有發(fā)言過(guò)的人呢?

(6)是否某個(gè)人的發(fā)言過(guò)于冗長(zhǎng)呢?

(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)呢?

5. 應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。

6. 在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。

7. 應(yīng)當(dāng)把整理出來(lái)的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。

8. 應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。

二、會(huì)議禁忌事項(xiàng)

1. 發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

2. 不可從頭到尾沉默到底。

3. 不可取用不正確的資料。

4. 不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)。

5. 不可做人身攻擊。

6. 不可打斷他人的發(fā)言。

7. 不可不懂裝懂，胡言亂語(yǔ)。

8. 不要談到抽象論或觀念論。

9. 不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。

10. 不要中途離席。

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