辦公室秘書工作技巧

　　秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)，從事辦公室工作，有其專業(yè)性和規(guī)律性。下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的辦公室秘書工作技巧，希望對(duì)你有用!

　　辦公室秘書工作技巧

　　辦公室 工作的程序是按照“接受任務(wù)”-“實(shí)施落實(shí)”-“交付反饋環(huán) 節(jié)”進(jìn)行的。在實(shí)行這三個(gè)環(huán)節(jié)過(guò)程中，需要注意其中的每一個(gè) 細(xì)節(jié)，以增強(qiáng)工作的有效性。

　　一、確認(rèn)反饋階段的技巧 確認(rèn)就是接受任務(wù)，反饋就是匯報(bào)交付。在戰(zhàn)爭(zhēng)中，每當(dāng)指揮員 布置完任務(wù)，接受者都要當(dāng)面復(fù)述一遍，即使戰(zhàn)斗最激烈的時(shí)刻也是如此。 只有這樣，才能確保執(zhí)行者全面準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)指揮員的戰(zhàn)略意圖，避免差錯(cuò)。

　　秘書接受領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)后，同樣需要復(fù)述確認(rèn)復(fù)述有助于秘書對(duì)任務(wù) 加深理解，領(lǐng)導(dǎo)也能從秘書的復(fù)述中及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己的疏漏或秘書 在理解上的偏差。諸如，領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)后，秘書應(yīng)以最精煉的語(yǔ)言將任務(wù)復(fù)述確認(rèn)后再去執(zhí)行;接到一個(gè)會(huì)議通知電話，秘書應(yīng) 當(dāng)向授話人復(fù)述一下電話內(nèi)容;

　　以傳真、郵件等非面對(duì)面方式向 某人傳遞信息后，秘書應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ酱_認(rèn)是否收到，是否完整清楚，有無(wú)疑問(wèn)等。

　　確認(rèn)時(shí)需要注意的細(xì)節(jié)，如果領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容很簡(jiǎn)單，秘書可以直接去做;如果領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容較多，秘書就需要復(fù)述一遍，復(fù)述時(shí)要精煉、條理，同時(shí)可加入自己的理解，準(zhǔn)備采取的方法等;

　　如果接到電話，除了記錄、復(fù)述，還要想到領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)問(wèn)的問(wèn)題，因此要問(wèn)清對(duì)方的姓名、電話號(hào)碼。一項(xiàng)任務(wù)完成后秘書要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，反饋工作的進(jìn)度和結(jié) 果。這也是贏得領(lǐng)導(dǎo)信任的基本途徑。

　　反饋時(shí)需要注意的細(xì)節(jié);反饋有緩急之分，一項(xiàng)工作的完成情況 是否必須立即反饋領(lǐng)導(dǎo)，不是憑秘書的感覺，而是看領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這件事的關(guān)注程度和這件事本身的緊爭(zhēng)程度。

　　如領(lǐng)導(dǎo)會(huì)后要趕著去拜訪一個(gè)重要客戶，這時(shí)秘書應(yīng)該立即落實(shí)車輛并把車型車號(hào)、停 靠地點(diǎn)、司機(jī)姓名、手機(jī)號(hào)碼等信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。如果秘書沒有履行反饋職能，領(lǐng)導(dǎo)找不到車，便是秘書的失職。

　　反饋還需要注意時(shí)機(jī)場(chǎng)合。如果不是很急迫的事，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)不忙或坐車、閑聊時(shí)匯報(bào)。反饋時(shí)語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)練，要突出結(jié)果淡化過(guò)程，切忌將匯報(bào)變成表功或訴苦，可像聊天一樣，將領(lǐng)導(dǎo)需要掌握的信息傳遞過(guò)去。

　　二、實(shí)施落實(shí)階段的技巧

　　在實(shí)話落實(shí)階段，秘書應(yīng)掌握兩這方面的要點(diǎn)。

　　1、不忘事、不誤事、做好事 秘書工作無(wú)小事。

　　要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件 夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時(shí)”三種并貼上不同顏色的標(biāo)簽; 對(duì)重要文件加鎖保管并及時(shí)處理;準(zhǔn)備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據(jù)輕重緩急逐項(xiàng)完成;對(duì)重要性事務(wù)、周期性事務(wù)要提前記錄。不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。時(shí)間管理 學(xué)把要做的事情分成重要且緊急，不重要但緊急，重要但不緊急，不重要也不緊急幾類。

　　辦公室工作有受支配、制約的部頒(上司 委派的或部門分配的工作)，也有自己支配的部分(職責(zé)內(nèi)的日 常工作)。秘書要有科學(xué)明確的工作計(jì)劃，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容 步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間等。要根據(jù)輕重緩急決定工作次序， 有條有理地進(jìn)行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后; 重大工作優(yōu)先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時(shí)間用于處理復(fù)雜的需連續(xù)進(jìn)行的工作如擬寫文件;零星時(shí)間用于處理簡(jiǎn) 單的可間斷的工作，如處理信件、查閱資料;還要善于控制諸如 接待來(lái)訪、聯(lián)系電話等工作的時(shí)間彈性。

　　秘書應(yīng)養(yǎng)成記錄工作時(shí)間使用情況的習(xí)慣，如每周用于擬稿、接 待、聯(lián)絡(luò)、參加會(huì)議等所占的時(shí)間，以便適當(dāng)調(diào)整優(yōu)化，進(jìn)一步 提高工作效率。不忘事與不誤事都為做好事服務(wù)的，把每件事情做好才是秘書工作的最終目的。

　　做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用 80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。 20%重要的事情主要指該項(xiàng)工作完成的質(zhì)量可能會(huì)對(duì)公司、部 門、領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生重大的影響，或?qū)γ貢救说某砷L(zhǎng)產(chǎn)生重大的影響。

　　做好重要的事情，秘書必須樹立精品意識(shí)，力求盡善盡美，杜絕疏漏和低級(jí)錯(cuò)誤;還要處理好質(zhì)量與效率的關(guān)系，既要保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，又要克服片面追求效率而犧牲質(zhì)量的做法。對(duì) 80%不太重要的事情要善于借助外力，如果可能可以授權(quán)下 屬;要善于合理利用時(shí)間，性質(zhì)相同或相近的工作可以集中處理， 如打電話、處理文件等;要善于利用歷史資料進(jìn)行處理，如把常用范本分門別類予以存檔。

　　2、準(zhǔn)確、及時(shí)

　　如果我們分析出錯(cuò)的原因就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室工作最容易出錯(cuò)的常常是職能交叉環(huán)節(jié)，即兩個(gè)人(或部門)的結(jié)合部。杜絕出席的辦法之一，就是將自己的職責(zé)范圍擴(kuò)大，即在遞交工作或任務(wù)時(shí)，如果將隨之實(shí)生的責(zé)任比作“接力棒”就要確保“接力棒”遞交到下一名隊(duì)員手中時(shí)不落地。

　　秘書接受任務(wù)時(shí)，首先要分清是否是屬于自己職責(zé)范圍，是否是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事。若是，就應(yīng)無(wú)條件保質(zhì)保量地做好;若不是，就應(yīng)明確告知對(duì)方事情的辦理程序和方法。秘書應(yīng)做好該做的事，也要對(duì)不該做的事說(shuō)“不”，要藝術(shù)性地學(xué)會(huì)拒絕。這不僅可以幫助對(duì)方掌握辦事規(guī)律，承擔(dān)應(yīng)負(fù)的責(zé)任，也可以保證全局工作的順利進(jìn)行。

　　秘書還應(yīng)該明白，不該做的事并不等于“可以不 做的事”，在分清職責(zé)的前提下，要善于幫助他人、與人合作、 互助互通，學(xué)會(huì)平衡各種人際關(guān)系。如果事情不涉及法律、道德、規(guī)則等因素，分清職責(zé)后要有選擇地做。下列三類事秘書不應(yīng)介入;

　　第一，要你做的事已超出了你的能力所及，也就是說(shuō)答應(yīng)下來(lái)的事就應(yīng)力爭(zhēng)做好;做不好不如不做，不要幫倒忙。

　　第二，分內(nèi)的事已經(jīng)令你無(wú)暇他顧，也就是說(shuō)不要種了別人的地荒了自己的田地。

　　第三，你的介入于事無(wú)補(bǔ)。 準(zhǔn)確是不失誤，及時(shí)是不耽誤。

　　及時(shí)就是在每一時(shí)間內(nèi)內(nèi)完成應(yīng) 該做的工作。秘書不要過(guò)多強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)或工作本身所要求的最后期限，因?yàn)槊貢S時(shí)會(huì)接受新的任務(wù)，這時(shí)雙重的工作會(huì)帶來(lái)過(guò)大 的壓力，最終使工作無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)也隨時(shí)可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領(lǐng)導(dǎo)一般考慮的不是離最后期限你還有多少時(shí)間，而是在此前已經(jīng)給了你多少時(shí)間。

　　秘書個(gè)人工作總結(jié)

　　我是xx年通過(guò)地直事業(yè)單位招聘到辦公室工作的，主要負(fù)責(zé)精神文明建設(shè)、單位考核等相應(yīng)材料的編撰、整理和收集、文字材料的起草等工作，同時(shí)完成主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性和緊急工作。一年以來(lái)，在院領(lǐng)導(dǎo)、科主任的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下、同事們的幫助和支持下，較好的履行了工作職責(zé)，完成了工作任務(wù)?，F(xiàn)將工作情況小結(jié)匯報(bào)。

　　一、加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高自己的政治水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)具有良好的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好本職工作的前提和必要條件。本人自覺地學(xué)習(xí)黨的有關(guān)方針政策、國(guó)家的法律法規(guī)，認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,不斷提高思想素質(zhì)和理論水平,

　　工作中認(rèn)真履行工作職責(zé),努力完成各項(xiàng)工作任務(wù)。利用工作和業(yè)余時(shí)間系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，及精神，通過(guò)認(rèn)真細(xì)致學(xué)習(xí)，使自己的理論水平較以往有了較大的提高;在政治思想上，正確處理穩(wěn)定與發(fā)展的關(guān)系，在大是大非問(wèn)題面前保持清醒頭腦，旗幟鮮明，立場(chǎng)堅(jiān)定地反對(duì)各種非法活動(dòng)，堅(jiān)決維護(hù)祖國(guó)統(tǒng)一、維護(hù)民族團(tuán)結(jié)。在從書本汲取養(yǎng)分的同時(shí)還謙虛地向周圍理論水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志學(xué)習(xí)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，努力豐富自己、充實(shí)自己、提高自己。

　　二、勤于動(dòng)筆，增強(qiáng)了文字功底和思維能力

　　辦公室工作要求有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和邏輯思維能力。為提高自己的寫作能力，我從研究已經(jīng)成型的材料入手，細(xì)心揣摩，起草文件時(shí)邊寫邊改，并請(qǐng)老同事和領(lǐng)導(dǎo)提出意見和建議，然后再進(jìn)行深入加工，經(jīng)過(guò)反復(fù)推敲，最后定稿。一年來(lái)，我起草各種綜合性材料三十多份，文件十份。宣傳工作是單位樹立內(nèi)外社會(huì)形象的一個(gè)重要手段和窗口，今年我院開展《結(jié)防信息》宣傳工作，我主要是做好協(xié)辦的組稿工作，對(duì)單位工作開展情況，發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行宣傳報(bào)道，今年我所編發(fā)《XX信息》xx期，我起草結(jié)防信息xx多篇。材料的成型需要有詳盡的、準(zhǔn)確的第一手資料，這樣才能保證向領(lǐng)導(dǎo)反映準(zhǔn)確的信息，為及時(shí)決策提供可靠的依據(jù)。在院開展對(duì)全院各科室增加辦公用具的調(diào)查活動(dòng)中，在科主任的指導(dǎo)下，深入xx個(gè)科室各個(gè)辦公室查看辦公用具，將缺少的辦公用具進(jìn)行了初步統(tǒng)計(jì);在制作單位電話薄時(shí)，我與各科室主任、護(hù)士長(zhǎng)協(xié)調(diào)配合，完成了我院各科室職工辦公室、住宅電話的收集整理。對(duì)于工作中存在的問(wèn)題，我總是積極動(dòng)腦筋、想辦法，盡可能完成工作任務(wù)。對(duì)印發(fā)的材料、文件，每次都進(jìn)行了認(rèn)真的審核和校對(duì)，至少二遍以上，并請(qǐng)辦公室其他同事幫助把關(guān)，減少出錯(cuò)機(jī)率。

　　三、深入實(shí)踐，提高工作能力。

　　領(lǐng)導(dǎo)的決策和指示的落實(shí)都需要進(jìn)一步的協(xié)調(diào)和檢查監(jiān)督。二月底我院開展了對(duì)小兒麻疹等疫苗接種工作，我與同事一起對(duì)我院xiaqu進(jìn)行了摸底調(diào)查，在三月全區(qū)開展為期x天的脊髓灰質(zhì)炎疫苗接種工作中我抽調(diào)安排在固定點(diǎn)發(fā)放疫苗，我堅(jiān)持崗位，圓滿完成了工作安排，兩次活動(dòng)使我對(duì)院工作業(yè)務(wù)有了進(jìn)一步了解。在對(duì)門診綜合樓各科室辦公室安裝科室牌時(shí)，與科主任進(jìn)行仔細(xì)確認(rèn)核對(duì)，初步完成了對(duì)科室牌的登記，在對(duì)科室牌的統(tǒng)計(jì)中，也使我對(duì)我所各科室設(shè)置有了整體認(rèn)識(shí)。

　　今年，我所迎來(lái)了自治區(qū)精神文明單位復(fù)驗(yàn)，我與辦公室同事對(duì)我所職工家屬院xxx戶職工家庭開展了摸底調(diào)查，完成了社區(qū)安排的“四知四清四掌握”工作要求，對(duì)近三年來(lái)我所開展的精神文明工作情況進(jìn)行了收集整理，完成了xxx年精神文明x個(gè)檔案的整理裝訂，對(duì)xxx年的精神文明工作進(jìn)行了進(jìn)一步補(bǔ)充完善，順利通過(guò)了精神文明檔案材料的檢查。

　　在年底單位績(jī)效考核中，按照考核要求對(duì)單位節(jié)能、綜合治理、績(jī)效考核等工作的自查自評(píng)進(jìn)行了初步起草，按照地委下發(fā)的對(duì)地直單位xxx年績(jī)效考評(píng)指標(biāo)及評(píng)分細(xì)則，對(duì)各方面工作進(jìn)行了梳理，認(rèn)真準(zhǔn)備了考核材料。

　　辦公室負(fù)責(zé)全院各個(gè)方面工作，既抓總務(wù)后勤、也對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，在院辦的領(lǐng)導(dǎo)下，我對(duì)下半年每月的值班情況進(jìn)行了的統(tǒng)計(jì)，將監(jiān)督醫(yī)德醫(yī)風(fēng)的滿意度調(diào)查表的裝訂存檔工作，在工作中使我充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作的繁瑣和細(xì)致，做任何工作都不能馬虎。

　　四、快速反應(yīng)，完成交辦的臨時(shí)工作和緊急任務(wù)由于院辦工作都是涉及到職工切身利益的大事，所以臨時(shí)性工作和緊急性任務(wù)比較多。在我所tongshi母親重病搶救尋求院幫助時(shí)，救人刻不容緩，情況緊急，科主任將進(jìn)行倡議全所干部職工捐款任務(wù)交給了我，我撰寫了愛心捐款倡議書，深入各科室積極倡議捐款，由于當(dāng)時(shí)正值精神文明檢查，在加班完成精神文明檔案整理后，我積極與各科室主任、護(hù)士長(zhǎng)溝通聯(lián)系，用二天時(shí)間完成了全所職工的捐款及統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)將全所職工的關(guān)心送到了救助者手中。在重陽(yáng)節(jié)和古爾邦節(jié)來(lái)臨之際，所部開展了對(duì)離退休人員和定點(diǎn)扶貧貧困農(nóng)牧民走訪慰問(wèn)活動(dòng)，此時(shí)，我所退休職工某某同志重病尋求院領(lǐng)導(dǎo)幫助，救人如救火，在科主任的指導(dǎo)下，用一天時(shí)間完成了全院職工對(duì)某某同志的愛心捐款收集統(tǒng)計(jì)工作，并對(duì)收到的愛心捐款情況及時(shí)在公示欄向廣大職工公示。

　　雖然我在一年的工作中取得了一定的成績(jī)，無(wú)論在思想認(rèn)識(shí)上還是工作能力上都有了較大的進(jìn)步，但還存在一定問(wèn)題和不足：一是工作有急躁情緒，有時(shí)工作急于求成。二是處理一些工作關(guān)系時(shí)還不能得心應(yīng)手，工作顯得措手不及，無(wú)從著手。在今后的工作中，我還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)、戒驕戒躁，努力提高自己，以新的面貌、更加積極主動(dòng)的態(tài)度去迎接新的一年的工作任務(wù)，在崗位上發(fā)揮更大的作用，取得更大的進(jìn)步。

　　論辦公室秘書的工作適應(yīng)性

　　1 具備良好的職業(yè)道德，是辦公室秘書適應(yīng)工作的前提條件

　　職業(yè)道德，指從事一定職業(yè)的人所應(yīng)遵循的道德規(guī)范以及與之相應(yīng)的道德觀念、情操和品質(zhì)。視其辦公室秘書在單位和部門中所處的特殊地位，要履行好承辦、參謀、管理、協(xié)調(diào)等各個(gè)方面的工作職責(zé)，客觀上要求他必須具備良好的職業(yè)道德。然而，只有自己對(duì)所從事的職業(yè)產(chǎn)生職業(yè)情感和建立職業(yè)理想，才能相應(yīng)決定自己的職業(yè)態(tài)度，繼而珍惜職業(yè)榮譽(yù)，遵守職業(yè)紀(jì)律，提高職業(yè)技能，建立職業(yè)作風(fēng)，履行職業(yè)道德。唯此，才能做到在瑣碎的日常事務(wù)性工作中，樂此不疲悉心處理，點(diǎn)滴積累不斷進(jìn)步。

　　2 樹立角色意識(shí)，是辦公室秘書適應(yīng)工作的基本要求

　　辦公室秘書的行為必須十分慎重，語(yǔ)言表達(dá)必須注意角色。具體的講，應(yīng)牢固樹立以下八大意識(shí)。

　　2.1 法規(guī)意識(shí)。辦公室秘書一般都掌握著單位或部門的印章印鑒，平時(shí)使用時(shí)看似平凡，然而都及其重要。依據(jù)我國(guó)現(xiàn)行的法規(guī)，在對(duì)外交往中，加蓋印章比法人代表簽字更具法律效力。不少的法律糾紛和案例，就是因?yàn)榉N種原因用章不慎導(dǎo)致和國(guó)家和單位利益的巨大損失。隨著我國(guó)法制化推進(jìn)，加入世貿(mào)組織以后，必須進(jìn)一步強(qiáng)化規(guī)則意識(shí)。

　　2.2 “坐標(biāo)意識(shí)”。要清楚自身的位置，找準(zhǔn)自身的“坐標(biāo)”，只有看清自身地位才能夠更好的解決好上下級(jí)的關(guān)系。辦公室作為一個(gè)關(guān)鍵的部門，在傳達(dá)信息，接物待人以及協(xié)調(diào)日常工作中，具有著自身獨(dú)特的從屬性的特點(diǎn)。因此，辦公室秘書要想做好，必須做到不越位，具體來(lái)說(shuō)有以下幾點(diǎn)：干工作不越位，有關(guān)場(chǎng)合不越位，表態(tài)不越位以及處理問(wèn)題和答復(fù)問(wèn)題不越位。

　　2.3 服從意識(shí)。辦公室秘書不僅是一名普通的工作者，更是領(lǐng)導(dǎo)意圖和集體決議的傳達(dá)者和執(zhí)行者。在工作中必須堅(jiān)定的服從領(lǐng)導(dǎo)的意圖是做好辦公室秘書工作的最基本的原則。在傳達(dá)和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖的時(shí)候，不能有一點(diǎn)的水分，更不能有一點(diǎn)的個(gè)人意見摻雜，這不僅僅是自己作為辦公室秘書的職責(zé)，更能夠證明一個(gè)人的人格和黨性原則的問(wèn)題。

　　2.4 參與意識(shí)。辦公室的一項(xiàng)重要的職能是參與單位的重要工作。作為辦公室秘書，應(yīng)該積極主動(dòng)的參加，并主動(dòng)做好各項(xiàng)服務(wù)的事項(xiàng)。首先，辦公室秘書必須有全局的觀念，要及時(shí)的了解辦公室的情況，要掌握辦公室各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)度和情況，利用這些信息為領(lǐng)導(dǎo)的行駛決策權(quán)提供準(zhǔn)確的服務(wù);其次，辦公室秘書辦事要有一定的前瞻性，并且更不能替代其他的部門進(jìn)行參加。

　　2.5 協(xié)調(diào)意識(shí)。辦公室作為單位中一個(gè)重要的樞紐部門，因此，處理上下左右關(guān)系是一項(xiàng)重要的工作。靈活，是辦公室秘書需要掌握的。在和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的協(xié)調(diào)的時(shí)候，要自覺的服從領(lǐng)導(dǎo)的意見，態(tài)度要真誠(chéng)，還需要和領(lǐng)導(dǎo)保持好適合的距離。在向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示的環(huán)節(jié)中，要堅(jiān)持誰(shuí)分管就去請(qǐng)示誰(shuí)，避免給自己的工作帶來(lái)不必要的麻煩;而有些時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)間也會(huì)出現(xiàn)分歧，這時(shí)候是對(duì)辦公室秘書的一種考驗(yàn)，應(yīng)該堅(jiān)持不傳話，不評(píng)論，不介入，多補(bǔ)臺(tái)，多圓場(chǎng)的原則。在同級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)之間進(jìn)行工作協(xié)調(diào)的時(shí)候，要做到工作不越位，避免影響各個(gè)部門之間的關(guān)系。

　　2.6 服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)是每一個(gè)工作人員都需要樹立的觀念。主要體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為部門服務(wù)，還要為本單位的所有人服務(wù)。這些服務(wù)主要體現(xiàn)在日常的工作中，例如要按時(shí)保質(zhì)量的完成領(lǐng)導(dǎo)交代的事情;要協(xié)調(diào)好單位各個(gè)部門之間的關(guān)系，多進(jìn)行信息的交流和溝通等。

　　2.7 公關(guān)意識(shí)。辦公室是單位的“窗口”，其形象和管理水平從某種意義上說(shuō)是單位的“縮影”。大量的來(lái)人來(lái)文來(lái)電及從事工作洽談等，一般都要先經(jīng)辦公室，這就要求辦公室的每一位工作人員首先要樹立公關(guān)意識(shí)，善于與外界，與社會(huì)交往和合作;其次要努力提高自己的個(gè)人素質(zhì)，鍛煉自己的口頭表達(dá)能力，另外還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面。

　　2.8 奉獻(xiàn)意識(shí)。辦公室是本單位的辦事機(jī)構(gòu)和服務(wù)部門，事情繁雜瑣碎，難出成績(jī)。特別是辦公室秘書，整天忙忙碌碌，經(jīng)常是上班忙，下班累，領(lǐng)導(dǎo)隨叫隨到。因此，辦公室秘書必須具有淡泊名利，甘為人梯，默默奉獻(xiàn)的意識(shí)，不妄自尊大，也不妄自菲薄，努力創(chuàng)造一種先他人之苦而苦，后他人之樂而樂的良好心境。

　　3 勤字當(dāng)頭，是辦公室秘書適應(yīng)工作的要訣

　　辦公室工作繁瑣、細(xì)致、周到、平凡，具有時(shí)間性、嚴(yán)肅性和延續(xù)性，這都與懶惰、粗心、松散無(wú)緣。因此，辦公室工作人員的“勤”就顯得尤為重要。

　　3.1 勤奮學(xué)習(xí)。起草文件，審核把關(guān)文字材料，不僅要具備較為過(guò)硬的文字功底，還必須動(dòng)態(tài)掌握黨的方針政策和國(guó)家的法律法規(guī)，同時(shí)知曉本行業(yè)和本單位變化著的實(shí)際情況。此外，協(xié)調(diào)處理方方面面的工作等，都需要耳聽八方，眼觀全局。自覺勤奮學(xué)習(xí)，不間斷地悉心積累，形成完整的大腦知識(shí)庫(kù)，需要隨時(shí)應(yīng)對(duì)，高效高質(zhì)。

　　進(jìn)入新的世紀(jì)，知識(shí)更新快，要是自己適應(yīng)新的形勢(shì)，必須學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)再學(xué)習(xí)，努力努力再努力。只有不斷充實(shí)完善自己，切實(shí)提高工作能力和水平，才能獲得社會(huì)“認(rèn)可”，贏得自己的一席之地。

　　3.2 勤動(dòng)手記。俗話說(shuō)：“好記性不如爛筆頭”。辦公室秘書應(yīng)自覺養(yǎng)成勤記習(xí)慣，隨身攜帶筆記本，凡參加會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作，甚或一些相關(guān)的重要情況，都要分列逐一記錄備忘。如遇精典語(yǔ)言或核心數(shù)據(jù)，包括重要的通訊地址和電話號(hào)碼等，都應(yīng)逐一記錄形成“字典”“詞典”，閑時(shí)積累，急時(shí)派用。此外，習(xí)慣筆記還能體現(xiàn)對(duì)別人的尊重，給人留下良好的印象。

　　3.3 勤動(dòng)腦思。勤于思考，對(duì)于開發(fā)人智力，反省自己的工作，促進(jìn)自己成長(zhǎng)進(jìn)步極為有利。忙忙碌碌學(xué)習(xí)工作一天之后，認(rèn)真思考過(guò)濾可以知得失、明事理、邁新步、上臺(tái)階。

　　3.4 勤動(dòng)口問(wèn)。不懂就問(wèn)，不恥下問(wèn)。這是進(jìn)步的起點(diǎn)，也是求知的表現(xiàn)。在具體的工作中，往往有些事項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)交代得并非十分細(xì)致，這要視具體情況而定，可以憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)，“悟”出頭緒和要領(lǐng)，循序辦理，相反不能猜測(cè)臆斷，切忌在拿不準(zhǔn)的情況下盲目地處理，而要問(wèn)清楚以后再辦，避免帶來(lái)不良影響。

　　3.5 勤動(dòng)腿跑。大量的協(xié)調(diào)和開展調(diào)查研究工作需要辦公室秘書東奔西跑，加強(qiáng)聯(lián)系。如果僅坐鎮(zhèn)指揮，君子動(dòng)口不動(dòng)手或動(dòng)口不動(dòng)腿，勢(shì)必很多事情在辦理過(guò)程中走樣和變味。在現(xiàn)有的國(guó)情下，在日常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)中，上下級(jí)、單位與單位、部門與部門。以及個(gè)人之間頻繁接觸，相互了解，可以加深印象，增進(jìn)友誼，為工作創(chuàng)造良好條件。特別是各級(jí)各部門處在“摸著石頭過(guò)河”改革之中，加上國(guó)人傳統(tǒng)的情感理念，缺乏經(jīng)常的聯(lián)系和必要的溝通，于事業(yè)、于單位、于部門和于自己都不利。

　　4 與時(shí)俱進(jìn)，是辦公室秘書適應(yīng)工作的根本保證

　　時(shí)代在進(jìn)步，歷史在發(fā)展。在新的請(qǐng)示下，國(guó)家和社會(huì)正發(fā)生著日新月異的變法。機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，希望與困難同在。全面建設(shè)小康社會(huì)需要國(guó)人充分發(fā)揮自己的聰明才智，在不同的崗位上出色地學(xué)習(xí)、工作和奮斗。在這樣的大氣候、大環(huán)境下，辦公室秘書一是要切實(shí)增強(qiáng)求適緊迫感，知難而進(jìn)，努力學(xué)習(xí)與掌握經(jīng)濟(jì)全球化所必須的新知識(shí)、新技術(shù)，具備國(guó)內(nèi)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的知識(shí)和技能條件;二是要更新觀念，在具體工作中務(wù)實(shí)求新求適，做到在思想觀念上不掉隊(duì);三是要增強(qiáng)信心，對(duì)新形勢(shì)新情況沉著應(yīng)對(duì)，保持常態(tài)心理，自覺地變壓力為動(dòng)力，變機(jī)遇為挑戰(zhàn)，以高昂的士氣，不斷進(jìn)取。

　　總之，在人生征途中，生命有限，求知無(wú)限，奮斗不止。這是適應(yīng)環(huán)境，適應(yīng)工作，適應(yīng)社會(huì)，踏著時(shí)代進(jìn)步節(jié)拍有所作為的基本態(tài)度，也是無(wú)愧社會(huì)和人生的正確途徑。