秘書出差實(shí)務(wù)案例分析
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秘書出差實(shí)務(wù)案例分析
請上司確認(rèn)出差事宜
琳達(dá)是東方軟件(深圳)公司總經(jīng)理的秘書。這天上午上司開完會(huì)后對琳達(dá)說，他明天要去在杭州的總公司出差，讓她幫自己做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，于是琳達(dá)就出差準(zhǔn)備請上司確認(rèn)幾個(gè)問題。下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、這次去杭州還有陪同你一起去的人嗎?
b、有沒有需要準(zhǔn)備的資料?
c、你還是想住在西湖國際大酒店嗎?
d、這次突然去總公司的目的是什么?
e、需要與杭州總公司那邊的人打招呼嗎?
請從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說明理由。
本題答案d
作為秘書，為上司出差作準(zhǔn)備是很自然的事。秘書要根據(jù)日程安排，幫上司安排住宿、工作所需要的資料等，但上司出差的目的與出差準(zhǔn)備工作沒什么關(guān)系，所以問上司出差的目的是不適合的。
為上司作出差準(zhǔn)備
琳達(dá)是宙飛建材(成都)公司總經(jīng)理的秘書。這天上午上司開完會(huì)回來對琳達(dá)說，他準(zhǔn)備后天到南京去出差5天，與南京天鑫公司討論合作事宜，讓琳達(dá)幫他做出差準(zhǔn)備，于是琳達(dá)開始幫上司做準(zhǔn)備工作。下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、把飛機(jī)票和從財(cái)務(wù)部借的出差費(fèi)交給上司。
b、把上司出差所需的文件資料交給上司。
c、按照上司的喜好，幫上司訂好在南京住宿的飯店。
d、給南京天鑫公司總裁辦打電話，告訴對方上司到達(dá)南京的時(shí)間，并請對方照顧好上司。
e、把出差日程表交給上司，并確定出差期間琳達(dá)每天用電話向上司匯報(bào)的時(shí)間。
請從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說明理由。
本題答案d
上司出差之前通知接待方是理所當(dāng)然的，而且上司在出差期間工作會(huì)更忙，所以，也更需要照顧，從這一點(diǎn)來說，秘書的工作做得很仔細(xì)。但是，你與南京天鑫公司僅僅是商業(yè)上的合作伙伴，因此，你主動(dòng)請對方照顧好上司是不合適的。
上司出差期間的工作
琳達(dá)是偉達(dá)照明用具(中國)公司總經(jīng)理的秘書。這天下午琳達(dá)收到全國照明用具行業(yè)協(xié)會(huì)的來函。上司是該協(xié)會(huì)的理事。她拆開信封一看，它是協(xié)會(huì)召開理事會(huì)的回執(zhí)。下星期四能否參會(huì)，請?jiān)诒局芪逯按饛?fù)。上司正在西北地區(qū)出差，要到星期六才能回來，現(xiàn)在又聯(lián)系不上。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個(gè)選項(xiàng)：
a、查看上司的日程表，如果有空的話，就答復(fù)對方說上司參會(huì)。
b、不馬上答復(fù)對方，等上司周六回來后再作答復(fù)。
c、因?yàn)檫@種會(huì)議很重要，等上司回來可能有些晚了，所以與協(xié)會(huì)聯(lián)系，說如果沒有特殊情況就參會(huì)。
d、因?yàn)槁?lián)系不到上司，所以查看上司去年的做法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)上司去年也沒參會(huì)時(shí)，就答復(fù)對方今年也不參加。
e、給對方打電話，說上司正在出差，能否等到聯(lián)系上之后再答復(fù)對方。
請從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說明理由。
本題答案d
上司是這個(gè)協(xié)會(huì)的理事，工作比其它一般性的工作重要，所以，如果沒有特殊情況，上司就應(yīng)該參會(huì)。現(xiàn)在聯(lián)系不到上司，不知道上司的意圖，所以秘書不能代表上司答復(fù)對方今年也不參會(huì)。
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