電腦word辦公有什么實用技巧

電腦word辦公有什么實用技巧

　　現(xiàn)在是講效率的年代,使用Word來進(jìn)行平時的辦公處理也是一樣，那么電腦word辦公有什么實用技巧呢?學(xué)習(xí)啦小編分享了電腦word辦公實用技巧，希望對大家有所幫助。

　　電腦word辦公實用技巧

　　讓W(xué)ord認(rèn)識WPS2000/WPS Office文件 目前PC機(jī)上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有我國金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無法讀取WPS Office文檔!其實，以前我們曾記得在Office2000安裝光盤上有一個WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經(jīng)筆者試驗，發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無法使Word讀取WPS Office文件。筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器，我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會彈出如圖1所示的界面，點下“確定”鈕，該程序會自動地判斷出你有沒有安裝過轉(zhuǎn)換器，并會自動為你安裝。以后打開Word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項，選擇需要編輯的WPS文件，點擊“打開”后即可直接打開WPS Office文件了，當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

　　在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔 手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開/另存為”之間。其實，在Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們試著單擊“文件”→“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會使用其默認(rèn)模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框)，點擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)?rdquo;項目(但如果你的機(jī)器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office2000或XP的安裝程序，并會提示你插入Office2000光盤)，再順著向?qū)б徊揭徊讲僮鳌＠迷撓驅(qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word2000/XP格式，也可以將Word2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個強(qiáng)大的功能會給你帶來很大的方便。

　　快速還原圖片文件 利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要(如出版、發(fā)行等)，要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用Word2000打開該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動畫圖程序進(jìn)行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁”命令，Word就會自動地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁一樣)，非常方便。

　　給Word文件減肥 現(xiàn)在PC機(jī)上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點兒字，動不動就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進(jìn)行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項，以后Word就會在每次保存文件時自動進(jìn)行信息整理并存盤，實現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。

　　一次保存多個文件 在WPS2000/Office中有一個“保存所有文件”命令，這個命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤操作，免去了一個文件窗口一個文件窗口切換、存盤之苦。其實，我們也可以在Word中一次保存多個文件：只要在要保存文件時按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時單擊這個命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開的文件進(jìn)行存盤。

　　合并Word文件 我們在使用Word制作文檔時，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過來打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點擊“插入”鈕。怎么樣?同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號、格式都絲毫沒有任何變化!

　　更改文件默認(rèn)存盤格式 在Word默認(rèn)情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時候我們出于特殊的需要，如投稿時需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實，只要我們單擊“工具”→“選項”，打開設(shè)置窗口，點擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。

　　8修復(fù)文件 遇到過突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況嗎?那時候的你一定比失戀更痛苦!其實，在Word中設(shè)計了一個修復(fù)程序，只不過它比較隱蔽，你沒有注意罷了，巧妙地使用它說不定還能夠把你的工作成果給恢復(fù)過來呢。請點擊“文件”→“打開”，在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(請將鼠標(biāo)向下拖動，否則無法看到這個項目)，再點擊原先打不開的文件，耐心等待一會兒凡是能夠被恢復(fù)的文本都會出現(xiàn)在Word窗口中，這時候就麻煩你按一下存盤圖標(biāo)吧!

　　知識拓展：辦公室電腦常用技巧

　　輸入法的常用技巧

　　辦公室然人員少不了的就是需要打字，打字少不了的就是選擇輸入法，輸入法有很多，有英文，中文，我們使用中文還會有很多五筆、搜狗等等，我們可以設(shè)置成搜狗，使用搜狗會更加方便一些。

　　對于U的用法，我們很多時候只知道偏胖但是不知道拼音，這時候我們就可能會比較煩惱了，不應(yīng)該怎么辦。我們可以先輸入U之后輸入'之后再輸入偏旁和字，之后我們就會發(fā)現(xiàn)我們不認(rèn)識的字在下面了，而且還有拼音。

　　對于V的用法，我們可以使用V快速的輸入日期以及數(shù)字的大寫。

　　繁體字以及簡體字的切換，我么可以使用Ctrl+shift+F。

　　中英文標(biāo)點切換：Ctrl+。

　　Tab的應(yīng)用。栗子：li+Tab+mz=李

　　特殊符號Ctrl+Shift+Z的應(yīng)用

　　excel的使用技巧

　　分?jǐn)?shù)的輸入，我們?nèi)绻苯虞斎?/5，我們會發(fā)現(xiàn)回車后自動變成了1月5日。我們需要注意的就是先輸入0，之后在輸入空格，再輸入1/5。

　　有時候序列是001，但是我們在excel中輸入001會發(fā)現(xiàn)變成了，我們在輸入的時候需要先輸入細(xì)問單引號，之后再輸入001就好了。

　　日期的輸入，我們在excel中想輸入日期，如果是1月2日，我們直接輸入4/5回車就可以了。但是如果想輸入當(dāng)前的日期，我們只需要按一些ctrl+就可以了。

　　如果想在表格的單元格中填充同一數(shù)據(jù)，是不是您可能會都粘貼復(fù)制呢。教您一技巧，我們先選中一個單元格，之后按住ctrl鍵，然后用我們的鼠標(biāo)再去單機(jī)其他的單元格，這樣這些單元格就都選中了，在編輯區(qū)中輸入我們需要輸入的數(shù)據(jù)，然后按住ctrl鍵敲回車，這樣所有選用的單元格就填上同一數(shù)據(jù)了。