公司管理的基本方法有哪些(3)
公司管理的基本方法有哪些
Gumroad還將Asana和HipChat搭配使用，保證所有的對話都與一個確切的項目相關(guān)。當(dāng)他們在Asana上添加一個項目時，一個相應(yīng)的群組就會在HipChat里建立起來，這樣所有的討論都會被記錄下來。關(guān)于這一項目可能會有大量的討論，出現(xiàn)大量的觀點和方案，但Asana只會在出現(xiàn)突破性進展的時候更新進程。
配合使用HipChat和Asana最大的好處之一就是，你在工作中能建立起一個內(nèi)部記錄。Lavingia說。你不但能看到自己能以多快的速度推動一個特定項目的發(fā)展，還能查看對話記錄，分析這個隊伍正在面臨什么問題，他們?nèi)绾畏止ぃ罱K以怎樣的方式解決了這些問題。這些過程都被自動記錄下來并且很容易被搜索到。因此如果有人加入了一個團隊，想要學(xué)習(xí)前人留下的知識和方法，他們將得到海量的相關(guān)信息。
設(shè)計簡單明了的途徑
“我自己就是一個產(chǎn)品設(shè)計師，我知道如果一個功能特別難用或者是很難找到的話，人們通常就不會用它了。”Lavingia說。這個道理也適用于內(nèi)部交流工具和程序。
扁平化管理模式是基于信息的分享和對于所有人工作的一個共識之上的，因此消除矛盾是非常重要的。你做的所有工作和你采取的系統(tǒng)都應(yīng)該非常簡明易懂，必須得讓新成員很快能夠加入討論。一個團隊的數(shù)據(jù)必須放在一找就能找到的地方，方便他人取用。
“當(dāng)我在想我們公司應(yīng)該采取怎樣的工作方式，應(yīng)該開放到什么樣的程度時，我設(shè)想了這樣的場景：假設(shè)一個新員工48小時之內(nèi)都無法和其他同事交談，當(dāng)然這不可能發(fā)生，但如果出現(xiàn)了這種情況，他必須能夠僅僅動動手指就能找到足夠的信息來開始工作。在這個系統(tǒng)里，他必須能夠為自己所有的問題找到答案。”
可獲取信息和易獲取信息是不同的，必須要讓信息很容易被找到、理解和使用，這才是我們想要的。在Lavingia看來，獲取信息的途徑包括三個層次：
第一層：你知道只要開口提問就能得到回答，但這其實是尋求答案最差的方式。這會浪費很多人的時間。
第二層：你可以自行搜索所需信息，只不過它們的呈現(xiàn)方式讓你得花點時間去研究。這比第一種容易多了，但還是會浪費時間，而且不夠完美。
第三層：這是最好的一種層次，就是你工作所用的交互平臺設(shè)計得十分簡明易懂，你可以只靠直覺就猜出它的操作方法。它能讓你迅速瀏覽你所需要的信息，并且告訴你如何應(yīng)用它們。
作為一個產(chǎn)品，Gumroad就是以第三層次作為設(shè)計理念的，那些數(shù)字作品創(chuàng)作者在使用這一平臺的時候可以消除很多疑惑并且節(jié)省很多時間。
作為一個公司，其內(nèi)部的架構(gòu)也依照了同樣的方法。員工不必去詢問身邊的人如何看待某一問題，只需要研究在Asana和HipChat上已經(jīng)呈現(xiàn)的知識即可，如果他們有新的看法，或者是學(xué)到了新的知識，也可以添加進去。
還有一點，就是要減少工作中必須使用的工具數(shù)量。“我們已經(jīng)盡量限制內(nèi)部所用的工具數(shù)量了，”Lavingia說，“我們以前用了Evernote還有其他一些系統(tǒng)，但是我們還是覺得它們太碎片化，太容易使人分心了。我們得認真選擇一個工具，然后保證所有人都用這個工具工作。”
看清管理的本質(zhì)
“一開始，你可以拉個單子，列出管理者的所有職責(zé)，然后一一分析這些職責(zé)是否能由你的管理系統(tǒng)代勞。”Lavingia說，“比如說，管理者常常要向某個團隊傳達或收取信息，那么這個過程能不能用別的方式完成呢?我們發(fā)現(xiàn)，在公司里養(yǎng)成一個透明的溝通習(xí)慣就可以解決這個問題。只要將工具的使用效率最大化，就能代替許多的管理功能。”
對于Lavingia來說，管理歸根究底就是兩件事：信任和明確。如果你是一個管理者，你的職責(zé)就是保證所有人都明確指導(dǎo)公司正在進行什么工作，目前重要的任務(wù)是什么。同時，你還得讓員工保持對你的信任，讓他們知道你關(guān)注著他們，依賴他們來做正確的事。
“傳統(tǒng)的管理模式進化為等級制的原因，就在于它能帶來的好處就是明確和信任”Lavingia說，“你總是可以找經(jīng)理尋求幫助，詢問工作內(nèi)容，也總是有一個可以信任的上級。正是由于這種信任，每個人都會相信這個組織，但是，這種組織也很容易土崩瓦解。”
扁平化管理公司，是用一種創(chuàng)造性的方法實現(xiàn)工作內(nèi)容的明確與信任，而且不會有官僚主義。這其中的理念在于，這種信任不能只在管理者和匯報人之間存在，公司里的每一個人都必須信任每一個人。這樣公司才能迅速發(fā)展，在創(chuàng)業(yè)初期，速度是十分關(guān)鍵的。為了重塑信任與明確的方法，Lavingia和他的團隊將傳統(tǒng)管理結(jié)構(gòu)中的所有內(nèi)容都轉(zhuǎn)化成了符合自己要求的方式。
“我們建了個不同的工作進度更新系統(tǒng)，”他說，“傳統(tǒng)的公司非常注重工作進度的更新，員工要交日報、開員工會議、做報告之類的事來別人知道自己每天的工作內(nèi)容是什么。所以我們在想，我們要如何在沒有這種等級制的情況下做到這點呢?”
他們想出了一個合適的解決方案：每當(dāng)一個人開始或完成了一個項目，或是項目的一階段時，都會到HipChat上一個叫“進度更新”的群組里宣布自己目前的工作進度，這一更新不限頻率，只要在他們認為需要的時候更新就行。
但利用扁平化管理模式的一大問題就是問責(zé)制度的缺失。為了解決這個問題，Gumroad建立了一個季度OKR績效考核系統(tǒng)。他們用7Geese這個軟件來判斷OKR(目標(biāo)與關(guān)鍵成果)，通過這個軟件，你就能知道公司里的其他人在做什么、取得了什么進展、他們所許諾的任務(wù)是否完成等等。同樣，在Lavingia根據(jù)多方反饋設(shè)定公司發(fā)展目標(biāo)的同時，這一軟件也可以保證每個個體的目標(biāo)與公司的整體目標(biāo)保持一致。
如果人們發(fā)現(xiàn)他們的管理者事必躬親的話，他們就會想“好，那我就不必那么認真了，反正會有人幫我收拾爛攤子的。”因此，你得和你的員工強調(diào)他們在崗位上的自由度和責(zé)任，這樣他們才會真正感覺到你對他們的信任。人們會本能地不讓那些給了他們自主權(quán)的上司失望，扁平化的管理模式正利用并放大了這種本能。
規(guī)?；奶魬?zhàn)
“如果我們的員工數(shù)量擴大到八十人，我們的管理模式還會和現(xiàn)在一樣嗎?肯定不會，”Lavingia說，“我不相信有什么是放之四海而皆準(zhǔn)的，但我不覺得我們擴大公司之后就必須得回到傳統(tǒng)的管理模式上來。創(chuàng)業(yè)最棒的事情之一就是，你可以按照自己的想法定下規(guī)則，看看它們有何成效，做出反饋再試一次。我覺得我們肯定會傾向于保持扁平化的模式，傾向于給員工更高的自由度。我們會知道這種方式好不好的。”
創(chuàng)業(yè)公司必須牢記一點，他們不能為了擴展而擴展。“如果你手下有100個人就能解決1000個人所解決的問題，那你最好還是保持100人的規(guī)模。我的經(jīng)驗告訴我，小型團隊也能獲得巨大的成功，我們絕不會忽略實際需要而盲目擴張。我們還是會專注于我們的產(chǎn)品和內(nèi)部體系，之后再來考慮招募更多人手的問題。”
當(dāng)我們看到一個缺口的時候，我們明白必須得填補它，有時候我們招一個新人，有時候我們就只是改變一下工作方式。
扁平化的管理結(jié)構(gòu)與快速增長有兩個沖突之處，就是反饋和個人發(fā)展。創(chuàng)業(yè)公司的領(lǐng)導(dǎo)人必須要盡力抓住每一個機會向員工做出反饋并推動他們的個人發(fā)展。當(dāng)公司采用了扁平化的管理模式，唯一的領(lǐng)導(dǎo)人時間有限，這就不應(yīng)該只是一個人的工作。所有的員工都必須非常自覺積極地互相反饋和發(fā)展。否則你就會被限制在你現(xiàn)有的工作上。
“比如說，你雇傭了一個非常有天賦和潛力但缺乏經(jīng)驗的工程師，你就不能完全放任不管。你必須得建立一個架構(gòu)來管理他，好讓他能夠?qū)W到更多的技巧，來成長為一個優(yōu)秀的工程師。”Lavingia說。
為了鼓勵員工之間互相進行反饋，Lavingia鼓勵他們在7Geese上表達觀點、提出建議、審視各自的表現(xiàn)。在軟件上做這件事可以防止重要的反饋丟失或被遺忘，人們可以通過日志找到自己應(yīng)該要改進的地方。
另外，這一工具也能讓Gumroad建立一個標(biāo)準(zhǔn)反饋機制，那些想要更好地評估自己工作表現(xiàn)的人們就可以很好地運用和傳播這個機制。這反過來也會讓工作進程變得更加簡便易行。讓反饋在公司內(nèi)部流通的關(guān)鍵就在于降低人們參與的門檻，Lavingia說，人們在分享心得的時候，不應(yīng)該感到疑惑或害怕。
Lavingia自己也承擔(dān)了很大的責(zé)任，他至少一個月會和每一個公司員工面談一次，用大量的時間來提出和討論反饋。他強調(diào)，這是一個很好的機會，可以討論工作表現(xiàn)，加快工作進程，共同完成目標(biāo)。此外，每當(dāng)一個大型項目結(jié)束后，參與的團隊都要進行一次總結(jié)，不僅僅是工程師團隊，發(fā)展、支持、設(shè)計和通聯(lián)部門都要定期總結(jié)。
“大家可以在總結(jié)中坦誠地討論這次工作中的優(yōu)點與不足，討論我們從中可以學(xué)到哪些教訓(xùn)，下次遇到類似情況時應(yīng)如何處理，”Lavingia說，“會議記錄將會對全員公開，儲存在云盤里供后人查詢。每周五開全員會議時也會拿出來討論。”一個團隊或項目積攢的經(jīng)驗可以惠及所有公司員工，而且這些經(jīng)驗被強調(diào)越多次，就越能深入人心。
Gumroad即便擴大了規(guī)模，也會繼續(xù)使用這些軟件，督促員工遵守“普遍真理”，鼓勵大量的交流和自主的工作，這些都是公司這么久以來始終保持扁平化管理的原因。“我們會繼續(xù)信任員工，同時也會認真教導(dǎo)新成員好讓他們盡早適應(yīng)我們的體制。但真正的秘密在于：保持自省，擁抱改變。”
我們所做的不是為了保持一個扁平化管理結(jié)構(gòu)，而是為了建立一個正確的公司形式，好讓我們能開發(fā)出最棒的產(chǎn)品。
為了保證每個人都能支持公司的這種行動力、主人翁意識和扁平化結(jié)構(gòu)，Gumroad將這種態(tài)度融入了公司的核心價值觀之中：
迅速行動
迅速行動，拒絕拖延。一旦做出決定就要盡快付諸實施。馬上起航，廢話少說，實施、行動、評估。完美是良好的敵人。
做出改變
要適應(yīng)舒適區(qū)外的世界。沒什么可怕的，世間萬物都在改變。我們必須跳出舒適區(qū)之外，才能每天都能學(xué)到更多，變得更好。
融入團隊
堅持讓能夠惠及你自己的事也能夠惠及你的同事和客戶。
開放透明
簡化你的人際關(guān)系，撤銷那些“過濾器”。坦誠地談?wù)撃闼P(guān)心的問題和你正在面臨的疑慮，然后獲得回饋，努力做得更好。
保持專注
你現(xiàn)在手頭正在做的工作是你能做的最有價值的工作嗎?相信你的同事，他們能夠很好的執(zhí)行他們的目標(biāo)，你也應(yīng)該專注于你的。
保持微笑
開心點，不要總是遺憾懊悔。別想太多，保持樂觀，相信自己能做到最好。沒什么事是過不了的。
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