采購(gòu)訂單和采購(gòu)合同的區(qū)別是什么(2)
采購(gòu)訂單的主要方式
80/20方法。絕大部分給A企業(yè)(例如80%)，另外小部分給另外B企業(yè)，或者B、C企業(yè);這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經(jīng)濟(jì)折扣，獲得更低成本。B、C做為培養(yǎng)關(guān)系的供應(yīng)商，在A出問(wèn)題時(shí)候可以快速補(bǔ)充，相當(dāng)于備份的大供應(yīng)商，可以避免供應(yīng)中斷。
這種操作方式存在一種內(nèi)控上的難題，最大的采購(gòu)量到底給哪一家?面向各個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)不同的量，采購(gòu)價(jià)格如何確定?供應(yīng)商可以通過(guò)向采購(gòu)決策人公關(guān)以獲取最大的采購(gòu)量，而供應(yīng)量小的供應(yīng)商也可以公關(guān)獲得好的采購(gòu)價(jià)格，因?yàn)榱坎灰粯?，價(jià)格和采購(gòu)量大的不能完全比較。實(shí)際上大小供應(yīng)商都有發(fā)揮空間。
解決的方法：通過(guò)供應(yīng)商評(píng)估確定優(yōu)先供應(yīng)商，備份供應(yīng)商，明確主供應(yīng)商和備份供應(yīng)商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內(nèi)控(不過(guò)，這需要定期評(píng)估，以評(píng)估小組操作);第二層次的內(nèi)控，那只有參考市場(chǎng)價(jià)格了，很難內(nèi)控;或許可以通過(guò)對(duì)采購(gòu)人員整體部門(mén)KPI的相關(guān)考核來(lái)加強(qiáng)內(nèi)控，比如考核年采購(gòu)成本降低金額等。
采購(gòu)訂單的信息表邏輯
1.產(chǎn)品信息表中
必須指明某個(gè)字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因?yàn)樵谄髽I(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購(gòu)人員建立，而是研發(fā)部門(mén)等建立。為此，研發(fā)部門(mén)有這個(gè)權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當(dāng)其他部門(mén)通過(guò)其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實(shí)際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進(jìn)行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對(duì)于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰(shuí)建立誰(shuí)更改。
2.用戶需要有這張表對(duì)應(yīng)的權(quán)限
如在ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計(jì)中有一個(gè)排它權(quán)限。如果某個(gè)用戶做了這個(gè)限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進(jìn)行更改。其他用戶無(wú)權(quán)進(jìn)行修改。如果有這個(gè)限制的話，則其他用戶就無(wú)法通過(guò)采購(gòu)訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個(gè)產(chǎn)品基本信息表。
3.是采購(gòu)訂單中的控制
在實(shí)際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時(shí)存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要采購(gòu)員根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行判斷。為此，在采購(gòu)訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會(huì)進(jìn)行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個(gè)字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會(huì)提示用戶是否需要把這個(gè)更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個(gè)更新會(huì)被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購(gòu)訂單上進(jìn)行更新，而不會(huì)涉及到產(chǎn)品基本信息表。
也就是說(shuō)，要同時(shí)滿足以上三個(gè)條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購(gòu)訂單所更新。筆者在項(xiàng)目推廣中，對(duì)于用戶的建議是這個(gè)功能要慎用。對(duì)于一些共享程度比較高的信息可以通過(guò)級(jí)聯(lián)更新來(lái)節(jié)省數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量。但是對(duì)于一些技術(shù)性比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)，則最好還是采取專人維護(hù)專人負(fù)責(zé)制比較好。
采購(gòu)訂單的價(jià)格信息邏輯
除了會(huì)對(duì)采購(gòu)訂單中的產(chǎn)品基本信息如包裝信息進(jìn)行更改，采購(gòu)員改的最多的還要算是采購(gòu)訂單價(jià)格。這個(gè)采購(gòu)訂單價(jià)格在采購(gòu)訂單管理中又是一個(gè)比較敏感的字段。為了保障企業(yè)資金的安全性，采購(gòu)訂單在這個(gè)字段的更新上采取了比較多的控制措施。
1.采購(gòu)訂單價(jià)格更新
首先，采購(gòu)訂單會(huì)控制采購(gòu)員是否有這個(gè)權(quán)限更改這個(gè)采購(gòu)價(jià)格以及更改的幅度有多大。有些企業(yè)對(duì)于這個(gè)采購(gòu)價(jià)格控制的比較嚴(yán)格，普通采購(gòu)員無(wú)法更改這個(gè)采購(gòu)價(jià)格。因?yàn)椴少?gòu)訂單中的價(jià)格自動(dòng)會(huì)從供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格表中帶出來(lái)。也就是說(shuō)，默認(rèn)的價(jià)格就是跟供應(yīng)商協(xié)商好的價(jià)格。若要進(jìn)行價(jià)格變動(dòng)的話，則必須由采購(gòu)經(jīng)理來(lái)完成。有些企業(yè)則相對(duì)寬松一點(diǎn)，采購(gòu)員可以更改采購(gòu)訂單的價(jià)格，但是其有一個(gè)幅度的限制。如某個(gè)原材料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格為10元，而采購(gòu)員可以在1%的范圍內(nèi)修改這個(gè)采購(gòu)價(jià)格。也就是說(shuō)，其向供應(yīng)商采購(gòu)時(shí)，其價(jià)格的最大修改權(quán)利只有11元。如果超過(guò)這個(gè)價(jià)格的話，就需要采購(gòu)經(jīng)理或者其他人員的授權(quán)才行?？梢?jiàn)通過(guò)對(duì)采購(gòu)價(jià)格這個(gè)字段本身的權(quán)限控制，能夠大大的提高采購(gòu)訂單價(jià)格的準(zhǔn)確性。明顯消除采購(gòu)員與供應(yīng)商串通的徇私舞弊行為。
2.采購(gòu)訂單價(jià)格更新對(duì)其他數(shù)據(jù)表的影響
采購(gòu)訂單的價(jià)格更新是否會(huì)對(duì)其他相關(guān)表產(chǎn)生影響呢?這里的相關(guān)表主要包括兩張數(shù)據(jù)表，分別為產(chǎn)品價(jià)格信息表與產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表。產(chǎn)品價(jià)格信息表中定義了產(chǎn)品的計(jì)劃價(jià)格;產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表則定義了某個(gè)供應(yīng)商的具體價(jià)格信息。他們之間有彼此的聯(lián)系。如產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表默認(rèn)情況下，會(huì)繼承產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中的價(jià)格。而在建立采購(gòu)訂單的時(shí)候，默認(rèn)情況下其價(jià)格來(lái)自于產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表。如果這張表中沒(méi)有相應(yīng)數(shù)據(jù)的話，則其會(huì)采用產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中內(nèi)容。而現(xiàn)在反過(guò)來(lái)，如果采購(gòu)訂單中物料價(jià)格的變化，是否會(huì)更新以上這些表中的內(nèi)容呢?
筆者在項(xiàng)目實(shí)施中，給用戶第一個(gè)建議是最好不要通過(guò)采購(gòu)訂單來(lái)更新這兩張基本價(jià)格表中的信息。若產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中或者供應(yīng)商價(jià)格信息表中的內(nèi)容有改變的話，最好通過(guò)獨(dú)立的變更單據(jù)來(lái)進(jìn)行變更。這主要是出于數(shù)據(jù)的一致性考慮。而且也易于后續(xù)的查詢追蹤。如果在采購(gòu)訂單中進(jìn)行級(jí)聯(lián)更新的話，以后很難查詢到這個(gè)更改記錄。雖然這會(huì)增加一些數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量。但是卻可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，筆者認(rèn)為這個(gè)交易還是值得的。
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