電子數(shù)據(jù)交換的名詞解釋_優(yōu)點(diǎn)_標(biāo)準(zhǔn)體系
電子數(shù)據(jù)交換的名詞解釋
電子數(shù)據(jù)交換 ( Electronic data interchange，縮寫 EDI ) 是指按照同一規(guī)定的一套通用標(biāo)準(zhǔn)格式，將標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)信息，通過通信網(wǎng)絡(luò)傳輸，在貿(mào)易伙伴的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和自動(dòng)處理。由于使用 EDI 能有效的減少直到最終消除貿(mào)易過程中的紙面單證，因而 EDI 也被俗稱為 “ 無紙交易 ” 。它是一種利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行商務(wù)處理的新方法。EDI是將貿(mào)易、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、銀行和海關(guān)等行業(yè)的信息，用一種國(guó)際公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)格式，通過計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，使各有關(guān)部門、公司與企業(yè)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換與處理，并完成以貿(mào)易為中心的全部業(yè)務(wù)過程。
電子數(shù)據(jù)交換的優(yōu)點(diǎn)
迅速準(zhǔn)確
在國(guó)際、國(guó)內(nèi)貿(mào)易活動(dòng)中使用EDI業(yè)務(wù)，以電子文件交換取代了傳統(tǒng)的紙面貿(mào)易文件(如定單、發(fā)貨票、發(fā)票)雙方使用統(tǒng)一的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)格式編制文件資料，利用電子方式將貿(mào)易資料準(zhǔn)確迅速的由一方傳遞到另一方，是發(fā)達(dá)國(guó)家普遍采用的“無紙貿(mào)易手段”，也是世貿(mào)組織成員國(guó)將來必須使用和推廣的標(biāo)準(zhǔn)貿(mào)易方式。
方便高效
采用EDI業(yè)務(wù)可以將原材料采購與生產(chǎn)制造、訂貨與庫存、市場(chǎng)需求與銷售，以及金融、保險(xiǎn)、運(yùn)輸、海關(guān)等業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，集先進(jìn)技術(shù)與科學(xué)管理為一體，極大的提高了工作效率，為實(shí)現(xiàn)“金關(guān)”工程奠定了基礎(chǔ)。安全可靠在EDI系統(tǒng)中每個(gè)環(huán)節(jié)都建立了責(zé)任的概念，每個(gè)環(huán)節(jié)上信息的出入都有明確的簽收、證實(shí)的要求，以便于為責(zé)任的審計(jì)、跟蹤、檢測(cè)提供可靠的保證。在EDI的安全保密系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用了密碼加密技術(shù)，以提供防止流量分析、防假冒、防否認(rèn)等安全服務(wù)。
減少了許多重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率。如果沒有EDI系統(tǒng)，即使是高度計(jì)算機(jī)化的公司，也需要經(jīng)常將外來的資料重新輸入本公司的電腦。調(diào)查表明，從一部電腦輸出的資料有多達(dá)70%的數(shù)據(jù)需要再輸入其他的電腦，既費(fèi)時(shí)又容易出錯(cuò)。 EDI使貿(mào)易雙方能夠以更迅速有效的方式進(jìn)行貿(mào)易，大大簡(jiǎn)化了訂貨或存貨的過程，使雙方能及時(shí)地充分利用各自的人力和物力資源。美國(guó)DEC公司應(yīng)用了EDI后，使存貨期由5天縮短為3天，每筆訂單費(fèi)用從125美.通過EDI可以改善貿(mào)易雙方的關(guān)系，廠商可以準(zhǔn)確地估計(jì)日后商品的尋求量，貨運(yùn)代理商可以簡(jiǎn)化大量的出口文書工作，商戶可以提高存貨的效率，大大提高他們的競(jìng)爭(zhēng)能力。
降低成本
EDI系統(tǒng)規(guī)范了信息處理程序，信息傳遞過程中無須人工干預(yù)，在提高了信息可靠性的同時(shí)，大大降低成本。香港對(duì)EDI的效益做過統(tǒng)計(jì)，使用EDI可提高商業(yè)文件傳送速度81%，降低文件成本44%，減少錯(cuò)漏造成的商業(yè)損失41%，降低文件處理成本38%。
降低了紙張的消費(fèi)。根據(jù)聯(lián)合國(guó)組織的一次調(diào)查，進(jìn)行一次進(jìn)出口貿(mào)易，雙方約需交換近200份文件和表格，其紙張、行文、打印及差錯(cuò)可能引起的總開銷等大約為貨物價(jià)格的7%。據(jù)統(tǒng)計(jì)，美國(guó)通用汽車公司采用EDI后，每生產(chǎn)一輛汽車可節(jié)約成本250美元，按每年生成500萬輛計(jì)算，可以產(chǎn)生12.5億美元的經(jīng)濟(jì)效益。
區(qū)別信箱
EDI技術(shù)是電子信箱技術(shù)的自然發(fā)展，電子信箱的應(yīng)用和發(fā)展大大提高了人們的辦公效率，將它應(yīng)用于商業(yè)事務(wù)的愿望促進(jìn)了EDI技術(shù)的發(fā)展。
EDI和電子信箱之間既有聯(lián)系又有區(qū)別。從通信的角度來說，EDI和電子信箱是相似的，但是它們也有比較明顯的區(qū)別。例如電子信箱是通過交換網(wǎng)絡(luò)將人與人聯(lián)系起來，使人和人之間可以通過交換網(wǎng)絡(luò)快速準(zhǔn)確地交換信息，而EDI則是通過交換網(wǎng)絡(luò)將兩個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)聯(lián)系起來，例如將服裝進(jìn)出口公司的電腦系統(tǒng)與海關(guān)的電腦系統(tǒng)聯(lián)系起來，以此簡(jiǎn)化報(bào)關(guān)手續(xù)。所以說，EDI是計(jì)算機(jī)之間通過交換網(wǎng)絡(luò)傳遞商務(wù)信息。此外，電子信箱與EDI的另一大不同是，電子信箱存儲(chǔ)和傳遞的信息是用戶(人)之間的信息，這種信息只要人能讀懂即可，不要求有一定格式(當(dāng)然，你使用電子郵箱時(shí)最好給信件加上前面的稱呼和后面的祝詞，否則，對(duì)方可能就會(huì)有意見了)。而EDI通信不一樣，EDI通信的雙方是計(jì)算機(jī)，說本質(zhì)一點(diǎn)，是計(jì)算機(jī)上的軟件。軟件可沒人那么聰明，什么格式都能看懂，軟件之間的通信需要格式化信息內(nèi)容，況且，EDI通信內(nèi)容主要是貿(mào)易中的文件和報(bào)表，使格式化信息成為可能，這是EDI與電子郵箱的另一不同。
舉一個(gè)例子，電子信箱傳遞的是普通的信件，EDI傳遞的是文件、表格，但是無論傳遞的是何種內(nèi)容的信息都要將這些待傳遞的內(nèi)容裝入信封，寫上收信人地址，貼足郵票，丟入郵筒。也就是說通信的過程是一樣的。
EDI不是用戶間的簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，EDI用戶需要按照國(guó)際通用的消息格式發(fā)送消息，接收方也需要按照國(guó)際統(tǒng)一規(guī)定的語法規(guī)則，對(duì)消息進(jìn)行處理，并引起其他相關(guān)系統(tǒng)的EDI綜合處理，整個(gè)過程都是自動(dòng)完成，不需要人工的干預(yù)，減少了差錯(cuò)，提高了效率。例如，有一個(gè)工廠采用了EDI系統(tǒng)，它通過計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)接收到來自用戶的一筆EDI方式的訂貨單，工廠的EDI系統(tǒng)隨即檢查訂貨單是否符合要求和工廠是否接收訂貨，然后向用戶回送確認(rèn)信息。工廠的EDI系統(tǒng)根據(jù)訂貨單的要求檢查庫存，如果需要?jiǎng)t向相關(guān)的零部件和配套設(shè)備廠商發(fā)出EDI訂貨單;向鐵路、海運(yùn)、航空等部門預(yù)訂車輛、艙位和集裝箱;以EDI方式與保險(xiǎn)公司和海關(guān)聯(lián)系，申請(qǐng)保險(xiǎn)手續(xù)和辦理出口手續(xù);向用戶開EDI發(fā)票;同銀行以EDI方式結(jié)算帳目等。從訂貨、庫存檢查與零部件訂貨，辦理相關(guān)手續(xù)及簽發(fā)發(fā)貨票等全部過程都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，既快速又準(zhǔn)確。