如何使用Google進(jìn)行時(shí)間管理

如何使用Google進(jìn)行時(shí)間管理

　　時(shí)間管理是就是如何更有效地安排自己的工作計(jì)劃，掌握重點(diǎn)，合理有效地利用工作時(shí)間，其本質(zhì)是管理個(gè)人，是自我的一種管理。時(shí)間管理的方法是通過良好的計(jì)劃來完成的。

　　使用Google進(jìn)行時(shí)間管理

　　時(shí)間“規(guī)劃”

　　提高工作效率最關(guān)鍵的部分是規(guī)劃。規(guī)劃你自己的工作計(jì)劃和過程，充分利用有限的時(shí)間，這是高效完成自己工作的有效方法。

　　時(shí)間規(guī)劃一般分為長期規(guī)劃和短期規(guī)劃，一般可以在年初制定本年計(jì)劃，月初制定月計(jì)劃，周一制定周計(jì)劃。每天的工作計(jì)劃一般也可以預(yù)先制定，但是由于工作內(nèi)容的復(fù)雜性以及臨時(shí)隨機(jī)任務(wù)，每天的計(jì)劃會非常難以管理。

　　時(shí)間規(guī)劃的難點(diǎn)是一天時(shí)間的規(guī)劃和分類，一天一共24小時(shí)，除了上班時(shí)間外就是個(gè)人業(yè)余時(shí)間，上班時(shí)間的工作一般是一些日常工作或者臨時(shí)任務(wù)，而業(yè)余時(shí)間則是思維期，一些事情可以吃飯睡覺都在想，這些事情一般不是緊急事情，往往思考累計(jì)到一定階段就可以水到渠成，輕松完成。下面我們主要講講工作時(shí)間的事務(wù)細(xì)分。

　　時(shí)間“四象限”法

　　時(shí)間“四象限”法是目前很時(shí)髦的一種時(shí)間管理理論，我參加的培訓(xùn)主要講的就是這方面的內(nèi)容。“四象限”法是美國的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等)、重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)、既不緊急也不重要(如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等)。

　　重要緊急的事馬上做，例如處理客戶投訴、處理服務(wù)器故障等突發(fā)性問題，盡量以最短最快的時(shí)間內(nèi)完成這些事情。

　　其次是做重要而不緊急的事，這一類的事情影響深遠(yuǎn)，例如學(xué)習(xí)新知識、新技能等，這類事情的效益是中長期的，科維提出的時(shí)間管理理論的的重點(diǎn)是把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理重要但不緊急的工作上。

　　緊急但不重要的事，要學(xué)會說“不”。一個(gè)人的時(shí)間和精力是有限的，對于自己不重要的事情，能不做就不做，想辦法將事情推脫給其它部門，拒絕或推脫工作要講究技巧，不要直截了當(dāng)，要委婉，用讓上級覺得確實(shí)是合理的理由來拒絕這個(gè)新增派的任務(wù)。一個(gè)人只有學(xué)會說“不”，他才會得到真正的自由。當(dāng)然這并不等于推卸責(zé)任，如果確實(shí)需要自己來完成，那么就使用最短的時(shí)間完成這些工作。

　　對于不重要也不緊急的事，盡量不去做。如果確實(shí)需要做，那么要嚴(yán)格限定時(shí)間，比如寫博客，限定一個(gè)小時(shí)，時(shí)間一到就立刻停止寫作，千萬不要被無聊的人和無關(guān)重要的事纏住。

　　因此，只要我們把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，合理安排時(shí)間，我們就能做到自己的長遠(yuǎn)規(guī)劃，工作效率就會大幅提升，一段時(shí)間過后，等待你的就會是升職和加薪。

　　利用“Google個(gè)性化主頁”進(jìn)行時(shí)間管理

　　時(shí)間管理需要一個(gè)簡單而有效的工具來實(shí)現(xiàn)，通過我對于Google在工作上的一些應(yīng)用后發(fā)現(xiàn)，Google的個(gè)性化主頁就可以完成時(shí)間管理。

　　我們需要的時(shí)間管理工具必須是基于網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)，因?yàn)槲覀兩习嗪图彝ナ褂玫牟皇且慌_電腦，但我們需要看到同一個(gè)服務(wù)界面，通過Google帳戶登錄Google的個(gè)性化主頁就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

　　首先使用一個(gè)Google帳號登錄個(gè)性化主頁，將頁面上默認(rèn)的內(nèi)容全部刪除，然后點(diǎn)擊“為本頁添加更多內(nèi)容”，搜索添加“天氣”，“便條紙”，“書簽”，“待辦事項(xiàng)”，然后把地址欄的zh-CN修改為en后找“Google Calendar”添加。這里最重要的一項(xiàng)是“待辦事項(xiàng)”，請?zhí)砑?個(gè)待辦事項(xiàng)，分別命名為“重要事務(wù)”、“不重要事務(wù)”和“業(yè)余思考”，其中前兩個(gè)是工作時(shí)間處理的事務(wù)，在工作時(shí)間，每當(dāng)接到一個(gè)新任務(wù)，都要按照“四象限”法將其分為重要且緊急，重要不緊急，不重要且緊急，不重要不緊急，添加一個(gè)新項(xiàng)目后，將其級別調(diào)整為“高”則代表“緊急”，調(diào)整為“低”則代表“不緊急”，這時(shí)候我們看到的“Google個(gè)性化主頁”應(yīng)該是如下圖的界面，這就是我們的網(wǎng)絡(luò)工作平臺。

　　左邊的“Google Calendar”可以用來寫年計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃等，中間的部分是當(dāng)天的日工作計(jì)劃，右邊是一些雜項(xiàng)欄目，查看天氣情況用來安排出行，便條紙可以用來記錄“臨時(shí)事情”，書簽用來記錄臨時(shí)看到的網(wǎng)址。

　　在中間的當(dāng)天工作計(jì)劃中，優(yōu)先處理上面的重要事務(wù)，其次是下面的不重要事務(wù)，要善于對“不重要事務(wù)”說“不”。

　　這個(gè)工作平臺是網(wǎng)絡(luò)平臺，在公司和家中都可以看到同一個(gè)界面，是一個(gè)簡單有效的時(shí)間管理工具。當(dāng)然我們應(yīng)該清楚，Google只是一個(gè)工具，不要指望Google能主動改變你的工作效率，關(guān)鍵在于個(gè)人，個(gè)人的觀念能否轉(zhuǎn)變，計(jì)劃能否堅(jiān)持。合理規(guī)劃自己的工作，充分合理地利用每個(gè)可利用的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)高效地工作就不是一件難事。