檔案職稱論文怎么寫(2)
檔案職稱論文怎么寫
副標(biāo)題#檔案職稱論文篇二
探討數(shù)字檔案與檔案管理
摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息資源的存儲(chǔ)、檢索、遠(yuǎn)程利用也越來(lái)越普及，“數(shù)字檔案館”漸漸浮出水面。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案館而言，數(shù)字檔案館不是一種真實(shí)的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實(shí)的，而且是能夠有效地發(fā)揮作用的。本文對(duì)數(shù)字檔案與檔案管理進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案檔案管理
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、 實(shí)施數(shù)字檔案管理之目標(biāo)
1、開發(fā)建立與企業(yè)各應(yīng)用系統(tǒng)之接口，實(shí)現(xiàn)與各應(yīng)用系統(tǒng)間的無(wú)縫連接，各應(yīng)用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實(shí)現(xiàn)在線自動(dòng)歸檔，將企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無(wú)損地保存到檔案資源庫(kù)中。實(shí)現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機(jī)、跨地域、跨門類的快速檢索應(yīng)用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務(wù)。
2、采用J2EE、NET等技術(shù)開發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)規(guī)范開發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的一個(gè)組成部分，使檔案資源庫(kù)在服務(wù)器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。
3、加強(qiáng)對(duì)電子原文的防護(hù)，通過(guò)權(quán)限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與信息的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。
4、部分電子原文按業(yè)務(wù)部門要求的模式分件存儲(chǔ)，根據(jù)需求顯示為業(yè)務(wù)部門所要求的臺(tái)賬模式。使電子原文便于遷移、移動(dòng)載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級(jí)遷移，即便脫離開本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時(shí)，數(shù)字文件的閱讀器符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。
二、數(shù)字檔案的收集
數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級(jí)的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對(duì)收集的范圍要做到豐富實(shí)用、質(zhì)量?jī)?yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實(shí)體檔案，它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)發(fā)等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的實(shí)時(shí)接收、存儲(chǔ)，收集范圍也可以適當(dāng)擴(kuò)大，不僅僅局限于以前實(shí)體檔案的歸檔范圍，對(duì)于歸檔范圍以外有重要價(jià)值的檔案信息也應(yīng)該進(jìn)行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務(wù)社會(huì)、滿足各方面的需要奠定良好的基礎(chǔ)。
三、移交歸檔的重要性
數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對(duì)檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點(diǎn)。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將應(yīng)歸檔保存的檔案(電子版本)發(fā)送至檔案館的歸檔過(guò)程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時(shí)準(zhǔn)確的歸檔的同時(shí)， 要保證檔案在傳輸過(guò)程中的安全， 以防被竊取和遺失。
四、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患
1、基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)
數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計(jì)算機(jī)、存貯設(shè)備、應(yīng)用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設(shè)備?，F(xiàn)代技術(shù)還不能完全解決數(shù)字檔案的長(zhǎng)期貯存問(wèn)題。當(dāng)前常用的存貯介質(zhì)(光盤、移動(dòng)硬盤等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點(diǎn)，但是其存貯的條件相對(duì)苛刻，對(duì)溫度、濕度、磁場(chǎng)的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠(yuǎn);數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務(wù)器故障、網(wǎng)絡(luò)出錯(cuò)，磁盤陣列出錯(cuò)、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無(wú)法讀取;如果出現(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關(guān)鍵應(yīng)用發(fā)生問(wèn)題等，數(shù)字檔案仍然無(wú)法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉(zhuǎn)化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當(dāng)軟硬件升級(jí)換代時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，數(shù)據(jù)也無(wú)法讀取。目前計(jì)算機(jī)語(yǔ)言更新速度很快，平均每三個(gè)月就問(wèn)世一種，而大部分語(yǔ)言之間不能兼容，不能預(yù)測(cè)現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時(shí)所使用的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言在未來(lái)是否依然能夠通行。另外，無(wú)論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對(duì)數(shù)字檔案的長(zhǎng)期安全保管提出了考驗(yàn)。
2、基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險(xiǎn)
影響數(shù)字檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)因子是多元的，除了技術(shù)問(wèn)題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過(guò)程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴(yán)格規(guī)范的程序管理，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對(duì)可能造成數(shù)字檔案的風(fēng)險(xiǎn)抱有僥幸心理，對(duì)防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個(gè)多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當(dāng)也會(huì)帶來(lái)誤刪除、誤覆蓋，越權(quán)訪問(wèn)、惡意篡改等安全事故。
五、數(shù)字檔案的鑒定
目前，只有關(guān)于實(shí)體檔案的鑒定管理辦法，對(duì)數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機(jī)構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門要制定相應(yīng)的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價(jià)值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。
六、數(shù)字檔案整理
對(duì)于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個(gè)環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對(duì)于數(shù)字檔案而言，筆者認(rèn)為這部分工作可以盡量簡(jiǎn)化。因?yàn)槔脭?shù)字檔案時(shí)與它們的存放位置是毫無(wú)關(guān)聯(lián)的，它們不像實(shí)體檔案那樣禁錮在某一具體庫(kù)房?jī)?nèi)，而是借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實(shí)體檔案信息從載體上抽取出來(lái)并在網(wǎng)絡(luò)上傳播，供用戶在任意終端進(jìn)行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務(wù)管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫(kù)都是日積月累建立的，需要一份試卷時(shí)，根據(jù)考核目標(biāo)、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動(dòng)生成一份試題;學(xué)生的成績(jī)也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績(jī)單時(shí)也是根據(jù)檢索條件自動(dòng)生成，試題庫(kù)里的每條試題信息、成績(jī)庫(kù)里各門課的成績(jī)信息彼此之間是獨(dú)立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標(biāo)引、多次輸出呢?在著錄時(shí)不硬性按實(shí)體檔案目前的分類法進(jìn)行人為組卷，不需要檔號(hào)、類目號(hào)等，而是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行虛擬“組卷”，實(shí)質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時(shí)自動(dòng)整序，互相參見指引，計(jì)算機(jī)可以對(duì)數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進(jìn)行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等方面的聯(lián)系。
七、數(shù)字檔案的保管利用
如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當(dāng)容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動(dòng)利用為主動(dòng)利用，為領(lǐng)導(dǎo)或各部門工作主動(dòng)提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實(shí)實(shí)用價(jià)值和歷史參考價(jià)值得以充分實(shí)現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實(shí)體檔案那樣簡(jiǎn)便，實(shí)體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護(hù)在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲(chǔ)的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時(shí)，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
八、如何做到數(shù)字檔案管理安全
傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴(yán)密的庫(kù)房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務(wù)的平臺(tái)， 對(duì)外全天二十四小時(shí)服務(wù)， 而且信息資源庫(kù)只需要用戶名和密碼就能夠進(jìn)入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過(guò)尖端的計(jì)算機(jī)黑客技術(shù)得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫(kù)的安全隱患很大。
實(shí)體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過(guò)簽署具名來(lái)保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過(guò)數(shù)字簽名和CA認(rèn)證(Certificata Authority，也稱電子商務(wù)認(rèn)證中心，是負(fù)責(zé)發(fā)放和管理數(shù)字證書的權(quán)威機(jī)構(gòu)，并作為電子商務(wù)交易中受信任的第三方，承擔(dān)公鑰體系中公鑰的合法性檢驗(yàn)的責(zé)任。)來(lái)實(shí)現(xiàn)，核心技術(shù)就是密碼體制。常用的認(rèn)證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對(duì)密鑰，分別稱作公開密鑰(以下簡(jiǎn)稱公鑰)和私有密鑰(以下簡(jiǎn)稱私鑰)，用其中任何一個(gè)密鑰對(duì)原文加密都只能用另一個(gè)密鑰解開，公鑰是對(duì)外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對(duì)發(fā)送的文件進(jìn)行加密，而后再在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過(guò)來(lái)的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時(shí)對(duì)原文進(jìn)行一次hash算法(又稱哈希函數(shù)，是一個(gè)數(shù)學(xué)方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來(lái)生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。)得到原文的摘要，并用自己的私鑰對(duì)該摘要進(jìn)行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對(duì)收到的摘要進(jìn)行解密，然后對(duì)同時(shí)收到的密文也進(jìn)行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過(guò)CA中心這個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證的。
結(jié)束語(yǔ)：隨著信息化的快速發(fā)展及建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個(gè)亟待解決的課題，如何實(shí)現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。
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