行政秘書論文發(fā)表(2)
行政秘書論文發(fā)表篇2
淺析高校行政秘書角色定位
【摘 要】高校行政工作的不斷細(xì)分，不同崗位工作職責(zé)越來(lái)越明晰，但對(duì)其工作領(lǐng)域涉獵的要求越來(lái)越高，而行政秘書崗位一直是高校行政管理中重要的組成部分，他們具有一定特殊的身份，扮演著重要的角色。因此，隨著崗位要求的不斷提高，對(duì)于自身角色定位的認(rèn)識(shí)成為提高服務(wù)水平的關(guān)鍵點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】行政秘書 角色定位 服務(wù)
高校行政工作隨著高校變革與自身行政工作的深入分工，已經(jīng)進(jìn)入到精細(xì)化時(shí)代。行政秘書室或者行政秘書科等部門的出現(xiàn)，代表著行政秘書工作的制度化。高校行政秘書既是院系行政管理層的參謀與助手，又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶。[1]對(duì)于行政秘書而言，是否能夠準(zhǔn)確把握自身的角色定位，對(duì)于自身未來(lái)發(fā)展與工作的成敗起到關(guān)鍵的作用。因此，行政秘書需要在工作中加強(qiáng)自身角色感，深刻領(lǐng)悟工作的合理處理方式。
一、從服務(wù)對(duì)象上談行政秘書的角色定位
1. 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是行政秘書的第一位職能：行政秘書是直接為高校領(lǐng)導(dǎo)和主管部門服務(wù)的。所從事的都是輔助性的工作，秘書的基本角色是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職能和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和政務(wù)活動(dòng)。直接在領(lǐng)導(dǎo)的授意下受理院里發(fā)生的行政公務(wù)，直接處理在院里發(fā)生的與領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有關(guān)的事務(wù)活動(dòng)。具體體現(xiàn)在：文書工作、信息工作、會(huì)務(wù)工作、調(diào)查研究工作、綜合協(xié)調(diào)工作、檔案工作、機(jī)要保密、值班工作、文印工作等等。
2. 為院(系)內(nèi)職工服務(wù)是行政秘書的第二位職能：院(系)行政秘書的第二服務(wù)對(duì)象是本院內(nèi)的任課教師及其他的教輔人員。打個(gè)不太恰當(dāng)?shù)谋扔鳎焊咝＠锏脑?系)對(duì)于每個(gè)教師而言就像是一個(gè)“家”，而秘書就相當(dāng)于這個(gè)家的“管家婆”。因?yàn)閷W(xué)校的教務(wù)處、人事處、科研處等各個(gè)職能部門的各類文件只下發(fā)到院(系)，教師的方方面面的信息都來(lái)自院(系)。秘書就要做好“下達(dá)上傳”的工作?！跋逻_(dá)”就是將各個(gè)職能部門的文件精神、各類通知內(nèi)容用最有效、最快捷的方式傳達(dá)到每位相關(guān)人員。比如：科研項(xiàng)目的申報(bào)、教學(xué)立項(xiàng)的申報(bào)、職稱的評(píng)審等等這些通知都是與教師的切身利益息息相關(guān)的，如果這些信息沒(méi)有及時(shí)下達(dá)到位的話，勢(shì)必耽誤教師們的科研發(fā)展及職稱晉級(jí)?！吧蟼鳌本褪菍⒏魑焕蠋煈?yīng)該上交的各類資料收集起來(lái)并及時(shí)報(bào)送到相應(yīng)的職能部門去。
二、從工作內(nèi)容上談行政秘書的角色定位
1. 當(dāng)好參謀助手：秘書的活動(dòng)是領(lǐng)導(dǎo)思想的補(bǔ)充和延伸。秘書工作是否得力，直接影響到院系領(lǐng)導(dǎo)工作的開(kāi)展和工作效率。所以秘書工作必須堅(jiān)持從小事做起，從大事著眼，努力提高服務(wù)水平。一是圍繞中心，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)突出超前性。牢固樹立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的超前意識(shí)，全面把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏，正確貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，當(dāng)好參謀和助手。二是搞好配合，為科室服務(wù)突出主動(dòng)性。在開(kāi)展重要工作中，我經(jīng)常與科室領(lǐng)導(dǎo)互通情況，以求統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，步調(diào)一致，排除干擾，共同圍繞中心工作搞好服務(wù)、當(dāng)好參謀，變部門行為為政府整體行為，形成合力，提高整體工作水平。秘書要擺正自己的位置，秘書只是領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。工作的性質(zhì)始終是輔助性的、參與性的、支持性的，絕對(duì)非命令性、指揮性、決策性。
2. 做好協(xié)調(diào)綜合：協(xié)調(diào)指在整體工作運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)于過(guò)程中遇到的問(wèn)題，諸如人員安排、程序安排等工作擁有足夠的統(tǒng)籌能力。高校院(系)是一個(gè)中層機(jī)構(gòu)，上聯(lián)學(xué)校的各個(gè)職能部門，下接系(教研室)具體的教學(xué)單位，秘書工作不僅內(nèi)容繁雜，而且涉及的對(duì)象也很廣。因此，行政秘書必須具備出色的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力，主要來(lái)講是對(duì)于學(xué)校各職能部門職責(zé)和權(quán)限的熟練認(rèn)知，對(duì)于系院教學(xué)單位的實(shí)際情況和自身特點(diǎn)有充分認(rèn)識(shí)。通過(guò)整合上傳下達(dá)的重要能力，保證學(xué)校職能部門信息的絕對(duì)對(duì)稱，降低學(xué)校與教學(xué)系院直接的溝通成本。
三、從行為性質(zhì)上談行政秘書的角色定位：在工作上能做到主動(dòng)補(bǔ)位，加強(qiáng)與各部門之間的溝通
從上述的職能看秘書在院(系)所扮演的角色既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，又是領(lǐng)導(dǎo)的助手，更是領(lǐng)導(dǎo)和教職工的橋梁和紐帶?？梢哉f(shuō)他們是院里的服務(wù)員。因此，必須從服務(wù)性、創(chuàng)造性兩個(gè)方面來(lái)把握行政秘書的行為角色：
1. 服務(wù)性：服務(wù)性是行政秘書工作的主旋律，是工作的落腳點(diǎn)。高校院系行政秘書部門，歷來(lái)堅(jiān)持“三個(gè)服務(wù)”的宗旨，即服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生。用心服務(wù)大家才能真正體現(xiàn)這一職業(yè)的特殊魅力，才會(huì)讓人覺(jué)得這一工作的偉大、神圣和受人尊敬，才不致讓人覺(jué)得秘書可有可無(wú)。在工作上能做到主動(dòng)補(bǔ)位，并能與其他各科室人員加強(qiáng)溝通，密切配合，互相支持，保證整體工作不出現(xiàn)紕漏。在工作中我自己確定了一條工作原則，屬于自己的工作要保質(zhì)保量完成，不屬于自己的工作范圍的配合其他人員能完成的也要按時(shí)完成，做到主動(dòng)幫忙、熱情服務(wù)。
2. 創(chuàng)造性：創(chuàng)造是時(shí)代的要求，也是工作可持續(xù)發(fā)展的要求。在傳統(tǒng)的觀念中，秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)思想的體現(xiàn)與補(bǔ)充，這點(diǎn)當(dāng)然是不容置疑的，但為此并不能忽略秘書工作的主動(dòng)性、開(kāi)拓性、創(chuàng)造性。隨著辦公自動(dòng)化的日益普及，秘書工作的智商性服務(wù)將成為秘書職業(yè)的主要內(nèi)涵。所以在做好本職工作的基礎(chǔ)上要不斷探索管理的新途徑、新方法、新手段，促進(jìn)管理工作的信息化、現(xiàn)代化;在工作中要以新視覺(jué)來(lái)觀察問(wèn)題、新理念來(lái)思考問(wèn)題、新方法來(lái)處理問(wèn)題，只有這樣行動(dòng)才會(huì)有新舉措，管理才會(huì)有新效果。
高校引進(jìn)行政秘書的概念，也是高校進(jìn)行素質(zhì)教育改革的體現(xiàn)。[2]行政秘書一定意義上代表著高校整體行政改革往高效，配置合理方向發(fā)展。秘書是沒(méi)有角色的角色，抑或是多種角色的集中，強(qiáng)化和培養(yǎng)秘書正確的角色意識(shí)，在努力推進(jìn)民主與法制建設(shè)的今天，對(duì)秘書隊(duì)伍的建設(shè)有著非常重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。
【參考文獻(xiàn)】
[1]儲(chǔ)愛(ài)霞.高校行政秘書工作探討[J].管理觀察，2008(10)：135.
[2]王翔.淺談高校行政秘書的角色問(wèn)題[J].中國(guó)科技信息，2007(21)：162-163.
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