從利用工作談文書材料的分類與組卷

　　一、分類和組卷的基本含義

　　分類是人們認(rèn)識(shí)思維的結(jié)果，是對(duì)客觀事物認(rèn)識(shí)的一種基本方法?？陀^事物有從少到多、從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的不斷變化發(fā)展的過程。當(dāng)事物發(fā)展得越來越多、越來越復(fù)雜時(shí)，為了能更準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)和掌握事物的本質(zhì)，人們便按一種標(biāo)準(zhǔn)或一個(gè)角度來對(duì)事物進(jìn)行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側(cè)面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，企業(yè)可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標(biāo)準(zhǔn)所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復(fù)或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標(biāo)準(zhǔn)。

　　在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實(shí)體分類、全宗分類、年度分類、組織機(jī)構(gòu)分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實(shí)體分類中，經(jīng)過了全宗和年度分類后的組織機(jī)構(gòu)和問題分類是以一個(gè)單位一年的文件為整體，根據(jù)文件內(nèi)容特點(diǎn)，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎(chǔ)上把具有共同特點(diǎn)或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。

　　二、分類與組卷的關(guān)系

　　在文書立卷理論中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區(qū)分。但在立卷實(shí)踐工作中，常出現(xiàn)對(duì)文件分類與組卷方法中采取的分級(jí)別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運(yùn)用起來前后沖突，使案卷質(zhì)量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關(guān)系對(duì)立卷工作是至關(guān)重要的。?

　　1、分類是組卷的前提

　　首先，分類是檔案管理的基礎(chǔ)。在檔案管理工作中除了進(jìn)行全宗區(qū)分、檔案門類區(qū)分、年度區(qū)分外，還必須對(duì)檔案劃分 “類別”，因?yàn)槲募诮?jīng)過全宗、門類、年度分類后、文件依然是一堆雜亂無章的材料，此時(shí)組卷，結(jié)果必然造成案卷內(nèi)容混雜，也使日后案卷的排架、編目等許多工作難以進(jìn)行，這對(duì)規(guī)范管理極為不利。其次，分類的類目是檔案館(室)檢索文件的第一要素。一般情況，利用者查詢檔案，提供線索往往是一份文件的具體作者或內(nèi)容或時(shí)間或文種等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具體特征，因?yàn)榘妇硎且唤M文件的集合，案卷反映的只能是一組文件的共同特征而非一份文件的具體特征。因此，檔案館(室)檢索文件的第一步只能從這份文件所從屬的類的一至幾個(gè)案卷中去查找，也就是說第一步工作是先判定文件從屬的類，然后，在確定的類中再通過其他特征檢索文件。因此，類目成為檢索文件的第一關(guān)口，如果在文件集合前，沒有明確的類目統(tǒng)帥，檢索文件只能是大海撈針。?

　　2、組卷是在分類的基礎(chǔ)上文件的組合即再次分類?

　　文件按一種標(biāo)準(zhǔn)分類后，在幾個(gè)大類之間，應(yīng)該是互相平行的關(guān)系，其內(nèi)容互不交叉、重復(fù)或包含。在這個(gè)基礎(chǔ)上，才能進(jìn)入組合案卷的過程，組合案卷時(shí)一個(gè)類接一個(gè)類進(jìn)行。在一個(gè)類內(nèi)，可以按文件作者(級(jí)別)、問題、名稱等特征組合(再分類)或幾個(gè)特征聯(lián)合運(yùn)用。最后，根據(jù)保管期限和文件數(shù)量的多少，在一個(gè)類內(nèi)組合成一卷或數(shù)卷。然后依次進(jìn)行，直至完成每個(gè)類內(nèi)文件的組合。?

　　由此可見，分類與組卷實(shí)質(zhì)是立卷工作中一前一后的兩個(gè)步驟，是對(duì)文件進(jìn)行分類和再次分類的過程。分類在前，是組卷的前提，組卷在后，是分類的延伸既再分類。分類重在區(qū)分，是通過演繹法把文件分割成個(gè)性互不相同的類，而組卷重在合并，是通過歸納法把共性文件組合在一起

三、組卷的原則、方法不能違背分類的原則、方法?

　　根據(jù)分類的邏輯性要求，類目之間不能互相交叉、重復(fù)或包含，而且同一次分類必須只能使用同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)把文件劃分完畢。因此，在組卷中，應(yīng)保證不能違背分類的原則。然而，事實(shí)上，違背現(xiàn)象在立卷工作隨處可見。例如：

　　例1：

　　×××局關(guān)于年度(半年)工作、專項(xiàng)整治工作、反腐敗工作、計(jì)劃生育工作的總結(jié)、計(jì)劃　(卷1)

　　×××局關(guān)于計(jì)劃生育指標(biāo)，廉政建設(shè)，×××問題的通知、規(guī)定、辦法　(卷2)?

　　從卷1、卷2中我們發(fā)現(xiàn)，卷1中的反腐敗工作、計(jì)劃生育工作分別與卷2中的廉政建設(shè)、計(jì)劃生育指標(biāo)是同屬紀(jì)檢監(jiān)察和衛(wèi)生兩大類，這顯然是違反了分類中不能交叉、重復(fù)這一原則規(guī)定的。?

　　例2：?

　　****中央、國務(wù)院關(guān)于禁毒掃黃、農(nóng)村工作、×××工作的通知、辦法　(卷1)?

　　****海南省委、省政府關(guān)于刑事犯罪、計(jì)劃生育、×××工作的通知、辦法　(卷2)?

　　****海口市委、市政府關(guān)于邊境檢查、城市規(guī)劃、×××工作的通知、辦法　(卷3)?

　　海口市××局(本單位)關(guān)于掃黃打非、撥付經(jīng)費(fèi)、×××工作的通知、辦法　(卷4)?

　　從卷1到卷4中，同樣發(fā)現(xiàn)，禁毒掃黃、刑事犯罪、邊境檢查、掃黃打非是同屬于政法類，卻分別組合在四個(gè)案卷中，同樣犯了例1的錯(cuò)誤。?

　　以上兩例案卷中之所以存在問題的交叉、重復(fù)，關(guān)鍵就在于沒有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標(biāo)準(zhǔn)。例 1，既有按問題分類，同時(shí)又有按文件名稱分類。例2，既有按問題分類，又有按作者分類。其共同點(diǎn)是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標(biāo)準(zhǔn)，把文件的名稱即總結(jié)、計(jì)劃(例1)和文件作者的級(jí)別(例2)直接作為另一部分文件分類的標(biāo)準(zhǔn)。這違背了原來整體文件應(yīng)以一種標(biāo)準(zhǔn)即問題標(biāo)準(zhǔn)劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個(gè)類別(問題)內(nèi)的文件組卷時(shí)使用，而不能跨類使用。不懂得組卷只能以分類為前提的要求，把屬于第二步驟的組卷方法直接應(yīng)用到屬于第一步驟的分類方法中，結(jié)果造成案卷內(nèi)容重復(fù)、交叉，最終會(huì)導(dǎo)致檢索文件的繁瑣和遺漏。

　　四、以類為先、兼顧其他

　　在實(shí)踐過程中，還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種情況，就是有些單位，其文件數(shù)量少而文件內(nèi)容多，并且同時(shí)又有不同的保管期限。如果按分類的理論，首先就必須進(jìn)行大類劃分、然后在各大類之下根據(jù)文件特征組合案卷，這時(shí)，類內(nèi)文件必然很少，甚至組成一個(gè)案卷都很難，如果先照顧保管期限，那么，卷內(nèi)文件內(nèi)容必然很雜，如：?

　　例3：?

　　×××局關(guān)于一九九七年度目標(biāo)責(zé)任制工作、人員任免、×××問題的總結(jié)、通知(永久)　(卷1)?

　　×××局關(guān)于一九九七年半年度目標(biāo)責(zé)任制工作、人員任免、×××問題的總結(jié)、通知(長期)　(卷2）?
　　×××局關(guān)于一九九七年三月份目標(biāo)責(zé)任制工作、人員安排、×××問題的總結(jié)、通知(短期)　(卷3)

　　這種案卷，從正確劃分保管期限、便于日后檔案管理方面看無疑是正確的，但從利用的角度來說，達(dá)不到快速檢索文件的目的。我們知道，評(píng)價(jià)利用工作好壞的三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：一快、二準(zhǔn)、三全，從上面的案卷中，利用者如果想查找有關(guān)某局某年目標(biāo)責(zé)任制工作貫徹落實(shí)情況的文件或人員任免文件時(shí)，提供利用的人員只能是把所有案卷調(diào)取出來，才能保證檢索到利用者所需檔案，同時(shí)也容易割斷一組文件之間的必然聯(lián)系性。立卷后，如果要查找某一份或某一方面文件，還要查看所有的案卷，我認(rèn)為沒有真正達(dá)到立卷的目的，甚至可以說與立卷目的背道而馳。對(duì)于這種實(shí)際情況，立卷時(shí)還嚴(yán)格區(qū)分保管期限已無意義。如：把一單位有關(guān)人員任免、獎(jiǎng)懲的文件嚴(yán)格按保管期限表的規(guī)定，分為永久、長期或短期是不實(shí)際的。因?yàn)槿蘸罄谜卟樵儥n案，一般就說查 ×××任免文件，不會(huì)說屬于永久、長期或短期的人員任免文件，檔案館提供利用人員一般也很難一下子判定×××任免的文件是屬永久、長期或短期，特別對(duì)時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案，更難判定。他只能判定×××任免文件屬于機(jī)構(gòu)、人事任免類的案卷。因此，從便于提供利用的角度，合適的做法應(yīng)當(dāng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類，把同一類或相近的兩、三個(gè)類的全部文件組合成一卷，即使個(gè)別文件保管期限短，但也只能采取就高不就低的原則，保證同類文件不分散，在利于檢索、利用的快、準(zhǔn)、全的情況下，才適當(dāng)照顧其他特征。否則，將失去立卷的意義。