數(shù)字檔案管理論文范文
數(shù)字檔案管理論文范文
數(shù)字檔案管理策略的研究有助于將傳統(tǒng)的檔案管理的方法與計算機科學和信息管理理論緊密結(jié)合起來,為數(shù)字檔案的管理奠定理論基礎。下面是學習啦小編為大家整理的數(shù)字檔案管理論文，供大家參考。
數(shù)字檔案管理論文篇一
探討數(shù)字檔案與檔案管理
數(shù)字檔案管理論文摘要
摘要：隨著計算機技術(shù)的廣泛應用和網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，信息資源的存儲、檢索、遠程利用也越來越普及，“數(shù)字檔案館”漸漸浮出水面。相對于傳統(tǒng)的檔案館而言，數(shù)字檔案館不是一種真實的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實的，而且是能夠有效地發(fā)揮作用的。本文對數(shù)字檔案與檔案管理進行了探討。
數(shù)字檔案管理論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案檔案管理
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
一、 實施數(shù)字檔案管理之目標
1、開發(fā)建立與企業(yè)各應用系統(tǒng)之接口，實現(xiàn)與各應用系統(tǒng)間的無縫連接，各應用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實現(xiàn)在線自動歸檔，將企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機、跨地域、跨門類的快速檢索應用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務。
2、采用J2EE、NET等技術(shù)開發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉庫規(guī)范開發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫的一個組成部分，使檔案資源庫在服務器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。
3、加強對電子原文的防護，通過權(quán)限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與信息的安全，確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。
4、部分電子原文按業(yè)務部門要求的模式分件存儲，根據(jù)需求顯示為業(yè)務部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級遷移，即便脫離開本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時，數(shù)字文件的閱讀器符合國家規(guī)定的標準。
二、數(shù)字檔案的收集
數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網(wǎng)絡存儲轉(zhuǎn)發(fā)等方式實現(xiàn)對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎。
三、移交歸檔的重要性
數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡通信技術(shù)將應歸檔保存的檔案(電子版本)發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。
四、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患
1、基于計算機技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風險
數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設備、應用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡為基礎的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設備?，F(xiàn)代技術(shù)還不能完全解決數(shù)字檔案的長期貯存問題。當前常用的存貯介質(zhì)(光盤、移動硬盤等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠;數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計算機設備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務器故障、網(wǎng)絡出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無法讀取;如果出現(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關(guān)鍵應用發(fā)生問題等，數(shù)字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉(zhuǎn)化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，數(shù)據(jù)也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預測現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數(shù)字檔案的長期安全保管提出了考驗。
2、基于管理能力和技術(shù)水平的人為風險
影響數(shù)字檔案安全的風險因子是多元的，除了技術(shù)問題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數(shù)字化建設起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴格規(guī)范的程序管理，缺乏科學統(tǒng)一的標準體系和業(yè)務管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對可能造成數(shù)字檔案的風險抱有僥幸心理，對防范數(shù)字檔案風險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權(quán)訪問、惡意篡改等安全事故。
五、數(shù)字檔案的鑒定
目前，只有關(guān)于實體檔案的鑒定管理辦法，對數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門要制定相應的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對應的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。
六、數(shù)字檔案整理
對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數(shù)字檔案而言，筆者認為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數(shù)字檔案時與它們的存放位置是毫無關(guān)聯(lián)的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內(nèi)，而是借助于計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據(jù)考核目標、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題;學生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據(jù)檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢?在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術(shù)進行虛擬“組卷”，實質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內(nèi)容、時間等方面的聯(lián)系。
七、數(shù)字檔案的保管利用
如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領(lǐng)導或各部門工作主動提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實實用價值和歷史參考價值得以充分實現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
八、如何做到數(shù)字檔案管理安全
傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務的平臺， 對外全天二十四小時服務， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過尖端的計算機黑客技術(shù)得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。
實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過數(shù)字簽名和CA認證(Certificata Authority，也稱電子商務認證中心，是負責發(fā)放和管理數(shù)字證書的權(quán)威機構(gòu)，并作為電子商務交易中受信任的第三方，承擔公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責任。)來實現(xiàn)，核心技術(shù)就是密碼體制。常用的認證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對密鑰，分別稱作公開密鑰(以下簡稱公鑰)和私有密鑰(以下簡稱私鑰)，用其中任何一個密鑰對原文加密都只能用另一個密鑰解開，公鑰是對外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對發(fā)送的文件進行加密，而后再在網(wǎng)絡進行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過來的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時對原文進行一次hash算法(又稱哈希函數(shù)，是一個數(shù)學方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。)得到原文的摘要，并用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然后對同時收到的密文也進行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構(gòu)進行認證的。
結(jié)束語：隨著信息化的快速發(fā)展及建設，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。
數(shù)字檔案管理論文文獻
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數(shù)字檔案管理論文篇二
電子檔案與數(shù)字檔案管理分析
數(shù)字檔案管理論文摘要
摘 要：隨著社會市場經(jīng)濟和科學技術(shù)的速飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性受到廣泛的重視，而檔案管理的內(nèi)容和形式也發(fā)生了極大的變化，檔案管理的內(nèi)容不僅僅局限于紙質(zhì)文件，電子文件的大量產(chǎn)生，需要采取有效的方式提高檔案管理的質(zhì)量，在科學技術(shù)的推動下，現(xiàn)代化的技術(shù)被廣泛的應用在檔案管理中，極大的提高了電子檔案的管理效率和水平，有利于實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。現(xiàn)本文就電子檔案與數(shù)字檔案管理進行探究，僅供交流借鑒。
數(shù)字檔案管理論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞：電子檔案;數(shù)字檔案管理;特征;優(yōu)勢;策略
檔案作為重要信息資料的載體，是社會發(fā)展和人們生活中一個重要的組成部分。隨著社會市場經(jīng)濟和現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和完善，電子檔案的數(shù)量逐漸的增多，而傳統(tǒng)檔案管理的方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案的需求，因此需要應用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理，促進檔案管理工作質(zhì)量提升，極大的促進了檔案利用效率的提高，促進檔案的數(shù)字化管理，有利于促進我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。
1 電子檔案與數(shù)字檔案管理的特征
1.1 電子檔案與數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢
1.1.1 便捷的共享特性在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中，檔案管理與檔案查詢均需在工作日內(nèi)進行，并且需要檔案管理人員在場，親力親為，這就導致一些緊急與意外情況下檔案信息獲取的滯后性，并且查詢過程也需耗費較多時間。與此相比，電子檔案與數(shù)字檔案的顯著優(yōu)勢就在于其不受時間與空間限制，借助于網(wǎng)絡技術(shù)與云存儲技術(shù)，電子資料可以實現(xiàn)實時共享，即便相隔千里，也能在第一時間獲取所需信息，在獲得允許的情況下，無需檔案管理人員協(xié)助便可自行瀏覽檢索，真正體現(xiàn)了高新技術(shù)為人們工作生活帶來的便捷性。
1.1.2 高效性與關(guān)聯(lián)性對于檔案立卷部門來說，電子檔案將極大提升其工作效率，無需平日里零散地向檔案室遞交材料，只需將部門文件資料輸入計算機中，通過局域網(wǎng)檔案室便可方便地對部門文件進行立卷與目錄編制工作，減少了周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，既可提高效率，又可避免零散資料的不慎遺失現(xiàn)象。而針對于檔案查閱者而言，電子檔案的關(guān)聯(lián)性也將方便其查閱工作的進行，通過強大的系統(tǒng)索引功能，查閱者輸入某一主題便可調(diào)出相關(guān)資料，并呈現(xiàn)多種排列方式，這一特性在查閱者就某一問題進行深層次研究的情況下顯得尤為重要。
1.2 電子檔案與數(shù)字檔案管理的缺陷
1.2.1 系統(tǒng)依賴性與非人工識別性
電子檔案是在計算機技術(shù)高度發(fā)展的前提下興起的，其建設過程有賴于先進計算機硬件設備與高效軟件的配置，而現(xiàn)代計算機技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度持續(xù)加快，相應的管理軟件也在不斷換代升級，由此引發(fā)的不兼容特性易造成檔案信息不可讀的狀況。此外，數(shù)字化檔案信息的存儲是以數(shù)字代碼，即計算機語言的形式進行，若想進行解讀，則需將程序恢復至原始狀態(tài)方可順利識別。
1.2.2 信息的易變性與壽命問題
由于數(shù)字化檔案資料不具有唯一的元件，其信息可復制性強，也易于刪除和修改，例如圖片資料可用Photoshop等軟件進行處理，而他人很難發(fā)現(xiàn)事實真相。同時，由于電子檔案載體為硬盤、錄像帶等介質(zhì)，其存儲環(huán)境在溫度、濕度、磁性等方面均有較高要求，且壽命一般在20年內(nèi)，遠少于紙質(zhì)檔案壽命，與檔案使用的長期性相矛盾。
2 數(shù)字檔案的收集
數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。
3 提高電子檔案與數(shù)字檔案管理水平的對策
3.1 加強立法，保證法令實施的效力
就我國檔案管理的實際情況而言，電子檔案是一種新生事物，主要原因是我國數(shù)字化檔案管理的起步比較晚，從而使電子檔案的數(shù)字化管理水平普遍不高，加之，各個檔案職能部門對數(shù)字化檔案管理缺乏認認知，因此沒有形成具有規(guī)范作用的相關(guān)法令條例。然而電子檔案具有極強的易變性和無源性特點，對于其法令的很效力并不具有健全的規(guī)定，因此，電子檔案管理工作的開展就會違章可循，沒有依據(jù)的檔案管理是神容易出現(xiàn)混亂的情況，嚴重的影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此，相關(guān)的檔案管理部門對于檔案數(shù)字化法律風險問題規(guī)定需要事先確定，并明確檔案法令效力的界限，從而使檔案管理工作的開展具有一定的依據(jù)，促進管理系統(tǒng)的正常高效運行。
3.2 加強檔案標準化建設，規(guī)范操作
數(shù)字化的檔案管理模式自身具有較強的易變性和刪改性，因此需要一套完善的規(guī)范制度對檔案管操作形成一定的約束，在管理電子檔案的過程中，集中管理的方式是十分可取的，將有效的管理措施貫穿在檔案管理的全過程，從而形成全方位的管理，從檔案資料的收集、整理和歸檔環(huán)節(jié)需要檔案管理部門進行統(tǒng)一的管理，檔案原始材料的遺漏和丟失現(xiàn)象能夠得到有效的避免。而檔案管理部門在管理電子檔案的過程中，應該遵循一定的原則和順序，全程保護制度和傳遞記錄制度需要認真的貫徹和落實在，這樣的話，有利于避免由于工作人員的專業(yè)水平較低造成檔案管理水平的降低，同時還能夠加強歸檔文件和其他文件之間的關(guān)聯(lián)性，對電子檔案的日后使用的方便奠定了堅實的基礎。
3.3 加強檔案管理人員的片培訓，提高其的業(yè)務能力
與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字化的檔案管理模式對從事檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)具有較高的要求，不僅需要掌握全面的檔案管理理論知識，還需要具有較高水平的計算機設備操作能力。因此，檔案管理部門需要加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓工作，促進檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，并且還要建立定期考核的機制，從從而實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的檢測，進而采取有效的措施進行改善和提高;另一方面，對于數(shù)字檔案管理的人才要加強引進，從而激發(fā)檔案管理部門的活力，充分利用專業(yè)人才的榜樣作用帶動原有工作人員素質(zhì)的提升，從而促進檔案管理部門整體素質(zhì)的提高。
結(jié)束語
綜上所述，在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，電子檔案數(shù)量逐漸的增多，而傳統(tǒng)的檔案管理模式很難適應現(xiàn)代的檔案管理，其具有嚴重的滯后性，嚴重的阻礙了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，因此，為了實現(xiàn)對檔案資源的有效開發(fā)和合理利用，就要在管理的過程中廣泛的應用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而有效的促進檔案管理水平的提高，滿足社會人們發(fā)展對檔案資源的使用，還需要加強對電子檔案的管理模式進行改進和創(chuàng)新，實現(xiàn)電子檔案的數(shù)字化管理。
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