地鐵檔案管理論文(2)
地鐵檔案管理論文篇二
淺析地鐵工程檔案信息化管理
摘 要：隨著我國(guó)城市化發(fā)展腳步的加快以及城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，地鐵在城市化建設(shè)中對(duì)緩解城市交通壓力方面做出了重要貢獻(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代要求地鐵實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，因此，做好地鐵工程檔案管理工作，使地鐵工程檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，已經(jīng)成為廣大檔案管理工作者做好檔案管理的重要舉措。本文以地鐵工程檔案管理為例，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展的社會(huì)大背景，就如何更好的實(shí)現(xiàn)地鐵工程檔案管理信息化進(jìn)行了一定的探討。
關(guān)鍵詞：地鐵工程檔案 信息化 管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中作用越來(lái)越突出，已經(jīng)成為衡量社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志。信息化發(fā)展要求地鐵實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，地鐵工程檔案管理的信息化是適應(yīng)地鐵信息化發(fā)展而建立起來(lái)的，是地鐵網(wǎng)絡(luò)化管理的必然選擇。建立地鐵工程檔案信息化管理，不僅能夠減少對(duì)人力物力資源的浪費(fèi)，也能夠提高工作效率。
1.地鐵工程檔案信息化的概述
地鐵工程檔案貫穿與整個(gè)地鐵施工過(guò)程，從項(xiàng)目開始到項(xiàng)目結(jié)束，在這中間產(chǎn)生的各種有價(jià)值的、應(yīng)該實(shí)現(xiàn)歸檔的、具有保存意義的文件資料。在地鐵工程中，資料的歸檔的范圍很廣泛，包括項(xiàng)目的規(guī)劃報(bào)建、項(xiàng)目招標(biāo)、土地建設(shè)施工、各種機(jī)電的安裝和維修、軌道的安裝及工程設(shè)備的安裝、設(shè)備的購(gòu)買、對(duì)工程的驗(yàn)收，工程監(jiān)理等。工程檔案管理在工程驗(yàn)收和工程維修方面發(fā)揮著重要作用，是工程日后進(jìn)行查閱的重要資料憑證。工程檔案管理有利于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制、追究質(zhì)量責(zé)任，并且在工程的維修、擴(kuò)建方面有重要的引導(dǎo)和參考價(jià)值，對(duì)整個(gè)工程的建設(shè)和完善都發(fā)揮著重要作用。工程檔案管理信息化是通過(guò)計(jì)算機(jī)完成的，使檔案信息具有再次參考的價(jià)值。工程檔案管理信息化將檔案資料由紙質(zhì)形式變?yōu)槲C(jī)軟件的形式，這一過(guò)程的實(shí)現(xiàn)，主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的搜集，對(duì)資料進(jìn)行一定的篩選并進(jìn)行不同程度的加工而完成的。工程檔案管理信息化的建立能夠提高工程的質(zhì)量和效率，檔案信息化的建立和完善也可以加快檔案資料數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，使檔案信息的接收、檔案信息的傳遞和存儲(chǔ)融為一體，使檔案信息資源的共享成為可能;傳統(tǒng)檔案信息處理的手工模式，使得整個(gè)檔案的編寫花費(fèi)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，在最后的檢索階段也不能實(shí)現(xiàn)快捷性，這在一定程度上影響了信息的時(shí)效性。工程檔案管理信息化，通過(guò)計(jì)算機(jī)方便快捷的完成對(duì)檔案的加工處理及檢索利用，提高了工程檔案信息的時(shí)效性;工程檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化后，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)其文本的多次復(fù)制，方便其他部門的使用，同時(shí)信息化還有利于提高經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理實(shí)行信息化后，能夠有效提高檔案信息處理加工的經(jīng)濟(jì)效率，原因在于信息的充分利用能夠有效的節(jié)約經(jīng)費(fèi)。
2.加強(qiáng)地鐵工程檔案信息化管理的策略
2.1豐富檔案信息資源，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理
在建立地鐵工程檔案管理的過(guò)程中，要首先明確工程檔案管理的工作流程，充分利用信息資源，因?yàn)闄n案信息資源建設(shè)的好壞直接影響檔案信息化管理的水平，是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。一是要實(shí)現(xiàn)電子文件的準(zhǔn)確、可靠，電子文件要與紙質(zhì)文獻(xiàn)同時(shí)進(jìn)行，并嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行建檔。在確保電子文件可靠性的同時(shí)，還要加強(qiáng)地鐵工程檔案電子文件的監(jiān)督指導(dǎo)，只有確保電子文件在制定過(guò)程的準(zhǔn)確性、在文件鑒定和文件歸檔過(guò)程中的完整性，才能保證文件的真實(shí)性、資料信息的有效性，才能真正為地鐵工程建設(shè)提供可靠依據(jù)。地鐵工程管理部門有利的領(lǐng)導(dǎo)也是加強(qiáng)工程檔案建設(shè)的重要措施，為了確保電子文件在資源上的可靠和準(zhǔn)確性，可以建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使整個(gè)工程的建設(shè)連成一個(gè)整體，使地鐵施工各部門進(jìn)一步了解電子文件，并實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子文件的重視。二是實(shí)現(xiàn)電子文檔歸檔，電子文件應(yīng)當(dāng)同紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔，同時(shí)，電子文件還應(yīng)該加入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和本機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，使工作人員在查閱的過(guò)程中，更加便捷，節(jié)約時(shí)間提高效率，充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。三是要想充分發(fā)揮信息的積極作用，努力實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，同時(shí)還要加強(qiáng)件數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，為檔案的信息管理帶來(lái)便利，并進(jìn)一步提高儲(chǔ)存的安全性。為了更加方便電子數(shù)據(jù)的查找，還要積極建立和完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使計(jì)算機(jī)檔案目錄與檔案資料一起進(jìn)行歸檔。地鐵工程建設(shè)復(fù)雜，涉及到城市、線網(wǎng)、交通、消防、安全等各個(gè)方面，檔案范圍廣闊、數(shù)據(jù)繁多，因此可以在地鐵工程信息化過(guò)程中要建立檔案目錄中心，為檔案的數(shù)字化做準(zhǔn)備。四是為了充分實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，應(yīng)該制定地鐵工程檔案管理手冊(cè)和錄入、修訂、考核、管理等工作流程，使信息化建設(shè)建設(shè)有“依”管理有“據(jù)”，保證信息資源的充分利用。五是加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建立，只有建立了完善的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施才能有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息化，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)也需要穩(wěn)定的基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)做后盾。建立穩(wěn)定、可靠的局域網(wǎng)，配備掃描機(jī)、打印機(jī)等，完善計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)中的每臺(tái)計(jì)算機(jī)都能夠快速、便捷的查詢文獻(xiàn)資料，提高檔案利用率。規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)軟件，能夠更加方便的實(shí)現(xiàn)地鐵電子檔案資料的查閱和瀏覽，因此，可以通過(guò)電子檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建立來(lái)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源的利用。
2.2健全信息管理制度，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理
傳統(tǒng)的檔案管理制度主要是適應(yīng)于紙質(zhì)檔案管理，要想進(jìn)一步跟上信息化的步伐，完善地鐵工程檔案，就要建立新的地鐵工程檔案管理制度。為了確保工程檔案資料的有效、準(zhǔn)確性，就要對(duì)工程過(guò)程中產(chǎn)生的各種工程文件資料進(jìn)行及時(shí)的記錄、整理。建立各種管理措施，使文件的接受、采集、保管等環(huán)節(jié)得到進(jìn)一步的完善，使電子檔案在移交的過(guò)程中能夠得到完整的保護(hù)，使資料在過(guò)程中得到充分利用。還要建立操作技術(shù)管理制度，使操作技術(shù)規(guī)范化，檔案信息化處理要建立在規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)之上。網(wǎng)絡(luò)化的建立都要以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為前提，只有按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建才有可能實(shí)現(xiàn)操作的規(guī)范化，地鐵檔案信息化的建立也要有一個(gè)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能保證地鐵工程檔案建立的可靠性、有效性。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，可以建立統(tǒng)一的檔案管理制度，為信息的輸入和輸出、工程項(xiàng)目的進(jìn)一步管理、規(guī)范做好基礎(chǔ)。要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全，就要加強(qiáng)檔案安全管理，完善檔案安全管理體系。進(jìn)一步監(jiān)督電子文件歸檔工作，實(shí)現(xiàn)文件資料的真實(shí)性;為了確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，還要努力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，為檔案數(shù)據(jù)安全提供有利的環(huán)境;為了實(shí)現(xiàn)地鐵檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，可以加強(qiáng)對(duì)地鐵內(nèi)部局域網(wǎng)的管理，同時(shí)還要嚴(yán)格控制外網(wǎng)，對(duì)兩者實(shí)行嚴(yán)格的分離。在實(shí)現(xiàn)設(shè)施安全管理的同時(shí)，檔案信息化安全還要提高工作人員信息安全意識(shí)，同時(shí)防止人為的信息外露。為了實(shí)現(xiàn)人員的安全管理，在檔案的管理中要嚴(yán)格遵守法律規(guī)范，執(zhí)行《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)做好安全工作。
2.3提升檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理
地鐵工程檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，這就需要打破以前傳統(tǒng)的管理方式，在管理中加強(qiáng)信息技術(shù)要求，不管是檔案信息的搜集、接收、整理還是歸檔，都需要工作人員具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)。要想實(shí)現(xiàn)高水平的檔案信息化，檔案人員應(yīng)該充分實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)兩者的優(yōu)化組合，充分體現(xiàn)檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。在檔案信息化的管理中，管理人員應(yīng)該具備網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù)，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，防止檔案信息外泄，同時(shí)防止外界惡意的黑客攻擊，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全。工程檔案信息化還需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)分析和軟件開發(fā)等方面的人才，實(shí)現(xiàn)檔案在管理、檢索中的信息化。要想改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，還需要加強(qiáng)建設(shè)工程檔案信息化管理培訓(xùn)，為檔案信息化培養(yǎng)高素質(zhì)人才，不僅實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有員工的培養(yǎng)，還可以從外引進(jìn)檔案信息化管理方面的人才，優(yōu)化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人員內(nèi)部的互相學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高管理水平。地鐵工程檔案管理部門還要加強(qiáng)對(duì)地鐵公司一些專業(yè)部門的培訓(xùn)力度，實(shí)現(xiàn)一些二級(jí)單位檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，使他們?cè)鰪?qiáng)檔案管理理論和技能以及地鐵工程建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)也要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)地鐵工程檔案知識(shí)與計(jì)算機(jī)知識(shí)的融合。同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)檔案管理人員理論與實(shí)踐相結(jié)合，經(jīng)常帶領(lǐng)他們到地鐵施工現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行一些實(shí)踐知識(shí)的講解，幫助他們理解檔案管理中的一些理論知識(shí)，使其在工程檔案檢查中具有獨(dú)立判斷的能力，真正履行其職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的有效管理。在提高知識(shí)能力的同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案人員的工作責(zé)任感，增強(qiáng)檔案信息的保密性，在信息的搜集、整理過(guò)程中認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整、有效。在培養(yǎng)、引進(jìn)人才的同時(shí)，還要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)互補(bǔ)，彌補(bǔ)自身知識(shí)的不足，共同探討工作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)信息化管理的不斷創(chuàng)新。
3.總結(jié)
在我國(guó)城市建設(shè)在急速發(fā)展，城市規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，地鐵成為城市化建設(shè)的重要標(biāo)志，地鐵工程檔案管理是保證地鐵質(zhì)量，進(jìn)行日后地鐵修改、整頓的重要依據(jù)。隨著信息化的發(fā)展，地鐵工程檔案管理也在不斷與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)，它不僅具有節(jié)省人力、物力資源的優(yōu)勢(shì)，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱的快速、便捷，更有利于檔案信息的儲(chǔ)存，加強(qiáng)地鐵檔案信息化建設(shè)，提高電子文件的歸檔質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是信息時(shí)代檔案現(xiàn)代化管理的需要。
參考文獻(xiàn)：
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作者簡(jiǎn)介：
程曦(1969-),女，漢，大學(xué)，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，項(xiàng)目組長(zhǎng)，南京地鐵建設(shè)分公司。
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