論行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理

摘要:各級行政事業(yè)單位和管理部門,對固定資產(chǎn)的管理和使用應(yīng)堅持統(tǒng)一政策､統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)､分級管理､責(zé)任到人､物盡其用的原則,并通過建立完善與財務(wù)管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng),規(guī)范固定資產(chǎn)分類及代碼､加強(qiáng)盤點和處置的監(jiān)控等措施,使固定資產(chǎn)管理制度剛性化,達(dá)到實時監(jiān)控､硬性約束的目的｡

　　關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;固定資產(chǎn);管理系統(tǒng)

　　Abstract: The all levels administrationbusiness unit and the management section, should insist to unify the policy and unify the leadership, the ratings management, responsibility to person, thing to the management and usages of the fixed assets to the utmost the principle that it use, and pass the establishment perfect manage the system with finance and transact the fixed assets that automation connect with each other management the software system, the norm fixed assets classification and code, strengthen the supervision of the stocktaking and handle etc. measure, make the fixed assets management system rigid to turn, attain solid hour supervise and control, the purpose that rigidity control.
　　Key Words: administration business unit; fixed assets management; fixed assets management system
　　
　　1 引言
　　
　　行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量和金額增長迅猛,到2000年底,廣東省行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)約達(dá)1 529億元,規(guī)模龐大,種類繁多｡隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷發(fā)展,政府為加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理,提高固定資產(chǎn)的使用效益,建立健全各項管理制度,保障固定資產(chǎn)的安全和完整,于近年在全國進(jìn)行了大規(guī)模的清產(chǎn)核資及固定資產(chǎn)清查工作｡在新形勢的要求下,需要有相應(yīng)的會計體系積極配合政府職能部門,根據(jù)政府實際管理工作的需要,對原有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行針對性的優(yōu)化完善,以滿足政府部門對固定資產(chǎn)管理的需要｡
　　
　　2 預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理存在的問題
　　
　　2.1 賬實不符問題
　　賬實相符是確保會計信息質(zhì)量真實､準(zhǔn)確的基本要求｡造成賬實不符的原因,一是固定資產(chǎn)采購時項目被挪用,形成固定資產(chǎn)虛列;二是因歷史原因違規(guī)購建固定資產(chǎn),而不入固定資產(chǎn)賬或部分入賬;三是會計差錯,即已報廢､盤虧的固定資產(chǎn)未及時進(jìn)行賬務(wù)處理｡
　　2.2 責(zé)任人管理機(jī)制不到位問題
　　根據(jù)固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定要求,政府相關(guān)部門應(yīng)該對造成上述違規(guī)現(xiàn)象的責(zé)任人進(jìn)行處罰｡由于管理未得到徹底落實,保管固定資產(chǎn)的負(fù)責(zé)人責(zé)任意識薄弱,對固定資產(chǎn)的管理工作就會不重視,產(chǎn)生更多的違規(guī)事件｡
　　2.3 閑置固定資產(chǎn)的處置問題
　　閑置固定資產(chǎn)是指不需用固定資產(chǎn),主要表現(xiàn)為閑置房地產(chǎn)及閑置電子設(shè)備等｡閑置固定資產(chǎn)的產(chǎn)生,主要源于以下三種因素:一是內(nèi)部整合產(chǎn)生的閑置,在進(jìn)行政府機(jī)構(gòu)改革的過程中,對部分政府部門進(jìn)行了撤并,造成了撤并后資產(chǎn)的閑置;二是科技進(jìn)步造成固定資產(chǎn)無形損耗而產(chǎn)生的閑置,這在電子設(shè)備的更新?lián)Q代上表現(xiàn)得尤為突出;三是因歷史違規(guī)行為產(chǎn)生的閑置｡最明顯的例子,如無定編車輛､違規(guī)購建房產(chǎn),因產(chǎn)權(quán)問題無法解決而閑置存在于賬外｡這些閑置固定資產(chǎn)占用了國家大量資金,有些資產(chǎn)已無法使用但只要不報廢就可每年得到財政的撥款,所以,需要積極加以盤活處置｡
　　
　　3 健全和完善固定資產(chǎn)管理體制的對策
　　
　　預(yù)算單位曾在2001年進(jìn)行了清產(chǎn)核資,在2001年和2005年開展了清產(chǎn)核資檢查,相當(dāng)于在全國進(jìn)行了全面摸清預(yù)算單位“家底”的工作,規(guī)范了固定資產(chǎn)的入賬核算,在很大程度上改善了會計信息質(zhì)量｡但由于賬實不符問題源于多年的歷史原因,并未得到全面的解決｡近年來,隨著“責(zé)任政府”的建設(shè)及政府部門的內(nèi)部管理制度的完善,逐步將固定資產(chǎn)違規(guī)現(xiàn)象與有關(guān)負(fù)責(zé)人的任期業(yè)績評價掛鉤,這種情況已有所好轉(zhuǎn)｡但固定資產(chǎn)管理工作之所以存在上述種種問題,很大程度上來源于歷史上長期粗放式管理形成的遺留問題積淀,還有一部分源于現(xiàn)有體制的不完善之處｡針對固定資產(chǎn)管理中存在的種種問題,應(yīng)進(jìn)一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制｡
　　3.1 實施電算化管理,按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼進(jìn)行固定資產(chǎn)管理分類
　　由于近年行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量及金額增長迅猛,規(guī)模龐大,種類繁多,各項管理工作僅靠傳統(tǒng)的手工管理､手工統(tǒng)計已遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的要求,必須實現(xiàn)電算化管理,將固定資產(chǎn)的購建､決算､核算､處置､報廢等各項業(yè)務(wù)予以反映,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的電子化管理與實時監(jiān)控｡完善的固定管理系統(tǒng)將有助于政府管理機(jī)構(gòu)實時掌握固定資產(chǎn)信息,提高管理工作的時效性和透明度｡同時,在實現(xiàn)核算電算化的前提下,建議取消手工固定資產(chǎn)明細(xì)賬和總賬,提高工作效率｡但目前固定資產(chǎn)電算化核算方面最大的問題就在于固定資產(chǎn)科目設(shè)定問題上｡目前,通常的做法是根據(jù)行政單位財務(wù)規(guī)則規(guī)定將固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物､一般設(shè)備､專用設(shè)備､文物和陳列品､圖書､其他固定資產(chǎn)六大類｡在對房屋及建筑物､文物和陳列品､圖書的分類中一般不容易產(chǎn)生差異,但在一般設(shè)備､專用設(shè)備､其他固定資產(chǎn)的分類中則產(chǎn)生了不少的差異｡兩個單位的固定資產(chǎn)分類,一個為行政機(jī)關(guān)單位,一個為事業(yè)單位(學(xué)校),從科目編碼上就有不同,各個單位對專用設(shè)備與一般設(shè)備的分類也不盡相同,對某些單位是專用設(shè)備,對另一些單位又屬一般設(shè)備,如幻燈機(jī),在學(xué)校為專用教學(xué)設(shè)備,在大部分行政單位為一般辦公設(shè)備｡另外,單位自己分類明細(xì),編碼也多有重復(fù),電腦與電腦微機(jī)就在專用設(shè)備與一般設(shè)備中重復(fù)出現(xiàn)｡
　　作者認(rèn)為,在實務(wù)中要按照預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄(根據(jù)GB/T14885-94摘編整理)作為固定資產(chǎn)卡片管理的分類依據(jù)更為可行｡因該目錄將固定資產(chǎn)分為四大類:(1)房屋及構(gòu)筑物類;(2)交通運輸工具類;(3)通用設(shè)備類;(4)專用設(shè)備類｡每大類的分類非常細(xì)致清楚,比人為分類更科學(xué)､合理｡由其對容易造成差異的分類項進(jìn)行了明細(xì)分類,對專用設(shè)備更是按行業(yè)類別分為醫(yī)療衛(wèi)生類､廣播電視類､科研類､文化體育類､新聞出版､公安政法及其他類｡目前,市面上已有不少固定資產(chǎn)軟件的編碼就是以此為依據(jù)的｡另外,按預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄的另一大好處即是可自動導(dǎo)出清產(chǎn)核資數(shù)據(jù),因日常就按此分類與代碼做賬,清查時就可事半功倍｡如無固定資產(chǎn)管理軟件,則根據(jù)預(yù)算單位固定資產(chǎn)分類與代碼目錄建立會計科目與之對應(yīng),也會為固定資產(chǎn)核算､管理帶來極大的方便｡
　　3.2 建立與辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理模塊
　　會計信息系統(tǒng)在信息技術(shù)的推動下必將從封閉走向開放,從桌面走向網(wǎng)絡(luò)｡辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用,能及時､迅速地獲取單位管理運行及實時變動的情況,使各部門之間協(xié)調(diào)配合,進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)操作處理,做到有效地處理和利用信息｡本文僅以會計固定資產(chǎn)管理模塊在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用進(jìn)行探討｡

固定資產(chǎn)管理軟件模塊通常僅在財務(wù)部門進(jìn)行核算,為核算型軟件,但隨著社會發(fā)展與科技進(jìn)步導(dǎo)致會計信息系統(tǒng)向財務(wù)業(yè)務(wù)集成階段發(fā)展｡在財務(wù)工作中固定資產(chǎn)管理軟件主要功能為核算資產(chǎn)數(shù)據(jù),包括財產(chǎn)登記､登記財產(chǎn)卡片､財產(chǎn)單據(jù)､生成資產(chǎn)憑證､資產(chǎn)賬簿 (財產(chǎn)明細(xì)表､財產(chǎn)匯總表)等｡而財產(chǎn)采購､財產(chǎn)處置､安全控制及財產(chǎn)登記中的驗收登記､領(lǐng)用登記等數(shù)據(jù)在財務(wù)軟件中很難連貫地反映出來,而在整個固定資產(chǎn)管理中會涉及單位所有人員,為完成固定資產(chǎn)管理功能,不同部門人員和同一部門人員,經(jīng)常會發(fā)生個人與個人之間､個人與部門之間的交互關(guān)系,并需要對某項事務(wù)進(jìn)行合作處理｡所以,必須借助辦公自動化系統(tǒng)與財務(wù)固定資產(chǎn)管理軟件相結(jié)合,才能使各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享,從而大幅度地提高財政部門的數(shù)據(jù)管理能力和運用效率｡而整個固定資產(chǎn)管理軟件模塊主要功能應(yīng)包括:財產(chǎn)采購､財產(chǎn)登記､財產(chǎn)處置､安全控制等功能｡但如何實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的結(jié)合及數(shù)據(jù)的交換,各類數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)共享,我認(rèn)為可通過以下實際應(yīng)用的方案來予以解決｡
　　將所有資產(chǎn)的驗收､登記､領(lǐng)用､查詢數(shù)據(jù)工作均在辦公自動化系統(tǒng)中的資產(chǎn)管理模塊完成｡在資產(chǎn)驗收保存時直接生成領(lǐng)用單并登記財產(chǎn)附件､圖片等資料,并進(jìn)行驗收單據(jù)､標(biāo)簽､卡片打印｡在辦公自動系統(tǒng)中可以按資產(chǎn)的名稱､類別､登記時間､資產(chǎn)狀況進(jìn)行組合查詢｡資產(chǎn)分配給各使用部門､使用人員,以便相關(guān)的資產(chǎn)負(fù)責(zé)人可以隨時查閱當(dāng)前資產(chǎn)使用的狀況｡包括資產(chǎn)的借用､部門間資產(chǎn)的調(diào)撥､資產(chǎn)贈送等詳細(xì)記錄｡同時,財產(chǎn)管理軟件增加導(dǎo)入模塊:由辦公自動化系統(tǒng)在導(dǎo)入財產(chǎn)管理軟件前根據(jù)行政單位財務(wù)規(guī)則第二十六條關(guān)于固定資產(chǎn)單位價值及其他的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)條件,自動將資產(chǎn)數(shù)據(jù)分成固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)及材料､低值易耗品數(shù)據(jù)兩部分,并提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)導(dǎo)入至財產(chǎn)管理軟件中｡財產(chǎn)管理軟件中進(jìn)行變動數(shù)據(jù)的審核､登記或更新財產(chǎn)卡片､自動編制分錄､結(jié)賬､財產(chǎn)明細(xì)表｡財產(chǎn)匯總表､打印財產(chǎn)數(shù)據(jù)､查詢財產(chǎn)數(shù)據(jù)､資產(chǎn)盤點等工作｡行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)工作流程圖如下圖所示｡
　　
　　通過辦公自動化系統(tǒng)及財產(chǎn)管理軟件的分功能管理,資產(chǎn)數(shù)據(jù)根據(jù)既定的軟件程序和規(guī)則自動生成資產(chǎn)卡片､會計憑證､報表等,會計人員只需要維護(hù)相應(yīng)的分類和匯總機(jī)制,就可實現(xiàn)從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)輸出的全部工作,大大減少了會計人員基礎(chǔ)工作量｡資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過導(dǎo)入時的劃分,進(jìn)行了資產(chǎn)的分類,在進(jìn)行資產(chǎn)管理時就可分重點､分層次的管理｡
　　資產(chǎn)數(shù)據(jù)通過一次錄入的數(shù)據(jù)同時被辦公自動化系統(tǒng)和財產(chǎn)管理軟件所共享,完成了幾個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集和規(guī)范,在這種模式下,所有數(shù)據(jù)來源一致,劃分口徑統(tǒng)一,從不同的層面進(jìn)行數(shù)據(jù)分析產(chǎn)生的結(jié)果也是一致的｡數(shù)據(jù)采集能夠?qū)崿F(xiàn)與交易事件發(fā)生､發(fā)展同步,真正達(dá)到實時反映資產(chǎn)的實際狀態(tài)｡
　　3.3 完善資產(chǎn)管理機(jī)制
　　完成固定資產(chǎn)管理的各項工作必須建立起有效的管理機(jī)制,以促進(jìn)管理目標(biāo)的實現(xiàn)｡完善固定資產(chǎn)管理方面的機(jī)制必須受到政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可,具體措施如下:各預(yù)算單位設(shè)定固定資產(chǎn)管理工作崗位人員責(zé)任制,財政部門也應(yīng)設(shè)立監(jiān)督預(yù)算單位固定資產(chǎn)管理工作崗位人員責(zé)任制,提高管理人員的素質(zhì)要求,定期由政府的財政部門進(jìn)行檢查､考核,考核結(jié)果作為固定資產(chǎn)管理工作崗位人員提拔､任用等的依據(jù);將固定資產(chǎn)管理水平作為管理責(zé)任人審計的重要一項等｡
　　3.4 加強(qiáng)固定資產(chǎn)的盤點及處置工作
　　根據(jù)行政單位會計制度第三章資產(chǎn)的規(guī)定,固定資產(chǎn)應(yīng)每年盤點一次｡但實際工作中,固定資產(chǎn)的盤點往往由于年終人手少､工作繁雜而未進(jìn)行｡所以,固定資產(chǎn)的盤點工作必須認(rèn)真落實,從制度､時間､人手､領(lǐng)導(dǎo)抓起,對發(fā)現(xiàn)的賬實不符､盤盈､盤虧的固定資產(chǎn)及時進(jìn)行處理｡應(yīng)建立切實可行的預(yù)算單位盤點､處置機(jī)制,并嚴(yán)格執(zhí)行,落實到人｡積極處理好閑置固定資產(chǎn),引入資產(chǎn)評估程序,進(jìn)行競價出售､拍賣等公開､透明方式回收資金,或依法按政策捐贈邊遠(yuǎn)地區(qū)等方式使國有資產(chǎn)保值､增值,提高固定資產(chǎn)的質(zhì)量,保證會計信息真實､可靠｡政府的財政部門也應(yīng)建立固定資產(chǎn)的盤點､處置制度的監(jiān)督機(jī)制,對要處置的資產(chǎn)進(jìn)行金額､數(shù)量上把關(guān)和審批,并定期對預(yù)算單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行清查｡
　　
　　4 結(jié)論
　　
　　本文在指出行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中存在問題的基礎(chǔ)上,提出了應(yīng)進(jìn)一步健全和完善固定資產(chǎn)管理體制｡各部門固定資產(chǎn)的管理和使用應(yīng)堅持統(tǒng)一政策､統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)､分級管理､責(zé)任到人､物盡其用的原則,并通過建立完善與財務(wù)管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)相連接的固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng),規(guī)范固定資產(chǎn)分類及代碼､加強(qiáng)盤點和處置的監(jiān)控等措施,使固定資產(chǎn)管理制度剛性化,達(dá)到實時監(jiān)控､硬性約束的目的｡從而實現(xiàn)對行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的有效管理,提高固定資產(chǎn)的使用效益,保障固定資產(chǎn)的安全和完整｡
　　
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