職場會議接待禮儀有哪些
職場會議接待禮儀有哪些
職場會議的接待禮儀你知道有哪些嗎?要注意什么嗎?下面是出國留學網(wǎng)的小編為大家整理的“職場會議接待禮儀”，僅供參考，希望對大家有幫助，歡迎查閱!
會議的籌備工作
確定接待規(guī)格
會議規(guī)模是由主持單位領導決定。一般來說，企業(yè)內(nèi)部的一般工作性會議講究效率，可以不拘形式。對于上級單位主持的會議，因為邀請各企業(yè)的代表參加，所以接待工作要求比較規(guī)范。通常是由企業(yè)的一位主要領導直接抓會議準備工作，成立一個會務組，專門研究布置會議接待接待的有關工作。
發(fā)放會議通知
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。
會議通知一般在會議前15至30天之內(nèi)寄出，這樣可以使對方有充足的時間把會議回執(zhí)寄回來。
會場的選擇
選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
會場的布置
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內(nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
?、賵A桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
?、诳谧中?。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
?、劢淌倚汀＿@是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
【座次排序基本規(guī)則】
以左為上(中國政府慣例)
以右為上(遵循國際慣例)
居中為上(中央高于兩側)
前排為上(適用所有場合)
以遠為上(遠離房門為上)
面門為上(良好視野為上)
會議資料的準備
現(xiàn)代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。這些資料包括桌椅、名牌、茶水、簽到簿、名冊、會議議程、黑板、白板、筆等。
接待人員提前入場
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。
?、俸灥?。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。
②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。
引導禮儀
陪車引導
客人抵達后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢?
乘坐轎車時，通常有兩種情況：當有專職司機開車時，小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。
如果是主人自己開車，則要請主賓坐到主人的右側，即前排右側的位置，也就是副駕駛的位置。
中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。
乘坐中大型面包車時，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門越近，座次越高。
當賓主雙方并排行進時，引領者走在外側，讓來賓走在內(nèi)側。單行行進時，引導者應走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。
陪同客人行進的位次
首先要把墻讓給客人，讓客人在右邊;陪同引導的標準位置是在客人的左側前方1米到1.5米左右。如果客人認路，客人應走在前方。
上下樓梯時
一般情況下，女士先行，但是當女士穿短裙時則男士要走在前邊。
國際展會時
國際慣例，排列順序時按照拉丁字母排序，聯(lián)合國開會則是每次抽一個字母排在前面。
會議服務禮儀
例行服務
會議舉行期間，一般應安排專人在會場內(nèi)外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求，應有求必應。
餐飲安排
舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時，還應為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便于與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。
現(xiàn)場記錄
凡重要的會議，均應進行現(xiàn)場記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。 負責手寫筆記會議記錄時，對會議名稱、出席人數(shù)、時間地點、發(fā)言內(nèi)容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準確、清晰。
最后會后服務
會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。
送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
清理會議文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結
會議接待人員個人禮儀規(guī)范
修飾
男職工胡須應修剪整潔，頭發(fā)長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。
著裝
所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服，女士內(nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。 上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;
舉止規(guī)范
接待時注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節(jié)奏適宜避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態(tài)專注表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。
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