盤點(diǎn)職場商務(wù)電話禮儀注意事項(xiàng)
盤點(diǎn)職場商務(wù)電話禮儀注意事項(xiàng)
職場商務(wù)電話需要掌握一些禮儀技巧。下面學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了職場商務(wù)電話禮儀注意事項(xiàng)，希望大家能夠喜歡。
職場商務(wù)電話禮儀注意事項(xiàng)
電話禮儀一般要求
打電話的具體方法，人們一學(xué)就會，一點(diǎn)都不困難。困難的是，有一些公關(guān)人員對于自己乃至本單位、本部門的電話形象卻一無所知，甚至不自覺地對其有所損害，這樣會影響個人或單位的電話形象。
所謂電話形象，是指人們在通電話的整個過程之中的語音、聲調(diào)、內(nèi)容、表情、態(tài)度、時間等的集合。它能夠真實(shí)地體現(xiàn)出個人的素質(zhì)、待人接物的態(tài)度以及通話者所在單位的整體水平。
正是因?yàn)殡娫捫蜗笤诂F(xiàn)代社會中無處不在，而商務(wù)交往又與電話難解難分 ，因此凡是重視維護(hù)自身形象的單位，無不對電話的使用給予高度的關(guān)注。在國內(nèi)外，許多單位給剛剛進(jìn)入商界的人所上的第一課，通常就是教給他們?nèi)绾魏虾醵Y儀規(guī)范地打電話、接電話，以及如何得體地在公共場合使用各種各樣的與電話有關(guān)的通訊工具，甚至連打電話、接電話時開口發(fā)言的第一句話，許多商業(yè)單位都有各自統(tǒng)一的規(guī)定。由于電話形象在人際交往中發(fā)揮著重要的作用，商務(wù)人員有必要在使用電話時注意維護(hù)自身的電話形象，維護(hù)公司的電話形象。為了正確地使用電話，樹立良好的電話形象 ，無論是發(fā)話人還是受話人，都應(yīng)遵循接打電話的一般要求。
(一)態(tài)度禮貌友善
不管你的另一方是什么人，你在通電話時都要注意態(tài)度友善、語調(diào)溫和、講究禮貌。不管是在公司還是在家里，從電話里講話的方式，就可以基本判斷出其教養(yǎng)水準(zhǔn)。
(二)傳遞信息簡潔
由于現(xiàn)代社會中信息量大，人們的時間概念強(qiáng)，因此，商務(wù)活動中的電話內(nèi)容要簡潔而準(zhǔn)確，忌海闊天空地閑聊和不著邊際地交談。
(三)控制語速語調(diào)
由于主叫和受話雙方語言上可能存在差異，因此，要控制好自己的語速，以保證通話效果;語調(diào)應(yīng)盡可能平緩，忌過于低沉或高亢。善于運(yùn)用、控制語氣、語調(diào)是打電話的一項(xiàng)基本功。要語調(diào)溫和、音量適中、咬字要清楚、吐字比平時略慢一點(diǎn)。為讓對方容易聽明白，必要時可以把重要的話重復(fù)一遍。
(四)使用禮貌用語
對話雙方都應(yīng)該使用常規(guī)禮貌用語，忌出言粗魯或通話過程中夾帶不文明的口頭禪。
撥打電話的禮儀
(一)選好通話的時間
撥打電話，首先要考慮在什么時間最合適。如果不是特別熟悉或者有特殊情況，一般不要在早7 點(diǎn)以前、晚10 點(diǎn)以后打電話，也不要在用餐時間和午休時打電話，否則，有失禮貌，也影響通話效果。
(二)禮貌的開頭語
當(dāng)對方拿起聽筒后，應(yīng)當(dāng)有禮貌地稱呼對方，親切地問候您好 。只詢問別人，不報出自己是不禮貌的。如果需要講的內(nèi)容較長，可問：現(xiàn)在與您談話方便嗎?
(三)用聲調(diào)傳達(dá)感情
講話時語言流利、吐字清晰、聲調(diào)平和，能使人感到悅耳舒適。再加上語速適中、聲調(diào)清朗、富于感情、熱情洋溢，使對方能夠感覺到你在對他微笑，這樣富于感染力的電話，一定能打動對方，并使其樂于與你對話。
(四)有所準(zhǔn)備，簡明有序
如果要談的內(nèi)容較多，可在紙上列出。尤其是業(yè)務(wù)電話，內(nèi)容涉及時間、數(shù)量、價格，有所記錄是非常必要的。
(五)電話三分鐘原則
在正常的情況下，一次打電話的全部時間，應(yīng)當(dāng)不超過3 分鐘。除非有重要問題必須字斟句酌地反復(fù)解釋、強(qiáng)調(diào)，一般在通話時都要有意識地簡化內(nèi)容，盡量簡明扼要。通話不超過3 分鐘的做法又稱打電話的3 分鐘原則 ，它是所有商務(wù)人員都要遵守的一項(xiàng)制度。一般來講，在打電話時要貫徹3 分鐘原則，主要的決定權(quán)在發(fā)話人手里，因?yàn)樵谕ㄔ挄r先拿起、先放下話筒的通常都是發(fā)話人。在通話時，切忌沒話找話、不談?wù)}、東拉西扯，更不要在電話里跟別人玩捉迷藏 ，說什么你猜猜我是誰 、你知道我在哪兒 、想知道我在干什么嗎 、不想問一問還有誰跟我在一起嗎等。為了節(jié)省通話時間，不但通話時要長話短說，而且在撥電話時，也要少出或不出差錯。需要總機(jī)接轉(zhuǎn)
時，應(yīng)主動告知分機(jī)號碼，不要等人家詢問。若不知分機(jī)號碼，則應(yīng)提供受話人的部門和姓名。若對此不清楚，則最好不要去麻煩話務(wù)員。
(六)禮貌的結(jié)束語
打完電話，應(yīng)當(dāng)有禮貌寒暄幾句再見 、謝謝 、祝您成功等恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)束語。
職場商務(wù)電話禮儀
(一)及時、禮貌地接聽電話
電話鈴響了，要及時去接，不要怠慢，更不可接了電話就說請稍等 ，撂下電話半天不理人家。如果確實(shí)很忙，可表示歉意，說：對不起，請過10 分鐘再打過來，好嗎?
在正式的商務(wù)交往中，接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定的要
求，常見的有以下三種形式：
(1)以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名。這種形式最為正式，例如，您好! 大地公司銷售部劉翔。請講。
(2)以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場合，例如：您好! 大地公司銷售部。請講?；蛘撸耗? 辦公室。請講。后一種形式，主要適用于由總機(jī)接轉(zhuǎn)的電話。
(3)以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。例如：您好! 余文。請講。需要注意的是，在商務(wù)交往中，不允許接電話時以喂，喂或者你找誰呀作為見面禮 。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的戶口 ，一個勁兒地問人家你是誰或有什么事兒呀 。
(二)自報家門
自報家門是一個于人方便、自己方便，且節(jié)約時間、提高效率的好方式。
(三)認(rèn)真傾聽，積極應(yīng)答
接電話時應(yīng)當(dāng)認(rèn)真聽對方說話，而且不時有所表示，如是 、對 、好 、請講 、不客氣 、我聽著呢 、我明白了等等，或用語氣詞唔 嗯 、嗨等，讓對方感到你是在認(rèn)真聽。漫不經(jīng)心、答非所問，或者一邊聽一邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。
(四)認(rèn)真清楚地記錄
在電話中傳達(dá)有關(guān)事宜，應(yīng)重復(fù)要點(diǎn)，對于號碼、數(shù)字、日期、時間等，應(yīng)再次確認(rèn)，以免出錯。隨時牢記5W1 H 技巧，所謂5W1 H 是指： When(何時) ，Who(何人) ， Where(何地) ，What(何事) ，Why(為什么) ;How(如何進(jìn)行) 。在工作中這些資料都是十分重要的，對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴于5W1 H 技巧。
(五)友善對待打錯的電話
如果對方打錯了電話，應(yīng)當(dāng)及時告之，口氣要和善，不要諷刺挖苦，更不要表示出惱怒之意。正確處理好打錯的電話，有助于提升組織形象。
(六)正確代接電話
替他人接電話時，要詢問清楚對方姓名、電話、單位名稱，以便在接轉(zhuǎn)電話時為受話人提供便利。在不了解對方的動機(jī)、目的是什么時，請不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人信息，比如手機(jī)號等。
(七)巧問對方姓名
如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，應(yīng)禮貌、客氣地詢問對方：對不起，您是哪一位?
(八)禮貌地掛斷電話
掛電話一般由上級、長輩先掛，雙方職級相當(dāng)時，一般由主叫方先掛。掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已經(jīng)掛斷電話，才能輕輕掛上電話。
職場商務(wù)電話的技巧
第一，遲到、請假由自己打電話;
第二，外出辦事，隨時與單位聯(lián)系;
第三，外出辦事應(yīng)告知去處及電話;
第四，延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò);
第五，借用他人單位電話應(yīng)注意，一般借用他人單位電話，一般不要超過10 分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。
第六，同事家中電話不要輕易告訴別人;
第七，用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)
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