職場(chǎng)中的郵件禮儀常識(shí)有哪些
職場(chǎng)中的郵件禮儀常識(shí)有哪些
在職場(chǎng)中，發(fā)郵件是基本工作，其中也是有禮儀講究的。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的職場(chǎng)中的郵件禮儀常識(shí)文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
職場(chǎng)中的郵件禮儀常識(shí)
郵件主要功能
1、使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。
2、能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功。
3、充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。
〖關(guān)于郵件擬訂、發(fā)送原則〗
——原則：尊重他人時(shí)間。
——在職場(chǎng)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是：只把有價(jià)值的信息最快、最直接地提供給需要的人。
〖關(guān)于郵箱名字〗
——如果你不用于職場(chǎng)，不用于商務(wù)信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類(lèi)的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務(wù)交流，就不行。如果沒(méi)有公司統(tǒng)一的郵箱，自己的QQ、163等免費(fèi)郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡(jiǎn)歷，我建議將郵箱顯示名設(shè)置成自己的名字。因?yàn)榘l(fā)送正式商務(wù)文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰(shuí)。
〖關(guān)于主題〗
——發(fā)送郵件要擬訂一個(gè)主題，讓收件人看標(biāo)題就明白你要將說(shuō)什么內(nèi)容。當(dāng)然也便于郵件分類(lèi)保存后的搜索、查閱。主題如此重要，建議：
——1、不要空，也不要空洞。比如，有人投簡(jiǎn)歷時(shí)要么空起，要么“簡(jiǎn)歷”二字，這對(duì)收件人來(lái)講起不到任何提醒作用;
——2、要簡(jiǎn)潔，不要很長(zhǎng)一段話(huà)才能表示 ，更不要直接把正文寫(xiě)在主題欄里;
——3、要真實(shí)反應(yīng)郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標(biāo)識(shí);
——4、一封郵件一個(gè)主題，不要大雜燴;
——5、千萬(wàn)不要出現(xiàn)錯(cuò)別字;
——6、回復(fù)郵件太多次時(shí)最好修改主題，防止“RE：RE：RE：”這樣疊加蓋樓。
〖關(guān)于稱(chēng)呼和問(wèn)候〗
——郵件的開(kāi)頭應(yīng)當(dāng)稱(chēng)呼和問(wèn)候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱(chēng)呼和問(wèn)候能夠體現(xiàn)一個(gè)人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。建議：
——1、恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來(lái)郵件，有職務(wù)一般按職務(wù)尊稱(chēng)，如李總、劉經(jīng)理、王工之類(lèi)的;如果沒(méi)有或不知道的，可以稱(chēng)呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱(chēng)呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件，可以稱(chēng)呼各位同事、各位領(lǐng)導(dǎo)。如果是西方郵件，按西方商務(wù)函電規(guī)矩進(jìn)行。
——2、郵件的開(kāi)始結(jié)尾一般都有問(wèn)候，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。提醒您，結(jié)尾一般簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)用”祝順利、平安、安好，頌 商祺之類(lèi)的就可以。
〖關(guān)于正文〗
——正文很關(guān)鍵，基本要求是簡(jiǎn)明扼要、行文通順。
——1、根據(jù)自己與收件人的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系，郵件對(duì)內(nèi)還是對(duì)外，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣和語(yǔ)言，防止造成誤解;
——2、用簡(jiǎn)單詞匯和句子把要描述的內(nèi)容敘述清楚、表達(dá)清晰，最好不要出現(xiàn)晦澀難懂的語(yǔ)句。
——3、如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文最好只做摘要介紹，單獨(dú)寫(xiě)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
——4、如果必要，正文用序號(hào)列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。
——5、一封郵件交待完整信息，不要在發(fā)出郵件后又想起事情沒(méi)交待完再發(fā)郵件補(bǔ)充，標(biāo)以更正、補(bǔ)充，容易引人反感。
——6、盡量避免錯(cuò)別字或拼寫(xiě)錯(cuò)誤。
——7、合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒(méi)有重點(diǎn)，更不要滿(mǎn)篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。
——8、選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時(shí)郵件中一般不要使用：)之類(lèi)的笑臉字符。因?yàn)樵谏虅?wù)郵件特別是對(duì)外郵件中，這樣的字符顯得有些輕佻。
〖關(guān)于附件〗
1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理
3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用
6.如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。
〖關(guān)于個(gè)性簽名〗
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1.簽名信息不宜過(guò)多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。
2.不要只用一個(gè)簽名檔
對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。
3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
〖回復(fù)郵件的技巧〗
——1、如果公司里郵件交往是一種常用方式，建議每天查看郵箱并養(yǎng)成習(xí)慣，不要錯(cuò)漏緊急或重要信息。也不要等大家發(fā)了郵件后，反復(fù)電話(huà)、短信提醒你收郵件啊收郵件。
——2、及時(shí)回復(fù)。
——收到他人重要郵件之后，要及時(shí)回復(fù)以示尊重。理想的回復(fù)郵件時(shí)間是2小時(shí)，特別是對(duì)于一些緊急、重要的郵件。
——如果事情復(fù)雜，無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，可以及時(shí)回復(fù)說(shuō)“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)”等等。
——總之及時(shí)回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。
——3、現(xiàn)在郵件一般都有收件回執(zhí)功能。如果你在休假，可以設(shè)置自動(dòng)回復(fù)功能。但如果沒(méi)有休假，最好不要設(shè)置，否則別人不知道你到底有沒(méi)有收到郵件。
——4、有針對(duì)性的回復(fù)。
——5、回復(fù)郵件，字不要太少，一般不少于10個(gè)字，如“嗯”一個(gè)字之類(lèi)的就不要來(lái)了。
——6、如果同一問(wèn)題反復(fù)郵件往來(lái)說(shuō)不清楚，建議電話(huà)溝通或面談。
——7、要注意回復(fù)和回復(fù)全部。郵件里回復(fù)功能是指回復(fù)本人，若點(diǎn)回復(fù)全部就是回復(fù)所有的人。
——8、懂得區(qū)分收件人、抄送人和密送人。
——收件人就是TO為郵件主送人，主要由本人進(jìn)行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人，一般無(wú)回復(fù)處理的義務(wù)，但若CC的人有建議可以回復(fù);密送人BCC，收信人不知道你BCC了誰(shuí)，可能用于非正式場(chǎng)合，職場(chǎng)中一般不用BCC。
職場(chǎng)中發(fā)送郵件時(shí)的禮儀
1、及時(shí)回復(fù)email。
收到他人重要郵件后，即可回復(fù);理想回復(fù)2小時(shí)內(nèi)(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時(shí)間太多，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集。
復(fù)雜郵件不能及時(shí)確切回復(fù)時(shí)，不要讓對(duì)方苦苦等待，及時(shí)做出相應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了并正在處理等。
2、針對(duì)性回復(fù)。
當(dāng)回復(fù)問(wèn)題列表郵件時(shí)，應(yīng)把問(wèn)題單抄上，并逐一附上答案。進(jìn)行必要闡述，讓對(duì)方一次理解;避免反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3、回復(fù)認(rèn)真對(duì)待
對(duì)方發(fā)來(lái)一大段郵件時(shí)，回復(fù)字?jǐn)?shù)不能過(guò)少，“是的”、”對(duì)的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。
4、不要同一問(wèn)題蓋高樓。
如果RE太多，說(shuō)明交流不暢，沒(méi)說(shuō)清楚。此時(shí)應(yīng)電話(huà)溝通后在做判斷。
5、較復(fù)雜問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法后，應(yīng)立即對(duì)討論結(jié)果小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
6、區(qū)分Reply和Reply All。
如果只需一人知道，Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結(jié)論，Reply All。
如果你對(duì)發(fā)件人提出的問(wèn)題不清楚或有不同意見(jiàn)，不要當(dāng)著所有人的面不停的RE，應(yīng)于發(fā)件人單獨(dú)溝通，有結(jié)果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。
7、主動(dòng)控制郵件往來(lái)。
8、避免將細(xì)節(jié)性討論意見(jiàn)發(fā)給top Manager，特別是可以預(yù)見(jiàn)的top Manager不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。
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