職場電子郵件禮儀
職場電子郵件禮儀
互聯(lián)網(wǎng)的時代，發(fā)郵件將會越來越頻繁，所以把握郵件禮儀是職場新式禮節(jié)的必修課，那么，下面是學習啦為大家準備的職場電子郵件禮儀，希望可以幫助大家!
職場電子郵件禮儀
一、標題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清
添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概況出這跟個郵件的內(nèi)容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。
尤其是回復的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫上來自XX公司，年，月，日等方便對方一目了然和便于儲存。
二、忌不寫稱呼
許多人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是你應(yīng)該知道我是誰;有時至多用個你好這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位(姓氏+職位);如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。
三、忌亂用稱呼
比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當然高興了。但是會冒犯比經(jīng)理職位高的人。
通常稱呼他人可省去副字，但盡量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經(jīng)理，可以稱呼姓氏+經(jīng)理;但不要稱呼姓氏+總;而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。
四、忌全文使用英文大寫字母
這樣寫郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
五、理清回復的內(nèi)容
比如有位女士收到過這樣一封郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個人之姓名，他其實沒有必要知道這些訊息。
留意回答題目的技巧，當回件答復題目的時候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。
六、忌人名不排序
收件人(包括抄送人)若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。
最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。
七、忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，盡量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然后空行寫第二段;如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。
當然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導，可以適當調(diào)大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。
八、忌不感謝
有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導命令對方與自己合作，說句感謝就能表明自己有修養(yǎng);更何況自己請對方幫忙呢。
九、忌不署名
不署名，言外之意，對方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者不用那么客氣，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。
發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發(fā)來的郵件(更不用說現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名)，耽誤了事情。
署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。
養(yǎng)成良好傳送習慣
1、注明送信者及其身分
除非是熟識的人，否則收信人一般無法從賬號解讀出發(fā)信人到底是誰，因此標明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。有許多人將自己的身分設(shè)計成一個附著檔案，每當發(fā)信出去時，此檔案也將自動地貼附該訊息后面。我們希望針對"身分設(shè)計"強調(diào)兩點注意事項：(1)："身分設(shè)計"應(yīng)充分代表發(fā)信者自己，無論是引用文學名作詞句或以圖繪表示，都必須真實且充分地反映自己。有些人的身分設(shè)計為：**&%^$&(^)@C.Y>Liang，讀來不免讓人感覺他或許是一個"精神錯亂"的人;(2)：切勿過度裝飾自己的"身分設(shè)計"，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會妨礙電子郵件的正常溝通效益。
2、遵守一般法律規(guī)定
進行網(wǎng)際溝通時，一般日常生活中的行為準則亦須遵守。因透過計算機系統(tǒng)，要擷取、復制或篡改他人作品是相當容易的，因此在網(wǎng)際空間中對于智慧財產(chǎn)權(quán)的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時，須要對原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。
3、勿任意或無心地浪費頻寬
傳送冗長文字與大型圖繪均會占用大量的頻寬，造成網(wǎng)絡(luò)塞車。為避免浪費網(wǎng)際空間使用者的寶貴時間，應(yīng)謹慎考慮傳送訊息容量的大小。
4、小心附件功能的使用
在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，會造成使用者無法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會因不便而直接去除來函，以致喪失溝通功能。如果附件內(nèi)容不長時，請直接撰寫于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫軟件，例如："本信附件內(nèi)容撰寫軟件為Word 6.0 for Windows"。
5、勿重復傳送同一訊息
勿一再傳送相同的訊息給相同的對象，這不僅會使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率，同時占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個組群(group)，因為有不少網(wǎng)絡(luò)使用者同時隸屬于幾個不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢必會重復收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個組群，請一次傳送完畢。
6、定期檢查計算機系統(tǒng)的時間與日期之自動標示
電子郵件傳送時會以所用計算機的設(shè)定日期與時刻來標示信發(fā)送的時間，為避免不必要的誤會或窘態(tài)發(fā)生，使用者須定期檢查計算機系統(tǒng)時間與日期之設(shè)定是否正確。