職場中郵件禮儀
職場中郵件禮儀
電子郵件在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應(yīng)當(dāng)講究有關(guān)電子郵件的禮節(jié)，別讓電子郵件出笑話。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的職場中郵件禮儀，希望能夠幫到大家哦!
職場中郵件禮儀
1) 標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標(biāo)題，例如：“嘿!”或是“收著!”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫上來自**公司的郵件，年、月、日以便對方一目了然又便于保留。
2) 電子郵件的文體格式應(yīng)該類似于書面交談式的風(fēng)格，開頭要有問候語，但問候語的選擇比較自由，像“你好”、“hi”，或者僅僅是一個簡單的稱呼，結(jié)尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等;也可什么都不寫，直接注上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結(jié)尾要有祝福語，并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
3) 內(nèi)容簡明扼要，針對需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件，要小心寫在電子郵件里的每一個字，每一句話。因為現(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的，所以發(fā)電子郵件時要小心，如果對公司不利的，千萬不要寫上，如報價等。發(fā)郵件時一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過的電子郵件，評估其對商業(yè)往來所產(chǎn)生的影響。
4) 一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國加州有一位傳播學(xué)專家摩根女士曾舉例說：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個人之姓名，我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(bc) 取代附件收信者(cc) 方式，或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問題的技巧。當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好只把相關(guān)的問題抄到回件 ，然后附上答案。不要用自動應(yīng)答鍵，那樣會把來件所有內(nèi)容都包括到回件中;但也不要僅以「是的」二字回復(fù)，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。
5) 合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標(biāo)明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時在郵件的結(jié)尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過多的人，打開郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無關(guān)的，刪除它們費時費力，所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理，把郵件的數(shù)量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認(rèn)。另外，重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件，因為它不能保證嚴(yán)守機密。
6) 切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標(biāo)準(zhǔn)的文書規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
關(guān)于郵件的主要功能
1、使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。
2、能準(zhǔn)確及時地記錄事項進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個工作項目歷史檔案的功。
3、充當(dāng)意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關(guān)注于事實而不是感受，或其他個性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。
那么在發(fā)送或回復(fù)郵件的過程中應(yīng)當(dāng)注意哪些禮儀呢?
1、及時回復(fù)email。
收到他人重要郵件后，即可回復(fù);理想回復(fù)2小時內(nèi)(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時間太多，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集。
復(fù)雜郵件不能及時確切回復(fù)時，不要讓對方苦苦等待，及時做出相應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了并正在處理等。
2、針對性回復(fù)。
當(dāng)回復(fù)問題列表郵件時，應(yīng)把問題單抄上，并逐一附上答案。進(jìn)行必要闡述，讓對方一次理解;避免反復(fù)交流，浪費資源。
3、回復(fù)認(rèn)真對待
對方發(fā)來一大段郵件時，回復(fù)字?jǐn)?shù)不能過少，“是的”、”對的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。
4、不要同一問題蓋高樓。
如果RE太多，說明交流不暢，沒說清楚。此時應(yīng)電話溝通后在做判斷。
5、較復(fù)雜問題，多個收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法后，應(yīng)立即對討論結(jié)果小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
6、區(qū)分Reply和Reply All。
如果只需一人知道，Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結(jié)論，Reply All。
如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚或有不同意見，不要當(dāng)著所有人的面不停的RE，應(yīng)于發(fā)件人單獨溝通，有結(jié)果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
7、主動控制郵件往來。
8、避免將細(xì)節(jié)性討論意見發(fā)給top Manager，特別是可以預(yù)見的top Manager不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。
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