商務(wù)宴請(qǐng)應(yīng)做好哪些組織工作
商務(wù)宴請(qǐng)中，確定宴請(qǐng)目的、名義、對(duì)象、范圍與形式是應(yīng)該組織的工作范圍內(nèi)。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的商務(wù)宴請(qǐng)的組織工作文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
商務(wù)宴請(qǐng)應(yīng)做好的組織工作
宴請(qǐng)的目的是多種多樣的，可以是為某一個(gè)人，也可以為某一事件。例如：為代表團(tuán)來(lái)訪(作為駐外機(jī)構(gòu)，可以為本國(guó)代表團(tuán)前來(lái)訪問(wèn)，也可以為駐在國(guó)的代表團(tuán)前往自己的國(guó)家訪問(wèn))，為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日，為外交使節(jié)或外交官員的到離任，為展覽會(huì)的開(kāi)幕、閉幕，某項(xiàng)工程動(dòng)工、竣工等等。在國(guó)際交往中，還根據(jù)需要舉辦一些日常的宴請(qǐng)活動(dòng)。
確定邀請(qǐng)名義和對(duì)象的主要根據(jù)是主、客雙方的身份，也就是說(shuō) 主客身份應(yīng)該對(duì)等。例如，作為東道國(guó)宴請(qǐng)來(lái)訪的外國(guó)代表團(tuán)，出面主人的職務(wù)和專業(yè)一般同代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)對(duì)口、對(duì)等，身份低使人感到冷淡，規(guī)格過(guò)高亦無(wú)必要。又如外國(guó)使館宴請(qǐng)駐在國(guó)部長(zhǎng)級(jí)以上官員，一般由大使(臨時(shí)代辦)出面邀請(qǐng)，低級(jí)官員請(qǐng)對(duì)方高級(jí)人士，就不禮貌。通常如請(qǐng)主賓攜夫人出席，主人若已婚，一般以夫婦名義發(fā)出邀請(qǐng)。我國(guó)大型正式活動(dòng)以一人名義發(fā)出邀請(qǐng)。日常交往小型宴請(qǐng)則根據(jù)具體情況以個(gè)人名義或以夫婦名義出面邀請(qǐng)。
邀請(qǐng)范圍是指請(qǐng)哪些方面人士，請(qǐng)到哪一級(jí)別，請(qǐng)多少人，主人一方請(qǐng)什么人出來(lái)作陪。這都要考慮多方因素，如宴請(qǐng)的性質(zhì)、主賓的身份、國(guó)際慣例、對(duì)方對(duì)我的做法，以至當(dāng)前政治氣候等等。各方面都要想到，不能只顧一面。
邀請(qǐng)范圍與規(guī)模確定之后，即可草擬具體邀請(qǐng)名單。被邀請(qǐng)人的姓名、職務(wù)、稱呼、以至對(duì)方是否有配偶都要準(zhǔn)確。多邊活動(dòng)尤其要考慮政治關(guān)系，對(duì)政治上相互對(duì)立的國(guó)家要否邀請(qǐng)其人員出席同一活動(dòng)，要慎重考慮。
宴請(qǐng)采取何種形式，在很大程度上取決于當(dāng)?shù)氐牧?xí)慣做法。一般來(lái)說(shuō)，正式、規(guī)格高、人數(shù)少的以宴會(huì)為宜，人數(shù)多則以冷餐或酒會(huì)更為合適，婦女界活動(dòng)多用茶會(huì)。
目前各國(guó)禮賓工作都在簡(jiǎn)化，宴請(qǐng)范圍趨向縮小，形式也更為簡(jiǎn)便。酒會(huì)、冷餐會(huì)被廣泛采用，而且中午舉行的酒會(huì)往往不請(qǐng)配偶，不少國(guó)家招待國(guó)賓宴會(huì)只請(qǐng)身份較高的陪同人員，不請(qǐng)隨行人員。我國(guó)也在進(jìn)行改革，提倡多舉辦冷餐會(huì)和酒會(huì)以代替宴會(huì)。
確定宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)
宴請(qǐng)的時(shí)間應(yīng)對(duì)主、客雙方都合適。駐外機(jī)構(gòu)舉行較大規(guī)模的活動(dòng)，應(yīng)與駐在國(guó)主管部門(mén)商定時(shí)間。注意不要選擇對(duì)方的重大節(jié)假日、有重要活動(dòng)或有禁忌的日子和時(shí)間。例如，對(duì)信奉基督教的人士不要選十三號(hào)，更不要選十三號(hào)星期五。伊斯蘭教在齋月內(nèi)白天禁食， 宴請(qǐng)宜在日落后舉行。小型宴請(qǐng)應(yīng)首先征詢主賓意見(jiàn)，最好相機(jī)口頭當(dāng)面約請(qǐng)，也可用電話聯(lián)系。主賓同意后，時(shí)間即被認(rèn)為最后確定，可以按此約請(qǐng)其他賓客。宴請(qǐng)地點(diǎn)的選擇。官方正式隆重的活動(dòng)，一般安排在政府、議會(huì)大廈或賓館內(nèi)舉行，其余則按活動(dòng)性質(zhì)、規(guī)模大小、形式、主人意愿及實(shí)際可能而定。選定的場(chǎng)所要能容納全體人員。舉行小型正式宴會(huì)，在可能條件下，宴會(huì)廳外另設(shè)休息廳(又稱等候廳)，供宴會(huì)前簡(jiǎn)短交談?dòng)?，待主賓到達(dá)后一起進(jìn)宴會(huì)廳入席。
發(fā)出邀請(qǐng)和請(qǐng)柬格式
各種宴請(qǐng)活動(dòng)， 一般均發(fā)請(qǐng)柬，這既是禮貌，亦對(duì)客人起提醒、備忘之用。便宴經(jīng)約妥后，可發(fā)亦可不發(fā)請(qǐng)柬。工作進(jìn)餐一般不發(fā)請(qǐng)柬。有些國(guó)家，邀請(qǐng)最高領(lǐng)導(dǎo)人作為主賓參加活動(dòng)，需單獨(dú)發(fā)邀請(qǐng)信，其他賓客發(fā)請(qǐng)柬。
請(qǐng)柬一般提前一周至二周發(fā)出(有的地方須提前一個(gè)月)，以便被邀請(qǐng)人及早安排。已經(jīng)口頭約妥的活動(dòng)，仍應(yīng)補(bǔ)送請(qǐng)柬，在請(qǐng)柬右上方或下方注上“To remind”(備忘)字樣。需安排座位的宴請(qǐng)活動(dòng)，為確切掌握出席情況，往往要求被邀者答復(fù)能否出席。遇此，請(qǐng)柬上一般用法文縮寫(xiě)注上R .S.V.P.(請(qǐng)答復(fù))字樣，如只需不出席者答復(fù)，則可注上Regrets only(因故不能出席請(qǐng)答復(fù))。并注明電話號(hào)碼。也可以在請(qǐng)柬發(fā)出后，用電話詢問(wèn)能否出席。
請(qǐng)柬內(nèi)容包括活動(dòng)形式、舉行的時(shí)間及地點(diǎn)、主人的姓名(如以單位名義邀請(qǐng)，則用單位名稱)。請(qǐng)柬行文不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，所提到的人名、單位名、節(jié)日名稱都應(yīng)用全稱。中文請(qǐng)柬行文中不提被邀請(qǐng)人姓名(其姓名寫(xiě)在請(qǐng)柬信封上)，主人姓名放在落款處。請(qǐng)柬格式與行文中外文本，差異較大，注意不能生硬照譯。請(qǐng)柬可以印刷也可以手寫(xiě)，但手寫(xiě)字跡要美觀、清晰。
請(qǐng)柬信封上被邀請(qǐng)人姓名、職務(wù)書(shū)寫(xiě)要準(zhǔn)確。國(guó)際上習(xí)慣對(duì)夫婦兩人發(fā)一張請(qǐng)柬，我國(guó)內(nèi)遇需憑請(qǐng)柬入場(chǎng)的場(chǎng)合每人一張。正式宴會(huì)，最好能在發(fā)請(qǐng)柬之前排好席次，并在信封下角注上席次號(hào)(Table No)。請(qǐng)柬發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)落實(shí)出席情況，準(zhǔn)確記載，以安排并調(diào)整席位。即使是不安排席位的活動(dòng)，也應(yīng)對(duì)出席率有所估計(jì)。
商務(wù)宴請(qǐng)的工作內(nèi)容
訂 菜
宴請(qǐng)的酒菜根據(jù)活動(dòng)形式和規(guī)格，在規(guī)定的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)安排。選菜不以主人的愛(ài)好為準(zhǔn)，主要考慮主賓的喜好與禁忌，例如，伊斯蘭教徒用清真席，不用酒，甚至不用任何帶酒精的飲料;印度教徒不能用牛肉;佛教僧侶和一些教徒吃素;也有因身體原因不能吃某種食品的。如果宴會(huì)上有個(gè)別人有特殊需要，也可以單獨(dú)為其上菜。大型宴請(qǐng)，則應(yīng)照顧到各個(gè)方面。菜肴道數(shù)和份量都要適宜，不要簡(jiǎn)單地認(rèn)為海味是名貴菜而泛用，其實(shí)不少外國(guó)人并不喜歡，特別是海參。在地方上，宜用有地方特色的食品招待，用本地產(chǎn)的名酒。無(wú)論哪一種宴請(qǐng)，事先均應(yīng)開(kāi)列菜單，并征求主管負(fù)責(zé)人的同意。獲準(zhǔn)后，如是宴會(huì)，即可印制菜單，菜單一桌兩、三份，至少一份，講究的也可每人一份。
席 位 安 排
正式宴會(huì)一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。無(wú)論采用哪種做法，都要在入席前通知到每一個(gè)出席者，使大家心中有數(shù)，現(xiàn)場(chǎng)還要有人引導(dǎo)。大型的宴會(huì)，最好是排席位，以免混亂。
國(guó)際上的習(xí)慣，桌次高低以離主桌位置遠(yuǎn)近而定，右高左低。桌數(shù)較多時(shí)，要擺桌次牌。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠(yuǎn)近而定。外國(guó)習(xí)慣，男女摻插安排，以女主人為準(zhǔn)，主賓在女主人右上方，主賓夫人在男主人右上方。我國(guó)習(xí)慣按各人本身職務(wù)排列以便于談話，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主賓坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。兩桌以上的宴會(huì)，其他各桌第一主人的位置可以與主桌主人位置同向，也可以以面對(duì)主桌的位置為主位。
禮賓次序是排席位的主要依據(jù)。在排席位之前，要把經(jīng)落實(shí)出席的主、客雙方出席名單分別按禮賓次序開(kāi)列出來(lái)。除了禮賓順序之外，在具體安排席位時(shí)，還需要考慮其他一些因素。多邊的活動(dòng)需要注意客人之間的政治關(guān)系，政見(jiàn)分歧大，兩國(guó)關(guān)系緊張者，盡量避免排到一起。此外，適當(dāng)照顧各種實(shí)際情況。例如，身份大體相同，使用同一語(yǔ)言者，或?qū)偻粚I(yè)者，可以排在一起。譯員一般安排在主賓右側(cè)。在以長(zhǎng)桌作主賓席時(shí)，譯員也可以考慮安排在對(duì)面，便于交談。但一些國(guó)家忌諱以背向人，譯員的座位則不能作此安排。在他們那里用長(zhǎng)桌作主賓席時(shí)，主賓席背向群眾的一邊和下面第一排桌子背向主賓席的座位均不安排坐人。在許多國(guó)家，譯員不上席，為便于交談，譯員坐在主人和主賓背后。
以上是國(guó)際上安排席位的一些常規(guī)。遇特殊情況，可靈活處理。如遇主賓身份高于主人，為表示對(duì)他的尊重，可以把主賓擺在主人的位置上，而主人則坐在主賓位置上，第二主人坐在主賓的左側(cè)。但也可按常規(guī)安排。如果本國(guó)出席人員中有身份高于主人者，譬如部長(zhǎng)請(qǐng)客，或副出席，可以由身份高者坐主位，主人坐身份高者左側(cè)，但少數(shù)國(guó)家亦有將身份高者安排到其他席位上。主賓有夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可以請(qǐng)其他身份相當(dāng)?shù)膵D女作第二主人。如無(wú)適當(dāng)身份的婦女出席，也可以把主賓夫婦安排在主人的左右兩側(cè)。
席位排妥后著手寫(xiě)座位卡。我方舉行的宴會(huì)，中文寫(xiě)在上面，外文寫(xiě)在下面?？ㄆ娩摴P或毛筆書(shū)寫(xiě)，字應(yīng)盡量寫(xiě)得大些，以便于辨認(rèn)。便宴、家宴可以不放座位卡，但主人對(duì)客人的座位也要有大致安排。
現(xiàn) 場(chǎng) 布 置
宴會(huì)廳和休息廳的布置取決于活動(dòng)的性質(zhì)和形式。官方正式活動(dòng)場(chǎng)所的布置應(yīng)該嚴(yán)肅、莊重、大方。不要用紅綠燈、霓紅燈裝飾，可以少量點(diǎn)綴鮮花、刻花等。
宴會(huì)可以用圓桌也可以用長(zhǎng)桌或方桌(桌次布置見(jiàn)圖二)。一桌以上的宴會(huì)，桌子之間的距離要適當(dāng)，各個(gè)座位之間也要距離相等。如安排有樂(lè)隊(duì)演奏席間樂(lè)，不要離得太近，樂(lè)聲宜輕。宴會(huì)休息廳通常放小茶幾或小圓桌，與酒會(huì)布置類同，如人數(shù)少，也可按客廳布置。
冷餐會(huì)的菜臺(tái)用長(zhǎng)方桌，通?？克闹荜愒O(shè)，也可根據(jù)宴會(huì)廳情況，擺在房間的中間。如坐下用餐，可擺四、五人一桌的方桌或圓桌。座位要略多于全體賓客人數(shù)，以便客人自由就座。
酒會(huì)一般擺小圓桌或茶幾，以便放花瓶、煙缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子，供婦女和年老體弱者就坐。
餐具的準(zhǔn)備
根據(jù)宴請(qǐng)人數(shù)和酒、菜的道數(shù)準(zhǔn)備足夠的餐具。餐桌上的一切用品都要十分清潔衛(wèi)生。桌布、餐巾都應(yīng)漿洗潔白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴會(huì)之前都應(yīng)洗凈擦亮。如果是宴會(huì)，應(yīng)該準(zhǔn)備每道菜撤換用的菜盤(pán)。
中餐用筷子、盤(pán)、碗、匙、小碟、醬油碟等。水杯放在菜盤(pán)上方，右上方放酒杯，酒杯數(shù)目和種類應(yīng)所上酒品種相同。餐巾疊成花插在水杯中，或平放在菜盤(pán)上。我宴請(qǐng)外國(guó)賓客，除筷子外，還擺上刀叉。醬油、醋、辣油等佐料，通常一桌數(shù)份。公筷、公勺應(yīng)備有筷、勺座。其中一套擺在主人面前。餐桌上應(yīng)備有煙灰缸、牙簽。
西餐具的擺設(shè)與中餐不同。西餐具有刀、叉、匙、盤(pán)、杯等。刀分食用刀、魚(yú)刀、肉刀(刀口有鋸齒，用以切牛排、豬排)、奶油刀、水果刀;叉分食用叉、魚(yú)叉、龍蝦叉;匙有湯匙、茶匙等;杯的種類更多，茶杯、咖啡杯均為瓷器，并配小碟，水杯、酒杯多為玻璃制品，不同的酒使用的酒杯規(guī)格亦不相同。宴會(huì)上幾道酒，就配有幾種酒杯。公用刀叉規(guī)格一般大于食用刀叉。西餐具的擺法是：正面放食盤(pán)(湯盤(pán))，左手放叉右手放刀。食盤(pán)上方放匙(湯匙及甜食匙)，再上方放酒杯，右起烈酒杯或開(kāi)胃酒杯、葡萄酒杯、香檳酒杯、啤酒杯(水杯)。餐巾插在水杯內(nèi)或擺在食盤(pán)上。面包奶油盤(pán)在左上方。吃正餐，刀叉數(shù)目應(yīng)與菜的道數(shù)相等，按上菜順序由外至里排列，刀口向內(nèi)。用餐時(shí)應(yīng)按此順序取用。撤盤(pán)時(shí)，一并撤去使用過(guò)的刀叉。
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