辦公室秘書主要工作
辦公室秘書工作人員不僅要明確認(rèn)識(shí)自己所處的位臵，找準(zhǔn)自己的坐標(biāo);還要具備廣博的理論與業(yè)務(wù)知識(shí)，下面是小編為你整理的辦公室秘書主要工作，希望對(duì)你有用!
辦公室秘書主要工作
首先辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)地稅工作帶來被動(dòng)或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)稅收任務(wù)的完成。
其次辦公室工作能不能得到加強(qiáng)，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，在于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務(wù)單位而忽視其參謀、助手作用來認(rèn)識(shí)，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時(shí)間去抓信息工作和搞調(diào)查研究。下情不了解，談不上給領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。如果領(lǐng)導(dǎo)重視、關(guān)心、支持辦公室工作，從政治上關(guān)心他們，給他們提供盡可能多的學(xué)習(xí)提高機(jī)會(huì)，盡可能地改善他們的工作環(huán)境和條件，從工作上支持他們，從生活上關(guān)心他們，從心靈上理解他們，肯定會(huì)使辦公室不僅能夠穩(wěn)定住隊(duì)伍，而且還會(huì)有很大的吸引力，達(dá)到其充分調(diào)動(dòng)他們努力工作的積極性。
二、具備擔(dān)當(dāng)辦公室主任的條件
(一)辦公室工作有利于提高自己的綜合素質(zhì)，全面發(fā)展自己。能否有效發(fā)揮辦公室的整體作用，關(guān)鍵在于辦公室主任，因?yàn)檗k公室主任的職責(zé)是主持辦公室的全面工作，既要參與領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務(wù)，要帶領(lǐng)和組織辦公室人員努力完成承擔(dān)的各項(xiàng)工作任務(wù)，一個(gè)稱職的辦公室主任必須具備與相適應(yīng)的政治理論水平、文化知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和管理水平。
(二)從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務(wù)事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環(huán)境越富有吸引力和挑戰(zhàn)性，越是能夠?qū)W到新知識(shí)、新經(jīng)驗(yàn)，增長新才干，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛煉的最好場地。對(duì)人生閱歷的增長和能力的培養(yǎng)都是一次難得的鍛煉機(jī)遇。但是，挑戰(zhàn)與機(jī)遇同在，壓力與動(dòng)力并存，在辦公室工作將會(huì)嘗到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高自身綜合素質(zhì)。
(二)要具備擔(dān)當(dāng)辦公室主任所必須的政治素質(zhì)和個(gè)人品質(zhì) 。
1、敬業(yè)精神要強(qiáng)，工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，這是干好辦公室工作的前提條件。
2、思想要活躍，要有解放思想，實(shí)事求是的優(yōu)良作用，接受新生事物要快，愛學(xué)習(xí)，愛出點(diǎn)子，改革和超前意識(shí)要強(qiáng)，在工作中要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，才能不斷開拓新局面。
3、辦事要穩(wěn)妥，處事要嚴(yán)謹(jǐn)，在廉潔自律上要求嚴(yán)格，嚴(yán)于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項(xiàng)工作的保證。
4、要信奉誠實(shí)、正派的做人要誠實(shí)、正派，要有高尚的道德品質(zhì)，樸實(shí)的工作作風(fēng)，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，做到堂堂正正做人，認(rèn)認(rèn)真真做事;所謂“樸實(shí)”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個(gè)好同志;所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風(fēng)倒,看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事;要謙虛謹(jǐn)慎，慎用權(quán)力，知人善任,能夠與人團(tuán)結(jié)共事,而且具有良好的協(xié)調(diào)能力和工作方法。有了成績歸功于大家,出了問題要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任,關(guān)心下屬要一視同仁,始終發(fā)揮整體合力的戰(zhàn)斗作用。
(三)要具有擔(dān)當(dāng)辦公室主任必須的知識(shí)能力
從辦公室的職能來看，綜合性強(qiáng)，職能繁雜，擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)、文秘、協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和機(jī)關(guān)管理等多項(xiàng)工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。
1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應(yīng)辦公室工作的需要。因此，平時(shí)注重學(xué)習(xí)，理解掌握有關(guān)國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。
2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎(chǔ)，同時(shí)，要熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，包括稅收知識(shí)、財(cái)會(huì)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，文字功底和語言表達(dá)能力以及工作方法，如果不具備這一點(diǎn)，那么不論起草文件還是開會(huì)發(fā)言答復(fù)問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。
3、要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實(shí)踐過。我認(rèn)為辦公室工作不單是要對(duì)辦公室崗位本身熟悉，而且要對(duì)本部門整個(gè)工作有所了解。只有對(duì)稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎(chǔ)。
辦公室秘書工作探析
一、明確任務(wù)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性
秘書工作是以“三務(wù)”“四辦”為基礎(chǔ)的工作。即參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)和辦事、辦文、辦會(huì)、辦信(電)。辦公室秘書工作的任務(wù)概括而言主要是：服務(wù)一個(gè)中心，履行兩大職能，按照“三化”要求，實(shí)現(xiàn)四大轉(zhuǎn)變，做好五項(xiàng)工作。
(一)服務(wù)一個(gè)中心:即以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為中心。這是秘書工作的從屬性、輔助性本質(zhì)決定的。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，它的工作范圍就延伸到哪里，并以此為中心，盡可能為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)、基層提供各種優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
(二)履行兩大職能：即參謀和辦事兩大職能。參謀職能是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策活動(dòng)提供有關(guān)的信息、咨詢和建議，增強(qiáng)決策的科學(xué)性，這是秘書工作的深層職能任務(wù);辦事職能是直接協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理、處理具體事務(wù)，這是秘書工作的基礎(chǔ)職能任務(wù)。
(三)按照“三化”要求：一是“規(guī)范化”，即秘書部門的工作標(biāo)準(zhǔn)，工作程序都要符合一定的規(guī)格、格式。二是“制度化”，即要制定秘書人員共同遵守的行動(dòng)準(zhǔn)則，以嚴(yán)密的制度對(duì)秘書工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效制約。三是“科學(xué)化”，即要遵循秘書工作的客觀規(guī)律，尋求最優(yōu)工作方法和最佳工作程序。
(四)實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變：一是從注重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策、議大事、懂全局、管本行，使辦事辦文辦到實(shí)處，參謀工作參到點(diǎn)子上。二是從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。三是從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。四是從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性，提高工作預(yù)見性、有效性，創(chuàng)造性地開展工作。
(五)做好五項(xiàng)工作：一是根據(jù)上級(jí)部門的決策、意圖
和中心工作起草工作計(jì)劃、總結(jié)和報(bào)告，擬定各項(xiàng)管理制度;幫助領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿或講話提綱。二是做好領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議、綜合性會(huì)議的準(zhǔn)備工作。三是開展調(diào)查研究工作，檢查、了解所屬業(yè)務(wù)部門、職能單位貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決議、部署的情況。四是全方位收集、整理信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息來源。五是做好政策落實(shí)的督辦工作，及時(shí)反饋督查情況，確保工作事事有著落，件件有回音。
二、發(fā)揮作用，提高工作的能動(dòng)性
辦公室秘書工作主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理文件、掌握信息、研究制定政策、辦理日常事務(wù)等，其性質(zhì)主要是輔助性的，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在領(lǐng)導(dǎo)工作中起著十分重要的作用。秘書工作的作用，就是指秘書工作的意義的位臵。
(一)樞紐作用
秘書在領(lǐng)導(dǎo)工作中起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞紐作用。秘書工作的樞紐作用能否充分發(fā)揮，取決于兩個(gè)方面：其一，秘書工作不能僅僅停留在“傳達(dá)”上，必須對(duì)信息進(jìn)行綜合加工處理。其二，秘書工作的樞紐作用是否充分發(fā)揮還取決于是否理順縱向橫向的各種關(guān)系，是否采取科學(xué)的管理方法。
(二)助手作用
秘書工作的助手作用，是從它與領(lǐng)導(dǎo)工作的最直接關(guān)系上來說的，主要指的是為領(lǐng)導(dǎo)辦事，具體體現(xiàn)在許多方面，如辦文、辦會(huì)、辦信、接待等等事務(wù)性工作。秘書工作的助手作用能否充分發(fā)揮，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，如撰擬文件，從起草到核稿要正確反映領(lǐng)導(dǎo)的意圖，如果能及時(shí)準(zhǔn)確地處理好各種公文，使領(lǐng)導(dǎo)從文山中脫離出來，就起到了幫助領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的作用。充分發(fā)揮秘書的助手作用可以創(chuàng)造條件讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。關(guān)鍵要不斷提高工作的主動(dòng)性、預(yù)見性，克服那種以為秘書工作就是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)，凡是領(lǐng)導(dǎo)未直接交辦的事就不用辦的片面認(rèn)識(shí)。
(三)參謀作用
體現(xiàn)在秘書工作的各個(gè)方面。最突出地體現(xiàn)在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助工作上，做好決策前信息收集，提出建議和辦法;在決策中提出調(diào)整、補(bǔ)充意見;在決策后收集反饋意見，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等。秘書工作參謀職能的發(fā)揮是建立在日常辦事工作的基礎(chǔ)上的，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)工作提供咨詢服務(wù)，及時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)需要的各種資料信息，提供各種咨詢建議。
(四)協(xié)調(diào)作用
一是綜合各單位各方面的進(jìn)展情況，為領(lǐng)導(dǎo)掌握全局提供條件;二是協(xié)調(diào)各職能部門的工作計(jì)劃和節(jié)奏;三是協(xié)調(diào)本單位和外單位之間的關(guān)系;四是協(xié)調(diào)單位和社區(qū)之間的關(guān)系;五是協(xié)調(diào)人際關(guān)系，包括上下左右內(nèi)外的人際關(guān)系;六是協(xié)調(diào)處理日常事務(wù)工作，如會(huì)議組織、車輛安排等。秘書的協(xié)調(diào)工作具有重要的促進(jìn)全局健康的意義，因此，作用是否得到良好發(fā)展，也是衡量秘書工作好壞的一個(gè)重要標(biāo)志。
(五)窗口作用
人們往往把秘書看成是代表領(lǐng)導(dǎo)和單位的。因此，秘書工作者的形象如何、工作狀態(tài)如何、作風(fēng)如何，直接影響到人們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的印象和評(píng)價(jià)。秘書工作者要注意自身的修養(yǎng)，在各項(xiàng)工作中起表率作用，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。
三、把握原則，強(qiáng)化工作的自覺性
秘書位居領(lǐng)導(dǎo)“近身”，承擔(dān)輔佐領(lǐng)導(dǎo)工作的種.種責(zé)任，這就決定了秘書工作的基本原則是：盡職不越權(quán)、尊重不奉承、補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)、服從不盲從、溝通不閉塞。
(一)盡職不越權(quán)
主要有三層含義：一是把握好秘書工作發(fā)揮作用的“邊界”，明確秘書工作的職責(zé)。既要反對(duì)自以為是，固執(zhí)己見，干擾和影響領(lǐng)導(dǎo)工作的決策;又要反對(duì)對(duì)問題輕率表態(tài)，以“二首長”自居而發(fā)號(hào)施令等越權(quán)傾向;也要反對(duì)唯唯諾諾、明哲保身、消極怠工等失職行為。二是把握好秘書發(fā)揮作用的“適度點(diǎn)”。這集中體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，秘書應(yīng)該不管其決策同自己原先提供的決策草案是否一致，都要無條件貫徹并實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，否則，就是“越權(quán)”。三是把握好秘書的職業(yè)身份特征。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀，必須選擇好與之相適應(yīng)的語言表達(dá)和行為方式，說話得體，行為得當(dāng)。
(二)尊重不奉承
理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是秘書工作者事事碰到，需時(shí)時(shí)注意、處處謹(jǐn)慎的事情，也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原則是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事;不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠(yuǎn)誰，聽從誰、不聽從誰的行為;更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗(yàn)的革命同志式的純潔、真誠的友誼。
(三)補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)
秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)?首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時(shí)，只能被動(dòng)地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動(dòng)地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關(guān)系上的愛護(hù)，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對(duì)另一邊的材料，對(duì)某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺(tái)，擴(kuò)大分歧，加深矛盾。
(四)服從不盲從
秘書工作是上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個(gè)重要位臵，就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車，按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進(jìn)。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。“分析”有兩層意思：一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強(qiáng)執(zhí)行的信心;二是從分析中拾遺補(bǔ)缺，起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對(duì)一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)謀私的點(diǎn)子或行為，不僅不能辦，還要堅(jiān)決抵制和反對(duì)。
(五)溝通不閉塞
秘書工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。因此，領(lǐng)導(dǎo)與秘書雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對(duì)接”的工作語言。一是秘書要能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題;二是秘書要能夠及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供他最為關(guān)心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平;三是要重視反饋，秘書要肩負(fù)起督促、跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責(zé)任，并隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù);四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當(dāng)前的中心工作是什么?亟待解決的問題有哪些，解決問題的切入點(diǎn)在哪里，秘書要了熟于心，即可相應(yīng)做些準(zhǔn)備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見性，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。
總之，辦公室秘書工作不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)辦公室工作帶來被動(dòng)或造成損失。也就是說，辦公室秘書工作開展得如何，將直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)任務(wù)的完成。只有增強(qiáng)全局觀念和協(xié)調(diào)能力，自覺履行崗位職責(zé)，積極、主動(dòng)、創(chuàng)造性地做好本職工作，才能不斷提高工作效率，按時(shí)完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。
辦公室秘書人員如何做好會(huì)務(wù)工作
作為承擔(dān)一個(gè)單位各部門協(xié)調(diào)樞紐職能的辦公室，其重要性顯而易見。它溝通上下、銜接左右、聯(lián)系內(nèi)外，推動(dòng)單位各部門之間工作相互配合，其工作效率和服務(wù)質(zhì)量的高低直接影響到單位的改革發(fā)展。辦公室秘書是辦公室工作內(nèi)容的執(zhí)行者。作為辦公室秘書，應(yīng)該始終將全面提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量作為工作宗旨，以適應(yīng)單位改革發(fā)展的新形勢(shì)新任務(wù)，維護(hù)單位改革發(fā)展大局，保障科研創(chuàng)新任務(wù)的實(shí)現(xiàn)。會(huì)務(wù)工作是辦公室秘書的主要工作職責(zé)，它要求秘書人員必須具備出色的組織協(xié)調(diào)能力。筆者現(xiàn)結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，就如何做好辦公室會(huì)務(wù)工作這一課題作簡要闡述。
1 辦公室會(huì)務(wù)工作概述
會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的組織、保障和服務(wù)工作。開展會(huì)務(wù)工作，一般需要領(lǐng)導(dǎo)者、參會(huì)者和服務(wù)者三方配合。
會(huì)議的級(jí)別和內(nèi)容決定著會(huì)務(wù)工作的繁簡程度。也就是說，等級(jí)越高、內(nèi)容越重要的回憶，所涉及的會(huì)務(wù)工作越繁重。小型會(huì)議只須做好會(huì)議時(shí)間、議題的前期通知和會(huì)中記錄即可，會(huì)務(wù)工作較為簡單;與會(huì)人數(shù)較少的決策性會(huì)議比較重要，一定要按部就班的進(jìn)行組織和協(xié)調(diào);大型會(huì)議，會(huì)務(wù)內(nèi)容繁重，要求專設(shè)工作組提前進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)工作。
2 辦公室會(huì)務(wù)工作流程
為了進(jìn)一步搞好辦公室會(huì)務(wù)工作，筆者現(xiàn)結(jié)合辦公室會(huì)務(wù)工作特點(diǎn)，提出五方面要求。
一是要進(jìn)一步明確責(zé)任分工，確保工作任務(wù)分解落實(shí)到位;
二是要進(jìn)一步加強(qiáng)溝通交流，做到相互補(bǔ)臺(tái)、相互提醒;
三是要進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)，辦公室工作無小事，考慮問題必須更加周到、更加細(xì)致;
四是要進(jìn)一步規(guī)范工作程序，確保各項(xiàng)工作規(guī)范化、制度化;
五是要進(jìn)一步增強(qiáng)擔(dān)當(dāng)意識(shí)，切實(shí)提高辦公室“三服務(wù)”的能力和水平。具體來講，應(yīng)該穩(wěn)步落實(shí)會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)調(diào)以及會(huì)后總結(jié)工作。
2.1 會(huì)前籌措，精心準(zhǔn)備
要做好會(huì)務(wù)工作必須有目標(biāo)、有計(jì)劃，準(zhǔn)備充分。會(huì)務(wù)工作的成效，主要取決于前期準(zhǔn)備是否細(xì)致。
首先，應(yīng)該協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會(huì)議議題。
其次，根據(jù)預(yù)算合理安排經(jīng)費(fèi)。比如場地、設(shè)備、會(huì)議用品、資料、食宿、交通等。
第三，制定會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容所做的順序排列。會(huì)議日程是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體安排，一般采用表格形式。一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確。讓與會(huì)者一目了然。
第四，做好與會(huì)人員范圍的確定。要按會(huì)議的規(guī)格檔次及議題內(nèi)容確定參會(huì)人員。
第五，做好會(huì)議通知的發(fā)送。按照確定的參會(huì)人員范圍擬定參會(huì)人員名單。發(fā)送通知時(shí)，要落實(shí)到位。建議將會(huì)議場地、與會(huì)時(shí)間、參加人等項(xiàng)目列一清單，根據(jù)清單項(xiàng)目一一落實(shí)場地準(zhǔn)備工作和通知事由。通知單上附會(huì)議通知回執(zhí)，確定最終的與會(huì)人數(shù)，以便合理安排食宿。
第六，提前準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料通常涉及領(lǐng)導(dǎo)的演講稿、總結(jié)性的材料、會(huì)議報(bào)告等，盡量提前給領(lǐng)導(dǎo)修改、審稿。另外，應(yīng)該做好會(huì)議文件材料的復(fù)制及分裝工作。
第七，做好會(huì)場布置。主要包括主席臺(tái)的設(shè)置、座次安排，會(huì)議用品的準(zhǔn)備(桌椅、茶具、音響設(shè)備、照明、通訊、攝影器材等)都要提前備好。只有做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作才能保證會(huì)議的順利召開。
2.2 會(huì)中協(xié)調(diào)，做好組織管理服務(wù)
做好會(huì)議行政事務(wù)性工作。主要包括與會(huì)人員的接送、交通、食宿安排、后勤保障等工作，要落實(shí)責(zé)任到人。
①做好會(huì)議的報(bào)到、簽到工作，禮貌熱情的接待與會(huì)人員;并對(duì)報(bào)到人員的電話聯(lián)系方式進(jìn)行詳細(xì)登記，以備隨時(shí)取得聯(lián)系;將發(fā)放的材料準(zhǔn)備充分，發(fā)送給與會(huì)人員。
②做好會(huì)議的記錄工作，秘書人員在做好會(huì)議原始記錄的同時(shí)，建議進(jìn)行現(xiàn)場錄音或錄像，以免遺漏重要內(nèi)容。
③注意會(huì)場內(nèi)外的保衛(wèi)與工作，包括會(huì)場秩序的維護(hù)等。這些都是會(huì)務(wù)人員在會(huì)務(wù)工作中需要注意的事項(xiàng)。所以會(huì)中階段會(huì)務(wù)工作的關(guān)鍵是協(xié)助與控制。
2.3 會(huì)后及時(shí)總結(jié)整理
會(huì)后，會(huì)務(wù)人員送別參會(huì)人員，清場后結(jié)算經(jīng)費(fèi)，整理會(huì)議資料并及時(shí)把信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)。這些工作處理的好壞直接關(guān)系到會(huì)議的質(zhì)量。所以會(huì)務(wù)人員既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于接待、應(yīng)對(duì)辦事的組織者。在各部分之間分工明確各負(fù)其責(zé)的同時(shí)，還必須密切配合，通力協(xié)作，以確保步調(diào)一致，提高工作效率。
3 結(jié)語
總之，做好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的準(zhǔn)備、安排與落實(shí)是保證會(huì)議成功的前提，實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、密切協(xié)作、相互配合、步調(diào)一致，才能確保把會(huì)務(wù)工作組織好，使會(huì)議高質(zhì)量、高效率取得圓滿成功。
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