董事長秘書日常工作
董事長秘書聽起來會(huì)不會(huì)有種一人之下萬人之上的感覺呢?讓我們一起來了解一下關(guān)于董事長秘書的工作吧，下面是小編為你整理的董事長秘書日常工作，希望對(duì)你有用!
董事長秘書的日常
一、處理董事長總經(jīng)辦日常工作事務(wù)
1、董事長辦公室文件分類整理。
2、董事長辦公室日常清潔衛(wèi)生。
3、注重個(gè)人素質(zhì)、著裝形象，言談舉止，講話時(shí)注意場合地點(diǎn)。
4、手機(jī)必須保持24小時(shí)開機(jī)，因公事隨叫隨到。
5、接聽電話，謹(jǐn)慎妥當(dāng)應(yīng)答，必須做好電話記錄。
6、董事長出差期間隨行，并安排好吃、住、行的全部工作。
7、掌握好董事長的日常安排，做好接見訪客預(yù)約及登記工作。
二、正式文件的處理。
1、匯總各部門的月工作所完成的下達(dá)任務(wù)完成的準(zhǔn)確性。
2、起草、打印、登記和存檔總經(jīng)辦簽發(fā)文件。
3、收發(fā)傳真，并及時(shí)交由總經(jīng)辦處理。
4、匯總各部門報(bào)銷單等相關(guān)文件定時(shí)交由董事長簽字確認(rèn)。
三、組織安排及接見事項(xiàng)
1、協(xié)助的協(xié)調(diào)和工作任務(wù)下達(dá)的作用。
2、協(xié)助總經(jīng)辦對(duì)公司運(yùn)作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系。
3、協(xié)調(diào)部門與部門之間的矛盾，并進(jìn)行臨時(shí)處理。
4、下傳董事長下達(dá)的月任務(wù)目標(biāo)及上傳各部門情況、問題及意見。 行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作，并及時(shí)做好登記。
5、配合董事長處理外部公共關(guān)系，必要時(shí)出席適量的宴會(huì)應(yīng)酬。
四、相關(guān)會(huì)議工作
1、跟進(jìn)落實(shí)公司董事會(huì)總經(jīng)辦會(huì)議等公司會(huì)議紀(jì)要。
2、起草整理公司董事會(huì)會(huì)議材料，及開會(huì)前必要的布置準(zhǔn)備工作。
3、做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。
五、根據(jù)部隊(duì)的保密守則保守公司秘密。
六、董事長助理對(duì)各部門工作協(xié)調(diào)和工作任務(wù)下達(dá)的作用。
1、協(xié)助總經(jīng)辦對(duì)公司運(yùn)作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系。
2、協(xié)調(diào)部門與部門之間的矛盾，并進(jìn)行臨時(shí)處理。
3、下傳董事長下達(dá)的月任務(wù)目標(biāo)及上傳各部門情況、問題及意見。
以上是指國內(nèi)企業(yè)董事長秘書的一般職能。
董事長秘書的含義和工作特征
董事秘書
對(duì)每一個(gè)上市公司而言，董事會(huì)秘書的身份特殊，同時(shí)又不可或缺。在上市公司董秘圈中，女性的身影逐漸活躍起 來，比例在近年來一直呈現(xiàn)穩(wěn)步增多勢(shì)頭。尤其在2009年創(chuàng)業(yè)板開通后，80后董秘成批出現(xiàn)，走向前臺(tái)。而更值得關(guān)注的是，在創(chuàng)業(yè)板上市公司的80后董秘中，女性的比例大增。據(jù)2011年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，女性約占到了一半。
在A股上市公司中，女董秘的比例近年呈穩(wěn)步提高態(tài)勢(shì)。以浙江為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)，在浙江245家A股上市公司中(包括2013年12月19日新上市的浙能電力)，至少有57位女董秘(不包括以董事長或總經(jīng)理身份臨時(shí)兼任董秘職務(wù)者)，占比近1/4。梳理浙江女董秘群體的部分細(xì)節(jié)，或能管窺這一特殊群體的概況。
列入統(tǒng)計(jì)的57位女董秘，有近半都曾擔(dān)任證券事務(wù)代表職務(wù)。她們平均年齡40歲，年齡最大的51歲，最小的只有29歲;年薪相差懸殊，最高達(dá)100萬元，最低者僅9.8萬元，平均年薪為32萬元;以所持股份市值計(jì)，身家最高者超過6億元，但仍有不少董秘沒有任何股份。
職業(yè)特征【(一) 秘書的職業(yè)】
服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性，知識(shí)化和專業(yè)化，年輕化和女性化
【(二) 秘書日益成為現(xiàn)代社會(huì)急需的軟人才】
秘書是“軟人才”中的代表之一。，秘書的職業(yè)通道很長，中國加入WTO，為秘書提供了更加無限廣闊的發(fā)展空間。
董事長秘書的工作特性，工作要求和工作職能
工作性質(zhì)
(一) 秘書的根本性質(zhì)——輔助性
輔助性是秘書部門天生的屬性，是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書工作的必然要求，是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的。
(二) 秘書工作的特征
與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：
1.中介性，秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨(dú)立性的輔助工作。
2.直接性，秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。
3.全面性，是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上和過程輔助的全面性上。
4.服務(wù)性，人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。
5.被動(dòng)性，秘書工作的的被動(dòng)性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職，秘書應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。
6.潛隱性，秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個(gè)方面：
活動(dòng)名義的假借性
活動(dòng)過程的幕后性
勞動(dòng)成果的潛在性
7.機(jī)密性，關(guān)于這點(diǎn)，我們將在后面具體闡述。
5工作要求
主要可概括為“四個(gè)轉(zhuǎn)變”和“六個(gè)要求”
(一) 秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”
秘書工作“三服務(wù)”(為中央服務(wù);為中央個(gè)部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù);為人民服務(wù))
秘書工作應(yīng)該發(fā)揮“四個(gè)作用”(參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用)
實(shí)現(xiàn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變
1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策;
2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;
3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)：
4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個(gè)轉(zhuǎn)變其實(shí)是對(duì)秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國家秘書工作的特點(diǎn)。
(二) 秘書工作的六個(gè)強(qiáng)調(diào)
強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作，強(qiáng)調(diào)信息工作，強(qiáng)調(diào)信訪工作，強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作，強(qiáng)調(diào)督察工作，強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作
6工作內(nèi)容
職能和職責(zé)的區(qū)別
職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動(dòng)中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問題
職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動(dòng)所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。
(一) 秘書的職能
1.輔助決策
(1) 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。
(2) 輔助決策的特征：體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
輔助內(nèi)容的綜合性，輔助時(shí)間的經(jīng)常性，輔助環(huán)節(jié)的全過程性，(3) 輔助決策的原則
超前原則，定位原則，信息原則，諫諍原則
(4) 輔助決策的過程
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋
2.協(xié)調(diào)關(guān)系
(1) 協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。
(2) 協(xié)調(diào)關(guān)系的特征
從屬性，廣泛性，間接性
(3) 協(xié)調(diào)關(guān)系的原則
政策指導(dǎo)，客觀公正，平等協(xié)商，注重整體，靈活適度
(4) 協(xié)調(diào)關(guān)系的過程
摸清情況，找出癥結(jié)，恰當(dāng)協(xié)調(diào)，督促落實(shí)，檢查反饋
3.處理信息
(1) 處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。
(2) 處理信息的原則
及時(shí)性原則，保真性原則，適用性原則，預(yù)測性原則
(3) 處理信息的內(nèi)容
歷史信息，上級(jí)信息，內(nèi)部信息，公眾信息，社會(huì)信息
(4) 處理信息的過程
信息的收集，信息的加工，信息的傳遞，信息的反饋，信息的儲(chǔ)存
4.辦理事務(wù)
(1) 辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。
(2) 辦理事務(wù)的特征
綜合性，服務(wù)性，繁瑣性，突擊性
(3) 辦理事務(wù)的原則
被動(dòng)中求主動(dòng)，原則中求靈活，繁雜中求規(guī)范
(4) 辦理事務(wù)的程序
自然程序，理論程序，指令程序，法定程序，技術(shù)程序，習(xí)慣程序
【(二)秘書的職責(zé)】
大致也有以下11個(gè)方面：
日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)
接待事務(wù)(來訪接待、安排服務(wù)等)
會(huì)議事務(wù)(會(huì)議安排、會(huì)場布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等)
行政事務(wù)
信訪事務(wù)(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)
調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)
文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)
寫作事務(wù)(各種文體的寫作)
協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)
督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況)
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