董事長秘書日常工作
董事長秘書日常工作
董事長秘書聽起來會不會有種一人之下萬人之上的感覺呢?讓我們一起來了解一下關于董事長秘書的工作吧，下面是學習啦小編為你整理的董事長秘書日常工作，希望對你有用!
董事長秘書的日常
一、處理董事長總經(jīng)辦日常工作事務
1、董事長辦公室文件分類整理。
2、董事長辦公室日常清潔衛(wèi)生。
3、注重個人素質(zhì)、著裝形象，言談舉止，講話時注意場合地點。
4、手機必須保持24小時開機，因公事隨叫隨到。
5、接聽電話，謹慎妥當應答，必須做好電話記錄。
6、董事長出差期間隨行，并安排好吃、住、行的全部工作。
7、掌握好董事長的日常安排，做好接見訪客預約及登記工作。
二、正式文件的處理。
1、匯總各部門的月工作所完成的下達任務完成的準確性。
2、起草、打印、登記和存檔總經(jīng)辦簽發(fā)文件。
3、收發(fā)傳真，并及時交由總經(jīng)辦處理。
4、匯總各部門報銷單等相關文件定時交由董事長簽字確認。
三、組織安排及接見事項
1、協(xié)助的協(xié)調(diào)和工作任務下達的作用。
2、協(xié)助總經(jīng)辦對公司運作與各職能部門進行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關系。
3、協(xié)調(diào)部門與部門之間的矛盾，并進行臨時處理。
4、下傳董事長下達的月任務目標及上傳各部門情況、問題及意見。 行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作，并及時做好登記。
5、配合董事長處理外部公共關系，必要時出席適量的宴會應酬。
四、相關會議工作
1、跟進落實公司董事會總經(jīng)辦會議等公司會議紀要。
2、起草整理公司董事會會議材料，及開會前必要的布置準備工作。
3、做好會前準備工作。
五、根據(jù)部隊的保密守則保守公司秘密。
六、董事長助理對各部門工作協(xié)調(diào)和工作任務下達的作用。
1、協(xié)助總經(jīng)辦對公司運作與各職能部門進行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關系。
2、協(xié)調(diào)部門與部門之間的矛盾，并進行臨時處理。
3、下傳董事長下達的月任務目標及上傳各部門情況、問題及意見。
以上是指國內(nèi)企業(yè)董事長秘書的一般職能。
董事長秘書的含義和工作特征
董事秘書
對每一個上市公司而言，董事會秘書的身份特殊，同時又不可或缺。在上市公司董秘圈中，女性的身影逐漸活躍起 來，比例在近年來一直呈現(xiàn)穩(wěn)步增多勢頭。尤其在2009年創(chuàng)業(yè)板開通后，80后董秘成批出現(xiàn)，走向前臺。而更值得關注的是，在創(chuàng)業(yè)板上市公司的80后董秘中，女性的比例大增。據(jù)2011年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，女性約占到了一半。
在A股上市公司中，女董秘的比例近年呈穩(wěn)步提高態(tài)勢。以浙江為例，據(jù)統(tǒng)計，在浙江245家A股上市公司中(包括2013年12月19日新上市的浙能電力)，至少有57位女董秘(不包括以董事長或總經(jīng)理身份臨時兼任董秘職務者)，占比近1/4。梳理浙江女董秘群體的部分細節(jié)，或能管窺這一特殊群體的概況。
列入統(tǒng)計的57位女董秘，有近半都曾擔任證券事務代表職務。她們平均年齡40歲，年齡最大的51歲，最小的只有29歲;年薪相差懸殊，最高達100萬元，最低者僅9.8萬元，平均年薪為32萬元;以所持股份市值計，身家最高者超過6億元，但仍有不少董秘沒有任何股份。
職業(yè)特征【(一) 秘書的職業(yè)】
服務的直接性和穩(wěn)定性，知識化和專業(yè)化，年輕化和女性化
【(二) 秘書日益成為現(xiàn)代社會急需的軟人才】
秘書是“軟人才”中的代表之一。，秘書的職業(yè)通道很長，中國加入WTO，為秘書提供了更加無限廣闊的發(fā)展空間。
董事長秘書的工作特性，工作要求和工作職能
工作性質(zhì)
(一) 秘書的根本性質(zhì)——輔助性
輔助性是秘書部門天生的屬性，是領導工作對秘書工作的必然要求，是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的。
(二) 秘書工作的特征
與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：
1.中介性，秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。
2.直接性，秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上。
3.全面性，是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上和過程輔助的全面性上。
4.服務性，人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。
5.被動性，秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職，秘書應在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。
6.潛隱性，秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個方面：
活動名義的假借性
活動過程的幕后性
勞動成果的潛在性
7.機密性，關于這點，我們將在后面具體闡述。
5工作要求
主要可概括為“四個轉(zhuǎn)變”和“六個要求”
(一) 秘書工作的“四個轉(zhuǎn)變”
秘書工作“三服務”(為中央服務;為中央個部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務;為人民服務)
秘書工作應該發(fā)揮“四個作用”(參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用)
實現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變
1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策;
2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;
3.從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃眨?/p>
4.從憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W化管理。這四個轉(zhuǎn)變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達國家秘書工作的特點。
(二) 秘書工作的六個強調(diào)
強調(diào)調(diào)查研究工作，強調(diào)信息工作，強調(diào)信訪工作，強調(diào)協(xié)調(diào)工作，強調(diào)督察工作，強調(diào)黨務、政務服務工作
6工作內(nèi)容
職能和職責的區(qū)別
職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應當做什么的問題
職能則是秘書人員在職責范圍內(nèi)一切活動所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應當怎樣做的問題。
(一) 秘書的職能
1.輔助決策
(1) 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。
(2) 輔助決策的特征：體現(xiàn)在以下幾個方面：
輔助內(nèi)容的綜合性，輔助時間的經(jīng)常性，輔助環(huán)節(jié)的全過程性，(3) 輔助決策的原則
超前原則，定位原則，信息原則，諫諍原則
(4) 輔助決策的過程
協(xié)助領導確定目標，協(xié)助領導設計方案，協(xié)助領導評優(yōu)選優(yōu)，協(xié)助領導實施反饋
2.協(xié)調(diào)關系
(1) 協(xié)調(diào)關系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)組織目標的行為過程。
(2) 協(xié)調(diào)關系的特征
從屬性，廣泛性，間接性
(3) 協(xié)調(diào)關系的原則
政策指導，客觀公正，平等協(xié)商，注重整體，靈活適度
(4) 協(xié)調(diào)關系的過程
摸清情況，找出癥結，恰當協(xié)調(diào)，督促落實，檢查反饋
3.處理信息
(1) 處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。
(2) 處理信息的原則
及時性原則，保真性原則，適用性原則，預測性原則
(3) 處理信息的內(nèi)容
歷史信息，上級信息，內(nèi)部信息，公眾信息，社會信息
(4) 處理信息的過程
信息的收集，信息的加工，信息的傳遞，信息的反饋，信息的儲存
4.辦理事務
(1) 辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。
(2) 辦理事務的特征
綜合性，服務性，繁瑣性，突擊性
(3) 辦理事務的原則
被動中求主動，原則中求靈活，繁雜中求規(guī)范
(4) 辦理事務的程序
自然程序，理論程序，指令程序，法定程序，技術程序，習慣程序
【(二)秘書的職責】
大致也有以下11個方面：
日常事務管理(辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理)
接待事務(來訪接待、安排服務等)
會議事務(會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等)
行政事務
信訪事務(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)
調(diào)查研究事務(搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇)
文書檔案事務(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)
寫作事務(各種文體的寫作)
協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關系等)
督察工作(督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況)
其他領導臨時交辦的任務