建筑企業(yè)秘書的服務(wù)空間

　　摘 要： 學(xué)習(xí)秘書學(xué)理論，加強(qiáng)秘書綜合素質(zhì)，發(fā)展秘書的空間把秘書學(xué)應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高服務(wù)能力。從通曉中文、政治、寫作、進(jìn)一步對經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、國家政策、市場動(dòng)態(tài)。進(jìn)行學(xué)習(xí)應(yīng)用，從中補(bǔ)充行政管理、企業(yè)管理、市場管理、人力資源，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)特別是公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，以應(yīng)付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對一個(gè)企業(yè)單位的印象和評價(jià)。隨著國家對西部的開發(fā)，與世界的市場接軌。

　　關(guān)鍵詞： 提高秘書的素質(zhì); 體現(xiàn)服務(wù)能力; 快速傳遞信息

　　秘書學(xué)理論知識(shí)具備超學(xué)科、軟學(xué)科、橫斷學(xué)科、綜合學(xué)科、比較學(xué)科，綜合應(yīng)用提高辦事效率，秘書學(xué)的發(fā)展過程中不斷創(chuàng)新，對施工企業(yè)的日常工作進(jìn)行換位思考，理論與工作實(shí)際完全不同，就需要我們進(jìn)行探索研究，秘書學(xué)的主要內(nèi)容進(jìn)行改革;1.從偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策。必須在我們自己的職責(zé)范圍內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的決策信息，不是自作主張;2.從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;處理事務(wù)項(xiàng)目員工認(rèn)可，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，不是走過程;3.從單憑我們的經(jīng)驗(yàn)主義轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理，理論聯(lián)系實(shí)際，及良好的企業(yè)管理制度，科學(xué)管理都必須滿足實(shí)際要求;4.從被動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)講究效率，服務(wù)與企業(yè)，服務(wù)與職工、服務(wù)是秘書的天職，建筑企業(yè)項(xiàng)目辦公室是公司直接控制傳達(dá)信息的窗口，必須快速準(zhǔn)確的隨時(shí)保持聯(lián)系。秘書要有良好責(zé)任心，不卑不亢不斷創(chuàng)新進(jìn)取，積極樂觀的思想作風(fēng)。

　　辦公自動(dòng)化等網(wǎng)絡(luò)熟練的掌握應(yīng)用。使無紙辦公，節(jié)約成本是從小事做起，多媒體傳遞信息，電子郵件，電子會(huì)議等，隨著社會(huì)信息化發(fā)展，建筑企業(yè)現(xiàn)場使用網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)控、以及采用先進(jìn)的RFID射頻識(shí)別技術(shù)，對隧道作業(yè)人員定位提高安全管理，結(jié)合從事的秘書類型不同，必須提高綜合辦公效率，多媒體的性能，及電子檔案必須具有先進(jìn)安全的技術(shù)和設(shè)備。倡導(dǎo)綠色辦公，對辦公設(shè)備制定合理的管理制度，科學(xué)管理設(shè)備的操作、維修、保養(yǎng)。正確的操作方法是必須掌握的基本常識(shí)。

　　公文管理不僅遵循嚴(yán)格的公文格式，而且對發(fā)文程序嚴(yán)格控制?？刂莆募某绦蛐裕瑢?shí)事求是與時(shí)俱進(jìn)對突發(fā)事件能冷靜快速正確的做出上報(bào)負(fù)責(zé)部門，根據(jù)情況形成書面材料。按領(lǐng)導(dǎo)或組織的意圖進(jìn)行擬稿，對擬好的初稿進(jìn)行核查，進(jìn)一步有負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽寫發(fā)文的具體意見。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿形成政力責(zé)任。公文正式印制前有辦公室發(fā)文，發(fā)文部門進(jìn)行復(fù)核。嚴(yán)格控制文件的發(fā)文字號(hào)。各部門發(fā)文必須有領(lǐng)導(dǎo)親自批準(zhǔn)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基本資料。建筑企業(yè)項(xiàng)目部辦公室要做好文件處理。提高企業(yè)合同管理的服務(wù)職責(zé)，簽發(fā)后的公件是直接面向社會(huì)的窗口，是代表公司的企業(yè)管理基礎(chǔ)和企業(yè)文化。最終秘書用印登記并應(yīng)用具體方式發(fā)送傳遞文件，快速傳遞信息，必須嚴(yán)格的遵守《新辦法》，秘書不僅要端正思想態(tài)度，而且要確保商業(yè)機(jī)密，守口如瓶。提高思想教育意識(shí)，發(fā)揮項(xiàng)目黨支部及團(tuán)支部的優(yōu)勢，做好企業(yè)機(jī)密以及人力資源管理。隨著科技快速發(fā)展帶來的人才競爭，不僅擁有人才，而且是具有高素質(zhì)的人才，守住我們建筑企業(yè)的商業(yè)秘密。必須常抓不懈，企業(yè)機(jī)密沒有大小，項(xiàng)目員工在日常工作中無意中就可以泄露企業(yè)機(jī)密。秘書有職責(zé)保守企業(yè)機(jī)密，重要是監(jiān)督教育項(xiàng)目員工提高保守企業(yè)秘密。對合同、財(cái)務(wù)、辦公室、物資等重要崗位人員加強(qiáng)管理。國際商業(yè)間諜不斷的上升，競爭的日趨激烈，商業(yè)間諜越來越多，而這些人的行為也給各大公司造成了驚人的損失。各項(xiàng)目部各辦公室都有可能隨時(shí)泄露企業(yè)機(jī)密，小到一句話，大到一張紙;在與外界人士交往中必須具備敏銳的思維維護(hù)商業(yè)秘密，辦公室計(jì)劃對全體職工進(jìn)行商業(yè)秘密培訓(xùn)，思想上固定商業(yè)秘密概念。對職工流動(dòng)多的項(xiàng)目部，秘書是發(fā)揮自己作用，進(jìn)行監(jiān)督商業(yè)秘密制度的執(zhí)行過程?？焖賯鬟f信息調(diào)動(dòng)全體職工遵守商業(yè)秘密，充分提高自身的綜合素質(zhì)。所以面對建筑行業(yè)嚴(yán)重形勢，應(yīng)該從嚴(yán)抓起，把涉及到的企業(yè)機(jī)密嚴(yán)格管理。

　　受法律保護(hù)有技術(shù)發(fā)明、新工藝、技術(shù)決定、新技術(shù)前預(yù)設(shè)計(jì);經(jīng)營秘密有開拓新市場的計(jì)劃措施，物資采購計(jì)劃，物資部的材料購買合同、財(cái)務(wù)狀況。項(xiàng)目部生產(chǎn)成本、利潤、調(diào)價(jià)方案、項(xiàng)目部招標(biāo)計(jì)劃、人員調(diào)動(dòng)、對外洽談的計(jì)劃。項(xiàng)目部必須根據(jù)實(shí)際情況準(zhǔn)確地具體地規(guī)定項(xiàng)目部的商業(yè)秘密范圍，商業(yè)秘密泄露后會(huì)帶來危害，甚至是一場災(zāi)難。同時(shí)把企業(yè)機(jī)密與反腐倡廉相結(jié)合，泄露企業(yè)機(jī)密也是一種腐敗行為，技術(shù)秘密的保護(hù)與經(jīng)營秘密的保護(hù)同等重要，要完善并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密措施。例如秘密技術(shù)圖紙不得超越范圍借用，在對外業(yè)的資料必須嚴(yán)格把關(guān)?？蛻艚坏馁Y料必須有領(lǐng)導(dǎo)各部門各處室鑒定后方可形成書面材料進(jìn)行洽談，至少與項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，嚴(yán)禁非管理資料員未經(jīng)批準(zhǔn)接觸任何單位資料。在辦公室以及接待室有可能將機(jī)密隨時(shí)外泄，秘密文件資料、復(fù)印件、打字蠟紙，電腦等內(nèi)存是否清除，傳真機(jī)的碳帶、打印機(jī)的紙帶不得隨意丟棄，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的技術(shù)資料進(jìn)行保護(hù)。對防火墻，殺毒軟件的應(yīng)用不斷更新?lián)Q代，不得在網(wǎng)絡(luò)上傳遞絕密的秘密資料，機(jī)密文件傳閱范圍明確。有專人負(fù)責(zé)傳閱。一旦泄露秘密及時(shí)向項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。做好機(jī)密泄露后的防備預(yù)案。加強(qiáng)文件保密期限和及時(shí)銷毀文件。

　　在項(xiàng)目部明確各項(xiàng)商業(yè)秘密保護(hù)的期限。執(zhí)行檔案管理過程中將商業(yè)秘密文件單獨(dú)建立檔案，建立檔案機(jī)構(gòu)。并對閱讀權(quán)限明確。應(yīng)將涉密文件的閱知范圍控制到最小;絕密文件只允許在保密室等安全的地方進(jìn)行內(nèi)部查閱，不得擅自閱讀不應(yīng)該閱讀的機(jī)密文件。項(xiàng)目部的機(jī)密性文件復(fù)印時(shí)必須在項(xiàng)目部進(jìn)行登記，必須有具體管理責(zé)任人批權(quán)力范圍內(nèi)閱，絕對機(jī)密級(jí)文件不得復(fù)制;必須復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)法人代表親自當(dāng)面批準(zhǔn)，有項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)簽字。涉密文件不再需要時(shí)必須立即清退或銷毀的審批權(quán)即和完善銷毀的記錄。這些工作我們能否完全作到最好;工作不理想該怎么處理，完全有一個(gè)自由的空間。舞臺(tái)上表演不是說臺(tái)詞就固定了，在表演過程中我們完全可以發(fā)揮自己的潛在能力。進(jìn)行插詞，能否達(dá)到最高的藝術(shù)效果就看自己的悟性。

　　控制文件傳閱范圍，兩手抓，“必要才知道”和分割原測，將與有關(guān)具體的范圍進(jìn)行閱知。從不同環(huán)節(jié)，不同部位，相關(guān)時(shí)行閱知，建立三秘兩不知，將秘密分為三部分進(jìn)行保存。在執(zhí)行管理制度過程中要嚴(yán)格執(zhí)行。在法律上沒有什么領(lǐng)導(dǎo)、職工之分。