秘書實務(wù)與案例分析
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秘書實務(wù)分析題如下
請柬發(fā)出之后
某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會， 發(fā)了請 柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光 臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。
接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極， 提前來到禮堂開會。 一看會場布置不像是開表彰會的 樣子， 經(jīng)詢問禮堂負責人才知道， 今天上午禮堂開報告會， 某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。 幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回 家去了。
事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與 禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前 一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。
但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門 道歉，但造成的不良影響也難以消除。
思考題：這個案例告訴秘書在會議準備時應(yīng)注意什么問題呢?
會議方案制訂
中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實現(xiàn)銷售額 8 億元 人民幣，產(chǎn)品
30%出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢頭，質(zhì)量管理也達到了同行業(yè) 的先進水平。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了 1 萬平方米廠房，增 加了 3 條國際先進的生產(chǎn)流水線，使顯示器年生產(chǎn)能力達到了 100 萬臺。 產(chǎn)量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設(shè)有 300 多個代理商， 為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展， 同時展示其即將推向市場的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能， 研 究如何擴大產(chǎn)品銷售等問題，公司領(lǐng)導(dǎo)決定 8 月 8 日一 10 日在上海市召開一次全國代理商 會議， 由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景; 研發(fā)部經(jīng)理介紹、 演示新產(chǎn)品的性能、 核心技術(shù)及測試結(jié)果; 生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況; 銷售部總監(jiān)介紹公 司產(chǎn)品的銷售情況; 公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、 銷售政策及開展銷售競賽評比等 事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗，最后表彰 50 家優(yōu)秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業(yè)，利用一個晚上的時間舉辦一場 聯(lián)歡晚會，安排代表游覽上海市內(nèi)的幾個景點。
為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上 海國際會議中心。同時各部門抽調(diào) 10 人組成大會籌備處，由張副經(jīng)理負責，具體工作包括 準備會議所需文件、材料，寄發(fā)會議通知，接待，安排食宿，布置會場，聯(lián)系上海國際會議 中心及旅游景點，預(yù)訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會，購置禮品等?？?經(jīng)理還特別強調(diào)，要在保證會議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩 好。
根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見，張副經(jīng)理立即從各部門抽調(diào)了 10 位同志成立了大會籌備處，并 召開了會務(wù)工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。
思考題：
1.為中迅顯示器有限公司代理商會議擬定一份會議方案。
2.根據(jù)會議的規(guī)模、層次和主題，會議籌備處應(yīng)具體劃分哪幾個小組展開準備工作。
3.以籌備處的名義提交一份本次會議經(jīng)費預(yù)算方案報總經(jīng)理審批。
4. 請根據(jù)會議的內(nèi)容制作一份會議日程表(要有日期、時間、內(nèi)容安排、地點、參加 入、負責人、備注等項)。
5.請根據(jù)會議內(nèi)容擬寫一份會議通知。
6.制作一份會議簽到單。
會場布置
菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國有老企業(yè)，年產(chǎn) 200 萬噸“龍”牌系列全價飼料，工藝設(shè)備 先進， 技術(shù)力量雄厚， 飼料產(chǎn)品系列配套， 特別是公司采用國際先進配方后， 生產(chǎn)的“龍” 牌 系列全價飼料含有畜禽生長所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營養(yǎng)素，具 有營養(yǎng)全、飼料省、長得快、防疾病等特點，為不同品種、不同生長階段的畜禽提供充足的 營養(yǎng)物質(zhì)。產(chǎn)品經(jīng)公司下屬的大壯豬場試驗飼養(yǎng)，外貿(mào)出口豬優(yōu)良品質(zhì)率名列全國前茅，產(chǎn) 品還被認定為全國優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。
再過一個月，就是企業(yè)成立 50 周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀念活動，一方
面回顧總結(jié)企業(yè) 50 年來走過的歷程，繼承和發(fā)揚當年艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和精神，另一方 面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展機遇。
在系列紀念活動中，安排了 4 次會議：
(
1)慶典大會。邀請市領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)、新聞記者、有關(guān)專家、客戶代表、退休老 職工，以及企業(yè)員工代表約 300 人出席。根據(jù)會議方案，主席臺將安排 3 位市領(lǐng) 導(dǎo)、2 位行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、2 位專家、1 位客戶代表、1 位退休老職工和企業(yè)總經(jīng)理、副 總經(jīng)理共 11 人就座。 (
2)報告會。請 2 位專家講授飼料行業(yè)的發(fā)展狀況、新技術(shù)及國外發(fā)展現(xiàn)狀等。會議規(guī) 模為 100 人。
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3)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會。邀請研究院所、高等院校及行業(yè)機構(gòu)的專家、學(xué)者以及金融 界人士 20 人與 15 名企業(yè)中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰(zhàn)略， 請專家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開出處方。
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4)勞動模范座談會。擬邀請企業(yè)內(nèi)各級勞動模范 11 人，與企業(yè) 4 位黨政領(lǐng)導(dǎo)及工會主席進行座談，回顧創(chuàng)業(yè)歷程，聽取勞模對企業(yè)發(fā)展的意見和建議。
本著節(jié)儉辦會的原則，根據(jù)公司的安排，4 次會議的會場布置均由公司秘書小武負責。
思考題：
1、實訓(xùn)分小組進行，每個小組確定一名負責人。
2、每個小組在四個會場中任選一個會場進行仿真布置。 要按真實會場布置的要求進行實訓(xùn)，并達到：
1.布置慶典大會會場要熱烈、隆重。
2.布置報告會會場要莊重、美觀。
3.布置研討會會場要莊重、舒適。
4.布置座談會會場要輕松、和緩。
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