秘書的最基本條件

　　做好一個秘書所需要具備的基本條件有哪些呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的秘書的最基本條件，希望對你有用!

　　秘書的最基本條件

　　一、 熟悉企業(yè)文化、了解公司整體工作流程。

　　二、 了解秘書的職責(zé)、工作內(nèi)容、工作權(quán)限。

　　三、 在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)

　　樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷充實自己，提高自身能力，注重平時積累。學(xué)會取長補(bǔ)短，總結(jié)實踐經(jīng)驗，克服自己的缺點(diǎn)，豐富自己的能力。在工作中積極領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)精神，爭取不出現(xiàn)大的錯誤，能夠及時有效的處理各種日常事務(wù)，提高自己的各方面能力。

　　四、 秘書要具備專業(yè)素質(zhì)

　　1、 寫作能力

　　文字表達(dá)能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書從事各種應(yīng)用文的寫作，要求熟練掌握各種應(yīng)用文體的寫作技巧，迅速準(zhǔn)確地撰寫出觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)嚴(yán)禁、表達(dá)流暢、格式規(guī)范、文筆精練的各類應(yīng)用文。一定要掌握各類文稿格式、行文和內(nèi)容要求，從謀篇布局，遣詞造句，行文格式，甚至是標(biāo)點(diǎn)符號，都要認(rèn)真揣摩，細(xì)致研究，逐字逐句推敲，力爭做到完美。

　　2、 言談能力

　　語言能力是秘書的基本功之一。秘書人員語言能力的基本要求是：鮮明準(zhǔn)確，簡練明晰，口齒清楚，語速適中，措辭得體，切合身份。

　　3、 辨別是非能力

　　秘書人員工作于領(lǐng)導(dǎo)身邊，又介于領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調(diào)、接待來訪、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當(dāng)。

　　4、 分析綜合能力

　　分析綜合，就是要善于透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從個別的事物中找出他們的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律性。秘書人員能否較好地發(fā)揮參謀助手的作用，很大程度上取決于分析綜合能力的強(qiáng)弱。因此，秘書要自覺以科學(xué)的理論來指導(dǎo)自己的工作，提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物，盡量做到舉一反三，觸類旁通。

　　5、 隨機(jī)應(yīng)變能力

　　秘書承擔(dān)大量事物性工作，常會出現(xiàn)一些意外的情況，這就要求秘書人員要有遇事不慌、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要機(jī)動靈活。

　　6、 協(xié)調(diào)能力

　　搞好協(xié)調(diào)是秘書部門的一項經(jīng)常性工作。秘書人員的協(xié)調(diào)能力是指在領(lǐng)導(dǎo)的交辦下，積極主動地溝通信息，調(diào)節(jié)關(guān)系，統(tǒng)一步調(diào)，促進(jìn)工作靈活運(yùn)行，提高工作效率。一是對上協(xié)調(diào)，樹立全局意識。要站得高，看得遠(yuǎn)，想得深。二是橫向協(xié)調(diào)，樹立商量意識。凡是由秘書辦的事情，在醞釀、處理、決策之前，都要注意及時與有關(guān)部門協(xié)商溝通。三是對下協(xié)調(diào)，要樹立服務(wù)意識。在協(xié)調(diào)中要謙虛謹(jǐn)慎，擺正位臵，搞好服務(wù)，出好主意。

　　五、 秘書一定要有良好的道德品質(zhì)

　　秘書，一定要有良好的道德品質(zhì)，踏實肯干，敬業(yè)奉獻(xiàn)，堂堂正正做人，踏踏實實做事，在工作中一定要主動、細(xì)心、周到、忠誠。工作要一絲不茍，言談舉止要得體，都是一個合格秘書應(yīng)該具備的素質(zhì)。

　　秘書的職業(yè)素養(yǎng)

　　市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶動了秘書專業(yè)人才需求市場的升溫，各行各業(yè)都離不開秘書人員的作用。秘書在我國只要是指為黨和政府機(jī)關(guān)，社會團(tuán)體或個人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。因此，秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)對秘書作用的發(fā)揮，輔助和服務(wù)職能水平很關(guān)鍵。雖然秘書總體可以劃分為：政務(wù)性秘書、事務(wù)性秘書、專業(yè)性秘書。這三類秘書所要求的專業(yè)技能各不相同，但是秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)具有共同點(diǎn)。下面我就從幾個方面進(jìn)行總結(jié)。

　　一、知識素養(yǎng)

　　知識素質(zhì)是指一個人在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識、技能等方面，經(jīng)過長期鍛煉、學(xué)習(xí)所達(dá)到的一定水平。由于秘書日常工作瑣碎繁雜，要求秘書人員成為綜合性人才，廣泛涉獵，既有過硬的專業(yè)知識，又要有廣博的知識面。

　　第一、基礎(chǔ)知識。包括政治、文學(xué)、法律、歷史、地理等相關(guān)知識，雖然這些知識看似可有可無，但卻在無形中散發(fā)出魅力，有助于人際關(guān)系、工作能力的提升。比如時事政治相關(guān)知識，秘書人員在公文寫作過程中，應(yīng)該結(jié)合國家有關(guān)政策規(guī)定起草文件，了解相關(guān)領(lǐng)域規(guī)范，忌與政府政策、國家大政方針相抵觸。

　　第二、專業(yè)知識。在許多高等學(xué)校教育中，秘書專業(yè)的專業(yè)基礎(chǔ)課程包括：公文寫作、檔案管理、秘書實務(wù)、秘書禮儀等課程，筆者非常認(rèn)同，秘書人員的“筆桿子”、參謀助手的作用都需要扎實的專業(yè)技能知識，是秘書人員知識素養(yǎng)金字塔的底基。其中，寫作能力最為

　　單位、領(lǐng)導(dǎo)所看重，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位日常公文寫作，企業(yè)、團(tuán)體的宣傳報道，會議、活動的策劃，演講等都需要秘書能夠揮灑自如。 第三、輔助知識。包括餐桌禮儀、接待導(dǎo)游、外語翻譯、風(fēng)俗習(xí)慣等，這些知識都需要秘書人員的用心積累，豐富的輔助可能會彌補(bǔ)基礎(chǔ)、專業(yè)知識的不足，幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)不必要的負(fù)擔(dān)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠更專心地處理重要的事物。比如，在酒席上，需要秘書人員能夠營造和諧融洽的氛圍，使來客賓至如歸，同時適當(dāng)?shù)奶骖I(lǐng)導(dǎo)擋酒，為領(lǐng)導(dǎo)及來客添杯換盞，介紹菜系等都屬于秘書人員應(yīng)該做的事情。

　　二、能力素養(yǎng)

　　能力是直接影響活動的效率，是活動順利完成的個性心理特征。企業(yè)高層管理者都希望找到一個具備全面能力的全才型秘書，來減輕負(fù)擔(dān)更好的輔助開展工作。因此，要求秘書人員具備多種能力，包括文字表達(dá)能力、外語能力、應(yīng)變能力、邏輯思維力等，以下按照重要性來總結(jié)秘書人員應(yīng)具備的能力素養(yǎng)。

　　第一、組織協(xié)調(diào)能力

　　秘書起上傳下達(dá)的橋梁作用，是聯(lián)系各部門和領(lǐng)導(dǎo)之間的使者。一方面，在領(lǐng)導(dǎo)決策前，秘書人員需要通過與各部門溝通，了解各部門情況信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息咨詢。另一方面，在領(lǐng)導(dǎo)作出決定后，需要各部門共同去執(zhí)行，并跟蹤執(zhí)行情況及時反饋。這些都需要秘書人員具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，與各部門保持良好的關(guān)系。

　　第二、記憶力

　　記憶是指人腦對過去感知過、經(jīng)歷過的事物的反應(yīng)。秘書所從事的工作是事務(wù)性工作，需要細(xì)心和記憶能力。公司人員名單、項目客戶名冊、領(lǐng)導(dǎo)的日程安排、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事都需要有強(qiáng)大的記憶力去完成，稍有差池就會釀成大禍。

　　第三、應(yīng)變能力

　　面對突發(fā)情況，要求能及時做出反應(yīng)，快速應(yīng)對。秘書人員直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，因此秘書人員工作涉及面廣，需要陪同與各種各樣的人打交道，而在工作中常常會出現(xiàn)一些意想不到的事情，需要秘書人員能夠靈活應(yīng)變。面對領(lǐng)導(dǎo)的含糊其辭時，需要秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)心里特征進(jìn)行揣摩做出反應(yīng);當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不想接待某位來客時，需要秘書委婉的替領(lǐng)導(dǎo)擋駕圓場;面對領(lǐng)導(dǎo)的意氣用事，需用秘書運(yùn)用語言藝術(shù)進(jìn)行進(jìn)諫。

　　第四、邏輯思維能力

　　邏輯思維能力是指正確、合理思考的能力。無論是說話還是秘書寫作，都需要秘書具有較強(qiáng)的邏輯思維能力，能夠條理清晰、準(zhǔn)確無誤的表達(dá)思想。日常工作中，秘書人員的思維習(xí)慣會影響其行為能力，能夠按照領(lǐng)導(dǎo)日常行事風(fēng)格來為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，往往能得到領(lǐng)導(dǎo)的信賴。尤其在秘書寫作過程中，雖然秘書寫作具有法定性、嚴(yán)肅性和簡潔性，但并不影響合理邏輯思維的發(fā)揮。

　　三、角色定位

　　秘書人員作為輔助服務(wù)型人員，既不是人們眼中的“花瓶”角色，也沒有被人敬仰的“位高權(quán)重”地位，秘書人員要擺正自己的位置，明白自身角色。

　　秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，常伴領(lǐng)導(dǎo)左右，陪同領(lǐng)導(dǎo)出席重要場合及接待重要客人，應(yīng)該說有一定的權(quán)威，但是不能據(jù)此居功自傲，目中無人，擅自越位。可能有時候，領(lǐng)導(dǎo)作出了讓人匪夷所思，甚至根本是錯誤的決定，不能自作主張的更改領(lǐng)導(dǎo)的意思。同時，領(lǐng)導(dǎo)可能會安排你處理個人生活中的事務(wù)，這就需要秘書人員能夠守口如瓶，贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任。要學(xué)會甘當(dāng)背后角色，秘書工作的性質(zhì)特點(diǎn)往往會讓秘書成果隱蔽化，往往付出了許多時間精力不被別人發(fā)現(xiàn)認(rèn)可，這就需要具有良好的心態(tài)?？偟膩碚f，秘書人員需要定位好自己的角色。

　　四、思想作風(fēng)素養(yǎng)

　　保持廉潔正派的作風(fēng)是每一個秘書人員必修課，在黨高度反腐敗的時代，不少高官落馬，作為高官左膀右臂的秘書也是重點(diǎn)貪污受賄的對象，有些不良分子往往想通過秘書討好領(lǐng)導(dǎo)，因此秘書人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，加強(qiáng)思想作風(fēng)建設(shè)。

　　如何當(dāng)秘書

　　秘書工作是人生的必修課

　　人生有很多東西要學(xué)，說秘書工作是人生的必修課，而不是選修課，是因為向秘書工作這樣能讓人在較短的時間里學(xué)到這么多東西的職業(yè)，還確實不多。做秘書工作，雖不能說嘗盡人生的滋味，但確實能了解不少人生的真諦。

　　秘書工作是人生的煉獄。秘書不屬于自己，秘書必修根據(jù)自己服務(wù)的對象----領(lǐng)導(dǎo)的個性改變自己，必修淡化自己的個性。

　　從生活習(xí)慣來看，秘書起居不定，沒有節(jié)假日，不分白天黑夜，隨時處于工作狀態(tài)。因此，秘書必修能吃苦，能吃虧，毫無怨言。從個人得失來看，秘書要看淡領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)，看重領(lǐng)導(dǎo)的批評，做到寵辱不驚，決不能飄飄然，昏昏然，用佛家的話來說，校看破、放下。 秘書工作集酸甜苦辣于一身。有一個段子是這樣描述秘書工作的：

　　“領(lǐng)導(dǎo)未講我先講，試試話筒響不響;領(lǐng)導(dǎo)未上我先上，試試電梯晃不晃;領(lǐng)導(dǎo)未嘗我先嘗，看看菜里放沒放糖?！毙蜗蟮氐莱隽俗雒貢淖涛丁？梢哉f，秘書工作集酸甜苦辣于一身。

　　酸：秘書常常是出氣筒，是廢紙簍，甚至要承擔(dān)責(zé)任，代人受過。甜：秘書雖然是默默無聞的工作，但也有成功的時候，也有風(fēng)光的時候。

　　苦：秘書很少有不被誤解的，當(dāng)秘書在一件事做得不好或留下敗筆而遭到他人誤解而無處訴說的時候，內(nèi)心苦不堪言。

　　辣：這是一種混合的感覺。每一個秘書都有一本難念的經(jīng)，成功與失敗、光榮與失落、捧與罵、虛與實等，讓人不堪回首，但有回味無窮?？傊?，秘書窯洞的辯證法。

　　秘書要會用“勢”

　　一是度勢。

　　作為秘書，必修具備審時度勢的能力。面對風(fēng)云變幻的世界，不僅能正確分析國內(nèi)外形勢，還要對本地區(qū)、本部門、本單位所處的優(yōu)勢、劣勢了然于心，更要了解領(lǐng)導(dǎo)的心思。否則，會弄巧成拙，適得其反。

　　二是借勢。

　　借勢要有技巧，也要有膽略。一種借勢是秘書要面對各種有利條件，運(yùn)籌帷幄，超前謀劃，使工作更上一層樓。還有一種借勢，是當(dāng)秘書面對突如其來的危機(jī)時，能化危機(jī)為機(jī)遇，畫被動為主動，顯示出高超的處置危機(jī)能力，塑造良好形象，提高知名度，但這種借勢難度更大。當(dāng)前，上訪事件不斷增多，對秘書要求更高，這也是一種新的考驗。

　　三是蓄勢。

　　冰凍三日，非一日之寒。所謂蓄勢待發(fā)，就是要求秘書不要急于求成，急功近利，要做得住冷板凳，扎扎實實多做些工作，在蓄勢中完善自己，創(chuàng)造機(jī)遇。

　　四是造勢。

　　相對于度勢，借勢來說，造勢難度更大。但成功的秘書不僅僅被時勢所造，同時也蒙能造勢，改變領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)，影響領(lǐng)導(dǎo)的決策。其實，這種目的達(dá)到之時，也是秘書成功之日。

　　秘書要學(xué)會的工作。

　　一要學(xué)會適應(yīng)。

　　秘書是客體，只有適應(yīng)的權(quán)利，秘書只有適應(yīng)了主體(領(lǐng)導(dǎo))，才有發(fā)展的空間。對于工作節(jié)奏快的領(lǐng)導(dǎo)，你辦事要雷厲風(fēng)行，所寫的報告也要多用排比句;對于性格溫和的領(lǐng)導(dǎo)，你要思維縝密，所寫的報告要語句平實。

　　二要學(xué)會選擇。

　　當(dāng)秘書，面讀的誘惑很多。要在誘惑面前體現(xiàn)出政治上靠得住、工作上有本事、作風(fēng)上過得硬，就必須正確處理舍與得的關(guān)系，學(xué)會選擇。選擇是一件痛苦的事情。選擇，從一定的角度來講，就是放棄，，李真就是因為不知放棄，最終落了個身敗名裂的下場。

　　三要學(xué)會變化。

　　秘書應(yīng)學(xué)會以變應(yīng)變，以變制變，與時俱進(jìn)。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，和領(lǐng)導(dǎo)一起面對復(fù)雜多變的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和突發(fā)事件，因此必須學(xué)會應(yīng)對各種變化著的情況，冷靜分析，以變制變。只有不斷的順勢而變，才能無往不勝。

　　四要學(xué)會開放。

　　開放是一種形象。形象至關(guān)重要，一個開放的、與人為善的形象，是秘書成功的關(guān)鍵。秘書工作需要秘書善于交際，八面玲瓏，左右逢源，塑造一種開放的現(xiàn)代形象，性格內(nèi)向是做不好秘書工作的。開放是一種魅力。一個人能夠脫穎而出，最重要的原因是個人魅力。要把自己塑造成又魅力之人，與影響力之人，那就學(xué)會開放吧，在開放中充實自己，在開放中與人為伴。

　　五要學(xué)會把握。

　　要把握方向。方向比速度更重要，方向錯了，跑得再快，也是白袍。把握住方向，審時度勢，是秘書的一項基本功。否則，就會整天忙于事務(wù)，忙忙碌碌而一事無成。要把握全局。秘書寫材料有一個秘訣，即“關(guān)起門來當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”。所謂關(guān)起門來當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)，就是要求秘書學(xué)會換位思考，以領(lǐng)導(dǎo)的目光把握全局，思考問題。要把握關(guān)鍵。抓住了關(guān)鍵，就抓住了根本。把握全局冰湖意味著眉毛胡子一把抓，而是透過想想看本質(zhì)，抓住重點(diǎn)，帶動全局。

　　六要學(xué)會溝通。

　　溝通是一門學(xué)問，也是一種才能，秘書要學(xué)會和各種人打交道，并且成為各界人士的朋友。只有溝通好，才能觸類旁通、一通百通，才能了解信息、掌握實情。信息的交流是雙向的，盡管現(xiàn)在有多種了解信息的渠道，但與人的溝通和交流是最直接、最真實的，只有與人溝通好了，才能贏得人們的好感，獲得發(fā)展的機(jī)會。溝通是一種做人的姿態(tài)，在溝通中可以了解別人，展示自己，爭取發(fā)展的空間。

　　七要學(xué)會主動。

　　一味的被動，往往是無能的表現(xiàn)。秘書雖處于被動地位，倒要有主動的意識。要主動謀劃，未雨綢繆;善于抓住領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把領(lǐng)導(dǎo)朦朦朧朧的思想變成美好的現(xiàn)實;要主動介入，掌握工作的主動權(quán)。當(dāng)秘書要耳提面命，但也要靈活機(jī)智，要畫被動為主動，有些工作要盡量做的超前些。

　　八要學(xué)會堅持。

　　監(jiān)事需要韌性，堅持形成個性，堅持就是勝利。我們經(jīng)常說，咬緊牙關(guān)，挺一挺就過去了，也是這個意思。要堅持辦事的原則，堅持做人的底線。對秘書來說，重要的是堅持依法辦事，按制度辦事，按規(guī)矩辦事。