總經(jīng)理秘書工作報(bào)告

總經(jīng)理秘書工作報(bào)告

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　　總經(jīng)理秘書工作報(bào)告

　　10月初，本人通過應(yīng)試考核走進(jìn)了百利，走上“總經(jīng)理秘書”崗位，主要負(fù)責(zé)總經(jīng)辦秘書性質(zhì)方面的工作。應(yīng)試時(shí)我就對(duì)自己說：無論應(yīng)試是否成功，作為一名秘書，我都要努力做到“五勤”，誠心當(dāng)好“四員”。“五勤”就是眼勤、耳勤、手勤、腳勤、腿勤;“四員”就是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門當(dāng)好參謀員、信息員、宣傳員和服務(wù)員。入職以來，我主要從多方面實(shí)踐著自己的諾言，力爭做到更高、更強(qiáng)、更優(yōu)。

　　在百利工作的這段時(shí)間里，我秉承自己一貫固有的踏實(shí)、認(rèn)真做人的作風(fēng)，以高度的責(zé)任感和事業(yè)心來為企業(yè)服務(wù)，把自己多年來學(xué)習(xí)和實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)用在工作中，嚴(yán)于律己，克盡職守;在領(lǐng)導(dǎo)支持及同事的配合下，較圓滿地完成了所承擔(dān)的任務(wù)，在思想覺悟和工作能力上都取得了一定進(jìn)步，為今后工作和學(xué)習(xí)打下良好基礎(chǔ)。下面就任職以來的從參謀、承辦、管理、協(xié)調(diào)督辦等方面的情況作以下述職：

　　一、概述：任職期間，較圓滿地完成了應(yīng)負(fù)責(zé)的本職工作任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)布置的臨時(shí)任務(wù)。

　　二、履行職責(zé)情況及工作中取得的成績：

　　清晰定位，清楚自己所應(yīng)具備的職責(zé)和應(yīng)盡的責(zé)任;正確認(rèn)識(shí)所處的位置和所要謀的“政”，就地位而言：從領(lǐng)導(dǎo)決策過程看，我處在“輔助者”地位，從執(zhí)行看處在“執(zhí)行者”地位;對(duì)處理一些具體事物，又處在“代理者”的地位。這個(gè)角色的多重性決定了在實(shí)際工作中容易產(chǎn)生履職或者越位，何況所要協(xié)調(diào)工作的對(duì)象都是公司領(lǐng)導(dǎo)，自己的上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)，在實(shí)際工作中我的作法是：為領(lǐng)導(dǎo)參謀到位但不越位：督促、催辦到位，但不“拍板”;服務(wù)到位但不干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)工作。具體從以下幾方面開展工作：

　　1.受總經(jīng)理委派、處理具體事務(wù)和問題，各項(xiàng)工作對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。

　　2.及時(shí)傳達(dá)貫徹上級(jí)和公司有關(guān)會(huì)議、文件、批示精神。

　　3.組織安排公司各種會(huì)議，負(fù)責(zé)并督促會(huì)議決議的貫徹落實(shí)，并對(duì)各部門情況及時(shí)跟進(jìn)反饋。

　　4.及時(shí)組織完成總經(jīng)理、公司所需文件的起草，有關(guān)材料的擬制。

　　5.受總經(jīng)理委托，協(xié)調(diào)公司領(lǐng)導(dǎo)之間、系統(tǒng)各職能部門之間，分公司之間的工作。

　　6.圓滿地完成公司來訪團(tuán)體的商務(wù)接待工作。

　　7.處理各類來電及信訪工作，解除總經(jīng)理為瑣事纏身的困擾，使其可集中精力執(zhí)行公司經(jīng)營決策。

　　8.為發(fā)揮好參謀助手作用，積極搜集相關(guān)信息，分類整理;經(jīng)常深入調(diào)查研究，了解和全面掌握實(shí)際情況，在實(shí)際工作中注意，利用各種方式了解生產(chǎn)經(jīng)營情況，傾聽各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職工的建議，征求公司相關(guān)部門的意見;為領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)工作參好謀、獻(xiàn)好策。

　　9.承辦工作是秘書的主要工作之一，有來自上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)部門的，也有來自外部的，但主要是來自公司領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)職能部門和分公司的事宜，還有些日常事務(wù)性工作，可以說是千頭萬緒，如何處理和承辦好每一項(xiàng)工作，我的作法一是先辦主要工作、后辦次要事項(xiàng)，先急后緩;

　　二是先辦上級(jí)和外來的，后辦內(nèi)部的;承辦的每一項(xiàng)工作和事情，都必須做到向公司負(fù)責(zé)，向領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，向職工負(fù)責(zé)。

　　10.出色地完成本部門文件的打印、收發(fā)以及管理。

　　在領(lǐng)導(dǎo)支持和同事的配合下，通過自身的努力，在工作上也取得了一定成績：

　　1.針對(duì)公司印刷的表格，規(guī)范了非受控表格的編號(hào)方式，并將公司所有非受控表格進(jìn)行匯總、編碼。

　　2.針對(duì)公司內(nèi)部公文的收發(fā)、格式等不規(guī)范現(xiàn)象，出臺(tái)了《公文管理規(guī)范》，并完成了對(duì)各部門《公文管理規(guī)范》的宣貫培訓(xùn)，為公司公文的良好運(yùn)作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　3.為順應(yīng)董事會(huì)成立文控中心的旨意，規(guī)范公司文件、資料的統(tǒng)一管理，制訂了《文控中心管理辦法》。

　　4.為規(guī)范公司印章的使用及管理，制定并頒布了《印章管理辦法》。

　　5.代表集團(tuán)公司參加由廣州市工商聯(lián)舉辦的“四好”教育演講比賽，并通過事前充足的準(zhǔn)備工作，以不凡的表現(xiàn)取得三等獎(jiǎng)成績，為公司爭得榮譽(yù)。

　　三、遵章守紀(jì)情況：

　　1、工作期間，積極學(xué)習(xí)并遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，無違章違紀(jì)現(xiàn)象，不做有損公司利益的事情。

　　2、團(tuán)結(jié)同事，能通過溝通的方式解決工作中存在的問題;任職以來未曾出現(xiàn)差錯(cuò)。

　　四、個(gè)人存在的不足：

　　幾個(gè)月來，雖然作了一些應(yīng)該做的工作，這與公司的正確領(lǐng)導(dǎo)和各部門同事的大力支持是密不可分的，但細(xì)想起來，仍然存在一些問題，主要是：

　　1.調(diào)查研究深入還不夠，有些情況沒有及時(shí)地掌握，以致為領(lǐng)導(dǎo)參謀、決策還不到位。

　　2.在工作中偶爾會(huì)情緒化，有急于求成的現(xiàn)象。

　　五、未來工作展望及設(shè)想：

　　1.通過幾個(gè)月時(shí)間的了解，我發(fā)現(xiàn)目前公司在部門歸屬、組織結(jié)構(gòu)、人員設(shè)置等方面存在著弊端，各部門之間缺少有效監(jiān)督和制衡的機(jī)制，各級(jí)員工責(zé)任感不強(qiáng)，甚至相互推委。應(yīng)當(dāng)制定明確的崗位職責(zé)，把工作責(zé)任到人，并通過領(lǐng)導(dǎo)的以身作則，可以在公司內(nèi)形成一種敢于批評(píng)和自我批評(píng)的風(fēng)氣，真正做到出了問題有人負(fù)責(zé)，有人指正。

　　2.牽頭對(duì)公司各系統(tǒng)、部門所有文件進(jìn)行一次全面清理工作，并將各部門文件納入文控管理。

　　通過觀察了解，各個(gè)系統(tǒng)的歷史文件(含制度、規(guī)范)從未進(jìn)行過清理工作。據(jù)此現(xiàn)象，我希望通過領(lǐng)導(dǎo)的支持，針對(duì)公司文書方面實(shí)行改革，由總經(jīng)辦牽頭，要求各個(gè)部門將各自的文件清理，列出清單，過期失效的文件按程序進(jìn)行銷毀，而部分失效的文件則需要完善和改進(jìn)，由部門負(fù)責(zé)人擬出修訂計(jì)劃表，提交給總經(jīng)辦，總經(jīng)辦按計(jì)劃表跟進(jìn)催辦落實(shí)。公司文件無累贅，保持順暢、規(guī)范，以達(dá)到高效運(yùn)作的目的。并將各部門整理后的文件納入文控管理。

　　3.優(yōu)化公司各系統(tǒng)之間運(yùn)作及銜接流程。

　　1)結(jié)合公司實(shí)情，擬制《會(huì)議管理制度》以提高會(huì)議質(zhì)量、降低會(huì)議成本，在實(shí)際操作中可主要采取四個(gè)方面的措施：

　　一是控制會(huì)。

　　結(jié)合公司生產(chǎn)實(shí)際，認(rèn)真貫徹公司《會(huì)議管理制度》中規(guī)定的會(huì)議審批程序，哪些會(huì)議能開，哪些不能開，哪些可以合并開，對(duì)會(huì)議參加的人員、內(nèi)容、時(shí)間都進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，尤其是讓各系統(tǒng)/部門負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議，必須要經(jīng)過公司主要領(lǐng)導(dǎo)同意才能開，從而控制了會(huì)議的數(shù)量，保證了會(huì)議的質(zhì)量。

　　二是少開會(huì)。

　　開會(huì)是推動(dòng)工作的重要方法，但不是唯一方法。在工作協(xié)調(diào)中、本著向公司服務(wù)的精神和意識(shí)，凡有些工作打個(gè)電話，發(fā)個(gè)通知就可解決的問題，就堅(jiān)決不安排開會(huì)，做到了既少開會(huì)或不開會(huì)又保證了工作進(jìn)行有序。

　　三是開短會(huì)。

　　每次安排會(huì)議前，都按領(lǐng)導(dǎo)的意圖，事先確定議題，并提前通知，對(duì)于臨時(shí)動(dòng)議的，不予安排，縮短會(huì)議時(shí)間。

　　四是開實(shí)會(huì)。

　　開會(huì)是一件非常嚴(yán)肅的事情，為了使會(huì)議起到預(yù)定效果和解決實(shí)際問題，

　　一是要做到會(huì)前要準(zhǔn)備實(shí)、準(zhǔn)備充分，堅(jiān)持杜絕漏洞;

　　二是要做到內(nèi)容實(shí);

　　三是形式實(shí);

　　最后是效果實(shí)，對(duì)于會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)提出的要求，會(huì)后注意進(jìn)行檢查和督辦，保證會(huì)議精神落到實(shí)處。

　　2)隨著辦公現(xiàn)代化的不斷提高，消耗品的費(fèi)用隨之而升，復(fù)印機(jī)、打印機(jī)的消耗品成本均不低，各部門的電腦雖然能夠打印，但復(fù)印量卻越來越大，費(fèi)用亦大量增加，面對(duì)這個(gè)現(xiàn)狀，應(yīng)推進(jìn)企業(yè)信息化，充分挖掘電腦局域網(wǎng)的功能，對(duì)公司內(nèi)部一些知照性文件、實(shí)行無紙辦公，凡有電腦的部門，不再印制文字文件，一律在局域網(wǎng)上發(fā)布。這樣一可以開源節(jié)流，二可以逐步推進(jìn)以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的百利信息化、制度化、無紙化運(yùn)作建設(shè)。

　　4.目前公司基層職員的專業(yè)知識(shí)稍有欠缺，且人員流動(dòng)性較大，不利于公司的穩(wěn)定，對(duì)整個(gè)公司的工作質(zhì)量的提高也存在不良影響。故應(yīng)牽頭與人力資源中心定期性地對(duì)員進(jìn)行一些技能性或?qū)I(yè)性的培訓(xùn)。待有一定基礎(chǔ)后，可通過實(shí)施目標(biāo)管理、績效管理等來加強(qiáng)及鞏固各部門的工作。(有關(guān)月度績效考核的方法及表格已形成草案)

　　5.要高度重視企業(yè)文化的建設(shè)，可通過創(chuàng)辦企業(yè)內(nèi)刊，保持員工隊(duì)伍旺盛的士氣與活力。

　　一個(gè)企業(yè)要發(fā)展，一定要有一種優(yōu)秀的文化，有一股精氣神，才能擁有一支過硬的隊(duì)伍，企業(yè)才能立于不敗之地。企業(yè)的發(fā)展歷史證明，調(diào)動(dòng)人的積極性和主觀能動(dòng)性，最大限度地保持和發(fā)揮團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力，始終是企業(yè)得以發(fā)展壯大的根本。

　　當(dāng)前百利面臨的一個(gè)課題就是如何激發(fā)以及保持我們的隊(duì)伍的激情與活力。希望我們的經(jīng)營管理層要高度重視，既要發(fā)揮領(lǐng)頭羊的作用，擔(dān)當(dāng)企業(yè)文化的締造者、建設(shè)者，又要做好企業(yè)文化的維護(hù)者、傳播者，將百利已積淀的優(yōu)良的文化傳統(tǒng)發(fā)揚(yáng)光大。

　　由于本人進(jìn)入公司時(shí)間并不太長，對(duì)公司的了解不夠全面、深入，故以上工作設(shè)想及建議難免存在不完善之處，望領(lǐng)導(dǎo)予以指正、批評(píng)。

　　總經(jīng)理秘書的職責(zé)與要求

　　任職條件

　　1.學(xué)歷背景 以文科類為主，本科以上學(xué)歷。

　　2.培訓(xùn)及資歷 接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學(xué)、公共關(guān)系等方面的培訓(xùn)。

　　3.工作經(jīng)驗(yàn)

　　(1)有 2～3 年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。

　　(2)有一定的獨(dú)立工作能力。

　　4.基本技能和素質(zhì)

　　(1)知識(shí)素養(yǎng)較高，知識(shí)面較廣，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理。

　　(2)熟悉公司文檔管理。

　　(3)良好的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力。

　　(4)能獨(dú)立完成文書及檔案管理工作。

　　(5)具備較強(qiáng)的交往能力。

　　(6)具備一定的時(shí)間管理能力。

　　(7)工作效率較高。

　　(8)具備一定的洞察力。

　　(9)具備一定的分析、解決問題的能力。

　　(10)較強(qiáng)的中文、英文寫作能力。

　　(11)較強(qiáng)的中、英文讀說能力。

　　(12)中、英互譯能力。

　　(13)熟悉公文寫作。

　　(14)熟練使用辦公軟件、設(shè)備。

　　(15)思路清晰。

　　(16)品格高尚，道德素養(yǎng)好。

　　5.個(gè)性特征

　　(1)外向型性格。

　　(2)富有親和力。

　　(3)有耐心。

　　(4)主動(dòng)積極。

　　(5)豁達(dá)樂觀。

　　(6)樂于助人。

　　(7)忠誠守信。

　　(8)工作嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)。

　　(9)責(zé)任心強(qiáng)。

　　(10)做事果斷、條理性強(qiáng)。

　　(11)保密意識(shí)強(qiáng)。

　　(12)具有團(tuán)隊(duì)合作精神。

　　工作內(nèi)容

　　(1)協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行日常行政事務(wù)管理。

　　(2)根據(jù)總經(jīng)理工作情況，安排外來人員對(duì)總經(jīng)理的訪問、會(huì)見工作。

　　(3)負(fù)責(zé)高層會(huì)議籌備和記錄。

　　(4)參與商務(wù)談判。

　　(5)負(fù)責(zé)接待客戶來訪。

　　(6)翻譯公司所需的資料。

　　(7)對(duì)外交流時(shí)擔(dān)任翻譯。

　　(8)協(xié)調(diào)本公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及外部相關(guān)機(jī)構(gòu)的關(guān)系。

　　(9)傳遞、處理公司相關(guān)文件和資料文檔。

　　(10)總經(jīng)理辦公室物品及文檔的管理工作。

　　(11)其他相關(guān)工作。

　　1.權(quán)力

　　(1)工作改進(jìn)建議權(quán)。

　　(2)要求相關(guān)部門和人員配合工作的權(quán)力。

　　2.責(zé)任

　　(1)對(duì)工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。

　　(2)如因工作失職，給公司造成損失，應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任、行政責(zé)任。

　　(1)向誰報(bào)告工作：行政主管。

　　(2)監(jiān)督：無監(jiān)督對(duì)象。

　　(3)指導(dǎo)：無指導(dǎo)對(duì)象。

　　(4)合作者：總經(jīng)理辦公室同級(jí)職員。

　　(5)外部關(guān)系：協(xié)助總經(jīng)理處理各種社會(huì)公共關(guān)系。

　　(1)辦公室為主。

　　(2)環(huán)境舒適。

　　(3)無職業(yè)病危害。

　　(1)身體健康。

　　(2)能承受高強(qiáng)度工作。

　　(3)氣質(zhì)佳。

　　(4)能夠加班。

　　總經(jīng)理秘書面試題

　　1、 你為什么要應(yīng)聘秘書?

　　2、 你有什么專業(yè)知識(shí)可以勝任秘書這個(gè)職位呢?

　　3、 你認(rèn)為一個(gè)合格的秘書應(yīng)有哪些特質(zhì)?

　　4、 如果需要你跟客戶喝酒應(yīng)酬，你怎么看待?

　　5、 你認(rèn)為秘書如何與總經(jīng)理處理好關(guān)系?

　　6、 你有哪些不適合秘書工作的地方?

　　7、 總經(jīng)理日程安排方面，要注意什么?

　　8、 公司大廳里突然出現(xiàn)了一堆紙盒,你會(huì)怎么處理?

　　9、 如果產(chǎn)生和總經(jīng)理不同的想法，或解決方案，而這個(gè)總經(jīng)理又很自我，應(yīng)該怎么做?

　　10、 會(huì)議上總經(jīng)理說錯(cuò)了一個(gè)關(guān)鍵的數(shù)值，你怎么指證?要指證嗎?總經(jīng)理很愛面子。

　　11、 原訂6人開會(huì)，開會(huì)前才知臨時(shí)增加一人，你怎么安排

　　12、 假如你是總經(jīng)理，你的下級(jí)向你提出加薪的要求，你會(huì)怎么辦?

　　13、 如何與不合作員工進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，尤其是擁有特殊資源或特殊技能的關(guān)鍵性崗位人員?

　　14、 你是如何理解企業(yè)文化建設(shè)?貴公司原單位的企業(yè)文化是什么是如何提煉而成?

　　15、 你以為應(yīng)該是如何打造一個(gè)良性的企業(yè)文化?企業(yè)愿景如何規(guī)劃與實(shí)施?

　　16、 企業(yè)文化與人力資源管理的關(guān)系?企業(yè)文化與制度的關(guān)系?如何詮釋“以人為本”的真正含義?

　　17、 公司準(zhǔn)備召開一次科技成果匯報(bào)會(huì)，參加會(huì)議的有各分公司主管技術(shù)管理的負(fù)責(zé)人以及科技人員，約30人，會(huì)期三天。請制定會(huì)議方案的基本要求與方法，草擬一份會(huì)議方案

　　18、 領(lǐng)導(dǎo)安排你負(fù)責(zé)會(huì)議期間會(huì)議文件的分發(fā)和會(huì)議結(jié)束前文件資料的收集。你將如何去做?

　　19、 明天上午開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)主任來訪，領(lǐng)導(dǎo)指示你把接待室整理一下，你將怎樣做好這項(xiàng)工作?

　　20、 某企業(yè)下發(fā)了《關(guān)于調(diào)整員工津貼補(bǔ)助的方案》的討論稿后，在討論中引起部分員工的不滿。針對(duì)這種情況，作為該企業(yè)辦公室的秘書，你將如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理此事?

　　21、 某地委辦公室信息科黃科長采寫到了一篇較有價(jià)值的信息稿，經(jīng)過一番修改、潤色，費(fèi)了不少功夫，然后興沖沖地呈到地委秘書長的辦公桌上。憑經(jīng)驗(yàn)，他估計(jì)這一炮定能打響，并可獲得當(dāng)年全省黨委系統(tǒng)的優(yōu)秀信息獎(jiǎng)。不料，秘書長看后批示：“此稿目前不宜發(fā)”?？吹阶约旱墓ぷ鞒晒鲝U，辛辛苦苦采寫的稿子被“槍斃”，黃科長心里有股說不出的滋味。“這么好的題材!可惜了!”“不行，得想個(gè)辦法。” 黃科長拿定了主意，回到自己的辦公室，又經(jīng)過一番剪裁，將原稿換了個(gè)標(biāo)題，內(nèi)容的文字也略作改動(dòng)，然后拿給地委辦袁副主任簽發(fā)，居然順利通過了。當(dāng)然，他沒有把真相告訴袁副主任。第二天，黃科長正在為稿件已發(fā)而高興時(shí)，被通知到秘書長辦公室，在哪里他受到了嚴(yán)厲的批評(píng)。請談?wù)勀銓?duì)此事的看法。

　　22、 結(jié)合實(shí)際談?wù)劕F(xiàn)代秘書應(yīng)具的知識(shí)結(jié)構(gòu) 。