做秘書最基本的條件(2)
做秘書最基本的條件
總經(jīng)理秘書崗位職責(zé)
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理日常行程的安排。
2.總經(jīng)理、副總經(jīng)理涉外活動的陪同和翻譯。
3.需要總經(jīng)理、副總經(jīng)理報批的公司相關(guān)文件的翻譯和管理。
4.處理總經(jīng)理、副總經(jīng)理交付的其他具體事務(wù)性工作。
5.往來客戶的接待工作。
6.公司日常文書的翻譯。
7.公司日常行政輔助工作。
秘書的職業(yè)素養(yǎng)
市場經(jīng)濟的快速發(fā)展帶動了秘書專業(yè)人才需求市場的升溫，各行各業(yè)都離不開秘書人員的作用。秘書在我國只要是指為黨和政府機關(guān)，社會團體或個人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。因此，秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)對秘書作用的發(fā)揮，輔助和服務(wù)職能水平很關(guān)鍵。雖然秘書總體可以劃分為：政務(wù)性秘書、事務(wù)性秘書、專業(yè)性秘書。這三類秘書所要求的專業(yè)技能各不相同，但是秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)具有共同點。下面我就從幾個方面進(jìn)行總結(jié)。
一、知識素養(yǎng)
知識素質(zhì)是指一個人在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識、技能等方面，經(jīng)過長期鍛煉、學(xué)習(xí)所達(dá)到的一定水平。由于秘書日常工作瑣碎繁雜，要求秘書人員成為綜合性人才，廣泛涉獵，既有過硬的專業(yè)知識，又要有廣博的知識面。
第一、基礎(chǔ)知識。包括政治、文學(xué)、法律、歷史、地理等相關(guān)知識，雖然這些知識看似可有可無，但卻在無形中散發(fā)出魅力，有助于人際關(guān)系、工作能力的提升。比如時事政治相關(guān)知識，秘書人員在公文寫作過程中，應(yīng)該結(jié)合國家有關(guān)政策規(guī)定起草文件，了解相關(guān)領(lǐng)域規(guī)范，忌與政府政策、國家大政方針相抵觸。
第二、專業(yè)知識。在許多高等學(xué)校教育中，秘書專業(yè)的專業(yè)基礎(chǔ)課程包括：公文寫作、檔案管理、秘書實務(wù)、秘書禮儀等課程，筆者非常認(rèn)同，秘書人員的“筆桿子”、參謀助手的作用都需要扎實的專業(yè)技能知識，是秘書人員知識素養(yǎng)金字塔的底基。其中，寫作能力最為
單位、領(lǐng)導(dǎo)所看重，政府機關(guān)、事業(yè)單位日常公文寫作，企業(yè)、團體的宣傳報道，會議、活動的策劃，演講等都需要秘書能夠揮灑自如。 第三、輔助知識。包括餐桌禮儀、接待導(dǎo)游、外語翻譯、風(fēng)俗習(xí)慣等，這些知識都需要秘書人員的用心積累，豐富的輔助可能會彌補基礎(chǔ)、專業(yè)知識的不足，幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)不必要的負(fù)擔(dān)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠更專心地處理重要的事物。比如，在酒席上，需要秘書人員能夠營造和諧融洽的氛圍，使來客賓至如歸，同時適當(dāng)?shù)奶骖I(lǐng)導(dǎo)擋酒，為領(lǐng)導(dǎo)及來客添杯換盞，介紹菜系等都屬于秘書人員應(yīng)該做的事情。
二、能力素養(yǎng)
能力是直接影響活動的效率，是活動順利完成的個性心理特征。企業(yè)高層管理者都希望找到一個具備全面能力的全才型秘書，來減輕負(fù)擔(dān)更好的輔助開展工作。因此，要求秘書人員具備多種能力，包括文字表達(dá)能力、外語能力、應(yīng)變能力、邏輯思維力等，以下按照重要性來總結(jié)秘書人員應(yīng)具備的能力素養(yǎng)。
第一、組織協(xié)調(diào)能力
秘書起上傳下達(dá)的橋梁作用，是聯(lián)系各部門和領(lǐng)導(dǎo)之間的使者。一方面，在領(lǐng)導(dǎo)決策前，秘書人員需要通過與各部門溝通，了解各部門情況信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息咨詢。另一方面，在領(lǐng)導(dǎo)作出決定后，需要各部門共同去執(zhí)行，并跟蹤執(zhí)行情況及時反饋。這些都需要秘書人員具備較強的組織協(xié)調(diào)能力，與各部門保持良好的關(guān)系。 第二、記憶力
記憶是指人腦對過去感知過、經(jīng)歷過的事物的反應(yīng)。秘書所從事
的工作是事務(wù)性工作，需要細(xì)心和記憶能力。公司人員名單、項目客戶名冊、領(lǐng)導(dǎo)的日程安排、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事都需要有強大的記憶力去完成，稍有差池就會釀成大禍。
第三、應(yīng)變能力
面對突發(fā)情況，要求能及時做出反應(yīng)，快速應(yīng)對。秘書人員直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，因此秘書人員工作涉及面廣，需要陪同與各種各樣的人打交道，而在工作中常常會出現(xiàn)一些意想不到的事情，需要秘書人員能夠靈活應(yīng)變。面對領(lǐng)導(dǎo)的含糊其辭時，需要秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)心里特征進(jìn)行揣摩做出反應(yīng);當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不想接待某位來客時，需要秘書委婉的替領(lǐng)導(dǎo)擋駕圓場;面對領(lǐng)導(dǎo)的意氣用事，需用秘書運用語言藝術(shù)進(jìn)行進(jìn)諫。
第四、邏輯思維能力
邏輯思維能力是指正確、合理思考的能力。無論是說話還是秘書寫作，都需要秘書具有較強的邏輯思維能力，能夠條理清晰、準(zhǔn)確無誤的表達(dá)思想。日常工作中，秘書人員的思維習(xí)慣會影響其行為能力，能夠按照領(lǐng)導(dǎo)日常行事風(fēng)格來為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，往往能得到領(lǐng)導(dǎo)的信賴。尤其在秘書寫作過程中，雖然秘書寫作具有法定性、嚴(yán)肅性和簡潔性，但并不影響合理邏輯思維的發(fā)揮。
三、角色定位
秘書人員作為輔助服務(wù)型人員，既不是人們眼中的“花瓶”角色，也沒有被人敬仰的“位高權(quán)重”地位，秘書人員要擺正自己的位置，明白自身角色。
秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，常伴領(lǐng)導(dǎo)左右，陪同領(lǐng)導(dǎo)出席重要場合及接待重要客人，應(yīng)該說有一定的權(quán)威，但是不能據(jù)此居功自傲，目中無人，擅自越位?？赡苡袝r候，領(lǐng)導(dǎo)作出了讓人匪夷所思，甚至根本是錯誤的決定，不能自作主張的更改領(lǐng)導(dǎo)的意思。同時，領(lǐng)導(dǎo)可能會安排你處理個人生活中的事務(wù)，這就需要秘書人員能夠守口如瓶，贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任。要學(xué)會甘當(dāng)背后角色，秘書工作的性質(zhì)特點往往會讓秘書成果隱蔽化，往往付出了許多時間精力不被別人發(fā)現(xiàn)認(rèn)可，這就需要具有良好的心態(tài)。總的來說，秘書人員需要定位好自己的角色。
四、思想作風(fēng)素養(yǎng)
保持廉潔正派的作風(fēng)是每一個秘書人員必修課，在黨高度反腐敗的時代，不少高官落馬，作為高官左膀右臂的秘書也是重點貪污受賄的對象，有些不良分子往往想通過秘書討好領(lǐng)導(dǎo)，因此秘書人員要加強自身素質(zhì)建設(shè)，嚴(yán)守貪污腐敗門檻，加強思想作風(fēng)建設(shè)。
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