秘書工作具有何種性質(zhì)
秘書工作具有何種性質(zhì)
做好文秘工作，需要具備什么?? 秘書工作如何適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要?下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的秘書工作具有何種性質(zhì)，希望對(duì)你有用!
秘書工作具有何種性質(zhì)
1.輔助性：
輔助性是相對(duì)于主導(dǎo)性而言的。在任何機(jī)關(guān)單位中，領(lǐng)導(dǎo)總是處于主導(dǎo)地位，秘書部門或秘書總是處于從屬地位。領(lǐng)導(dǎo)的職能是決策和宏觀管理，而秘書部門的職能則是在決策和管理中給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)助手和參謀，提供輔助。
秘書工作的內(nèi)容很龐雜，但其中任何一項(xiàng)工作，都是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供直接或間接服務(wù)。沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有秘書，沒有領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理活動(dòng)，也就不需要秘書工作。秘書部門沒有獨(dú)立于領(lǐng)導(dǎo)工作需要以外的工作任務(wù)。
秘書工作對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作的服從性是任何其他工作不可比的，因此可以說輔助性是秘書工作特有的也是最主要的性質(zhì)。秘書工作的輔助性要求秘書人員擺正秘書和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，任何情況下都不能越權(quán)行事。只有領(lǐng)導(dǎo)才有決策權(quán)和指揮權(quán)，秘書只能給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和助手，提供輔助性服務(wù)，不能代替領(lǐng)導(dǎo)決斷和指揮。
當(dāng)秘書與領(lǐng)導(dǎo)在某些問題上有不同看法時(shí)，秘書在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和旨意去辦文、辦會(huì)、辦事。秘書無論是辦理常規(guī)業(yè)務(wù)，還是完成領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)，都必須準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，遇事多請(qǐng)示，多匯報(bào)，這樣才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
2.綜合性：
秘書工作的綜合性首先是由領(lǐng)導(dǎo)工作的綜合性決定的，任何機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)，總是對(duì)一個(gè)地區(qū)一個(gè)單位一個(gè)部門的全面工作負(fù)責(zé)，因而領(lǐng)導(dǎo)工作都是綜合性的。秘書工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，秘書工作必須與領(lǐng)導(dǎo)工作高度配合，凡是領(lǐng)導(dǎo)工作所涉及的范圍，秘書工作也必然要涉及，這就決定了秘書工作也是一項(xiàng)綜合性的工作。
其次，秘書工作的綜合性是由秘書部門在機(jī)關(guān)中的分工決定的。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中的秘書部門和各職能部門的作用是不同的，職能部門的業(yè)務(wù)比較單一，所謂各司其職，各負(fù)其責(zé)，而秘書部門則是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，它雖然并不分管某一方面的具體業(yè)務(wù)，卻要和各職能部門發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，因?yàn)樽鳛榫C合性的辦事機(jī)構(gòu)，它要綜合處理來自各部門各方面的信息，要了解各部門、各個(gè)方面的工作情況，要綜合協(xié)調(diào)各部門各方面的關(guān)系，還要處理機(jī)關(guān)的許多行政雜務(wù)，包括一些臨時(shí)性、突發(fā)性而又不屬于哪個(gè)職能部門管的事務(wù)。
秘書工作的綜合性對(duì)秘書提出兩方面的要求：
第一，秘書工作人員應(yīng)該具備 較廣的知識(shí)面和多方面的技能，因?yàn)樵诰C合處理各種事務(wù)時(shí)，必然要運(yùn)用多方面的知識(shí)和技能，秘書不僅在文字處理上應(yīng)該是專家，還應(yīng)該是一個(gè)具備多種知識(shí)和技能的“通才”。
第二，秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察問題、考慮問題，心中要有全局，要對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)的總體情況做到心中有數(shù)，因此，秘書雖然不必精通各職能部門的業(yè)務(wù)，但應(yīng)該熟悉各職能部門的工作內(nèi)容和特點(diǎn)，這樣才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作提供綜合服務(wù)。
3.政策性：
秘書部門的大多數(shù)工作都關(guān)系到黨和國家的方針政策。例如，秘書經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)起草文件，這些文件的內(nèi)容必須符合黨和國家的方針政策;作為秘書經(jīng)常性的工作之一的調(diào)查研究，其目的主要是為制定政策作準(zhǔn)備，或者為貫徹執(zhí)行政策收集反饋信息;許多文件本身就是發(fā)布政策或解釋政策的，因此文書處理往往是為貫徹政策精神服務(wù);信訪工作必須嚴(yán)格按政策辦事，而信訪工作中收集到的許多重要信息又是領(lǐng)導(dǎo)制定政策和調(diào)整政策的重要依據(jù);信息、督查、協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)等項(xiàng)工也都是為了輔助領(lǐng)導(dǎo)制定政策和貫徹執(zhí)行政策。
不僅黨政機(jī)關(guān)的秘書工作具有政策性，企事業(yè)單位包括三資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)的秘書工作也都具有政策性，因?yàn)槠髽I(yè)行為必須符合政府制定的政策，企業(yè)秘書為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策就必須熟悉國家的相關(guān)政策，如金融政策、拆遷征地政策等等。國家法律制度和企業(yè)內(nèi)部制度(如獎(jiǎng)懲制度)可以說是廣義的政策，因此秘書工作具有政策性是沒有任何例外的。
秘書工作的政策性要求秘書具有較高的理論水平和政策水平，熟悉國家法律、法規(guī)，正確理解執(zhí)政黨和政府的各項(xiàng)方針政策。
4.機(jī)要性：
機(jī)要就是“機(jī)密而重要”，其意義偏于機(jī)密。因?yàn)闄C(jī)密的事項(xiàng)都是重要的，而重要的事項(xiàng)不一定是機(jī)密，因此“機(jī)要性”與“機(jī)密性”、“保密性”是同義詞。秘書的工作內(nèi)容決定了秘書能夠比其他工作人員了解到更多重要的秘密事項(xiàng)，因此秘書工作的機(jī)要性程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他部門。秘書工作的機(jī)要性要求秘書人員具有高度的責(zé)任感、嚴(yán)格的紀(jì)律性和牢固的保密觀念，秘書對(duì)自己所知曉的秘密事項(xiàng)必須做到守口如瓶。
有人認(rèn)為，只有黨政機(jī)關(guān)的秘書工作才有保密的要求，一般企事業(yè)單位無密可保，這是一種糊涂觀念，因?yàn)槿魏纹笫聵I(yè)單位(哪怕一個(gè)小企業(yè)、一所小學(xué)校)，領(lǐng)導(dǎo)在決策和管理活動(dòng)中都會(huì)有一些暫時(shí)不宜公布的事項(xiàng)，如果提前泄露出去，就會(huì)使工作陷于被動(dòng)，給領(lǐng)導(dǎo)工作造成損失。因此，保守機(jī)密是對(duì)各類機(jī)關(guān)單位秘書工作的一項(xiàng)普遍要求，沒有任何例外。
5.事務(wù)性：
秘書部門大多數(shù)工作是一些很具體的工作，秘書部門每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務(wù)。除了隨從、接待、通信、值班、機(jī)關(guān)事務(wù)管理等項(xiàng)明顯屬于事務(wù)性工作外，其他具有政務(wù)性和業(yè)務(wù)性的工作實(shí)際上也包含有大量具體事務(wù)。
例如，準(zhǔn)確的信息是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和有效管理的依據(jù)，因而信息工作是一項(xiàng)政務(wù)性工作，但是，信息的收集、篩選、輸出、貯存等等基本環(huán)節(jié)，又無疑是非常具體的事務(wù)。
再如，文書處理是一項(xiàng)需要專門技能的常規(guī)業(yè)務(wù)性工作，而文書工作中許多程序也是非常具體的事務(wù)，諸如公文的繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、簽收、登記、保管等，完全是一些瑣碎的事務(wù)。
秘書工作的事務(wù)性是由秘書工作的輔助性和秘書部門的從屬地位決定的。秘書的助手作用主要是通過辦理大量的具體事務(wù)來實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策管理活動(dòng)中必然有大量的事務(wù)性工作，這些事務(wù)必須由秘書來處理，領(lǐng)導(dǎo)才能集中精力考慮決策和指揮大事。
秘書工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)事務(wù)性工作的意義，樂于承擔(dān)繁重瑣碎的事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供良好的條件。
如何做好秘書工作
作為文秘或者總經(jīng)理助理，我們必須要做到想老總之所想，急老總之所急;作為文秘，我們是老總的喉舌，要說他之想說，避開他之不想說的話題。要順利完成我們的職位所賦予的工作，我們大概要在以下幾個(gè)方面狠下工夫：
力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時(shí)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時(shí)忠于職業(yè)操守。助理或文秘要很感覺敏銳，對(duì)周圍發(fā)生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善于在復(fù)雜的環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征。這樣才能爭(zhēng)取主動(dòng)，提高效率。要做到這一點(diǎn)，必須下功夫做有心人。要經(jīng)?？磿鴮W(xué)習(xí)，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時(shí)了解基層員工在想什么，部門領(lǐng)導(dǎo)在想什么，老總在想什么，做到胸中有數(shù)，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會(huì)聰明反被聰明誤。準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)老總意圖，決不能見風(fēng)使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實(shí)，如實(shí)反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好老總而隨便夸大或縮小。
不折不扣按老總指示辦事，同時(shí)富有主見。文秘(助理)與老總的上下關(guān)系，決定了處于被領(lǐng)導(dǎo)地位的文秘(助理)必須聽從老總指揮，忠實(shí)地按老總指示行事，把自己的工作嚴(yán)格限定在老總指定的工作范圍之內(nèi)，不得自行其是。老總的指示具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，我們必須不折不扣地忠實(shí)執(zhí)行，要圍繞他的活動(dòng)，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學(xué)會(huì)從被動(dòng)中求主動(dòng)，要善于觀察掌握老總的性格、作風(fēng)等個(gè)性特征，便主動(dòng)配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴(yán)格按老總指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時(shí)，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。
不折不扣按老總指示辦事，同時(shí)富有主見。文秘(助理)與老總的上下關(guān)系，決定了處于被領(lǐng)導(dǎo)地位的文秘(助理)必須聽從老總指揮，忠實(shí)地按老總指示行事，把自己的工作嚴(yán)格限定在老總指定的工作范圍之內(nèi)，不得自行其是。老總的指示具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，我們必須不折不扣地忠實(shí)執(zhí)行，要圍繞他的活動(dòng)，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學(xué)會(huì)從被動(dòng)中求主動(dòng)，要善于觀察掌握老總的性格、作風(fēng)等個(gè)性特征，便主動(dòng)配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴(yán)格按老總指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時(shí)，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。
既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也能細(xì)致扎實(shí)地干好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經(jīng)理辦公室是“不管部上自領(lǐng)導(dǎo)決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必須文武兼?zhèn)?、粗?xì)結(jié)合，大事要干得了，小事也要能干。古人說“諸葛一生唯謹(jǐn)慎，呂端大事不糊涂“。我們要取二者之長(zhǎng)，做到“大事不糊涂，小事能謹(jǐn)慎“，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強(qiáng)獨(dú)立思考能力、識(shí)別是非能力、綜合分析能力。在組織協(xié)調(diào)方面，我們不光要搞好戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、計(jì)劃協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)，還要搞好上下左右以及領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，這是做好工作的重要基礎(chǔ)。因此，我們要通過自己的工作消除領(lǐng)導(dǎo)之間可能出現(xiàn)的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度搞好謄寫校對(duì)、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個(gè)側(cè)面反映我們兢兢業(yè)業(yè)的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)，給人以好印象。
兢兢業(yè)業(yè)做好服務(wù)工作，不給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。我們要從各方面做好對(duì)老總的服務(wù)工作，比如要圍繞有關(guān)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和中心任務(wù)，高效率地處理電文，適時(shí)安排有關(guān)活動(dòng)，主動(dòng)收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為老總決策和進(jìn)行管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。要善于行使老總賦予的職權(quán)去完成老總交辦的任務(wù)，如實(shí)施檢查督促、搞好綜合協(xié)調(diào)等，保證其指示的貫徹執(zhí)行。還要把文書收發(fā)、登記、打電話、接待來訪、上令下達(dá)等事務(wù)性工作有條不紊地處理好。但是，對(duì)老總服務(wù)也要掌握分寸，孔子講“過猶不及“，服務(wù)不周到要影響老總工作，做過了頭則會(huì)影響老總的形象。我們可以參照以下原則：一是要按規(guī)定辦事。二是要多作請(qǐng)示匯報(bào)。遇到規(guī)定不明確或自己吃不準(zhǔn)的事，應(yīng)及時(shí)向老總匯報(bào)，請(qǐng)作定奪，切勿自作主張。不經(jīng)老總授權(quán)，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴(yán)格要求自己。我們不是權(quán)利部門，但接近權(quán)利渠道，如不嚴(yán)格要求自己就會(huì)損害老總的形象。
秘書工作特征
一,貼近領(lǐng)導(dǎo)核心,輔助領(lǐng)導(dǎo)工作
二,不在領(lǐng)導(dǎo)職位,參謀領(lǐng)導(dǎo)之政
三,沒有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力,隱含領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力
四,貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖,反映群眾利益