公司檔案管理規(guī)定范文
公司檔案管理規(guī)定范文
為加強公司檔案及文件管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，需要對檔案做好管理。下面是學習啦小編為你帶來的公司檔案管理細則，希望能幫到你。
公司檔案管理規(guī)定范文1
一、公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限的劃分
1、公司級檔案管理范圍，由公司專人管理并負責一切借閱、復印、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件：
(1)公司設(shè)立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
(2)業(yè)務(wù)來往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯(lián)系函件等);
(3)政府、項目批文、合同;
(4)上級機關(guān)發(fā)來的本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條列、規(guī)定、計劃等文件資料;
(5)公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項文件流程、公司決定等);
(6)工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
(7)公司月度、年中、年度工作計劃;
(8)公司簽訂的各類合同;
(9)公司有效證件、印章;
(10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄等;
(11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄像等;
(12)其他具有法律效益力及保護價值的文件。
(13)各項目相關(guān)資料分類存放。
2、檔案管理范圍，有指定專職文書管理。檔案文件如下：
(1)報請總經(jīng)理批復的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等;
(2)相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;
(3)公司媒體宣傳資料;
二、公司檔案管理準則
1、公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制，即堅持收集、管理文件材料的制度。由負責人主體檔案的管理，并對檔案管理工作進行督促和指導。設(shè)立專門檔案柜，配備專人分管檔案工作。
2、了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的規(guī)范范圍，收集管理本部門的文件材料。
3、認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每極度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢。
4、承辦人員需借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記。
三、檔案管理、歸檔文件整理
1、部門以公司名義制作的規(guī)劃規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、項目方案等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。
2、歸檔時限
各部門專職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時處理，切忌拖拉積壓。
3、歸檔文件的整理
1) 歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。
2) 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請示和批復放在一起。
3) 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件。
4) 不同年度的文件分開存放。
5) 合同按內(nèi)分開，分別分為工程合同、設(shè)計合同、申元合同、申德合同。
四、檔案的銷毀
1、個人非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、對于多余、重復、過時和和無保存價值的或是盜了銷毀期限的檔案，由總經(jīng)理批示后執(zhí)行。
五、檔案保管
1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;
2、保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強光的工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。
3、隨時對檔案進行清理，清除不必要保存的材料;對破壞褪色的材料進行修補和復制。
公司檔案管理規(guī)定范文2
一、 目的
為規(guī)范公司檔案資料管理，增強公司檔案資料的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同(包括勞動合同)、工程資料、業(yè)主/客戶資料、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案資料管理員
公司的檔案資料管理由總經(jīng)理/副總經(jīng)理指定檔案資料管理員負責，各部門資料如各部門負責人指定檔案資料管理員負責。
四、檔案管理員的職責
1、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
2、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
3、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
4、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
5、保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、 公司的歸檔資料實行“及時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作時間公司來往文件/業(yè)主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。
2、各主管部門負責人應(yīng)積極配合與支持檔案管理員各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。
3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以
上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類根據(jù)公司的實際情況及檔案資料的查找實用性歸檔。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。 七、檔案資料的保存期限?
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：?
1、永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及 股東會紀 錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機關(guān)核準文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)工程資料及業(yè)主資料檔案;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。 4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
七、檔案的借閱
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材
料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)借閱的檔案資料的部門負責人及公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準;借閱詳細的業(yè)主資料檔案必須由部門負責人報公司副總經(jīng)理/總經(jīng)理批準后借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理
員催還。需要長期借出的，須經(jīng)公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準。
5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆卸、損污
文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
7、會計檔案由財務(wù)部自行保管。會計檔案一律不準外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財
務(wù)負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公
文，并經(jīng)公司領(lǐng)導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應(yīng)經(jīng)財務(wù)負責人同意方可辦理。
八、檔案的銷毀
1、 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交副總經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由副總經(jīng)理批準后方可銷毀。
4、 經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔
案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理/副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
九、罰則
1、無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍
拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。
2、公司各部門員工凡泄露公司檔案資料，經(jīng)核實情況屬實，并無其他正當
理由的，公司將按情節(jié)的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。對涂改、拆散或未經(jīng)公司領(lǐng)導批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其部門領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。
3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還并責令其當事
人寫出書面檢查。
4、公司各部門員工遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，
經(jīng)核實情況屬實，并無其他正當理由的，公司將按情節(jié)的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。
十、本管理規(guī)定自公布之日起實施。
公司檔案管理規(guī)定范文3
1、 總則
為加強本公司文書立卷工作，完善檔案管理制度，特制定本規(guī)定。
2、 適用范圍
歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價 值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。
3、 原則
公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽 存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
4、文件材料的收集管理
堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。
5、辦公室收集
凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
6、主管部門收集
6.1 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
6.2 公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。
6.3 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予報銷會議費用。
7、各部門專(兼)職文書的職責
7.1 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
7.2 認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份
前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
7.3 承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
8、歸檔范圍
8.1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
8.2 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
8.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
8.4 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
8.6 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
8.7 信訪工作材料。
8.8 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
8.9 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
9、平時歸卷
各部門者要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
10、案卷目錄
各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。
11、資料送交
公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
12、登記
專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
13、案卷質(zhì)量
為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
案卷質(zhì)量的基本要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
14、歸檔資料
歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。
15、檔案檢查
檔案室要定期開展檔案質(zhì)量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當及時予以糾正。
16、本規(guī)定自布之日起施行。
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