企業(yè)檔案管理規(guī)定3篇
人事檔案管理規(guī)定旨在加強公司人事檔案的管理工作，進一步提高科學管理水平，實現(xiàn)人事檔案管理工作科學化、規(guī)范化和制度化，有效地保護和利用檔案，更好地為人事工作服務。下面是人事檔案管理制度，歡迎參閱。
企業(yè)檔案管理規(guī)定1
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。
第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡化管理。
第二章 檔案機構及其職責
第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作。
第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管，同時監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章 檔案的管理
第八條 整理辦法：
1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。
2. 步驟：
A. 收集
文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。
企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。
B. 整理 根據(jù)分類和成立時間整理。
C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類。
D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。
第九條 過程管理：
1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。
2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條 銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。
第十三條 在業(yè)務中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。
第四章 檔案備份制度
第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。
第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。
第十八條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。
第五章 處理條例
第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案;
2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案;
3. 涂改、偽造檔案;
4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者;
5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。
第六章 責任
第二十一條 本制度適用于公司各子公司、各部門及各員工。
第二十二條 本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室，第一責任人為各部門指定的資料員;第二責任人為資料員所在部門的部門負責人。
企業(yè)檔案管理規(guī)定2
一、目的
為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案使之科學化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為公司各項工作服務，特制定本管理制度。
二、管理職責
人力資源部人事檔案管理職責：
1、 負責制訂、修改和完善人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規(guī)范;
2、 負責本制度在實施執(zhí)行的具體指導和監(jiān)督檢查;
3、 負責公司全體員工人事檔案管理工作;
三、人事檔案內(nèi)容
人事檔案是全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：
1、 履歷材料(包括個人的簡歷資料);
2、 學歷和評聘專業(yè)技術職務材料;
3、 獎勵及處分材料;
4、 培訓記錄及外訓協(xié)議材料;
6、 身份證、畢業(yè)證復印件;
7、 照片一張;
8、 文件檔案資料移交明細表。
四、人事檔案編號
必須按照統(tǒng)一的編號(員工為：W×××××，職員為：M×××××)進行編號，檔案按部門分類做標記方便查找。
(由其他部門轉(zhuǎn)入的員工檔案，仍按照其原來的員工編號進管理，并分類存檔管理。)
五、人事檔案的收集
1、 新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進員工的人事檔案收集、整理，
并交由人力資源部人事檔案保存管理的人員統(tǒng)一歸檔。
?、?前臺文員：新員工報到后，收齊新入職員工的身份證件復印件、學歷證、學位證及其他
相關資質(zhì)證件、技術職稱相關證件、健康證復印件、一寸照片、填寫《員工入職登記表》后，統(tǒng)一裝訂，并在《員工入職登記表》下方寫上員工編號、員工姓名、入職日期、轉(zhuǎn)正日期，辦理完后將以下檔案交至招聘專員。
?、?招聘專員：收到以上資料后，將《應聘人員面試登記表》(必須要有初試、復試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署)及相關部門試題統(tǒng)一裝訂后存檔。
2、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時
員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人事專員必須將《人事異動表》、《員工轉(zhuǎn)正考核表》收集后歸入該員工的人事檔案袋內(nèi)。
3、員工辦理異動手續(xù)時
人力資源部門在完成員工異動手續(xù)三個工作日內(nèi)，將員工異動手續(xù)資料存入該員工檔案內(nèi)，具體資料有：
1)《人事異動表》;
2)《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產(chǎn)移交明細表》、《客戶資料移交明細表》《待辦工作(事宜)移交明細表》
4、員工辦理離職手續(xù)時
人事專員在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離職相關資料存入該員工的檔案并移出在職人員人事檔案，存入離職檔案內(nèi)。
六、人事檔案的借閱與移交
凡借用人事檔案，原則上到人力資源源查閱即可，特殊情況必須填寫《人事檔案借閱申請表》，由人力資源部經(jīng)理核實理由，方可借出，借出的檔案必須在一天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。
1、 借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和污損
檔案資料;
2、 不得擅自復制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證，必須事先經(jīng)人力資源部
經(jīng)理審核同意;
3、 查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處;
4、 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。
七、其他規(guī)定
1、 凡是公司工作人員(正工員工、試用員工和臨時員工)都必須建立檔案;
2、 人事檔案(電子檔)一年輸出兩次紙本，并于每年的6月30與12月30將檔案資料交
檔案室存檔;
3、 檔案管理人員應具有良好的思相素養(yǎng)，在工作中須嚴格遵守保密制度;
4、 不得擅自處理或銷毀檔案資料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀(離職
人事檔案保存五年，主管以上及特殊人員檔案資料長期保留);
5、 人力資源部經(jīng)理定期或不定期對人事檔案管理工作進行檢查與督導。
八、支持表格
《人事檔案借閱申請表》
九、相關表格
《應聘人員面試登記表》
《員工入職登記表》
《人事異動表》
《員工轉(zhuǎn)正考核表》
《文件檔案資料移交明細表》
《物品資產(chǎn)移交明細表》
《客戶資料移交明細表
其它：人力資源部對本規(guī)定擁有修訂權和最終解釋權。
人力資源部
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企業(yè)檔案管理規(guī)定3
1.總則
1.1 公司人事檔案是指記錄和反映員工的經(jīng)歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調(diào)動及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依據(jù)之一。為加強人事檔案的有效管理，特制定人事檔案管理制度。
1.2 人事檔案具有以下特性：真實性，這是員工個人經(jīng)歷和德才情況的真實記錄;保密性，它屆黨和國家的機密;可靠性，它必須具有完備的手續(xù);獨立性，它是以個人為立案單位。
1.3 公司人事檔案由黨委組織部門歸口統(tǒng)一管理。
2.人事檔案的歸檔范圍
2.1 組織人事部門應當歸檔的材料包括：
a 干部履歷表;
中層干部任免、聘任及解聘材料;
c 科技干部技術職稱確定呈報表;
d 大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級表;
e 各類干部的鑒定材料;
f .出國人員審批表及出國人員鑒定表;
g 學歷證明;
h 干部退休、離休審批表;
i 干部違紀處分決定、批復等綜合材料，以及本人檢查、交待、申訴材料; j 取消或撤銷行政違紀處分決定、批復、平反決定材料及本人申訴材料; k 后備干部考核材料及登記表;
1 工程技術人員和業(yè)務管理人員獎勵材料;
m 大中專畢業(yè)生、對調(diào)和單調(diào)干部以及轉(zhuǎn)業(yè)干部檔案;
發(fā)展新黨員有關材料，如入黨志愿書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉(zhuǎn)正申請;
o 中國共產(chǎn)黨黨員登記表;
公司以上先進獎勵材料;
q 中國共產(chǎn)黨黨員退黨的有關材料;
r 預備黨員延長預備期及取消預備黨員資格材料;
中共黨員違紀處分決定，批復及處分的甄別材料及平反決定材料。
2.2 勞資部門應歸檔的材料主要有：
a 員工登記表;
各種審批表：如勞動合同制審批表、調(diào)整工資審批表、學徒工定級審批表、復職審批表及要害作業(yè)崗位審批表;
c 各類生產(chǎn)工人檔案;
d 工人行政違紀處分決定及本人檢查材料;
e 撤銷對工人行政違紀處分決定、平反材料及本人申訴材料;
f. 退職、退休人員提高待遇審批表;
g 開除廠籍及解除合同的有關材料。
2.3 保衛(wèi)部門應歸檔的材料主要有：
a 各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書;
刑事處分材料;
c 勞動教養(yǎng)通知書及教養(yǎng)期滿釋放有關材料。
2.4 公司工會應歸檔的材料主要有：
a 公司級以上先進生產(chǎn)者(勞模)、先進工作者(勞模)登記表及事跡材料; b 干部、工人死亡后組織上寫的悼詞;
c 干部、工人非正常死亡的調(diào)查材料及善后處理意見。
2.5 團委應歸檔的材料主要有：
a入團志愿書、入團申請書;
退團申請書及退團登記表;
c團員及團干部各種獎勵材料;
d 團員違紀處分材料及撤銷處分的決定;
e 團員各種鑒定材料。
3 人事檔案的管理
3.1 人事檔案歸檔要求
3.1.1 歸檔的材料及名稱(或標題)應確切、清楚，并寫在材料醒目的位置。
3.1.2 歸檔的材料，應鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。
3.1.3 歸檔的材料或表格，一律用十六開紙書寫或印刷，如必須用大號開紙印刷，允許按16開折頁。
3.1.4 形成材料的部門要認真填寫以下內(nèi)容：
a 形成材料的部門應蓋公章;
單位負責人應簽字;
c 個人形成的材料，形成材料人應簽字;
d 填寫形成材料的年、月、日。
3.2 人事檔案的保管要求：
3.2.1 對存放檔案的庫房要求，主要有：
a 庫房清潔、適用和牢固;
有防盜及防火措施和工具;
c 既能防潮，又能防曬;
d 有防蟲及防鼠措施。
3.2.2. 按“企業(yè)檔案分類”規(guī)定，必須做到認真鑒別，分類準確編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到檔案、卡片、人員、名冊四統(tǒng)一。
3.2.3 定期與不定期檢查案卷的擺放裝置，各項安全措施及庫房周圍的環(huán)境情況，若發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決。
3.2.4 經(jīng)常保持人事檔案與登記臺帳、案卷存放位置相一致，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施糾正。
3.2.5 每半年進行一次抽查，每年進行一次全面檢查。
4 人事檔案的借閱
4.1 凡因下列需要借閱人事檔案，必須辦理借閱手續(xù)：
a 調(diào)資;b 提級考核;c 調(diào)動工作;d 任免事項;e 政審;f 組織處理;g入黨;h 出國;I 離、退休等。
4.2 查閱人事檔案的手續(xù)
4.2.1 只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱，一般不外借;必須外借時，需經(jīng)有關組織部門領導批準，但不得中途轉(zhuǎn)借。外借檔案必須在十五天內(nèi)歸還。
4.2.2 查閱人事檔案人員，對檔案應嚴加保密，不得向無關人員泄密。
4.2.3 查閱人事檔案時，不準在材料上圈劃、折疊、涂改、污損、撤換、拆毀、拍照、復印。
4.2.4 閱檔時必須抄錄有關材料，需經(jīng)檔案室主管人員同意。
4.2.5 組織、人事、紀委、保衛(wèi)等部門查閱檔案時，須經(jīng)本部門主管領導批準。
4.2.6 單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：
4.2.6.1 由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由、并加蓋公章。
4.2.6.2黨委組織部門按照有關規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料。
4.2.6.3證明材料由黨委組織部門主管領導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
5 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
5.1 人事檔案轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出，人事檔案部門要審批手續(xù)完備，登記清楚，責任明確。
5.2 凡員工調(diào)動工作，做到人事檔案隨人走，避免人事檔案與人的工作單位不一致。
5.3 凡調(diào)往外省、市的工人、干部，其本人檔案內(nèi)黨委組織部門負責郵遞。
5.4 人事檔案轉(zhuǎn)遞方式
5.4.1 外省、市人事檔案，以機密件掛號郵寄，嚴密包裝。嚴禁本人攜帶或以平信郵寄。
5.4.2 市內(nèi)人事檔案，由對方單位派人持介紹信提取，一般不應郵寄，不得本人攜帶
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