會議室使用管理規(guī)定
會議室使用管理規(guī)定
會議室，供開會用的房間，.通常包含有一張大會議桌而預(yù)定作為董事會會議之用的房間。下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的會議室使用管理規(guī)定，希望對你有用!
會議室使用管理規(guī)定
一、總則
第一條 為達(dá)到合理利用公司會議室，并保持會議室整潔，使各部門放心、有序的使用，特制訂本管理規(guī)定
二、適用范圍
集團(tuán)各部門、各子公司。
三、職責(zé)
第三條 集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)公司會議室的管理及使用安排。 第四條 各部門(子公司)均可以申請使用會議室。 四、會議室的規(guī)模及配置
第五條 公司共有7個會議室。具體配置如下：
第一會議室：二層。長桌?？扇菁{40人。配有固定式投影儀、投影幕布、白板。
第二會議室：一層。長桌?？扇菁{12人。配有固定式投影儀、投影幕布、白板。
第三會議室：一層。長桌?？扇菁{12人。配有投影幕布、玻璃板。
第四會議室：一層。六角桌?？扇菁{10人。配有玻璃板。
第五會議室：二層。三角桌。可容納 3人。
第六會議室：三層。長桌。可容納 8人。配有投影幕布、玻璃板。
第七會議室：三層。長桌?？扇菁{ 6人。配有白板。
五、會議室的用途
第六條 公司會議室為公司會議、部門(子公司)會議、來賓接待、員工工作面談、招聘面試而設(shè)立。
六、 會議室的使用
第七條 會議室管理負(fù)責(zé)人為前臺文員。
第八條 會議室使用以“先申請，后使用”為原則。
(一)沒有經(jīng)過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下可以使用;但如有沖突，必須禮讓已申請使用會議室的部門或個人。
(二)按申請的先后，順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。辦公室不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。
(三)如遇公司層級的緊急重要會議，已申請使用會議室的部門(子公司)或個人，在不能調(diào)換的情況下，應(yīng)先讓公司層級的重要會議。
第九條 申請流程
(一)需使用會議室的部門(子公司)或個人應(yīng)至少提前兩小時(休息時間除外)到前臺提出使用申請，認(rèn)真填寫《會議室使用登記表》，由前臺文員統(tǒng)一安排。如需辦公室協(xié)助配備其它用品(如飲料、水果等)，應(yīng)至少提前一天提出申請，并提供用品清單及標(biāo)準(zhǔn)。
(二)前臺文員將依據(jù)《會議室使用登記表》的內(nèi)容在會議室指定位置張貼使用標(biāo)識
(三)部門(子公司)及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室。超過10分鐘未到達(dá)會議室的，辦公室有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。
(四)部門(子公司)及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，避免超時使用。如在緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門(子公司)或個人使用，超時使用者必須離開該會議室，終止使用該會議室。
(五)如部門(子公司)或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。 第十條 會議室使用注意事項
(一)各部門(子公司)或個人需自行指定人員安排會務(wù)工作。根據(jù)需要到前臺文員處領(lǐng)取會議用品(如：白板筆、白板擦、空調(diào)遙控、投影儀遙控、紙杯等)。公司會議由辦公室承擔(dān)會務(wù)工作。
(二)任何部門(子公司)或個人在使用會議室期間，必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠償。
(三)會議室使用期間，使用部門(子公司)或個人需保持會議室的干凈，衛(wèi)生，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為。如發(fā)現(xiàn)此行為，將對該部門負(fù)責(zé)人或個人進(jìn)行處罰。
(四)會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能私自帶出會議室。
(五)會議結(jié)束，使用人員需自覺關(guān)閉空調(diào)、投影儀、燈等用電設(shè)施，并關(guān)好門窗，將會議桌椅擺放整齊，白板擦拭干凈，以保持會議室整齊干凈。并將領(lǐng)取的會議用品交還前臺文員。
(六)會議完畢后前臺文員應(yīng)及時檢查會議室。定期安排保潔員對會議室進(jìn)行清掃。
第十一條 其他事項
(一)為方便員工就餐，公司在一層第三會議室配備有冰箱和微波爐。每天中午12點到13點員工可在此熱飯、用餐。用餐完畢后應(yīng)自覺將垃圾和桌面清理干凈，并將座椅歸位。最后離開者將會議室燈關(guān)閉。
(二)其他會議室嚴(yán)禁用餐。
醫(yī)院會議室使用規(guī)定
為加強(qiáng)醫(yī)院會議室管理，確保會議室規(guī)范有序使用，制定以下規(guī)定。
一、會議室主要用于本院會議、培訓(xùn)、接待等，未經(jīng)批準(zhǔn)，外單位或個人不得使用。
二、會議室由院辦公室負(fù)責(zé)管理，包括會議室的使用安排、設(shè)備保管及衛(wèi)生清潔等。
三、使用會議室采取事前登記制度，由院辦公室按先急后緩原則進(jìn)行統(tǒng)籌安排，以便做好會前準(zhǔn)備工作。
1、所有周期性召開的會議可申請設(shè)置例會管理。
2、其他會議需提前到院辦公室預(yù)約登記。
3、科室召開的會議如與醫(yī)院臨時性重要會議發(fā)生沖突，須保證醫(yī)院會議優(yōu)先使用。
4、必須嚴(yán)格按照預(yù)約的時間使用會議室，如需提前、推遲或順延，必須事前征得院辦公室同意。
四、會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)院辦公室批準(zhǔn)，一律不得擅自使用;凡因擅自使用造成損壞的，由使用科室承擔(dān)維修及其他相關(guān)責(zé)任。
1、不得隨意移動桌椅，如果必須改變桌椅擺放位置，需經(jīng)院辦公室批準(zhǔn)，并在會后恢復(fù)原樣。
2、不得隨意開關(guān)LED、投影儀、音響、功放等設(shè)備，如需使用，應(yīng)在預(yù)約時一并申請，由院辦公室派專人開啟調(diào)試。
3、重大活動及培訓(xùn)所需的條幅、宣傳單等必須使用易張貼、易處理黏膠，禁止使用難清理的透明膠、雙面膠等，并在用后及時清除。
五、科室使用會議室時，應(yīng)自行負(fù)責(zé)各項會務(wù)服務(wù);會議結(jié)束后必須完成會議室的基本清潔，并及時通知會議室管理人員檢查會場及設(shè)備。
1、使用科室應(yīng)告知與會人員自覺維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，嚴(yán)禁將任何食品、飲料等帶入會議室;禁止隨意亂丟紙屑、垃圾;嚴(yán)禁在桌椅上刻畫、涂寫。會議結(jié)束后，應(yīng)及時清理會場，必須將所有相關(guān)的資料、物品、垃圾、臨時張貼清理完畢。
2、內(nèi)部會議一律不配茶葉、紙杯、純凈水;培訓(xùn)、學(xué)術(shù)會議等原則上不擺放鮮花和水果，如有需要請自行準(zhǔn)備。
六、院辦會議室管理員須嚴(yán)格執(zhí)行會議室管理各項規(guī)定，努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作，保障各類會議、接待活動的正常進(jìn)行。
會議室鑰匙使用規(guī)定
一、目的
為提高會議室管理水平保障公司設(shè)備、財產(chǎn)、規(guī)范會議室門鎖的管理，使公司及各部門的會議秩序和培訓(xùn)環(huán)境得到良好的改善落實鎖匙管理責(zé)任，特制定本規(guī)定。
二、適用范圍
本規(guī)定適用于本公司會議室鑰匙的管理。
三、內(nèi)容
1. 公司會議室鑰匙由公司人資行政部負(fù)責(zé)保管、領(lǐng)用登記、回收、配制的管理。
2. 鑰匙持有人負(fù)責(zé)所配置鑰匙的使用和保管，并對所配置鑰匙安全負(fù)責(zé)。
3.嚴(yán)禁將鑰匙借給他人使用，否則一旦發(fā)生意外事項，轉(zhuǎn)借人也將負(fù)有連帶責(zé)任。 如因公務(wù)需要延遲下班或休息日加班等特殊原因需要使用辦公鑰匙，必須填寫《會議室延長使用登記表》，才能借用。
4.任何人不得隨意復(fù)制公司鑰匙，如因工作需要復(fù)制鎖匙，需經(jīng)得公司總經(jīng)理助理簽字審批后由行政部統(tǒng)一復(fù)制并記錄在《鑰匙發(fā)放/變更登記表》。
5.鑰匙使用實行“上班前開門，下班后鎖門“的原則.不得隨意在非正常工作時間里擅自開門。
6.鑰匙有遺失或損壞，請速報行政部，以便及時更換并記錄在《鑰匙發(fā)放/變更登記表》。
7.各部門在會議期間如有損壞和丟失用具情況，應(yīng)及時通知行政部，并說明原因。如屬于人為造成，則由當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償，賠償費交到行政部辦公室，并由行政部辦公室根據(jù)情節(jié)提出警告、罰款、記過、記大過處分建議，報其直接上級批準(zhǔn)執(zhí)行。
8.持有鑰匙的人員，在離職或調(diào)動前，必須將持有的全部鑰匙繳回行政部，并填寫相應(yīng)的歸還清單。否則不予辦理離職手續(xù)。如員工自離職未交接相關(guān)工作及鎖匙時，行政部將與其有關(guān)的所有鎖匙重新更換并填寫完整記錄。
9.會議室鑰匙使用和管理責(zé)任在使用時由使用部門負(fù)責(zé)，不使用時由行政部負(fù)責(zé)。
10.會議室、鑰匙必須當(dāng)天借當(dāng)天還，否則出現(xiàn)物品丟失情況不但追究當(dāng)事人責(zé)任，同時追究部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。