提高會議效率的方法
提高會議效率的方法
有很多的會議是因為組織不善而讓與會者感到討厭的。在當(dāng)今社會，時間就是金錢。今天，學(xué)習(xí)啦小編為你帶來了提高會議效率的方法。
提高會議效率的方法是什么
1、會議成果。
一定要在會議開始之初就讓與會者明白這次會議想要得出什么樣的結(jié)果。在常規(guī)會議上，組織者一定要開門見山地將自己對會議的期望表達(dá)出來。在特殊會議上，如果實在不方便直接講出來就給出相應(yīng)的暗示。同時，會議的組織者也要表達(dá)出自己期望在會議結(jié)束時會有什么樣的效果。所以，在會議開始的時候就闡明會議的結(jié)果是提高會議效率最有效的措施。將會議目標(biāo)寫在顯眼的地方也會非常有用。
2、會議日程安排。
根據(jù)會議議題重要性的不同安排出相應(yīng)的時間，并列出一張簡單的會議進(jìn)程表格。這樣就可以對會議的進(jìn)程了如指掌，在時間安排上也會更加科學(xué)。
3、會議角色。
會議當(dāng)中有很多的角色，只要將各種角色弄清楚并各司其職才能提高會議的效率。不管你是會議的設(shè)計者、組織者還是指導(dǎo)者，這些角色的任務(wù)是各不相同的，只有保證各種角色的人員認(rèn)真完成自己的工作才能保障會議的順利進(jìn)行。
4、會議規(guī)則。
在召開會議之前，一定要制定好各種預(yù)案，尤其是那種比較常見的問題。如果會議之前各種預(yù)案都比較完善的話，就可以將各種問題防患于未然。比如，會議過程中是否允許用電腦，會議內(nèi)容是否允許記錄等等，這都需要提前想到的。
提高會議效率十大要領(lǐng)
會議目的要明確。
一個單位或者部門召開會議，無論其規(guī)模大小、類型如何，第一步就是設(shè)定會議目的，明確會議到底要解決什么問題，而且表述要盡可能具體，讓每一位與會人員清楚明白，以便提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。
參會人數(shù)要適當(dāng)。
參加會議的人員一般包括會議的組織者、參與者和記錄人員等。參會人數(shù)的數(shù)量要適當(dāng)，人員太多易七嘴八舌、偏離主題，導(dǎo)致會期延長，最后草草收場;人員太少則不能有效征集意見和建議，不利于民主決策、科學(xué)決策。同時，參會人員的層級不能相差太遠(yuǎn)。
會前準(zhǔn)備要充分。
會前準(zhǔn)備工作包括發(fā)出會議通知，告知會期、時間、地點等;印制會議日程，編排會議議程;做好會場布置，如懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等，安排座次，擺放席簽、話筒、資料、茶杯等，保證照明、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備齊全有效;做好會議食宿、集體照相等方面的準(zhǔn)備。
會議規(guī)則要清晰。
堅持“四不”原則;不跑題，緊緊圍繞會議主題發(fā)言;不打斷，尊重發(fā)言人;不超時，無論誰發(fā)言都有時間限制;不攻擊，不指責(zé)、批判他人，更不能進(jìn)行人身攻擊。
主持協(xié)調(diào)要到位。
會議主持人要加強協(xié)調(diào)，保證會議按照預(yù)定議程進(jìn)行。要不斷向與會人員明示或暗示會議的目標(biāo)和主題，有人偏離主題時應(yīng)及時制止。保證與會人員在發(fā)言時不受他人攻擊，在會議過程中始終保持中立，以取得與會者的信任。
會議氣氛要和諧。
氛圍良好，與會人員才會暢所欲言，會議才能取得預(yù)期效果。會議前，環(huán)境布置有講究，不能太壓抑，要讓與會人員有一種輕松舒適的感覺;會議中，要發(fā)揚民主精神，鼓勵與會人員積極發(fā)言，允許有不同聲音和不同意見，注意集思廣益。
會議服務(wù)要周到。
會場上提供話筒、茶水、應(yīng)急處理等服務(wù)看似小事，但對會議效率的影響也很明顯。有的會議發(fā)言的人較多，話筒數(shù)量不夠，就要做好話筒傳遞服務(wù)，確保有序銜接;有的會議需要使用展板、投影等設(shè)施，要提前主備好;會議需要臨時增加與會人員，應(yīng)及時通知到位。
形成紀(jì)要要盡快。
會后，要根據(jù)會議主持人的要求，遵照會議精神，迅速撰寫會議紀(jì)要，呈送主持人批閱，盡快形成準(zhǔn)確完整的會議紀(jì)要，盡快分發(fā)至相關(guān)單位和部門，以免影響決議的落實。
傳達(dá)精神要及時。
會議結(jié)束后，應(yīng)通過專題會、新聞報道、內(nèi)部簡報等形式，盡快將會議精神傳達(dá)給相關(guān)人員。傳達(dá)時要終于會議，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，準(zhǔn)確無誤，防止片面性;同時要注意保密，不向無關(guān)人員透露會議內(nèi)容。
決議跟蹤要閉環(huán)。
開會是為了統(tǒng)一思想，研究措施，解決問題。對會議形成的決議，要堅持一抓到底，建立追蹤制度，按照PDCA閉環(huán)管理要求，對議定事項進(jìn)行跟蹤，重點對會議安排的工作是否落實、會議提出的問題是否解決等進(jìn)行檢查、考核，確保各項決議能夠按時按要求完成。
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