“省出大企業(yè)”法則之三：決戰(zhàn)行政部(2)

　　完成這一切，行政部門所需要做的不過(guò)是一個(gè)來(lái)自臺(tái)灣的行程跟蹤軟件，和一名專有協(xié)調(diào)秘書，每個(gè)月的成本不超過(guò)4000塊。

　　計(jì)劃推廣的初期，行政部門遭遇了來(lái)自全國(guó)分公司的抵抗，一些員工投訴：為了和總部溝通行程，發(fā)生了很多的長(zhǎng)途通訊費(fèi)用，這樣做太煩瑣！而李響的新策略很快讓這些投訴者啞口無(wú)言：“總部協(xié)調(diào)中心開(kāi)設(shè)了新的熱線，專門接聽(tīng)投訴，并且申請(qǐng)了受話方付費(fèi)業(yè)務(wù)。”這樣一來(lái)，抱怨和抵觸面臨細(xì)致的量化評(píng)估，無(wú)端的指責(zé)不攻自破。

　　德本電工在總部推出這些措施的時(shí)候，大家都覺(jué)得是天方夜譚。“其實(shí)非常簡(jiǎn)單，我們不僅沒(méi)有增加一個(gè)秘書，還在3個(gè)月以后減少了5個(gè)秘書，節(jié)約了一成的移動(dòng)通訊成本，并且提高了所有會(huì)議和信息溝通的效率”。

　　完成這些成就的并不是什么高科技，只是在行政部門的電腦上安裝了一個(gè)短信群發(fā)平臺(tái)。以往，每次召開(kāi)會(huì)議，都需要會(huì)議發(fā)起人把參加會(huì)議人員的名單交給秘書，由秘書打電話逐個(gè)通知，往往是對(duì)方在拜訪客戶的時(shí)候不得不接聽(tīng)電話，并且在趕到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候?qū)?huì)議主題一無(wú)所知。應(yīng)用了這個(gè)平臺(tái)以后，系統(tǒng)將在會(huì)議開(kāi)始前4個(gè)小時(shí)自動(dòng)把會(huì)議信息發(fā)到所有人的手機(jī)上，內(nèi)容涉及會(huì)議名稱、主題、發(fā)起人、地址、時(shí)間，以及基本的背景資料。會(huì)議參加人只需要在收到通知后發(fā)任何內(nèi)容回復(fù)到指定號(hào)碼，就表示已經(jīng)收到，或是否能準(zhǔn)時(shí)參加。為了預(yù)防短信被遺漏，信息發(fā)出1小時(shí)如果沒(méi)有收到回復(fù)，系統(tǒng)會(huì)提示秘書，再由秘書打電話詢問(wèn)原因。

　　和所有優(yōu)秀的行政管理者一樣，“省和不省對(duì)企業(yè)有同樣的作用，”李響明白，“節(jié)省的目的是為了提高效率，從而增加效果，單純的吝嗇和節(jié)儉是任何企業(yè)都不需要的。”www.AdCIS.com.cn一個(gè)新員工到公司報(bào)道了，在填寫了各種表格以后，這位新員工被詢問(wèn)：“可以選擇把您最重要的紀(jì)念日告訴行政部門，我們將為您提供提醒；其次，請(qǐng)確認(rèn)您自己更愿意過(guò)農(nóng)歷的生日還是公歷生日，是哪一天？”看上去煩瑣的過(guò)程卻是為了保證人力資源部門的生日會(huì)效果，以及幫助企業(yè)完善文化建設(shè)。李響說(shuō)：“這也是一種節(jié)省。”

　　李響曾經(jīng)做過(guò)調(diào)查，在80年代以前出生的員工，有很大一部分人把農(nóng)歷的生日作為自己慶生的日子，尤其是我國(guó)的北方，每年總有3成以上的員工，在接受人力資源部慶祝的時(shí)候，嘴上表示感謝，卻并不是處在幸福的心理狀態(tài)之下，自然也不會(huì)有感恩之心。增加一個(gè)過(guò)程，不只是杜絕了浪費(fèi)，更重要是把握了和員工深入溝通的機(jī)會(huì)。

　　李響告訴記者：“95年我在德國(guó)工作，遠(yuǎn)在北京的父親在他生日那天收到了我公司寄的賀卡，上面是老總簽名的一段話：您的兒子很優(yōu)秀，他是值得我們尊重的好員工，謝謝。”為了這句話，李響的父親還專門打越洋電話來(lái)囑咐兒子要好好工作。

　　“很少有人計(jì)算過(guò)一個(gè)‘爛網(wǎng)管’值多少錢，如果計(jì)算以后你會(huì)發(fā)現(xiàn)：他可能是公司里面最貴的員工。”李響給記者算了一筆賬，現(xiàn)代辦公環(huán)境下，幾乎電腦或者網(wǎng)絡(luò)癱瘓的時(shí)間，就是使用者暫停工作的時(shí)間，如果發(fā)生了全系統(tǒng)的癱瘓，那么，整個(gè)維修時(shí)間內(nèi)所有員工時(shí)薪乘以維修時(shí)間就是這次癱瘓的成本。所以，一個(gè)月薪3000塊“爛網(wǎng)管”絕對(duì)可以讓你的企業(yè)損失50000塊。品牌營(yíng)銷網(wǎng)AdCIS如果在德本電工的總部，當(dāng)你的電腦出了問(wèn)題，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部門會(huì)馬上為你提供備用的筆記本電腦，然后選擇把電腦拿走修理，或者等你休息的時(shí)候就地修理；如果你有一個(gè)非常重要的郵件要發(fā)送，而整個(gè)系統(tǒng)崩潰了，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部門馬上可以為你提供無(wú)線發(fā)送或者提供最原始的撥號(hào)上網(wǎng)。