采購管理的基本流程有哪些

時間：2024-01-09 00:22:13 曾揚1151由分享

　　采購流程是企業(yè)確保需求滿足的活動過程，所以很多的人都會想知道采購管理有哪些步驟。下面為您精心推薦了采購管理的基本流程，希望對您有所幫助。

　　采購管理的基本流程

　　企業(yè)流程是指為完成企業(yè)某一個目標或任務(wù)而進行的一系列邏輯相關(guān)的跨越時間和空間的活動的有序集合。企業(yè)采購?fù)ㄟ^規(guī)范采購流程，加強采購流程每一環(huán)節(jié)管理，來約束相關(guān)采購過程的業(yè)務(wù)活動，使得各項采購指標在業(yè)界最佳，并合理地控制企業(yè)采購開支的每一過程，以增強企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

　　企業(yè)在實施采購系統(tǒng)時，需要根據(jù)不同采購對象的采購量來確定其優(yōu)先度，比如制造業(yè)的零配件和原材料的采購(用于生產(chǎn)制造的采購)占總采購量的60%～80%。企業(yè)采購的內(nèi)容可以分成三種類型，見下表所示。

　　雖然企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營內(nèi)容不同，采購活動內(nèi)容不同，采購運用的方法不同，作業(yè)細節(jié)上有若干差異，但采購發(fā)展到現(xiàn)在它們的采購流程大致都是一樣的，采購流程的一般模式如下圖所示。

　　在該流程中，以“準備和簽發(fā)訂單”為中心，前面的流程統(tǒng)稱為“訂單簽訂前的準備工作”，其后的流程為“訂單的執(zhí)行和總結(jié)”。訂單簽訂前的準備工作包括前四個流程：提出需求、描述需求、選擇和評價供應(yīng)商、確定價格和其他采購條件。訂單簽訂后的執(zhí)行和總結(jié)包括后四個流程：跟單和催貨、收貨和檢驗、接受和付款以及采購總結(jié)評估。

　　采購管理，在供需雙方，特別是供應(yīng)商與用戶企業(yè)之間在供應(yīng)商評估、供應(yīng)市場分析和供應(yīng)鏈整合之間需要戰(zhàn)略管理思維以取代傳統(tǒng)的買賣交易行為。采購管理不僅是一種職能戰(zhàn)略，而且還跟戰(zhàn)略有關(guān)。

　　采購管理的方法

　　采購流程發(fā)現(xiàn)問題

　　此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。這個階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報，客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購計劃、考慮預(yù)算等問題。這一階段一般會組建有人員共同組成的項目采購小組。

　　采購流程確定采購的技術(shù)標準

　　在這一階段，是客戶關(guān)于采購標準制定階段。通常由客戶使用部門和技術(shù)部門分析需求，再把需求轉(zhuǎn)化成采購標準。采購標準制定好以后，客戶將以標書的形式發(fā)布出來，準備投標的那到表述就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點，客戶一般不會改動采購方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因為對他們來說，采購方案的改動是“牽一發(fā)而動全身”的，成本很高。

　　采購流程項目評標

　　客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談，以便進行評估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個階段會確立首選供應(yīng)商。這一階段客戶會通過商務(wù)談判，努力爭取一些附加價值。產(chǎn)品的技術(shù)標準和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。

　　采購流程簽訂協(xié)議

　　本階段是簽訂合同，交付產(chǎn)品，實施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認真履行承諾，準時交貨，按進度完成。了解客戶內(nèi)部采購流程，是工業(yè)品營銷說對話、找對人、做對事的前提。有助于規(guī)劃未來目標，控制成本和投資，以及衡量企業(yè)的績效。

　　采購操作管理流程

　　一、尋價

　　(一)明確原材料采購要求

　　1、根據(jù)具體使用

　　確認要求：

　　(1)技術(shù)人員或者提出需求人員提出物料采購要求(包括產(chǎn)品的型號、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)等);

　　(2)提出部門提出物料要求，采購根據(jù)采購小樣，試產(chǎn)后再由提出人確認物料具體要求(針對不明確物料需求的情況)。

　　2、采購人員整理原材料采購要求，供后續(xù)采購提供依據(jù)，如有更改生產(chǎn)及時通知采購部門。

　　(二)供應(yīng)商的開發(fā)

　　1、通過多方信息渠道收集相關(guān)供應(yīng)商或承包商的資料，至少尋找3家以上的供應(yīng)商;電話或QQ、旺旺與這些供應(yīng)商或承包商進行初步的溝通：索要相關(guān)技術(shù)資料、報價表等，必要時可要求寄樣品以供我們測試;

　　2、初步比較后找相對合適的3家(或以上)作實質(zhì)性的溝通(對用量大或重要的原材料必要時需進行實地考核綜合評估)，通過價格、性能、服務(wù)等相關(guān)方面的因素形成《尋價格表》，并依此作為選用供應(yīng)商的依據(jù)。

　　3、跟蹤樣品到貨及使用情況;

　　4、各項考察合格后可進行初步合作：打樣、小批量采購等;

　　5、初步合作完成作一個評定，確定合格后選取為合格供應(yīng)商或加工商，如仍存在問題要求其限期改善，直至達到我方的標準。

　　二、采購過程的實施

　　(一)采購申請：

　　1、產(chǎn)品物料的采購申請由倉庫根據(jù)最低庫存提出申請，經(jīng)主管部門經(jīng)理批準后交采購部經(jīng)理確認簽收;采購人員制作采購計劃并根據(jù)要求進行供應(yīng)商選擇與實施采購;

　　2、辦公、生活用品由行政部門提出申請，經(jīng)主管部門經(jīng)理批準后交采購部簽收(特殊情況也可由行政部自行采購);

　　(二)采購實施：

　　1、采購首先選擇好合適的供應(yīng)商并做好物料訂單，經(jīng)采購經(jīng)理簽字確認后傳真到供應(yīng)商并要求供應(yīng)商制作采購單(購銷合同)簽章確認后回傳，采購人員核對型號、數(shù)量、價格、到貨日期等、，確認無誤后再回傳到供應(yīng)商處要求進行生產(chǎn)與發(fā)貨，采購原件采購人員整理并跟蹤合同的到貨情況;

　　2、辦公、生活用品的采購經(jīng)采購部初步估價后向財務(wù)部借支現(xiàn)金，直接到市場購買，月用量)大的物料應(yīng)找好一兩家合適的商家固定供應(yīng)。

　　(三)采購跟進：

　　1、所有采購單(購銷單)都應(yīng)匯總到《采購計劃表》上，以便統(tǒng)一管理;

　　2、采購交期應(yīng)及時做好采購計劃表中的《供應(yīng)商交貨進度表》，依此作為跟進交貨和溝通的依據(jù);

　　3、物料到公司由采購人員簽收并及時確認數(shù)量與質(zhì)量，對于壞料立即退貨、少料要求補料;

　　4、把訂單物料入庫單交一聯(lián)到采購部，采購部單核對當(dāng)天入庫單與快遞單并記錄到匯總表上，以備查詢。

　　與及時跟進。

　　(四)供應(yīng)商管理：

　　1、在采購整個過程中及時錄入《采購計劃表》中的《供應(yīng)商評價表》;

　　2、定期(每季度)對所有協(xié)力廠商在產(chǎn)能、品質(zhì)控制、價格、服務(wù)等多方面進行評估，具體見《目錄》;

　　3、按評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分類(分A、B、C、D四級)：A類為優(yōu)秀，B類為合格，C類為免強合格，D類為不合格;

　　4、對A類供應(yīng)商保持良好的和作關(guān)系;對B類供應(yīng)商要加強溝通;對C類供應(yīng)商要求限期改善;對D類供應(yīng)商予以取消，終止合作關(guān)系;