應(yīng)收應(yīng)付賬款管理制度范本
應(yīng)收應(yīng)付賬款管理制度范本
為了保證公司資金安全，防范經(jīng)營風(fēng)險，公司需要制定并實施相應(yīng)的管理制度，才有利于加強對應(yīng)收應(yīng)付賬款的有效管理。下面一起來看看應(yīng)收應(yīng)付賬款有哪些管理制度吧!
應(yīng)收應(yīng)付賬款管理制度范本篇一
一、定義：
應(yīng)收款：公司銷售產(chǎn)品或零部件向客戶收取協(xié)議的款項，或者公司為客戶提供服務(wù)而簽訂合同(或協(xié)議)應(yīng)收取的款項;
應(yīng)付款：公司采購產(chǎn)品或零部件向供應(yīng)方支付協(xié)議的款項，或者公司為獲得服務(wù)支持而簽訂合同(或協(xié)議)應(yīng)支付的款項;
二、現(xiàn)金收款
1、送貨人員在為客戶送完貨調(diào)試結(jié)束后，應(yīng)要求客戶方收貨人員簽回《送貨單》;
2、貨款額低于5000元者，應(yīng)盡量要求客戶現(xiàn)金或支票支付;
3、對于第一次購買的客戶要求其預(yù)付貨款的30%才可以送貨，多次購買且信用差的客戶要求其預(yù)付貨款的70%才可以送貨;多次購買且信用好的客戶可根據(jù)客戶財務(wù)規(guī)定進行月結(jié)付款，客戶財務(wù)信用由會計審核評定;
4、送貨人員在收取客戶現(xiàn)金貨款后，必須在回到公司后第一時間上繳到財務(wù)部，并填寫《現(xiàn)金繳款單》，與公司出納進行交接，不得以任何形式私自坐支公款。
5、出納應(yīng)在收款后第一時間知會會計，便于應(yīng)收帳務(wù)處理。
6、會計應(yīng)定期統(tǒng)計整理欠款客戶名單、欠款金額、欠款時間、預(yù)處理方式等。
三、月結(jié)收款處理
1、對于月結(jié)付款客戶或者欠款客戶，由會計建立應(yīng)收賬款管理臺帳，列出明細(xì)，按客戶財務(wù)月結(jié)時間之前一周由前臺向客戶發(fā)出《請款單》傳真，由會計向?qū)Ψ较鄳?yīng)人員催欠;
2、在對方明確表示貨款清結(jié)時間后確定收款方式，為客戶寄送貨款發(fā)票，如需要進行現(xiàn)款回收時公司派出收款人員收款，以下為公司委托員工向客戶收取貨款的規(guī)定：
u有關(guān)人員進行收款業(yè)務(wù)時，須先到前臺文員處辦理客戶回簽白單的領(lǐng)出登記以及有關(guān)委托手續(xù)。對于未收到款項的白單在回到公司后及時返還給前臺文員，并作出還單登記;對于已收到的款項，收款人要憑有出納蓋章確認(rèn)的《現(xiàn)金繳款單》到前臺文員處進行銷單手續(xù)。
u有關(guān)人員收到的貨款，必須在回到公司后第一時間上繳到財務(wù)部，不得私自坐支公款。
u如所收款項屬打折收取的，必須經(jīng)得總經(jīng)理簽名認(rèn)可，否則財務(wù)部將按單據(jù)的實際金額向收款人收繳。
3、在公司發(fā)出《請款單》且對方無法明確貨款清結(jié)時間時，會計將此項貨款催欠工作移交給該項業(yè)務(wù)聯(lián)系的業(yè)務(wù)員，進入欠款處理流程。
四、應(yīng)付款處理
1、采購人員或者相關(guān)經(jīng)辦人員在經(jīng)辦事項上應(yīng)進行跟蹤，確認(rèn)采購或經(jīng)辦事項順利進行或完成;
2、經(jīng)辦人員根據(jù)采購憑證、入庫單或相關(guān)協(xié)議(合同)與財務(wù)部確定付款方式，由財務(wù)部填寫《請款單》，按財務(wù)權(quán)限審核;
3、要求供應(yīng)商或請款方提供正規(guī)的發(fā)票，同會計審核請款手續(xù);
4、所有手續(xù)合格后，出納付款。
5、對于頻繁業(yè)務(wù)往來或超過5000元以上的應(yīng)付款，公司原則上進行月結(jié)或分批付款，特殊情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)后進行。
應(yīng)收應(yīng)付賬款管理制度范本篇二
為保證公司能最大可能的利用客戶信用拓展市場以利于銷售公司的產(chǎn)品和服務(wù)，同時又要以最小的壞帳損失代價來保證公司資金安全，防范經(jīng)營風(fēng)險;并盡可能的縮短應(yīng)收帳款占用資金的時間，加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)資金的使用效率，特制定本制度。
應(yīng)收帳款的管理部門為公司的財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門，財務(wù)部們負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)傳遞和信息反饋，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)客戶的聯(lián)系和款項催收，財務(wù)部們和業(yè)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)客戶信用額度的確定。
一、應(yīng)收帳款管理
(一)收款方針
1、業(yè)務(wù)人員在公司銷售產(chǎn)品及提供服務(wù)或勞務(wù)時應(yīng)及時簽訂銷售合同及服務(wù)訂單并及時催交相關(guān)費用。
2、收款時間：要求按簽訂合同的時間及比例收回相應(yīng)的金額。
3、回款方式：轉(zhuǎn)帳支票，轉(zhuǎn)賬匯款，現(xiàn)金。
4、部門人員調(diào)動或離職等，部門經(jīng)理必須監(jiān)督其業(yè)務(wù)款項的回收及移交，必須填寫移交清單一式四份(一份交財務(wù)、一份部門留存、移交人接受人各執(zhí)一份)，移交人、接受人、監(jiān)交人及財務(wù)部相關(guān)統(tǒng)計人員均應(yīng)簽字，并報財務(wù)備案。接受人應(yīng)核對帳單金額及是否經(jīng)過客戶確認(rèn)。
(二)未回款考核辦法
1、未回款處罰
1)由于業(yè)務(wù)人員失職造成的未回款，扣工資的10%;
2)由于公司內(nèi)部原因造成的未回款，分相關(guān)責(zé)任扣罰;
3)由于外部不可抗力(如客戶倒閉、破產(chǎn)等)造成的未回款，持相關(guān)部門證明，只扣業(yè)務(wù)成本。
2、未回款項不計入業(yè)績。
3、財務(wù)部對部門未回款進行監(jiān)督。對3個月以上部門未回款財務(wù)部上報公司總裁。
4、對預(yù)收款，按1%的比例對市場員給予獎勵。
(三)應(yīng)收賬款監(jiān)控制度
1、財務(wù)部門應(yīng)于月后5日前提供一份當(dāng)月尚未收款的〈應(yīng)收賬款帳齡明細(xì)表〉，提交給業(yè)務(wù)部門、主管市場的副總經(jīng)理。由相關(guān)業(yè)務(wù)人員核對無誤后報經(jīng)主管及總經(jīng)理批準(zhǔn)進行賬款回收工作。該表由業(yè)務(wù)員在出門收帳前核對其正確性，不可到客戶處才發(fā)現(xiàn)，不得有損公司形象;
2、業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格對照財務(wù)部們報來的〈帳齡明細(xì)表〉，及時核對、跟蹤賒銷客戶的回款情況，對未按期結(jié)算回款的客戶及時聯(lián)絡(luò)和反饋信息給主管副總經(jīng)理。
3、業(yè)務(wù)人員在與客戶簽定合同或的協(xié)議書時，應(yīng)按照《信用額度表》中對應(yīng)客戶的信用額度和期限約定單次銷售金額和結(jié)算期限，并在期限內(nèi)負(fù)責(zé)經(jīng)手相關(guān)賬款的催收和聯(lián)絡(luò)。
4、財務(wù)部門應(yīng)于月后5日前向業(yè)務(wù)部門、主管市場的副總經(jīng)理(總經(jīng)理)提供一份當(dāng)月尚未收款的《應(yīng)收賬款帳齡明細(xì)表》，該表由相關(guān)業(yè)務(wù)人員核對后報經(jīng)業(yè)務(wù)主管市場的副總經(jīng)理(總經(jīng)理)批準(zhǔn)后安排進行賬款回收工作。
5、業(yè)務(wù)員收帳時應(yīng)收取現(xiàn)金或票據(jù)，若收取銀行票據(jù)時應(yīng)注意開票日期、票據(jù)抬頭及其金額是否正確無誤，如不符時應(yīng)及時聯(lián)系退票并重新辦理。若收匯票時需客戶背面簽名，并查詢銀行確認(rèn)匯票的真?zhèn)涡?如為匯票背書時要注意背書是否清楚，注意一次背書時背書印章是否與匯票抬頭一致，背書印章是否為發(fā)票印章。
業(yè)務(wù)人員在銷售產(chǎn)品或提供勞務(wù)時和清收帳款時不得有下列行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一律予以開除，并限期補正或賠償，嚴(yán)重者移交司法部門。
1、收款不報或積壓收款。
2、退貨不報或積壓退貨。
3、轉(zhuǎn)售不依規(guī)定或轉(zhuǎn)售圖利。
(四)應(yīng)收賬款交接制度
業(yè)務(wù)人員崗位調(diào)換、離職，必須對經(jīng)手的應(yīng)收帳款進行交接，凡業(yè)務(wù)人員調(diào)崗，必須先辦理包括應(yīng)收帳款在內(nèi)的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替者負(fù)責(zé);凡離職的，應(yīng)在15日向公司提出申請，批準(zhǔn)后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開者其薪資和離職補貼不予發(fā)放，由此給公司造成損失的，將依法追究法律責(zé)任。離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準(zhǔn)，在生效日期前要交接完成，若交接不清又離職時，仍將依照法律程序追究當(dāng)事人的責(zé)任。
二、壞賬管理制度
1、業(yè)務(wù)人員全權(quán)負(fù)責(zé)對自己經(jīng)手賒銷業(yè)務(wù)的賬款回收，為此，應(yīng)定期或不定期地對客戶進行訪問，訪問客戶時，如發(fā)現(xiàn)客戶有異?，F(xiàn)象，應(yīng)自發(fā)現(xiàn)問題之日起1日內(nèi)填寫“問題客戶報告單”，并建議應(yīng)采取的措施。
2、業(yè)務(wù)部門應(yīng)全盤掌握公司全體客戶的信用狀況及來往情況，業(yè)務(wù)人員對于所有的逾期應(yīng)收帳款，應(yīng)由各個經(jīng)辦人將未收款的理由，對大額的逾期應(yīng)收帳款應(yīng)特別書面說明，并提出清收建議，否則此類帳款將來因故無法收回形成呆帳時，業(yè)務(wù)人員應(yīng)負(fù)責(zé)賠償()%以上的金額。
3、凡發(fā)生.壞帳的，應(yīng)查明原因，如屬業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強造成，于當(dāng)月份計算業(yè)務(wù)人員銷售成績時，應(yīng)按壞賬金額的()%給予扣減業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)提成。三、應(yīng)付帳款管理
應(yīng)付賬款應(yīng)該遵循以下原則：
(1)、集中企業(yè)資源,做好付款計劃
(2)、誠信經(jīng)營,規(guī)范制訂采購合同
(3)、堅定信用,到期非付不可
(4)、合理展延付款期,運用支付技巧
(5)、沉著應(yīng)對資金短期內(nèi)緊缺
(6)、減少資金過多存量,加速流動比率
(一)付款時間：
1、業(yè)務(wù)款項由部門申請，經(jīng)過審批后執(zhí)行;
(二)付款方式：
1、轉(zhuǎn)帳支票;
2、轉(zhuǎn)賬匯款;
3、現(xiàn)金;
(三)其他：非本公司人員領(lǐng)款時，必須由我公司相關(guān)人員帶領(lǐng)。
(四)應(yīng)付賬款監(jiān)控制度
(1)采購審批人員、采購人員、驗收人員、儲存人員、財會記錄應(yīng)實行崗位分離，以防止串通舞弊。
(2)定期分析應(yīng)付賬款，規(guī)定付款順序，財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員配合，在企業(yè)資金許可的情況下，盡可能先付有折扣的貨款。
(3)制定應(yīng)付賬款清理計劃，對長期無人追索的款項應(yīng)進行調(diào)查，確屬不需付的賬款，應(yīng)報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，及時轉(zhuǎn)入收入賬內(nèi)。
(4)建立雙方定期對賬制度，以防止雙方業(yè)務(wù)人員串通舞弊。
應(yīng)收應(yīng)付賬款管理制度范本篇三
一、定義：
1、應(yīng)收款：公司銷售產(chǎn)品向客戶收取協(xié)議的款項，或者公司為客戶提供服務(wù)而簽訂合同(或協(xié)議)應(yīng)收取的款項。
2、應(yīng)付款：公司采購產(chǎn)品向供應(yīng)方支付協(xié)議的款項，或者公司為獲得服務(wù)支持而簽訂合同(或協(xié)議)應(yīng)支付的款項。
二、現(xiàn)金收款管理
1、送貨人員在為客戶送完貨驗收完成后，應(yīng)要求客戶方收貨人員簽回《送貨單》。
2、貨款額低于5000元者，應(yīng)盡量要求客戶現(xiàn)金或支票支付。
3、對于第一次購買的客戶要求其預(yù)付貨款的30%才可以送貨，多次購買且信用差的客戶要求其預(yù)付貨款的70%才可以送貨;多次購買且信用好的客戶可根據(jù)客戶財務(wù)規(guī)定進行月結(jié)付款，客戶財務(wù)信用由會計審核評定。
4、原則上現(xiàn)金支付必須由財務(wù)人員親自辦理，若送貨人員接受委托在收取客戶現(xiàn)金貨款后，必須在回到公司后第一時間上繳到財務(wù)部，并填寫《現(xiàn)金繳款單》，與公司出納進行交接，不得以任何形式私自坐支公款。
5、出納應(yīng)在收款后第一時間知會會計，便于應(yīng)收帳務(wù)處理。
6、會計應(yīng)定期統(tǒng)計整理欠款客戶名單、欠款金額、欠款時間、預(yù)處理方式等。
三、月結(jié)收款管理
1、對于月結(jié)付款客戶或者欠款客戶，由會計建立應(yīng)收賬款管理臺帳，列出明細(xì)，按客戶財務(wù)月結(jié)時間之前一周由前臺向客戶發(fā)出《請款單》傳真，由會計向?qū)Ψ较鄳?yīng)人員催欠。
2、在對方明確表示貨款清結(jié)時間后確定收款方式，為客戶寄送貨款發(fā)票，如需要進行現(xiàn)款回收時公司派出收款人員收款，以下為公司委托員工向客戶收取貨款的規(guī)定：
?、儆嘘P(guān)人員進行收款業(yè)務(wù)時，須先到前臺文員處辦理客戶回簽白單的領(lǐng)出登記以及有關(guān)委托手續(xù)。對于未收到款項的白單在回到公司后及時返還給前臺文員，并作出還單登記;對于已收到的款項，收款人要憑有出納蓋章確認(rèn)的《現(xiàn)金繳款單》到前臺文員處進行銷單手續(xù)。
?、谟嘘P(guān)人員收到的貨款，必須在回到公司后第一時間上繳到財務(wù)部，不得私自坐支公款。
?、廴缢湛铐棇俅蛘凼杖〉?，必須經(jīng)得總經(jīng)理簽名認(rèn)可，否則財務(wù)部將按單據(jù)的實際金額向收款人收繳。
3、在公司發(fā)出《請款單》且對方無法明確貨款清結(jié)時間時，會計將此項貨款催欠工作移交給該項業(yè)務(wù)聯(lián)系的業(yè)務(wù)員，進入欠款處理流程。
四、采購付款管理
1、采購部必須根據(jù)多途徑，少環(huán)節(jié)，貨比三家，適時、適質(zhì)、適量、適價保證原物料的供給，提供報價單至少有三家可選擇比較。
2、采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案，并建立有效的采購分析檔案。采購部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯。采購部和財務(wù)部應(yīng)于每月末與供應(yīng)商核對供貨數(shù)量、應(yīng)付貨款和商務(wù)處理等資料，采購部應(yīng)對供貨市場，供應(yīng)商情況，需購原物料質(zhì)量、價格、數(shù)量、運輸資料、進銷數(shù)據(jù)、原物料庫存、原物料耗用情況等作出定期分析，并及時提交原物料的市場行情、月原物料采購計劃、外欠貨款及資金需求計劃給總經(jīng)理(助理)。
3、一批原物料驗收完畢，采購部應(yīng)及時整理各種單據(jù)，打印“付款申請單”一并送財會部做為付款憑證。原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發(fā)票;物料的付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發(fā)票。
4、采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，填報“采購用款計劃”報財會部籌款，每周應(yīng)提報“付款計劃”報財會部和總經(jīng)理。原物料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴(yán)格控制原物料預(yù)付貨款。在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應(yīng)商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨(帶款提貨必須確保采購資金的安全，本款提貨人如果是新進員工，款額不得超出當(dāng)月工資)，其所需貨款須由采購部、財會部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查批準(zhǔn)方能辦理。
5、必要的原物料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點：
(1)必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。
(2)必須事先派專人或信用良好的第三方，如派采購、品管人員一起去實地調(diào)查供應(yīng)商的實物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報告提交總經(jīng)理(助理)。
(3)必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國家認(rèn)可的公證機關(guān)予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在需方所在地的法院管轄范圍內(nèi)履約。
(4)每一項預(yù)付款的額度控制，須由總經(jīng)理決定，必要時作出相應(yīng)對策既要保證生產(chǎn)的需要，又要保證貨款安全。
(5)原物料預(yù)付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時明確專人負(fù)責(zé)該項原物料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實際情況按天或周，或旬將記錄提交給總經(jīng)理(助理)，直至該合同履行完畢。
6、匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)部門經(jīng)理審核，呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由財會部授權(quán)辦理。
7、如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，財務(wù)部要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時應(yīng)采用法律手段追回。
8、經(jīng)辦人員根據(jù)采購憑證、入庫單或相關(guān)協(xié)議(合同)與財務(wù)部確定付款方式，由財務(wù)部填寫《請款單》，按財務(wù)權(quán)限審核。
9、要求供應(yīng)商或請款方提供正規(guī)的發(fā)票，同會計審核請款手續(xù)。
10、所有手續(xù)合格后，出納付款。
11、對于頻繁業(yè)務(wù)往來或超過5000元以上的應(yīng)付款，公司原則上進行月結(jié)或分批付款，特殊情況由總經(jīng)理批準(zhǔn)后進行。
五、其他付款管理
1、公司人員工資、獎金的發(fā)放，須嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。每月的工資、獎金由行政主管部門填寫發(fā)放表，經(jīng)會計師、總經(jīng)理簽字同意后，財務(wù)部審核發(fā)放。
2、需交納的各項稅費，按國家稅法有關(guān)規(guī)定辦理，經(jīng)財務(wù)部會計師審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后繳納。
3、因工程需要所發(fā)生的生產(chǎn)、技術(shù)和管理人員外出培訓(xùn)費用由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、會計師、總經(jīng)理按管理預(yù)算費用標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格控制批準(zhǔn)。
4、收到貸款利息通知單，財務(wù)部會計簽字認(rèn)可后進行帳務(wù)處理。支付貸款利息時，由財務(wù)部會計簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、各項業(yè)務(wù)前期費用、項目開發(fā)管理費、技術(shù)服務(wù)費、生產(chǎn)準(zhǔn)備費等不直接記入資產(chǎn)成本、需按規(guī)定分?jǐn)偟钠渌M用開支，由經(jīng)辦部門按規(guī)定程序簽字后由會計師、總經(jīng)理審批。
6、所有付款憑證必須由財務(wù)部負(fù)責(zé)人(或被授權(quán)人)簽字、總經(jīng)理審批后才進行辦理。
7、應(yīng)填寫資金開支申請表的付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員必須將資金申請表和付款單據(jù)一并交財務(wù)部，由財務(wù)人員辦理具體的資金支付手續(xù)。無資金申請表，財務(wù)人員不予付款。
8、經(jīng)辦部門持發(fā)票報銷時，發(fā)票內(nèi)容必須與資金申請表內(nèi)容相同，且金額不得超出資金開支申請表金額。發(fā)票必須有效、填寫齊全、規(guī)范，不符合財務(wù)報銷規(guī)定時，必須更換發(fā)票，否則財務(wù)人員不予受理。
9、經(jīng)辦部門要按照要求認(rèn)真填寫付款憑證，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字，未注明相應(yīng)合同編號、訂單編號以及不按合同規(guī)定辦理預(yù)付款和結(jié)算款的，財務(wù)人員不予受理。
10、本規(guī)定由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
應(yīng)收應(yīng)付賬款管理制度范本篇四
為了進一步規(guī)范應(yīng)收賬款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，對應(yīng)收賬款在銷售的事前、事中、事后進行有效控制，特制定本管理規(guī)范。
一、建立客戶檔案，進行有效的信用評估和跟蹤記錄：
二、事前控制：(簽約到發(fā)貨)
從初識客戶到維護老客戶，業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶進行交易。
對客戶的審查內(nèi)容(5w)：
1、who 人員素質(zhì)，銷售業(yè)績，社會關(guān)系
2、where 地理位置，物流配送情況
3、when 從事本行業(yè)的時間，何時開始合作，有否合作經(jīng)歷
4、what 信用檔案，有無不良紀(jì)錄
5、why 關(guān)鍵點，為什么要合作，合作原因，合作動機，合作前景
對客戶的評定等級
a 類客戶，回款2個月內(nèi)
b 類客戶，回款5個月內(nèi) (最好預(yù)付一部分貨款)
c 類客戶，回款8個月內(nèi) (必須預(yù)付一部分貨款)
d 類客戶，回款時間相當(dāng)長，不可靠 (必須貨款兩清)
簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對，合同的每一項內(nèi)容，都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應(yīng)收賬款追收的根本依據(jù)。
在銷售合同中應(yīng)明確的主要內(nèi)容 ：
1、明確交易條件，如：品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標(biāo)準(zhǔn)等;
2、明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任;
3、確定合同期限;
4、簽訂時間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章(避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章);
5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。
合同的簽訂必須經(jīng)過市場部經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章。
三、事中控制：(發(fā)貨到收款)
1、發(fā)貨查詢，貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同保持核對;公司在銷售貨物后，就應(yīng)該啟動監(jiān)控程序，根據(jù)不同的信用等級實施不同的收賬策略，在貨款形成的早期進行適度催收，同時注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。(由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤)
收賬策略如下：
a 類客戶，按常規(guī)合同
b 類客戶，最好預(yù)付一部分貨款
c 類客戶，必須預(yù)付一部分貨款
d 類客戶，必須貨款兩清
2、回款記錄，賬齡分析。財務(wù)要形成定期的對賬制度，每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次賬目，形成定期的對賬制度，不能使管理脫節(jié)，以免造成賬目混亂互相推諉、責(zé)任不清;并且詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況，經(jīng)常進行賬齡分析。
有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。
1、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格;
2、產(chǎn)品的回款期限不同，或同種產(chǎn)品回款期限不同;
3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時;
4、客戶不能夠按單對單(銷售單據(jù)或發(fā)票)回款;
以上情況會給應(yīng)收賬款的管理帶來困難，定期對賬避免雙方財務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死賬現(xiàn)象，同時對賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，而不是口頭承諾。
四、事后控制：(欠款到追收)
1、欠款到追收。對拖欠賬款的追收，要采用多種方法清討，催收賬款責(zé)任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)制，再由大區(qū)經(jīng)理落實到具體的業(yè)務(wù)員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商，則由客服中心定期對其進行溝通、催付。對已發(fā)生的應(yīng)收賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實催討責(zé)任。對于確實由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè)，應(yīng)采取訂立還款計劃，限期清欠，采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收賬款的最后期限，不能超過回款期限的1/3(如期限是60天，最后收款期限不能超過80天);如超過，即馬上采取行動追討。
2、總量控制，分級管理。財務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的計劃、控制和考核。銷售人員是應(yīng)收賬款的直接責(zé)任人，公司對銷售人員考核的最終焦點是收現(xiàn)指標(biāo)。貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期，并在結(jié)款日按時前往拜訪。
追款三步驟：
?、?、聯(lián)系：電話 聯(lián)系溝通 債務(wù)分析 分析拖款征兆
銷售人員或客服中心要適時與客戶保持電話聯(lián)系，隨時了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、個人背景等信息并分析客戶拖款征兆。
?、凇⑿藕?期限 實地考察 保持壓力 確定追付方式
銷售人員要對客戶進行全程跟進，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會就會越低。并且給予客戶一個正確的觀念，我們對所有欠款都是非常嚴(yán)肅的，是不能夠容忍被拖欠的。
?、?、走訪：資信調(diào)查 合適的催討方式
銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應(yīng)按時上門收款，或電話催收。即使是過期一天，也應(yīng)馬上追收，不應(yīng)有等待的心理。遇到客戶風(fēng)險時，采取風(fēng)險預(yù)警和時時、層層上報制，在某個責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細(xì)記錄客戶信用的情況下，由主管、經(jīng)理等參與分析，及時對下屬申報的問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。
3、對已拖欠款項的處理事項 ：
?、?、文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備;
?、?、收集資料：要求客戶提供拖欠款項的事由，并收集資料以證明其正確性;
?、邸⒆酚懳募航①~款催收預(yù)案。根據(jù)情況不同，建立三種不同程度的追討文件―——預(yù)告、警告、律師函，視情況及時發(fā)出;
?、?、最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶明確最后期限的含義;
?、?、要求協(xié)助：使用法律手段維護自己的利益，進行仲裁或訴訟。
五、預(yù)警管理
1、每一客戶會計年度終結(jié)，必須取得欠款人對所欠款的書面確認(rèn)。
2、任何應(yīng)收款應(yīng)在發(fā)貨之日起，逾期一年零六個月，一律報告公司總經(jīng)理，并通知公司法律顧問啟動催討程序。
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