單位會計檔案管理制度介紹(2)
企業(yè)會計檔案管理制度篇四
第一條 制定目的
為了建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、移交、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防會計數(shù)據(jù)毀損、散失和泄密。根據(jù)國家相關法律法規(guī)制定本辦法。
第二條 責任單位
(一)公司下屬子公司應參照本細則管理會計檔案。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
(二)公司財務部門和檔案管理部門共同負責公司會計檔案工作的指導，監(jiān)督和檢查。
第三條 會計檔案范圍
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿以及其他會計賬簿。
(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告。
(四)其他類：
1.文書部分
(1)各種經(jīng)濟合同、協(xié)議、擔保書契約及其附件;
(2)年度財務計劃，年度財務工作計劃，年度財務工作總結(jié)，年度財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議文件及資料;
(3)各種財務分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟活動分析、成本情況分析);
(4)各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗;
(5)資信證明;
(6)重點工程決算資料;
(7)財會部門會議記錄本;
(8)各種投標保函;
(9)城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。
2.報表部分：年度各項經(jīng)濟技術指標完成情況報表(包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設備情況、科技成果及效益等);副食月報表;勞保統(tǒng)籌報表;財務大檢查報表;社會公司購買力報表;國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表;會計人員統(tǒng)計表;會計人員考試情況統(tǒng)計表;會計從業(yè)資格證書登記表;職稱評定審批表;會計達標升級申報、驗收、審批表;先進會計審批表;報廢后的固定資產(chǎn)卡片;各種臺賬等。
以上這些會計資料和報表，由經(jīng)辦人在每一項業(yè)務完成時及時整理存檔;也可以年度一次整理，分別裝訂。存檔前，要經(jīng)財會部門負責人簽字后方能存檔。
第四條 會計檔案管理總原則
(一)公司財務部門每年形成的會計檔案，由財務部按照公司檔案歸檔制度的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。
(二)當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編制會計檔案移交清冊，移交公司總辦綜合檔案室統(tǒng)一保管，子公司未設立檔案室的，應由所在單位在財務部門指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。
(三)移交檔案室保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案室應當會同財務部經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
(四)立卷歸檔的會計憑證、賬簿、報告(報表)及其他有關會計材料必須要完整、準確，組卷要整齊、規(guī)范，并按檔案分類順序編號。會計檔案的保管設備及檔案裝具要符合國家要求。
(五)檔案室保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)公司主管領導及財務部負責人批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
(六)會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第五條 電算化會計檔案管理制度
會計檔案是會計資料的歷史文件，公司實行會計電算化工作后，會計資料的存儲方式有了重大變化，從單純的紙介質(zhì)變成各種磁性介質(zhì)，為此，制定公司電算化會計檔案管理制度。
(一)電算化會計檔案的內(nèi)容
電算化會計檔案，包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù))和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬薄、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
(二)電算化會計檔案的保存期限
會計檔案的保存期限按現(xiàn)行制度規(guī)定的各種檔案存放時間保管。通過計算機計算打印輸出的各類帳薄、憑證清單等視同原手工登記的帳薄等會計資料進行保管。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，須補充打印，并由操作人員在打印輸出文件上簽字蓋章。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文件檔案資料視同會計檔案進行管理，保存期限最低截止至該系統(tǒng)停止使用或重大更改后三年。
(三)電算化會計檔案存放要求
會計檔案存放做到“八防”，即：防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強磁場、防凍。會計數(shù)據(jù)的備份軟盤應分別存放在三個不同地點，并定期復制。
(四)電算化會計檔案借閱制度
本單位人員借閱由財務負責人批準;外單位人員借閱需持介紹信經(jīng)單位領導批準后辦理借閱手續(xù)。任何人不得擅自將會計檔案帶離檔案室，不得泄露會計核算軟件資料，未經(jīng)許可不得復制，轉(zhuǎn)移、更不準進行刪改、更換內(nèi)容。
第六條 公司合并、分立與解散的會計檔案管理
(一)公司下屬子公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，由公司財務部派員協(xié)助終止單位的財務部門進行整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案移交清冊，經(jīng)公司財務部主管審核后移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。
(二)公司下屬子公司合并，其會計檔案應由合并單位保管。
(三)公司下屬子公司撤銷解散后，其會計檔案應由其主管公司接收、保管。
第七條 會計檔案借閱的批準權限
(一)本單位財會部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財會部門的，檔案保管人員應及時提供;會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應及時提供。
(二)本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經(jīng)財務部門負責人批準，方能借閱;會計檔案存在檔案部門檔案庫的，要經(jīng)財務部門負責人批準，方能借閱。
(三)外單位人員借閱會計檔案。要持單位介紹信，經(jīng)公司主管領導批準，方能借閱。
(四)借閱會計檔案應在財會部門或檔案部門的檔案庫(室)內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)檔案部門和財會負責人批準，必須攜帶出單位的要經(jīng)公司主管領導批準。
(五)需要接觸財會部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應注明歸還時間和利用效果。
(六)會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財會部門共同對應銷毀的會計檔案進行鑒定，經(jīng)公司主管領導審核后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”，方能銷毀。
(七)總公司會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財會部門共同對應銷毀的會計檔案進行鑒定，經(jīng)總公司董事會審核后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。
(八)會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和見效。
(九)基層單位會計檔案的銷毀。應由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負責人審查后，報經(jīng)公司檔案部門和財會部門審查批準，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。
(十)會計檔案保管期滿時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結(jié)的債權、債務業(yè)務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無實用價值時再銷毀。
第八條 會計檔案移交
(一)負責會計檔案的保管人員，應相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚后應由雙方在移交表上簽字。
(二)撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經(jīng)上級審計和財務部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財會部門保管。
(三)被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進行點交后，雙方經(jīng)辦人和負責人在移交清單上簽字，上級檔案和財務部門派員監(jiān)交。
第九條 會計檔案的銷毀
(一)保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：
1.由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2.公司主管領導及檔案鑒定領導小組負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計檔案時，應當由檔案鑒定小組和財務部共同派員監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司主管領導。
(二)保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。與正在建設項目有關聯(lián)的會計檔案，保管期滿也不得銷毀。
第十條 本制度由公司財務部負責解釋。
第十一條 本制度自批準下發(fā)之日起施行。
企業(yè)會計檔案管理制度篇五
第一條 制定目的
為進一步加強會計檔案管理， 保證會計檔案妥善保管、預防丟失和泄密，根據(jù)《公司法》、《企業(yè)財務管制度》及《會計檔案管理辦法》等法律、法規(guī)相關規(guī)定，結(jié)合我司實際情況，特制定本管理辦法。
第二條 適用范圍
本制度適用于集團所有分支機構(gòu)。
第三條 管理部門
1、 集團各分支機構(gòu)檔案管理部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2、 集團財務部及內(nèi)部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、丟失和泄密。
第四條 會計檔案歸檔范圍
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務分析、財務政策、管理制度等專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務的重要材料和證據(jù)，具體包括：
1、 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2、 會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
3、 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
4、 票據(jù)類： 增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、支票、銀行匯票等。
5、 其他類：財務預算及分析材料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計政策、管理制度、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
第五條 會計檔案的裝訂和保管
1、 每年形成的會計檔案，應當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，憑證用綿紙封口并蓋章，編制會計檔案保管清冊。
2、 會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國家會計檔案要求，內(nèi)容齊全，便于查閱。
3、 會計檔案的保管：會計檔案由財務負責人指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案由財務會計部門保管1年，期滿后應由財務部門編造清冊移交本公司檔案部門保管。
4、 檔案部門接收保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的應會同財務部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
第六條 會計檔案的借閱
1、 會計檔案為本公司提供利用，原則上不得外借。如有特殊需要，須經(jīng)公司負責人或集團相關負責人、會計機構(gòu)負責人(會計主管)批準方可借閱。
2、 公司以外的部門借閱會計檔案時，借閱人應持有所屬單位正式介紹信，經(jīng)被借閱單位會計主管人員和公司負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。集團總部部門因工作需要須借閱各分子公司會計檔案時，應經(jīng)集團財務總監(jiān)和被借閱單位財務負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。
3、 財務部應建立借閱登記清冊，所有借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。(詳見附表)
4、 借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，不得拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件。如有特殊情況，須經(jīng)本單位領導和財務主管批準后方能攜帶外出或復制原件。
5、 借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。 6、 所有內(nèi)外部會計檔案借閱，一律須被借閱單位財務部檔案管理員全程陪同，借閱地點僅限本單位檔案室或財務部。
第七條 會計檔案的保管期限
1、 會計憑證保管15年。
2、 會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3、 會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、 會計移交清冊15年。
5、 會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，永久保存。具體保管期限詳見附表“會計檔案保管期限”。
第八條 會計檔案的銷毀
1、、 會計檔案保管期限滿，需要銷毀時，應由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本公司負責人審查，報請集團總裁、董事長批準后銷毀。但其中未了結(jié)的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權債務時為止。
2、 銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;各單位銷毀會計檔案時應由檔案管理部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，上級主管部門派員監(jiān)銷。
3、 會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司負責人，一份歸入檔案備查。
第九條 獎懲辦法
對會計檔案保管較好，有突出貢獻者，予以獎勵。對違反會計檔案管理者，視情節(jié)輕重，予以行政處罰，情節(jié)較嚴重者由司法機關追究刑事責任。
第十條 附則
1、 本管理制度自2009年10月1日起執(zhí)行，以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準。
2、本管理制度未盡事宜, 按集團相關制度執(zhí)行。 3、本管理制度由集團財務管理部負責解釋和修改。
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2.財務檔案管理制度