寫電子郵箱的格式及范文參考(2)
寫電子郵箱的格式及范文參考
商務(wù)電子郵件的格式
一、關(guān)于主題
1. 一定不要空白標(biāo)題。
2. 標(biāo)題要簡短，不要讓outlook用….才能顯示完標(biāo)題。
3. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時(shí)間可以不用注明，一
般郵箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。
4. 標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。
5. 一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。
6. 可適當(dāng)用使用大寫字母字符(如“* !”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，
特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7. 回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。
8. 最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前
忘記檢查主題。
二、關(guān)于稱呼與問候
1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。
2. 郵件的開頭要稱呼收件人。在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。
3. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個(gè)HI, 中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個(gè)寫。
結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards,中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。 注意， 在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
三、正文
1. Email正文要簡明扼要，行文通順。
若對方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件。
2. 注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短干練。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。
5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。
6. 合理提示重要信息
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。
四、附件
1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。
3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。
4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。
五、語言的選擇和漢字編碼
1. 只要必要的時(shí)候才使用英文郵件。
2. 尊重對方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件。
3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準(zhǔn)確表達(dá)郵件中涉及的問題。
4. 選擇便于閱讀的字號(hào)和字體。
中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
六、結(jié)尾簽名
1. 簽名信息不宜過多。
電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多， 一般不超過4行。
2. 不要只用一個(gè)簽名檔
對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
七、回復(fù)技巧
1. 及時(shí)回復(fù)Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的， 這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一封郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)收到，說明正在處理。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2. 進(jìn)行針對性回復(fù)
當(dāng)答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。
3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字
4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論
如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。
對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過長不可閱讀。此時(shí)應(yīng)立即對之前的討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減不必要的內(nèi)容，突出有用信息。
5. 要區(qū)分Reply和Reply All (區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)
如果只需要一個(gè)人知道的事情只需單獨(dú)回復(fù)。
如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all, 讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
點(diǎn)擊“回復(fù)全部”之前，要再三確定。
6. 主動(dòng)控制郵件的來往
為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中制定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。
八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、密
送人)
1. TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。
2. 而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC
的人有建議，當(dāng)然可以回復(fù)。
3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。
4. TO,CC中的各個(gè)收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低
到高都可以。
5. 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
6. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息
商務(wù)電子郵件的范文
Dear\尊敬的 ×××:
您好! 按照我們之前的溝通，貴司需××××!如有什么疑問請及時(shí)與我聯(lián)系!謝謝!
順祝您心想事成，工作順利!
×××(公司)(北京)×××
地址：北京市東城區(qū)王府井大街138號(hào)新東安廣場××寫字樓 TFL:010-××××××× FAX:010-×××××××
EMAIL: ×××××××@.Com
MOBILE: ×××××××××××
實(shí)用投稿之電子郵件的基本格式
一、發(fā)件人
一、發(fā)件人
這個(gè)不用填寫，系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)顯示。但是有個(gè)小竅門，如果你在“選項(xiàng)”的“個(gè)人資料”里填好了你的名字，那么別人收到的郵件的發(fā)件人就會(huì)自動(dòng)顯示成你的名字，而不是一堆字母。
個(gè)人覺得，經(jīng)常投稿的人應(yīng)該注意這個(gè)細(xì)節(jié)，這是打造你的品牌。本平臺(tái)公眾號(hào)：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。最起碼讓編輯一眼看到你的名字就對你有印象，如果你再次投稿，在眾多的稿子里，編輯肯定會(huì)優(yōu)先看你的稿件。
二、收件人
要特別注意郵箱名稱里下劃線(_)、@(shift+2)的寫法，最近就老碰到說《經(jīng)典美文》原創(chuàng)郵箱不存在的一些新作者。
個(gè)人覺得，就算要一稿多投，也不需要一下在這一欄里一氣寫上幾十家報(bào)刊雜志的郵箱地址。本平臺(tái)公眾號(hào)：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。如果你是編輯，看到收件人里一堆的地址，后面跟著系統(tǒng)顯示的“還有17個(gè)聯(lián)系人”的這種投稿，會(huì)怎么想怎么處理?
三、主題
1.在主題上只寫上“查詢”兩字的，我知道這不是投稿郵件。可主題只寫上“投稿”這兩個(gè)字，我就無言了。因?yàn)槲覀児嫉耐陡遴]箱主要就是用于投稿。
2.“xx省作家、詩人、記者，該省作協(xié)會(huì)員，躍居x年《xxx名人榜》的xx投稿”，如果想達(dá)到讓人一眼就反感的效果，你想得沒錯(cuò)，這個(gè)主題它完全做到了。主題不是個(gè)人簡介。
3.以文章第一句話為主題的、個(gè)人地址為主題的、寫“不看我的文章你就死吧”這樣的話為主題的……
主題，其實(shí)就是讓收件人以最快的速度知道這封郵件寫了什么，很簡單。本平臺(tái)公眾號(hào)：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。這樣的投稿主題“《那年的長街》(散文 1200字)”、“美：《那年的長街》(散文)”就做到了，一目了然。
四、正文
1.文章題目
就算某篇文章它叫《無題》，那起碼它也有這么一個(gè)叫《無題》的名字。
2.投稿內(nèi)容
段前空兩格這是最起碼的。發(fā)表了的千字以上的通篇文章，孤陋寡聞的我只在某年“新概念”出版的書上看過一次。
題目黑體小四，正文宋體五號(hào)，字體顏色黑色(其實(shí)默認(rèn)設(shè)置就行，不用改)。本平臺(tái)公眾號(hào)：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。文章五百字就五百字，相信我，它絕對不會(huì)因?yàn)樽痔?hào)用了二號(hào)就成了一千五。還有，字體顏色不用黑色，用其他深色也可以，但用白色、亮黃色的就太……
按上面兩點(diǎn)排版就OK。
文章配上網(wǎng)絡(luò)圖片發(fā)過來的作者，個(gè)人十分感謝圖片緩解了我的視覺壓力，但我的網(wǎng)速和我的時(shí)間，完全不贊成。
對于用代碼頁投稿的大俠，我表示一百二十分的崇拜，但就是普通的文字投稿，犯得著讓我再在記事本里倒騰一遍出來看嗎?
3.作者、作者地址、作者其他聯(lián)系方式
常說“文章后面就是樣刊和稿費(fèi)”，地址至關(guān)重要，姓名和筆名絕對要標(biāo)注清楚。
郵編不寫，那我花點(diǎn)時(shí)間去搜索查詢。本平臺(tái)公眾號(hào)：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。但只寫一個(gè)幾年幾班或某某街，省、市、縣都不寫，我就沒轍了(有時(shí)看郵戳，按著能搜出來，可這是少數(shù))。請記住，就算你所在的那個(gè)班級那個(gè)街道的名氣大到火星人都知道，也還有某個(gè)地球人不知道，比如我。
座機(jī)電話，請寫明區(qū)號(hào)，理由同上。
4.部分作者附的創(chuàng)作簡歷或個(gè)人介紹
看簡歷更了解作者，也有利于編輯與作者的交流，是不錯(cuò)的方式。你可以告訴我你已經(jīng)發(fā)表了幾百萬字，也可以告訴我有哪些刊物曾刊發(fā)了你的文字，但精確到某年某月某日發(fā)表的文章列表就不用給我了。相信我，我平時(shí)真的會(huì)看很多書(實(shí)在沒看到，有搜索引擎)，只要你真的有這些成就，我就絕對會(huì)了解到這個(gè)名字的含金量。
當(dāng)然，剛起步的作者完全不用為這個(gè)煩惱。因?yàn)榫退隳橙?ldquo;得過文學(xué)界里幾十項(xiàng)大獎(jiǎng)，上過無數(shù)名人排行榜”，只要前面那篇稿子不能用，一樣是要被槍斃掉的。
一句話，看你的稿子質(zhì)量和風(fēng)格是否適合，不管你曾經(jīng)的輝煌。
同理，說“經(jīng)濟(jì)困難一定要上我的稿子”的作者也是，請記住。
5.這個(gè)問題與格式無關(guān)
在某作者的作品的后面寫上該作者的名字，再寫上自己的名字，叫推薦。本平臺(tái)公眾號(hào)：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關(guān)注。在自己的作品的后面寫上自己的名字，叫原創(chuàng)，有時(shí)是自薦。
但在別的作者的作品的后面寫上自己的名字，還非得說這是原創(chuàng)。那就回去問問小學(xué)老師，抄課文十遍、仿寫課文、自己寫一篇作文，到底是怎么回事。
五、附件
不是上萬字的稿件，請不要用附件。
這個(gè)應(yīng)該不用解釋了。
六、發(fā)送選項(xiàng)
很多作者會(huì)選“已讀回執(zhí)”那欄，想知道自己的文章是否被打開過。
只一封郵件的話，自然不會(huì)吝嗇發(fā)回執(zhí)的那點(diǎn)時(shí)間，但面對眾多的稿件時(shí)，我只能說，抱歉。因?yàn)樵诰W(wǎng)速慢的情況下，發(fā)一封回執(zhí)和打開一封新郵件的時(shí)間差不多。
你沒有收到已讀回執(zhí)，不代表編輯沒看你的郵件，而是編輯取消了發(fā)送已讀回執(zhí)。
七、其他
把準(zhǔn)雜志風(fēng)格。對于投第三者血案這類的稿子給《經(jīng)典美文》，還要追問為什么不用的作者，我表示沉默。
《經(jīng)典美文》分了原創(chuàng)和薦稿兩個(gè)郵箱，發(fā)郵件的時(shí)候注意。
如果這些你都明了，那就謝謝你看完我這篇廢話。
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