Word文檔中如何對(duì)表格數(shù)據(jù)進(jìn)行排序
在編輯表格的文檔中，經(jīng)常要用到排序功能，Word提供較強(qiáng)的對(duì)表格進(jìn)行處理的各種功能，包括表格的計(jì)算、排序、由表格中的數(shù)據(jù)生成各類圖表等。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于Word表格數(shù)據(jù)排序，希望對(duì)您有所幫助。
Word表格數(shù)據(jù)排序
Word提供了列數(shù)據(jù)排序功能，但是不能對(duì)行單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向排序。數(shù)據(jù)的排序有升序和降序兩種，按類型分，一般可以分為按拼音和筆畫排序兩種，另外，還有一種是對(duì)表格中的【計(jì)算列】進(jìn)行排序，此為特殊情況。
1.簡單排序
Word可以方便地對(duì)選定的表格進(jìn)行數(shù)據(jù)排序。方法是將插入光標(biāo)定位到表格中欲排序的列上;單擊如圖1所示的【表格和邊框】工具欄上的【升序】按鈕
，可使光標(biāo)所在列以升序排列;單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【降序】按鈕
，可使光標(biāo)所在列以降序排列。
圖1 表格和邊框工具欄
對(duì)于簡單排序，如果表格列中的內(nèi)容是純中文，默認(rèn)按筆畫順序排序;如果表格列中的內(nèi)容是中文、英文和數(shù)字相混合的，默認(rèn)的排序順序是數(shù)字、英文、中文。
2.復(fù)雜排序
復(fù)雜排序靈活多變，適用面廣，實(shí)用性強(qiáng);簡單排序簡單易行，但實(shí)用性差。如果要以一列為主索引列，再選一列或兩列作為次級(jí)索引列進(jìn)行排序，必須使用復(fù)雜排序。當(dāng)只有一個(gè)索引列時(shí)，兩種方法都可以使用，但是，如果對(duì)中文字符欲按拼音順序排序時(shí)，必須使用復(fù)雜排序。
復(fù)雜排序操作步驟如下：
(1)將插入點(diǎn)置于要進(jìn)行排序的表格中。
(2)單擊【表格】菜單中的【排序】命令，出現(xiàn)如圖2所示的【排序】對(duì)話框。
(3)在【主要關(guān)鍵字】下邊的下拉列表框中選擇第一個(gè)排序的域名。
(4)在【類型】列表框中，選定排序類型，如【筆畫】、【拼音】、【數(shù)字】或【日期】。
(5)選擇【升序】單選項(xiàng)，進(jìn)行升序排序，選擇【降序】單選項(xiàng)，進(jìn)行降序排序。
(6)在【使用】下拉列表框中選擇要根據(jù)其進(jìn)行排序的單詞或域，默認(rèn)為【段落數(shù)】。
(7)如果要用更多的列作為排序的依據(jù)，可以在【次要關(guān)鍵字】和【第三關(guān)鍵字】選項(xiàng)組中重復(fù)(3)至(6)的步驟。
(8)單擊【選項(xiàng)】按鈕，可以打開如圖3所示的【排序選項(xiàng)】對(duì)話框。
在此對(duì)話框中：
【分隔符】選項(xiàng)組：可以選擇使用排序記錄中的域分隔符。但不能使用段落標(biāo)記作為域分隔符，因?yàn)閃ord已將段落標(biāo)記預(yù)留為記錄分隔符。如果當(dāng)前選擇是Word 表格，則“分隔組中的域”選項(xiàng)不可用。
【排序選項(xiàng)】選項(xiàng)組：可以指定排序是否限制在所選列中以及是否區(qū)分大小寫字母。當(dāng)選中表格的中部分的列時(shí)，【僅對(duì)列排序】單選按鈕有效，否則默認(rèn)為對(duì)不整個(gè)表格進(jìn)行排序。
【排序語言】：可以單擊要在 Word 中應(yīng)用其排序規(guī)則的語言，在這里可以選擇港、澳、臺(tái)和新加坡等地區(qū)語言進(jìn)行排序。
圖2 【排序】對(duì)話框 圖3 【排序選項(xiàng)】對(duì)話框
(7)單擊【確定】按鈕即可進(jìn)行排序。
注意，如果是按【姓氏筆畫】排序時(shí)，不是按【姓名筆畫】的遞增(或遞減)排列。
3.表格中計(jì)算列的排序
如果按正常步驟進(jìn)行計(jì)算列排序操作，先將插入點(diǎn)定位于【平均分】列或選中該列，再單擊工具欄上的【降序】按鈕，將得不到正確結(jié)果。但同樣的操作應(yīng)用于其他各列(非計(jì)算列)，排序結(jié)果正常?？梢?，對(duì)于表格的計(jì)算列進(jìn)行排序，其操作較為特殊。
對(duì)于表格的計(jì)算列，要使用工具欄按鈕對(duì)其進(jìn)行正確的排序(升序或降序)，必須設(shè)置該列各單元格計(jì)算結(jié)果的格式(最好使用格式符號(hào)【0】)，并保證其設(shè)置的一致性。此外要保證該列中有一個(gè)空的單元格，如果沒有的話，請(qǐng)?jiān)诒砀裰胁迦胍恍校湮恢貌幌?。在排序前，將插入點(diǎn)定位于該列中或選中該列。如果要按升序排序，根據(jù)空單元格位置的不同情況，直接單擊1次或2次【升序】按鈕，可得到正確的結(jié)果(如果空單元格在標(biāo)題行之后、該列所有數(shù)據(jù)之前，單擊1次【升序】按鈕即可;如果空單元格在標(biāo)題行之前或該列數(shù)據(jù)的中間或最后面，則要單擊2次【升序】按鈕)。如果想直接單擊【降序】按鈕實(shí)現(xiàn)降序排序是行不通的，必須先單擊1次或2次【升序】按鈕(空單元格在標(biāo)題行之前單擊2次，否則單擊1次)，再單擊1次【降序】按鈕，才能得到正確的降序排序結(jié)果。
另外，使用【表格】|【排序】命令，最多可指定3列作為排序依據(jù)(或稱為關(guān)鍵字)，各列的排序方式可分別指定為升序或降序。其具體操作步驟如下：先選定表格中需要進(jìn)行排序的數(shù)據(jù)清單，然后選擇【表格】|【排序】命令，在打開的【排序】對(duì)話框中設(shè)定相應(yīng)的排序依據(jù)及其類型與排序方式，再根據(jù)選中的數(shù)據(jù)清單是否包含標(biāo)題行分別選中【有標(biāo)題行】或【無標(biāo)題行】，最后單擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框。在使用過程中可以發(fā)現(xiàn)，以上操作對(duì)非計(jì)算列有效，對(duì)計(jì)算列(如，【平均分】)無效。因此，為使【排序】命令能對(duì)表格中的計(jì)算列進(jìn)行正確排序，只要設(shè)法將計(jì)算列轉(zhuǎn)換為非計(jì)算列即可。
事實(shí)上，表格的計(jì)算是以在表格中插入【域】的形式實(shí)現(xiàn)的，計(jì)算公式為【域代碼】，而計(jì)算結(jié)果則為【域結(jié)果】。通過選中計(jì)算列，選擇【編輯】|【復(fù)制】命令，再選擇【編輯】|【選擇性粘貼】命令，在打開的【選擇性粘貼】對(duì)話框中選中【粘貼】|【無格式文本】，再單擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框。此時(shí)，通過復(fù)制和選擇性粘貼將平均分列由計(jì)算列轉(zhuǎn)換為非計(jì)算列，可保留【域結(jié)果】(即計(jì)算結(jié)果)將【域】刪除，從而使計(jì)算列成為非計(jì)算列。即可使用【排序】命令對(duì)其實(shí)現(xiàn)正確的排序處理。
最后再說明一點(diǎn)，在排序的表格中，如果含有合并單元格，不能使用【表格】工具欄上的排序按鈕進(jìn)行排序，但可通過【表格】|【排序】命令進(jìn)行，只要事先選中需要進(jìn)行排序的數(shù)據(jù)行即可。
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