日常生活感悟推薦：談?wù)剬Ｗ?/h1>
時(shí)間：
智明1010由 分享
編者按：生活中做任何事情，講究專注，才能提高效率。今天我們就來聊聊這“專注”這個(gè)老套的話題。
關(guān)于專注，是一個(gè)很老套的話題，以致于讓我不知道如何開篇。關(guān)于專注的書，關(guān)于專注的事，實(shí)在太多。
最近的里約奧運(yùn)會(huì)，其實(shí)許多老去的運(yùn)動(dòng)員，許多時(shí)代的結(jié)束，都是「專注」這兩個(gè)最淋漓盡致最生動(dòng)寫實(shí)的體現(xiàn)和代表。林李之后再無林李。33歲的超級(jí)丹已經(jīng)連續(xù)12年4次征戰(zhàn)奧運(yùn)會(huì)，當(dāng)母親為林丹的比賽失誤而發(fā)出陣陣惋惜時(shí)，我更多的是看到這名運(yùn)動(dòng)員所關(guān)注的已不再是冠亞季軍的頭銜和榮譽(yù)，而是即使拖著極為疲憊的身軀，也能堅(jiān)持到最后并發(fā)揮出極高的水平，打出讓觀眾和解說員為之激動(dòng)的好球。
前面所提及的運(yùn)動(dòng)員賽場上和賽場下的十年如一日的堅(jiān)持，是「專注」的其中一種詮釋。而今天想說的專注，是我們?nèi)粘９ぷ髦卸嗳蝿?wù)處理過程如何做到「專注」，目的是為了提升效率，增強(qiáng)記憶，強(qiáng)化事務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性。為什么要說這個(gè)呢?最近看完《番茄工作法》，因此決定在此做一些分享。
想必每一個(gè)人都經(jīng)歷過「快樂時(shí)光總是過得特別快」或者「抬頭一看時(shí)鐘，一個(gè)上午又過去了」，這是因?yàn)樵谶@段時(shí)間里，我們的注意力都被集中在一件或很多件事情上，并持續(xù)不斷。同樣也會(huì)有人發(fā)出這樣的感嘆「感覺什么都沒做就過了大半天了」。這就是一個(gè)問題。當(dāng)我們覺得時(shí)間過得特別快，感覺自己特別專注于做某件或某些事情的時(shí)候，就會(huì)認(rèn)為自己很專注，很高效，其實(shí)這是一個(gè)誤區(qū)。這并不是真正意義的專注，這不過是被大量的任務(wù)積壓，造成忙碌而高效的假象。
實(shí)際生活和工作中不像體育運(yùn)動(dòng)員一樣只需專注于一件事情上?，F(xiàn)代人幾乎每分每秒都在進(jìn)行多任務(wù)并行處理的狀態(tài)，這種現(xiàn)象是一個(gè)危險(xiǎn)的信號(hào)，所反映出來的是實(shí)際任務(wù)完成的效率低下和工作時(shí)間不知為何地被動(dòng)延長。我們都知道并且理解「心動(dòng)不如行動(dòng)」的重要性，也就是說不要拖不要等，馬上執(zhí)行。但是因?yàn)檫^于片面地理解所謂的執(zhí)行力，造成了有事就要馬上處理的誤區(qū)。
實(shí)際工作中，可能每個(gè)一段時(shí)間，不定長度的時(shí)間間隔，就會(huì)有新的事情要處理，對(duì)于每個(gè)人來說，事情基本都是重要而緊急的，這時(shí)的你到底是繼續(xù)完成現(xiàn)有的工作呢，還是馬上去承接新的工作?很多人選擇后者，然后就會(huì)出現(xiàn)忙了半天不知道完成了什么，甚至做了很多事情卻每件事都沒做好的尷尬情況。最后，形成了惡性循環(huán)，并引發(fā)焦慮甚至抵觸情緒。那應(yīng)該怎么辦?
關(guān)于重要緊急的「四象限法則」很多人都知道，但是這個(gè)法則并不能讓一個(gè)有著一大堆這四類型事情以及各種突發(fā)事情的人，去有效安排工作順序并高效完成任務(wù)。因?yàn)檫^多的事情導(dǎo)致精力被分散，總是被打斷便難以做到專注于某件事情。而那些幾下子就能完成的事情，通常沒有什么含金量。接下來，我將跟你分享一下「番茄工作法」，這些方法也許能幫到你。
番茄工作法
關(guān)于「番茄工作法」，之所以叫提到番茄，其實(shí)是指「番茄鐘」。鮮艷的紅色外觀最能吸引人的注意力，也能起到一個(gè)提醒的作用，而鐘的功能便是計(jì)時(shí)?！阜压ぷ鞣ā沟谋举|(zhì)其實(shí)是時(shí)間管理，再附帶著精力管理。然而在開始執(zhí)行這個(gè)方法前，我們先普及一些生物學(xué)知識(shí)，那就是條件反射。
關(guān)于條件反射，是指在一定條件下，外界刺激與有機(jī)體反應(yīng)之間建立起來的暫時(shí)神經(jīng)聯(lián)系，這是可以通過后天練習(xí)形成的。我們?cè)陂_始進(jìn)入專注前，就要有一個(gè)特定的動(dòng)作來告訴大腦：“現(xiàn)在，我要進(jìn)入工作狀態(tài)了”。這個(gè)動(dòng)作就像籃球運(yùn)動(dòng)員在罰球前用手擦鞋之類的動(dòng)作。我們可以把「扭動(dòng)番茄鐘」這個(gè)做法，視為觸發(fā)我們進(jìn)入工作狀態(tài)的條件反射的條件。你也可以選擇其他動(dòng)作，但無論是任何動(dòng)作，都必須要求你把它設(shè)定為觸發(fā)條件并堅(jiān)持，才能有效形成條件反射。
簡單工具接下來，你需要準(zhǔn)備一支筆和幾張白紙。其中一張紙是「活動(dòng)清單」，另一張是「今日待辦」，最后一張紙是「記錄」?！富顒?dòng)清單」上把所有能想到的事情不分順序不分重要性地寫下來，時(shí)間可以是3天之內(nèi)的，也可以是5天之內(nèi)的，甚至更長，后續(xù)也可以繼續(xù)補(bǔ)充。當(dāng)列完這個(gè)表后，你可以著手考慮當(dāng)日你認(rèn)為你所能并且需要完成的事情，然后按照四象限法則把事情按順序填入「今日代辦」中去。
設(shè)定與分配在我們開始使用這份「今日待辦」的列表前，我們需要為列表上的每一件事做一個(gè)時(shí)間分配，也就是我們開始自定義「番茄鐘」的長短。一個(gè)「番茄鐘」的長短因人而異，有人認(rèn)為20分鐘合適，有人認(rèn)為30分鐘合理。而每一件事所需要的番茄鐘，就需要我們自己來衡量。在這里要說明的一點(diǎn)是，當(dāng)設(shè)定好番茄鐘的時(shí)間長度后，就不適宜在短時(shí)間內(nèi)(一周內(nèi))進(jìn)行改動(dòng)，不然不同的「番茄鐘」并不具備可比性，且無助于后期的改進(jìn)。
現(xiàn)在，請(qǐng)為每件事做好「番茄鐘」個(gè)數(shù)的分配。任何的標(biāo)記形式都可以。對(duì)于需要長期進(jìn)行的事情，也可以以天為單位計(jì)算并分配「番茄鐘」的個(gè)數(shù)，然后做好記錄。
運(yùn)轉(zhuǎn)與休息現(xiàn)在，你可以扭動(dòng)番茄鐘，進(jìn)入工作狀態(tài)，開始「今日待辦」工作清單最頂部的工作了。在這個(gè)番茄鐘的期間，需要100%只專注于完成這一件事而不允許進(jìn)行其他任何事情，包括看看郵件，看看手機(jī)甚至喝水等等任何可能影響你專注做事的事情。在這一個(gè)番茄鐘的時(shí)間里，你做且只能做一件事情。當(dāng)番茄鐘響起的一刻，你就要停下來，是必須停下來。
為什么番茄鐘響起必須要停下來?首先這是一個(gè)規(guī)矩，其次這個(gè)規(guī)矩是為了保證你高效運(yùn)轉(zhuǎn)的大腦得到有效的休息，為下一個(gè)番茄鐘做好彈藥儲(chǔ)備。而更重要的是，在這個(gè)番茄鐘內(nèi)所吸收的知識(shí)或數(shù)據(jù)，都會(huì)在得到有效休息之后，明顯地增強(qiáng)記憶和尋找出數(shù)據(jù)等事物之間的關(guān)聯(lián)。相關(guān)的根據(jù)可參考《人類的關(guān)聯(lián)記憶需要時(shí)間和睡眠》
中斷與應(yīng)對(duì)而在這個(gè)過程中，我們會(huì)遇到這兩種情況：
(1)被打斷但沒什么重要緊急的事情。
(2)被打斷因?yàn)橛型话l(fā)事件需要馬上處理。
前面提到番茄鐘鮮艷顏色的外表能夠起到一個(gè)提醒的作用，那么如果你的同事或上級(jí)看到你的番茄鐘正在運(yùn)行時(shí)，就知道這個(gè)時(shí)候不應(yīng)該打斷你。而當(dāng)確實(shí)需要打斷，就是面臨情況(1)的時(shí)候，盡可能迅速回應(yīng)這件事能否推后完成，如果可以，在「今日待辦」下面的空白位置上的「計(jì)劃外緊急」把這件事列上，并答復(fù)同事該事件的處理時(shí)間。完成以上步驟即可繼續(xù)進(jìn)入番茄鐘。當(dāng)該事件需要馬上跟進(jìn)，也就是進(jìn)入情況(2)時(shí)，就需要打斷目前的狀態(tài)，而這個(gè)番茄鐘就宣告報(bào)廢，屬于無效番茄鐘。
無論是情況(1)還是情況(2)，都需要你用你認(rèn)為合適的符號(hào)做好標(biāo)記。情況(1)的標(biāo)記表示你被中斷了多少次，情況(2)的標(biāo)記表示你被迫作廢了多少個(gè)番茄鐘。通過記錄下上述數(shù)據(jù)，分析中斷的時(shí)間段一般是屬于上午還是下午或者某個(gè)時(shí)間段，為此你需要合理安排你的番茄鐘和休息時(shí)間。避免這兩種情況發(fā)生的最好辦法，就是把這種中斷的機(jī)會(huì)降低。做法就是讓你的同事的你進(jìn)入番茄鐘狀態(tài)時(shí)盡可能不打斷你，其判斷依據(jù)就是番茄鐘本身，而非緊急重要的事情，可以通過留紙條、微信或者郵件的方式知會(huì)。以上舉措的目的只有一個(gè)，就是讓你保持專注。
零碎與合并每當(dāng)我們開始工作之前，總有這樣或者那樣的事情，例如泡茶例如準(zhǔn)備文件等等。像前面所提到的「計(jì)劃外緊急」的事情也有不少。那這些零碎的事情應(yīng)該怎么處理，如何處理?把這些事情合并在一個(gè)到兩個(gè)番茄鐘內(nèi)完成即可。零碎的工作技術(shù)含量低，不需要花費(fèi)什么精力卻要花費(fèi)一定的必然的時(shí)間，因此把這些零碎的事情整合起來，合并處理，就不會(huì)讓我們?cè)趯Ｗ⒂谥匾氖虑樯蠒r(shí)還惦記著哪些小事沒有完成。
調(diào)整與改善當(dāng)一天的工作完成后，你需要把上述數(shù)據(jù)記錄在那張「記錄」的紙上。為什么前面說到「番茄鐘」的長短不應(yīng)隨便調(diào)整，就是為了數(shù)據(jù)有可比性，并基于有效的記錄進(jìn)行正確的調(diào)整來改善結(jié)果。而這個(gè)番茄鐘的長度，我建議你至少堅(jiān)持一個(gè)星期。這里所指的調(diào)整分三個(gè)方面。
(1)拆解。在我們記錄了一定數(shù)據(jù)后就會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題，一件事情需要花費(fèi)很多個(gè)番茄鐘但依然未能完成，這是一個(gè)不正常的現(xiàn)象。對(duì)于這種不正常的現(xiàn)象，你就需要對(duì)這件事，或者說這個(gè)目標(biāo)進(jìn)行拆解。把一件事情拆解成多件小事情，把一個(gè)目標(biāo)拆解成多個(gè)小目標(biāo)，然后再對(duì)應(yīng)分配番茄鐘。
(2)回顧。會(huì)出現(xiàn)一種情況，就是當(dāng)我們?cè)谕瓿梢患碌臅r(shí)候，番茄鐘還沒有結(jié)束。這個(gè)時(shí)候你應(yīng)該做的不是提前結(jié)束這個(gè)番茄鐘，或者去處理別的事情，又或者是進(jìn)行休息，這都會(huì)打破你此前努力堅(jiān)持并形成的習(xí)慣。因此，在番茄鐘還結(jié)束之前，你可以對(duì)這個(gè)番茄鐘內(nèi)所完成的事情進(jìn)行一個(gè)回顧，強(qiáng)化你的記憶，或者重新梳理你的思路，等等。這些做法都能對(duì)你后續(xù)的工作以及記憶有很大的幫助。嘀嗒嘀嗒...番茄鐘響起，你就可以結(jié)束回顧了。同樣的，這種提前完成的情況，也需要你在事件旁邊做好記號(hào)。
(3)番茄鐘長短。在我們剛開始使用番茄鐘時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)番茄鐘的時(shí)長會(huì)設(shè)計(jì)得不合理，時(shí)而太長，時(shí)而太多。這一點(diǎn)，除了需要像(1)所說的合理拆解以外，你一開始所設(shè)定的時(shí)間不能過短，也不能過長，我建議是25分鐘。太長太短都不利于番茄工作法的實(shí)施并影響實(shí)施的效果，因此做好記錄后，你的有效番茄鐘有多少個(gè)，你完成一件事會(huì)被打斷多少次，你作廢的番茄鐘有多少個(gè)，你提前完成一件事的番茄鐘有多少個(gè)，根據(jù)以上數(shù)據(jù)，你就要在下一個(gè)周期，也就是下一周或下兩周的工作中，增加或者縮短番茄鐘的長度，并重新分配番茄鐘的個(gè)數(shù)。
(4)工作量加減。當(dāng)你分析(3)所說的數(shù)據(jù)時(shí)，你還應(yīng)該關(guān)注一個(gè)數(shù)據(jù)，那就是每天實(shí)際完成的事情的情況?！附袢沾k」中完成的事情，你會(huì)用筆把他劃掉，通過每劃掉一件事，你的成就感就會(huì)多一份，轉(zhuǎn)而成為你繼續(xù)完成下一件事的最佳動(dòng)力。但是，當(dāng)安排的事情過多而不合理導(dǎo)致無法完成時(shí)，成就感就會(huì)變成挫敗感。當(dāng)安排的事情過少時(shí)，你就需要浪費(fèi)時(shí)間在「活動(dòng)清單」上重新提取任務(wù)，但是這樣會(huì)打破你的節(jié)奏而無所適從。就像一個(gè)忙碌的人突然退休，茫然而不知所措。因此，當(dāng)你對(duì)比這些數(shù)據(jù)時(shí)，在制定「今日待辦」列表時(shí)，需要重新評(píng)估工作的分量和自身的能力，并設(shè)計(jì)合理的工作量和番茄鐘。
在完成上述的階段性調(diào)整后，你的工作量和番茄鐘會(huì)慢慢變得合理，然后你比以前更加高效，更加專注。
其他前面一直在說番茄鐘，并不是指非要買個(gè)番茄外表的計(jì)時(shí)器。所以具備倒計(jì)時(shí)功能的工具例如手機(jī)都能成為你的番茄鐘。像廚房用的扭蛋計(jì)時(shí)器也可以作為番茄鐘。這個(gè)形式上無需拘泥，要的只是功能。
以上是我在閱讀《番茄工作法》之后根據(jù)自己理解、經(jīng)驗(yàn)和記憶，把番茄工作法的大體架構(gòu)寫了下來。肯定有不足之處，但是大方向應(yīng)該是沒有問題的。在實(shí)際的工作中，在我沒有了解番茄工作法之前，我一直被諸多雜事困擾。雖然后我本身也追求極致的效率，但是那是依賴強(qiáng)大的硬件設(shè)備和我不知道疲倦的左右手瘋狂的操作，并未能從方法上找到突破口。盡管我也未能像《番茄工作法》里面的指導(dǎo)一樣完全落實(shí)，但是我已朝著它所指出的方向前進(jìn)，并收到了一定的成效。
「專注」這個(gè)詞實(shí)在太老套了，它還是個(gè)動(dòng)詞?，F(xiàn)在，我更愿意用「浸入」。我不認(rèn)為它是動(dòng)詞，我認(rèn)為它是一種狀態(tài)。
文章很長，謝謝看完，希望能夠有所收獲。
作者：Drifter
公眾號(hào)：迷失的一代
本文為原創(chuàng)文章，版權(quán)歸作者所有，未經(jīng)授權(quán)不得轉(zhuǎn)載!