淺談建設(shè)工程電子檔案的特點與管理
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馮秀儀1由 分享
摘要：本文以房屋建筑工程電子檔案管理為實例，通過闡述建設(shè)工程電子檔案的特點，探研建設(shè)工程電子檔案的保管方法，并對管理現(xiàn)狀提出建議，以提高檔案管理水平。
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；電子檔案；管理
隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展信息時代的到來，現(xiàn)代通訊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已滲透到各個領(lǐng)域，建設(shè)工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現(xiàn)代電子技術(shù)能大大提高人們的工作效率和工作質(zhì)量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設(shè)工程電子文件是建設(shè)工程電子檔案管理的一項重要內(nèi)容，充分認識工程電子文件的特點對于我們做好建設(shè)工程電子文件管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)，都是十分必要的。
1建設(shè)工程電子檔案的特點
建設(shè)工程電子文件是指在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子檔案是指按照規(guī)程編制、經(jīng)過驗收合格并歸檔的電子文件的集合。建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同于其他檔案的特性，即專業(yè)性、成套性等，根據(jù)房屋建筑工程電子檔案的特點，歸納起來有“七性”。
1.1專業(yè)性
任何一項科技生產(chǎn)活動都是在一定的專業(yè)范圍內(nèi)進行的，建設(shè)工程檔案涉及的專業(yè)技術(shù)活動包括了工程勘察、設(shè)計、施工等專業(yè)，涉及到工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探、測繪、水文、土建施工、設(shè)備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、設(shè)備管理等。房屋建筑工程竣工電子檔案也涉及多個專業(yè)，包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑設(shè)備安裝等專業(yè)。每個專業(yè)及其施工、竣工過程中形成的電子文件是特定專業(yè)技術(shù)活動的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。由于CAD設(shè)計軟件在各專業(yè)的使用中不統(tǒng)一，因此，電子文件在歸檔時應(yīng)同時考慮各專業(yè)的特點。
1.2成套性
建設(shè)工程檔案形成于整個建設(shè)項目，貫穿從設(shè)計、施工到竣工的所有專業(yè)技術(shù)活動，反映了建設(shè)項目從調(diào)研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工等專業(yè)的內(nèi)容，其檔案記載反映了建設(shè)項目活動的全部過程和成果。房屋建筑工程電子檔案是按照獨立工程項目組成的一套完整、準確、系統(tǒng)的電子檔案，它包括建設(shè)項目各專業(yè)在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等。
1.3階段性
以工程建設(shè)項目為單位進行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設(shè)計、變更設(shè)計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點要求歸檔時必須與紙質(zhì)檔案一樣進行整理分類。
1.4動態(tài)性
工程從開工、建設(shè)、驗收，一直處于動態(tài)之中。在施工過程中經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計，需要對施工設(shè)計文件進行修改和補充，以適應(yīng)施工要求。這種修改的動態(tài)性要求紙質(zhì)文件與電子文件的修改同時進行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性。
1.5依賴性
建設(shè)項目電子文件與其他電子文件一樣是計算機生成和讀取且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件，由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”，將無法對電子文件進行傳遞和管理。
1.6分離性
計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使得對信息的修改十分容易，而且修改之后不顯示任何改動過的痕跡。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的顯著特點是：內(nèi)容與載體可分離，易于修改、復制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術(shù)處理，以確保其憑證效力。
1.7壽命的不確定性
與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的載體脆弱、不穩(wěn)定，信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術(shù)，一旦該技術(shù)過時，數(shù)字載體信息就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護技術(shù)和措施尤為重要，檔案人員應(yīng)針對其特點，結(jié)合紙質(zhì)檔案的管理方法，對電子檔案采取必要的保護措施。
2工程電子檔案的歸檔要求
2.1歸檔時間
建設(shè)單位應(yīng)負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設(shè)項目應(yīng)在工程竣工驗收備案后三個月內(nèi)，將竣工紙質(zhì)文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明。
2.2歸檔范圍
建設(shè)工程電子文件歸檔范圍，應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，整理與紙質(zhì)檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設(shè)計、沉降評估咨詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設(shè)計圖紙文件、變更設(shè)計、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測文件，包括產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，原材料、質(zhì)檢站的各項檢驗檢測報告等；四是各類表格文件，包括分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程質(zhì)量驗收記錄、竣工驗收報告等。
2.3歸檔方式
可分為網(wǎng)上和介質(zhì)移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下，工程項目負責人向檔案部門傳輸電子文件；介質(zhì)移交不通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，歸檔時將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。
3工程電子檔案的管理
建設(shè)工程電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴格，為此應(yīng)注意以下六點：
3.1電子檔案的介質(zhì)要求
電子檔案應(yīng)使用較高質(zhì)量的光盤作為存儲介質(zhì)，質(zhì)量不好的存儲介質(zhì)可能影響甚至危害電子檔案信息的安全，作為長期保存的工程項目電子檔案的存貯介質(zhì)應(yīng)選擇高質(zhì)量的CD銅質(zhì)光盤。銅質(zhì)光盤的保存期為80 a以上，一般光盤的保存期僅為7 a左右。銅質(zhì)CD盤可以在任何硬件和軟件中通用且存貯費用低、容量大、壽命長、讀取速度快。
3.2控制好溫濕度
不要讓光盤接觸熱源，光盤的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源后，會同塑料一樣發(fā)生變形。為防止不適宜的溫濕度對光盤載體的危害，一般要求環(huán)境溫度在17～20 °C左右，
濕度在35%～45%左右。高溫、潮濕的環(huán)境會影響光盤的性能和壽命。
3.3防止光盤損傷
要對光盤的反射層加強保護，如果反射層損傷，激光無法反射到光驅(qū)的光敏探頭，信息也就無法讀入計算機。
3.4專柜保管
光盤裸露在空氣中或陽光，會導致光盤逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光盤的使用壽命。因此，光盤片應(yīng)存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁柜中。
3.5日常管理要注意操作方法
管理人員不能用手直接觸摸光、磁性介質(zhì)，應(yīng)戴手套操作，輕拿輕放。
3.6信息安全至關(guān)重要
信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開放性決定了檔案信息安全的脆弱性。因此，必須采取有利措施，加強對電子檔案信息安全的管理，確保檔案信息系統(tǒng)的絕對安全。
4需要注意的幾點問題
（1）對建設(shè)工程竣工電子文件進行歸檔管理是當務(wù)之急，各勘察、監(jiān)理、設(shè)計、施工、建設(shè)單位應(yīng)將電子版工程文件及時保存下來，以便充分發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。
（2）檔案部門應(yīng)提高檔案數(shù)字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久保存的紙質(zhì)工程項目竣工檔案，有選擇地進行掃描轉(zhuǎn)換為電子文件。
?。?）針對建設(shè)工程電子文件多種來源的現(xiàn)狀，要統(tǒng)一歸檔渠道，利用建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)對建設(shè)工程電子文件的前端控制和全程管理，保證建設(shè)工程電子文件的真實性、完整性與長期可讀性。
（4）在把握證實電子文件的憑證之前，計算機生成的電子文件要及時轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機保存，防止機型變化后不能使用的后顧之憂。實行“雙軌制”，紙質(zhì)檔案和電子檔案必須同時并存。
?。?）電子檔案最終保存在光盤中，所有電子文件必須刻盤保存（一次寫入型光盤CD－R），檔案人員需對其編號、排列加以整理。
（6）各級檔案部門的職能應(yīng)從重保管輕利用的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾曢_發(fā)利用信息上來，工作重點是將檔案中的信息通過檔案人員開發(fā)挖掘出來，及時在網(wǎng)上提供利用，更好地體現(xiàn)檔案的價值。
5結(jié)束語
當前，我國也存在建筑市場面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建設(shè)工程電子檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存在較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)積極學習和借鑒國外先進的建設(shè)工程電子檔案的經(jīng)驗，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建設(shè)工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗，使建設(shè)項目檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；電子檔案；管理
隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展信息時代的到來，現(xiàn)代通訊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已滲透到各個領(lǐng)域，建設(shè)工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現(xiàn)代電子技術(shù)能大大提高人們的工作效率和工作質(zhì)量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設(shè)工程電子文件是建設(shè)工程電子檔案管理的一項重要內(nèi)容，充分認識工程電子文件的特點對于我們做好建設(shè)工程電子文件管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)，都是十分必要的。
1建設(shè)工程電子檔案的特點
建設(shè)工程電子文件是指在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子檔案是指按照規(guī)程編制、經(jīng)過驗收合格并歸檔的電子文件的集合。建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同于其他檔案的特性，即專業(yè)性、成套性等，根據(jù)房屋建筑工程電子檔案的特點，歸納起來有“七性”。
1.1專業(yè)性
任何一項科技生產(chǎn)活動都是在一定的專業(yè)范圍內(nèi)進行的，建設(shè)工程檔案涉及的專業(yè)技術(shù)活動包括了工程勘察、設(shè)計、施工等專業(yè)，涉及到工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探、測繪、水文、土建施工、設(shè)備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、設(shè)備管理等。房屋建筑工程竣工電子檔案也涉及多個專業(yè)，包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑設(shè)備安裝等專業(yè)。每個專業(yè)及其施工、竣工過程中形成的電子文件是特定專業(yè)技術(shù)活動的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。由于CAD設(shè)計軟件在各專業(yè)的使用中不統(tǒng)一，因此，電子文件在歸檔時應(yīng)同時考慮各專業(yè)的特點。
1.2成套性
建設(shè)工程檔案形成于整個建設(shè)項目，貫穿從設(shè)計、施工到竣工的所有專業(yè)技術(shù)活動，反映了建設(shè)項目從調(diào)研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工等專業(yè)的內(nèi)容，其檔案記載反映了建設(shè)項目活動的全部過程和成果。房屋建筑工程電子檔案是按照獨立工程項目組成的一套完整、準確、系統(tǒng)的電子檔案，它包括建設(shè)項目各專業(yè)在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等。
1.3階段性
以工程建設(shè)項目為單位進行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設(shè)計、變更設(shè)計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點要求歸檔時必須與紙質(zhì)檔案一樣進行整理分類。
1.4動態(tài)性
工程從開工、建設(shè)、驗收，一直處于動態(tài)之中。在施工過程中經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計，需要對施工設(shè)計文件進行修改和補充，以適應(yīng)施工要求。這種修改的動態(tài)性要求紙質(zhì)文件與電子文件的修改同時進行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性。
1.5依賴性
建設(shè)項目電子文件與其他電子文件一樣是計算機生成和讀取且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件，由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”，將無法對電子文件進行傳遞和管理。
1.6分離性
計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使得對信息的修改十分容易，而且修改之后不顯示任何改動過的痕跡。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的顯著特點是：內(nèi)容與載體可分離，易于修改、復制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術(shù)處理，以確保其憑證效力。
1.7壽命的不確定性
與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的載體脆弱、不穩(wěn)定，信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術(shù)，一旦該技術(shù)過時，數(shù)字載體信息就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護技術(shù)和措施尤為重要，檔案人員應(yīng)針對其特點，結(jié)合紙質(zhì)檔案的管理方法，對電子檔案采取必要的保護措施。
2工程電子檔案的歸檔要求
2.1歸檔時間
建設(shè)單位應(yīng)負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設(shè)項目應(yīng)在工程竣工驗收備案后三個月內(nèi)，將竣工紙質(zhì)文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明。
2.2歸檔范圍
建設(shè)工程電子文件歸檔范圍，應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，整理與紙質(zhì)檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設(shè)計、沉降評估咨詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設(shè)計圖紙文件、變更設(shè)計、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測文件，包括產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，原材料、質(zhì)檢站的各項檢驗檢測報告等；四是各類表格文件，包括分部、分項工程質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程質(zhì)量驗收記錄、竣工驗收報告等。
2.3歸檔方式
可分為網(wǎng)上和介質(zhì)移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下，工程項目負責人向檔案部門傳輸電子文件；介質(zhì)移交不通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，歸檔時將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。
3工程電子檔案的管理
建設(shè)工程電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴格，為此應(yīng)注意以下六點：
3.1電子檔案的介質(zhì)要求
電子檔案應(yīng)使用較高質(zhì)量的光盤作為存儲介質(zhì)，質(zhì)量不好的存儲介質(zhì)可能影響甚至危害電子檔案信息的安全，作為長期保存的工程項目電子檔案的存貯介質(zhì)應(yīng)選擇高質(zhì)量的CD銅質(zhì)光盤。銅質(zhì)光盤的保存期為80 a以上，一般光盤的保存期僅為7 a左右。銅質(zhì)CD盤可以在任何硬件和軟件中通用且存貯費用低、容量大、壽命長、讀取速度快。
3.2控制好溫濕度
不要讓光盤接觸熱源，光盤的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源后，會同塑料一樣發(fā)生變形。為防止不適宜的溫濕度對光盤載體的危害，一般要求環(huán)境溫度在17～20 °C左右，
濕度在35%～45%左右。高溫、潮濕的環(huán)境會影響光盤的性能和壽命。
3.3防止光盤損傷
要對光盤的反射層加強保護，如果反射層損傷，激光無法反射到光驅(qū)的光敏探頭，信息也就無法讀入計算機。
3.4專柜保管
光盤裸露在空氣中或陽光，會導致光盤逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光盤的使用壽命。因此，光盤片應(yīng)存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁柜中。
3.5日常管理要注意操作方法
管理人員不能用手直接觸摸光、磁性介質(zhì)，應(yīng)戴手套操作，輕拿輕放。
3.6信息安全至關(guān)重要
信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開放性決定了檔案信息安全的脆弱性。因此，必須采取有利措施，加強對電子檔案信息安全的管理，確保檔案信息系統(tǒng)的絕對安全。
4需要注意的幾點問題
（1）對建設(shè)工程竣工電子文件進行歸檔管理是當務(wù)之急，各勘察、監(jiān)理、設(shè)計、施工、建設(shè)單位應(yīng)將電子版工程文件及時保存下來，以便充分發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。
（2）檔案部門應(yīng)提高檔案數(shù)字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久保存的紙質(zhì)工程項目竣工檔案，有選擇地進行掃描轉(zhuǎn)換為電子文件。
?。?）針對建設(shè)工程電子文件多種來源的現(xiàn)狀，要統(tǒng)一歸檔渠道，利用建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)對建設(shè)工程電子文件的前端控制和全程管理，保證建設(shè)工程電子文件的真實性、完整性與長期可讀性。
（4）在把握證實電子文件的憑證之前，計算機生成的電子文件要及時轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機保存，防止機型變化后不能使用的后顧之憂。實行“雙軌制”，紙質(zhì)檔案和電子檔案必須同時并存。
?。?）電子檔案最終保存在光盤中，所有電子文件必須刻盤保存（一次寫入型光盤CD－R），檔案人員需對其編號、排列加以整理。
（6）各級檔案部門的職能應(yīng)從重保管輕利用的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾曢_發(fā)利用信息上來，工作重點是將檔案中的信息通過檔案人員開發(fā)挖掘出來，及時在網(wǎng)上提供利用，更好地體現(xiàn)檔案的價值。
5結(jié)束語
當前，我國也存在建筑市場面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建設(shè)工程電子檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存在較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)積極學習和借鑒國外先進的建設(shè)工程電子檔案的經(jīng)驗，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建設(shè)工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗，使建設(shè)項目檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。