工程設計檔案信息電子化管理及特點
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謝海英1由 分享
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，工程項目建設也愈來愈得到深入發(fā)展，如何加強工程設計檔案資料管理是提高工程質(zhì)量的一項重要的工作。檔案是設計企業(yè)檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程， 工程設計單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營單位的共性，又有應用科學研究、技術開發(fā)單位的特性，是以智力勞動為主，多學科、多專業(yè)的知識技術密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門。其生產(chǎn)的設計產(chǎn)品是設計人員運用基礎資料、先進技術、科研成果實踐經(jīng)驗進行集體創(chuàng)作的綜合技術成果，表現(xiàn)為技術文件、技術圖紙等。從工程建設的全過程看，設計產(chǎn)品是為工程建設和技術改造服務而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品，是編制建設計劃、設備材料定貨加工、現(xiàn)場施工、建造安裝、生產(chǎn)準備、竣工驗收等諸項工作的依據(jù)條件，同時也是設計單位數(shù)量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲備即工程設計檔案。工程設計檔案直接記錄了設計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實地反映了設計實踐活動的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點及其管理要求， 對加強工程設計檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。現(xiàn)就工程設計檔案信息電子化管理及主要特點，談談個人的體會。
一、工程設計檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1.在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄工程檔案系統(tǒng)，工程設計檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
2.工程設計檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。
3.工程設計檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)工程檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、工程設計檔案信息電子化管理的益處
1.工程設計檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
2.工程設計檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，檔案的信息化可便于工程的管理、設計、技術人員和施工人員對整個工程項目的情況的了解，因此做好工程設計檔案管理的信息化不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現(xiàn)。工程設計檔案的信息化可從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面提供準確、可靠的數(shù)據(jù)。
三、工程設計檔案的特點
工程設計檔案的主要特點為①成套性②形成的階段性③內(nèi)容的專業(yè)性④修改、補充的多變性⑤經(jīng)濟效益的社會性。
?、僭O計單位以一個獨立的工程項目作為設計工作對象，把不同專業(yè)的設計人員組成一個項目組，按照嚴格的、科學的設計程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設計工作，并相應形成具有嚴密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系不可分割的設計文件材料整體，從而決定設計檔案的成套性。一項工程設計全部設計文件材料的總和，包括設計依據(jù)材料、中間設計成品和最終設計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。②一項工程一般都要經(jīng)過設計準備（即前期）階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段，因此，每個設計階段各個專業(yè)的設計文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定文件材料形成的階段性。③一項工程設計是由多種專業(yè)和設計人員按不同專業(yè)分別開展具體設計作業(yè)，又相互配合共同完成，每一專業(yè)設計文件必然是該專業(yè)的技術活動的表達和存在形式，它所體現(xiàn)的科學技術內(nèi)容、術語、符號和組成等都具有專業(yè)性的特點，其利用多數(shù)也是有針對性地按專業(yè)來進行。④在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設計變更，需要對設計文件進行必要修改和補充。比如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應的變化可能改變設備材料使用；施工方法的改變需要變更設計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設計變更以適應施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設計。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應是很嚴格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。⑤設計單位的工程設計檔案，是從事工程設計技術活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供設計圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開發(fā)利用的設計技術資源，對內(nèi)可參考復用，對外可供技術轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設計檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設需要向社會提供服務的。
一、工程設計檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1.在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄工程檔案系統(tǒng)，工程設計檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
2.工程設計檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。
3.工程設計檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)工程檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、工程設計檔案信息電子化管理的益處
1.工程設計檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
2.工程設計檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，檔案的信息化可便于工程的管理、設計、技術人員和施工人員對整個工程項目的情況的了解，因此做好工程設計檔案管理的信息化不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現(xiàn)。工程設計檔案的信息化可從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面提供準確、可靠的數(shù)據(jù)。
三、工程設計檔案的特點
工程設計檔案的主要特點為①成套性②形成的階段性③內(nèi)容的專業(yè)性④修改、補充的多變性⑤經(jīng)濟效益的社會性。
?、僭O計單位以一個獨立的工程項目作為設計工作對象，把不同專業(yè)的設計人員組成一個項目組，按照嚴格的、科學的設計程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設計工作，并相應形成具有嚴密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系不可分割的設計文件材料整體，從而決定設計檔案的成套性。一項工程設計全部設計文件材料的總和，包括設計依據(jù)材料、中間設計成品和最終設計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。②一項工程一般都要經(jīng)過設計準備（即前期）階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段，因此，每個設計階段各個專業(yè)的設計文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定文件材料形成的階段性。③一項工程設計是由多種專業(yè)和設計人員按不同專業(yè)分別開展具體設計作業(yè)，又相互配合共同完成，每一專業(yè)設計文件必然是該專業(yè)的技術活動的表達和存在形式，它所體現(xiàn)的科學技術內(nèi)容、術語、符號和組成等都具有專業(yè)性的特點，其利用多數(shù)也是有針對性地按專業(yè)來進行。④在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設計變更，需要對設計文件進行必要修改和補充。比如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應的變化可能改變設備材料使用；施工方法的改變需要變更設計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設計變更以適應施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設計。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應是很嚴格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。⑤設計單位的工程設計檔案，是從事工程設計技術活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供設計圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開發(fā)利用的設計技術資源，對內(nèi)可參考復用，對外可供技術轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設計檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設需要向社會提供服務的。