秘書工作的職責論文(2)
秘書工作的職責論文篇2
淺談秘書在管理工作中的作用
前言：秘書，作為行政部門的關鍵職位。之所以關鍵，主要是從它的作用和意義層面上來講的。要做好秘書工作，并非一件易事，這其中涉及到的，除了豐富廣泛的知識儲備，細致縝密的洞察力，清晰明確的辨別力。但更重要的是人際關系，為人處事的方式技巧。處理好領導和下屬的關系，做好他們之間的橋梁和紐帶，起到一個承上啟下的作用。
關鍵詞：秘書 管理工作 橋梁作用 關鍵職位
一、秘書的含義
自古以來，秘書一詞其實就有其專有的稱謂：文牘、文書、參謀、智囊等。
1、文牘
宋代詞人蘇軾的《上初即位論治道》之二中說道：“而尚書諸曹，文牘繁重，窮日之力，書紙尾不暇，此皆苛察之過也。”文中提到的“文牘”,即指古時的公文、書信、案牘。而在郭沫若先生的《黑貓》中：“我們一些在省城或府城里讀書的人便做了文牘。”這里說的“文牘”指的是在官府或其他團體草擬文稿的人。而現(xiàn)在文牘這個稱謂已經(jīng)不再沿用了，它可以作為一個朝代和一個文明的標志和文化記號。
2、文書
與文牘的性質相似，從第一層含義講，就是指記載重要事件的公文、書信、契約。古時的條件有限，文書的載體大多都是甲骨、青銅器、石頭或貝殼。更有戰(zhàn)國、秦漢時期的竹、木簡。第二層含義也就是指從事公文、書信工作的人員。直到現(xiàn)在，文書這個稱謂還在使用，它主要強調(diào)了秘書工作中的文字駕馭能力的重要性，以及對信息的分析整理能力。
3、參謀
唐朝后期，參謀為節(jié)度使幕僚之一，掌參預謀劃。清末，軍、政、師設立參謀一職，掌管軍訓及謀劃籌事。雖然現(xiàn)在參謀也常常被用來稱贊有謀略有見識的人，但大多時候是體現(xiàn)一個人的輔助性服務作用的，也就是秘書的主要職責之一，為領導出謀劃策，參與重要事宜的討論。
4、智囊
同樣，跟參謀一樣，它們都指的是足智多謀的人，可以給別人出謀劃策的人?，F(xiàn)在也有人將有某有略的人稱作智囊團，同時這也是一個優(yōu)秀的秘書所必須具備的能力，擁有豐富的知識，方可以臨陣不亂，處事泰然。
僅僅從這些名稱中，我們就可以分析出自古秘書所從事的工作內(nèi)容和職責要務。時代變遷，統(tǒng)治方式也不盡相同。因此，在一定時期內(nèi)，秘書所充當?shù)慕巧托枰瓿傻娜蝿找彩遣煌?。但總體來說，有一點是亙古不變的，秘書所處的位置是一人之下，萬人之上，服從上級統(tǒng)治者的命令，接受上級的安排，并按時完成既定的任務。
二、秘書工作在領導決策中的作用
秘書處于領導的近身旁側，就表明其地位是一人之下，被領導，接受指示，服從命令，完成任務。同時也體現(xiàn)出它的重要性，以及不可取代。當然，秘書所從事的工作內(nèi)容的復雜繁瑣，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小覷的。
1、參謀、助手作用
作為領導的左膀右臂，秘書的輔助性服務是非常重要的。怎么使這個作用更完美地發(fā)揮，如何做好這個助手，就要看秘書自己的智謀了。所謂參謀，即參與謀劃，也就是說，在整個事務的完成過程中，秘書所提供的服務都是輔助性的、建議性的。工作思路，事件的流程內(nèi)容以及主旨大意，都要遵從領導的意愿，而不是替領導做決定，自作主張代領導決策。一個睿智優(yōu)秀的秘書會將自己的意見和看法與領導的意愿融匯整合，做到互不沖突，并且在這過程中，為領導提供最優(yōu)質的服務，使整個工作程序能夠順利進行。
2、提供信息的作用
秘書本來就需要是一個信息智慧的集合體，秘書工作的性質需要秘書必須具備對信息的敏感的洞察力。為領導服務，參與領導決策，就要及時搜集掌握科技、文化、技術、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、等等國內(nèi)國際的相關信息。同時也要同步了解本地區(qū)、本單位、本部門的近期發(fā)展狀況及其長足發(fā)展規(guī)劃，在領導需要的時候，能夠保證像電腦一樣，迅速準確地輸出信息，提供服務。及時準確地提供信息，既節(jié)省了工作時間，有保證了辦事效率，同時也能獲得領導的信任。
3、協(xié)調(diào)作用
協(xié)調(diào)是管理的手段之一，秘書在一個部門的管理工作中所起到的作用其實就像一座橋，連接兩個不相交的點，協(xié)調(diào)得好，這座橋就會穩(wěn)固，不相交的兩個點也就連成了一條線;若協(xié)調(diào)得不好，那這座橋就很可能會坍塌，那么不相交的兩點便會相距更遠。
時代變遷，在新的歷史時期，領導面臨的問題越來越復雜，難題越來越難解。政策方針的變革，會引來不少爭議和矛盾，在這千絲萬縷的復雜關系面前，領導要及時解決這些問題，就十分需要一座橋來權衡了。秘書的協(xié)調(diào)作用要從矛盾雙方入手，分析掌握情況，看清矛盾著的雙方與自己的關系，也給自己定定位。首先要顧全大局，權衡矛盾的輕重緩急，其次還要做到原則性與靈活性的統(tǒng)一，既不違背上級領導的意愿，也不過分遷就不合理的要求和觀點。處理好矛盾雙方的關系，做好溝通工作，不僅緩和了工作氛圍，提高工作效率，同時也能體現(xiàn)出一個優(yōu)秀秘書的素質修養(yǎng)。
4、耳目作用
耳目，顧名思義，就是要做領導的耳朵和眼睛。當然不是去監(jiān)督領導的言行，而是要求秘書人員具有靈敏的應變能力和精確的分析能力。在領導的決策過程中，若有不妥或不恰當?shù)牡胤?，要及時向領導提出合理化建議和意見，在領導實施一項方針或決策前，能夠適時提醒，并協(xié)助領導及時修正，以免出現(xiàn)不必要的錯誤和問題。秘書工作的耳目作用，體現(xiàn)出秘書人員豐富的知識儲備和敏銳的思維。同時也是一個卓越領導背后的重要支撐力量。
三、秘書與上下級的關系
秘書人員在辦公室主要起到橋梁紐帶的作用， 負責上下級、內(nèi)外部門的溝通，同時還是領導工作上的參謀和助手。要處理這么多層關系，秘書所要具備的能力也就更加嚴格具體了。
1、對上級服從，但不盲從。
領導的工作就是制定方針計策，然后向秘書傳達并命其執(zhí)行。而秘書的工作就是聽從指示，服從安排，完成任務。然而一個稱職的秘書人員，在接受到一條指示命令后，若發(fā)現(xiàn)其中有不妥之處，定會認真分析，及時了解領導的想法和思維，并適時與領導協(xié)商調(diào)解，而不是為了不得罪領導而盲目聽從執(zhí)行。雖然秘書和領導是上下級關系，分工不同，職位不同，但沒有貴賤之分，因此，處理好與上級領導的關系，既能提高工作效率，有可以增加領導的信任。
2、同下屬和諧相處，共同提高
在執(zhí)行上傳下達任務的過程中，秘書需要與各個部門的人員溝通和交流。在與各部門人員相處時，尤其是跟下設部門的工作人員。盡量放低自己的身份，以平視的目光注視每個人，不要依靠自己的領導來壓迫或排擠他們。能夠及時發(fā)現(xiàn)他們的困難并及時給予幫助和支持，良好的人際關系能夠幫助自己擴展人脈，提高辦事效率。
3、與同事和氣共事，公平競爭
在同一個部門，水平相當，年齡相仿的年輕工作人員之間，難免會出現(xiàn)很多矛盾和爭端。隨著市場競爭日趨激烈，職場當然也避免不了暗中的斗爭。面對這些，秘書人員就要體現(xiàn)出專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。面對詆毀、暗刀傷人，無論什么情況，都要使自己的頭腦保持清醒、鎮(zhèn)定，反省自己的工作是否有不當之處。以防招致不必要的誤會，要及時跟對方溝通調(diào)解，并在今后的工作中不斷提升完善自己。避免此類事件重蹈覆轍。
四、秘書人員所需的職業(yè)素質
現(xiàn)代秘書不比從前，它是一個綜合性的工作職位，所以對秘書從業(yè)人員的素質和修養(yǎng)要求越來越高。要成為一名優(yōu)秀出色的秘書，就要不斷提升自己，完善自己，使自己變得多面、博學、有見識。主要有一下幾個方面：
1、扎實的文字功底
秘書作為領導的助手，主要是完成一些輔助性的工作。主要有記錄抄寫新聞消息，起草文稿，登記來訪人員的信息記錄，領導的會議記錄等，這些都需要秘書具有一定的文字駕馭能力和分析能力。在起草文稿時，根據(jù)領導所給出的題目，秘書能夠快速掌握領導的意愿擬定提綱，并及時搜集查閱相關資料。將這些零散的信息匯總整合，在既定的時間內(nèi)拿給領導做批閱。這整個流程，都需要秘書人員具有非常扎實文字撰寫能力，才能夠在規(guī)定的時間內(nèi)完成符合領導口味的文書。扎實的文字功底是秘書人員所需具備的最基本的一項技能。
2、敏銳的政治頭腦
在行政部門工作，大部分內(nèi)容都是涉及到政治的。秘書工作中的方方面面，都帶有很強的政治性，在工作中，要時刻保持清醒的頭腦，以最好的狀態(tài)投入工作當中。因為一個部門的政治主張、部門形象、以及本部門人員的切身利益都會從秘書的工作中體現(xiàn)出來。所以，要關注政治時事問題，培養(yǎng)自己站在政治的角度看待、分析、解決問題的能力，要保持立場堅定，旗幟鮮明，不做墻頭草。提高自己的政治理論修養(yǎng)。
3、靈活的應變能力
秘書工作大多都很繁瑣復雜，既要協(xié)助領導決策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一細心做好。所以秘書人員就要有靈活的頭腦和干練有效的辦事能力。在工作中，難免會遇到棘手的事兒，要做到兩不耽誤，就得沉著冷靜下來，不慌亂，尤其是在遇到突發(fā)事件時，要知道分清輕重緩急，抓住重點，恰當合理、有條不紊地解決好問題。
4、務實的工作作風
秘書工作復雜枯燥，在這個崗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任勞任怨。付出的辛苦不一定能得到補償和回報，但是要始終保持一種向上的心態(tài)，將熱情和活力注入到工作中去，服務社會。同時，要看得到他人的優(yōu)點，從而發(fā)現(xiàn)自己的不足，取長補短，揚長避短。給自己適當?shù)亩ㄎ?，樹立信心，當然也不能高人一等，堅持正確的價值導向，發(fā)掘自己的奉獻精神，從而實現(xiàn)自己的價值。
秘書工作能否做好，取決于是否能夠在崗位上發(fā)揮作為秘書應該具備的能力和作用。秘書受人管理，同時也在管理其他人和事，作為橋梁和紐帶，秘書人員的工作在整個人事管理過程中就顯得尤為重要。所以，每個優(yōu)秀的領導背后，總有那么一個出色的秘書。
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