涉外文秘論文
涉外文秘論文
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涉外文秘論文篇1
試論秘書文化素養(yǎng)對(duì)工作質(zhì)量的影響
【摘要】秘書是上情下達(dá)、下情上達(dá)的橋梁和紐帶，秘書工作具有政治性、政策性、綜合性、輔助性和服務(wù)性的特點(diǎn)。作為秘書工作者，必須要有一定的政治理論素養(yǎng)、思想作風(fēng)修養(yǎng)和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、良好的職業(yè)道德。要認(rèn)真學(xué)習(xí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高秘書工作的水平和施力。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀助手，應(yīng)該具備出色的能力技巧與良好的道德思想，這樣才能使上司準(zhǔn)確地了解問題的所在，及時(shí)作出措施，提高了工作質(zhì)量，才能使企業(yè)的效益不斷的提高與進(jìn)一步發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】秘書文化素養(yǎng)，工作質(zhì)量，影響
引言
秘書是領(lǐng)導(dǎo)同志的參謀和助手，是領(lǐng)導(dǎo)同志和機(jī)關(guān)與群眾聯(lián)系的紐帶，是上情下達(dá)、下情上達(dá)的橋梁和紐帶。秘書工作的性質(zhì)、任務(wù)和特點(diǎn)決定了秘書工作的重要性，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的影響很大。而要做好秘書工作，秘書人員必須具備基本政治理論素養(yǎng)、思想作風(fēng)修養(yǎng)、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、較高的能力水平和良好的職業(yè)道德，要成為一個(gè)優(yōu)秀的秘書人員，其需要具備基本的政治理論素養(yǎng)、思想道德素養(yǎng)和文化技能素養(yǎng)。而文化素養(yǎng)是秘書人員最基本的能力要求，其對(duì)工作質(zhì)量的好壞起到了決定性的作用。
一、秘書的職能特點(diǎn)
秘書工作和其他工作不同，表現(xiàn)在其工作性質(zhì)、工作范圍、作用發(fā)揮和工作要求等各個(gè)方面，具體來說，秘書工作具有政治性、政策性、綜合性、輔助性、服務(wù)性和被動(dòng)性等特點(diǎn)。
(一)政治性
堅(jiān)持馬列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論，樹立正確的世界觀、價(jià)值觀和人生觀，這是對(duì)秘書的基本要求。但對(duì)于辦公室秘書來說，擔(dān)負(fù)著宜傳黨的路線方針政策，傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)指示精神和本單位工作決策、部署的重要任務(wù)，這就決定了秘書工作不得不帶有很強(qiáng)的政治色彩，尤其是黨政部門的秘書工作。
(二)政策性
秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，領(lǐng)導(dǎo)的基本職責(zé)就是制定政策或掌握政策。衡量秘書工作好壞的一條重要標(biāo)準(zhǔn)就是看其是否貫徹了政策精神，從文件起草、調(diào)查研究、群眾信訪，到上情下達(dá)，下情上達(dá)等工作，無不滲透政策的內(nèi)容和要求。所以，政策性是秘書工作的重要特點(diǎn)，也是秘書工作最基本的要求。
(三)綜合性
任何單位和部門的工作是一個(gè)多層次相統(tǒng)一的縱橫交錯(cuò)呈網(wǎng)絡(luò)型的系統(tǒng)工程，在這一系統(tǒng)中辦公室是溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐，就其職責(zé)范圍而言，面寬線廣、紛繁復(fù)雜，既要保管印章財(cái)物、傳遞報(bào)紙信件、接傳電話、打掃衛(wèi)生和外來人員的接待等，又要負(fù)責(zé)公文起草、公文印制、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、會(huì)議記錄和辦公室的管理工作;既要負(fù)責(zé)來自方方面面的信息的收集、整理和加工、反饋，又要負(fù)責(zé)工作簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)、工作大事記等材料的編寫工作，還要負(fù)責(zé)辦公室數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理和進(jìn)行基層調(diào)研等工作，可以說是集寫作、管理、調(diào)度、協(xié)調(diào)于一身。所以說，秘書的工作是綜合的。
(四)輔助性
秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的，它的全部工作內(nèi)容只能是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作起輔助作用，不可能自身獨(dú)立。秘書部門辦文辦會(huì)辦事提供信息，備供咨詢，充當(dāng)參謀與助手，因此具有輔助性。在秘書工作的屬性中，輔助性是秘書工作的根本屬性，它是綜合性的辦事部門，是領(lǐng)導(dǎo)直線指揮系統(tǒng)的參謀部。
(五)服務(wù)性
秘書工作從其性質(zhì)而言，要為本機(jī)關(guān)、本單位的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，為群眾服務(wù)。要參與大事的調(diào)查研究，傳達(dá)和貫徹黨的各項(xiàng)政策及檢查落實(shí)情況，搞好領(lǐng)導(dǎo)批示的查辦工作。秘書的文件擬寫、綜合分析、調(diào)查研究、文書處理、來信來訪、會(huì)議組織、檔案管理、機(jī)要保密都是為這三方面服務(wù)的。此外，這種服務(wù)還表現(xiàn)在生活服務(wù)上。
二、 秘書文化素養(yǎng)對(duì)工作質(zhì)量的影響
秘書人員基本的三要素中：一是內(nèi)容--辦什么事;二是時(shí)限--什么時(shí)間完成;三是要求--工作質(zhì)量，注意事項(xiàng)。由二三兩點(diǎn)可見，秘書人員做事情要有質(zhì)量的保證及效率的把握。工作質(zhì)量的好壞與秘書的文化素質(zhì)密切相關(guān)，也直接影響到了工作質(zhì)量。
做事情盡可能出色，這就需要社會(huì)科學(xué)知識(shí)，具備才干精神。秘書工作所需要的才干包括哪些?這些才干精神又將怎樣影響工作質(zhì)量呢?有如下幾點(diǎn)可知。
(一)精明的辦事能力對(duì)工作質(zhì)量的影響
秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識(shí)面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗(yàn)豐富等文化素養(yǎng)為基礎(chǔ)。這些能力都對(duì)工作質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響。 ???
辦事能力主要體現(xiàn)在：
(1)理解和領(lǐng)會(huì)能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。
(2)條理和駕馭能力：善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。
(3)口頭表達(dá)能力：這是對(duì)秘書職業(yè)的特殊要求。會(huì)說話，這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會(huì)說話呢?起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點(diǎn)說話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等等。人類語言學(xué)認(rèn)為人的口語由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。 提高口頭語言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語。
舉個(gè)例子：英國(guó)駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇說，她一直在做涉外秘書，她的感受是做高級(jí)秘書英文要很好，包括所有的聽、說、讀、寫。對(duì)于老板溝通方面，要掌握重點(diǎn)，了解其要求，具備牢固的記憶力與表達(dá)能力。如果沒有掌握，那么對(duì)工作質(zhì)量打了折扣，影響了公司的進(jìn)程。曹薇說：“有的時(shí)候，我需要陪老板去開會(huì)，兩個(gè)小時(shí)的會(huì)上，其他參加會(huì)議的人累了，可以發(fā)一下呆，如果對(duì)某個(gè)話題不感興趣，也不是你負(fù)責(zé)的，就不用專心地聽。可我不行，不管什么，我都要記下來，回去還要分析，因?yàn)槟莻€(gè)記錄你是要形成文件下發(fā)給所有同事的，但有些信息是不能隨便公布的，這就考驗(yàn)?zāi)愕睦斫夂皖I(lǐng)會(huì)能力了。如果不重視這些方面，將會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的安排，工作質(zhì)量不過關(guān)了。
(二)法律知識(shí)的意識(shí)能力
作為一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)的秘書人才，不僅要具備基本的職業(yè)道德、社交禮儀、辦公室日常事務(wù)處理技能、掌握一門外語、各類公文寫作以及檔案管理等技能，還要了解有關(guān)公司法、合同法的法律法規(guī)，熟悉經(jīng)濟(jì)管理、理解企業(yè)文化 ?？梢姺芍R(shí)很重要。企業(yè)秘書作為企業(yè)的樞紐，法律知識(shí)是必備的基礎(chǔ)知識(shí)，他們必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。具體來說，法律知識(shí)包括憲法、民法和刑法等等。企業(yè)秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi);熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營(yíng)渠道，搞活經(jīng)營(yíng)活動(dòng);密切注意本企業(yè)的權(quán)益是否受到非法侵害，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)。從而提高工作質(zhì)量，有效地完成各項(xiàng)任務(wù)。
三、提高秘書文化素養(yǎng)的幾點(diǎn)思考
秘書工作是非常重要的工作，其工作性質(zhì)和特點(diǎn)決定了秘書工作者必須具備較高的修養(yǎng)和能力，而要提高秘書工作的水平和能力，就要注意做好以下幾個(gè)方面的工作：
(一)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高思想理論水平和綜合分析能力
要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策，了解國(guó)內(nèi)外大事。特別要注意學(xué)習(xí)掌握同本部門業(yè)務(wù)關(guān)系密切的方針政策，了解專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，還得廣泛閱讀各種書籍和資料，這是當(dāng)秘書的重要條件。
(二)注意收集信息，熟悉情況
要了解領(lǐng)導(dǎo)同志每個(gè)時(shí)期的中心工作，主動(dòng)搜集與中心工作有關(guān)的文件和各種情況，了解領(lǐng)導(dǎo)所負(fù)責(zé)的部門當(dāng)前在做什么，進(jìn)展怎么樣;了解領(lǐng)導(dǎo)知識(shí)的貫徹落實(shí)情況，哪些落實(shí)了，哪些還沒有落實(shí)，沒落實(shí)的原因是什么等等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有用的參考資料和參考意見。
(三)掌握工作規(guī)章，不斷提高辦事能力
日常工作千頭萬緒，必須分清輕重緩急，做到安排有序，忙而不亂。工作中，要經(jīng)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，注意鍛煉和提高綜合概括能力和獨(dú)立處理問題的能力，講求工作方法，提高工作效率，只有這樣，才能不斷有所進(jìn)步。
(四)增強(qiáng)信息意識(shí)
當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，增強(qiáng)信息意識(shí)是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中含有大量信息，秘書人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。
(五)增強(qiáng)智能意識(shí)
智能意識(shí)主要包括知識(shí)積累、思維記憶訓(xùn)練、臨機(jī)處理方面。秘書在溝通方面起到非常重要的角色。要能夠靈活運(yùn)用語言就要掌握語言技能，語言技能的提高就需要地不斷積累并豐富自己的知識(shí)。秘書工作的內(nèi)容比較繁瑣，要合理的管理需要具備良好的思維邏輯能力，有條理地完成各項(xiàng)任務(wù)。為了方便工作，秘書人員也要具備良好的記憶能力，善于記人記事。臨機(jī)處置智能是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點(diǎn)，報(bào)告者情況，然后確定需要解決什么問題，應(yīng)報(bào)告誰，通知誰，怎么做，做到靈機(jī)泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。
總結(jié)：秘書是專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。其活動(dòng)的主要對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者，根本職能是輔助管理，基本工作方式是處理信息和事務(wù)，由于這一工作的重要性，對(duì)從業(yè)人員也提出了較高的文化素質(zhì)要求。尤其在深化改革、擴(kuò)大開放、推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的新時(shí)期，更需要一支具備專業(yè)文化素質(zhì)，懂法守法、具備才干的秘書隊(duì)伍。可以說，秘書文化素質(zhì)的好壞直接影響工作質(zhì)量的高低，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。因此，研究秘書文化素養(yǎng)對(duì)工作質(zhì)量的影響有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
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涉外文秘論文篇2
淺談建造企業(yè)秘書的服務(wù)對(duì)象
論文摘要： 學(xué)習(xí)秘書學(xué)理論，加強(qiáng)秘書綜合素質(zhì)，發(fā)展秘書的空間把秘書學(xué)應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高服務(wù)能力。從通曉中文、政治、寫作、進(jìn)一步對(duì)經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、國(guó)家政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。進(jìn)行學(xué)習(xí)應(yīng)用，從中補(bǔ)充行政管理、企業(yè)管理、市場(chǎng)管理、人力資源，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)特別是公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，以應(yīng)付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對(duì)一個(gè)企業(yè)單位的印象和評(píng)價(jià)。隨著國(guó)家對(duì)西部的開發(fā)，與世界的市場(chǎng)接軌。
論文關(guān)鍵詞： 提高秘書的素質(zhì); 體現(xiàn)服務(wù)能力; 快速傳遞信息
秘書學(xué)理論知識(shí)具備超學(xué)科、軟學(xué)科、橫斷學(xué)科、綜合學(xué)科、比較學(xué)科，綜合應(yīng)用提高辦事效率，秘書學(xué)的發(fā)展過程中不斷創(chuàng)新，對(duì)施工企業(yè)的日常工作進(jìn)行換位思考，理論與工作實(shí)際完全不同，就需要我們進(jìn)行探索研究，秘書學(xué)的主要內(nèi)容進(jìn)行改革;1.從偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策。
必須在我們自己的職責(zé)范圍內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的決策信息，不是自作主張;2.從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;處理事務(wù)項(xiàng)目員工認(rèn)可，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，不是走過程;3.從單憑我們的經(jīng)驗(yàn)主義轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理，理論聯(lián)系實(shí)際，及良好的企業(yè)管理制度，科學(xué)管理都必須滿足實(shí)際要求;4.從被動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)講究效率，服務(wù)與企業(yè)，服務(wù)與職工、服務(wù)是秘書的天職，建筑企業(yè)項(xiàng)目辦公室是公司直接控制傳達(dá)信息的窗口，必須快速準(zhǔn)確的隨時(shí)保持聯(lián)系。秘書要有良好責(zé)任心，不卑不亢不斷創(chuàng)新進(jìn)取，積極樂觀的思想作風(fēng)。
辦公自動(dòng)化等網(wǎng)絡(luò)熟練的掌握應(yīng)用。使無紙辦公，節(jié)約成本是從小事做起，多媒體傳遞信息，電子郵件，電子會(huì)議等，隨著社會(huì)信息化發(fā)展，建筑企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)使用網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)控、以及采用先進(jìn)的RFID射頻識(shí)別技術(shù)，對(duì)隧道作業(yè)人員定位提高安全管理，結(jié)合從事的秘書類型不同，必須提高綜合辦公效率，多媒體的性能，及電子檔案必須具有先進(jìn)安全的技術(shù)和設(shè)備。倡導(dǎo)綠色辦公，對(duì)辦公設(shè)備制定合理的管理制度，科學(xué)管理設(shè)備的操作、維修、保養(yǎng)。正確的操作方法是必須掌握的基本常識(shí)。
公文管理不僅遵循嚴(yán)格的公文格式，而且對(duì)發(fā)文程序嚴(yán)格控制?？刂莆募某绦蛐?，實(shí)事求是與時(shí)俱進(jìn)對(duì)突發(fā)事件能冷靜快速正確的做出上報(bào)負(fù)責(zé)部門，根據(jù)情況形成書面材料。按領(lǐng)導(dǎo)或組織的意圖進(jìn)行擬稿，對(duì)擬好的初稿進(jìn)行核查，進(jìn)一步有負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽寫發(fā)文的具體意見。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿形成政力責(zé)任。
公文正式印制前有辦公室發(fā)文，發(fā)文部門進(jìn)行復(fù)核。嚴(yán)格控制文件的發(fā)文字號(hào)。各部門發(fā)文必須有領(lǐng)導(dǎo)親自批準(zhǔn)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基本資料。建筑企業(yè)項(xiàng)目部辦公室要做好文件處理。提高企業(yè)合同管理的服務(wù)職責(zé)，簽發(fā)后的公件是直接面向社會(huì)的窗口，是代表公司的企業(yè)管理基礎(chǔ)和企業(yè)文化。最終秘書用印登記并應(yīng)用具體方式發(fā)送傳遞文件，快速傳遞信息，必須嚴(yán)格的遵守《新辦法》，秘書不僅要端正思想態(tài)度，而且要確保商業(yè)機(jī)密，守口如瓶。提高思想教育意識(shí)，發(fā)揮項(xiàng)目黨支部及團(tuán)支部的優(yōu)勢(shì)，做好企業(yè)機(jī)密以及人力資源管理。隨著科技快速發(fā)展帶來的人才競(jìng)爭(zhēng)，不僅擁有人才，而且是具有高素質(zhì)的
人才，守住我們建筑企業(yè)的商業(yè)秘密。必須常抓不懈，企業(yè)機(jī)密沒有大小，項(xiàng)目員工在日常工作中無意中就可以泄露企業(yè)機(jī)密。秘書有職責(zé)保守企業(yè)機(jī)密，重要是監(jiān)督教育項(xiàng)目員工提高保守企業(yè)秘密。對(duì)合同、財(cái)務(wù)、辦公室、物資等重要崗位人員加強(qiáng)管理。國(guó)際商業(yè)間諜不斷的上升，競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，商業(yè)間諜越來越多，而這些人的行為也給各大公司造成了驚人的損失。
各項(xiàng)目部各辦公室都有可能隨時(shí)泄露企業(yè)機(jī)密，小到一句話，大到一張紙;在與外界人士交往中必須具備敏銳的思維維護(hù)商業(yè)秘密，辦公室計(jì)劃對(duì)全體職工進(jìn)行商業(yè)秘密培訓(xùn)，思想上固定商業(yè)秘密概念。對(duì)職工流動(dòng)多的項(xiàng)目部，秘書是發(fā)揮自己作用，進(jìn)行監(jiān)督商業(yè)秘密制度的執(zhí)行過程?？焖賯鬟f信息調(diào)動(dòng)全體職工遵守商業(yè)秘密，充分提高自身的綜合素質(zhì)。所以面對(duì)建筑行業(yè)嚴(yán)重形勢(shì)，應(yīng)該從嚴(yán)抓起，把涉及到的企業(yè)機(jī)密嚴(yán)格管理。
受法律保護(hù)有技術(shù)發(fā)明、新工藝、技術(shù)決定、新技術(shù)前預(yù)設(shè)計(jì);經(jīng)營(yíng)秘密有開拓新市場(chǎng)的計(jì)劃措施，物資采購(gòu)計(jì)劃，物資部的材料購(gòu)買合同、財(cái)務(wù)狀況。項(xiàng)目部生產(chǎn)成本、利潤(rùn)、調(diào)價(jià)方案、項(xiàng)目部招標(biāo)計(jì)劃、人員調(diào)動(dòng)、對(duì)外洽談的計(jì)劃。項(xiàng)目部必須根據(jù)實(shí)際情況準(zhǔn)確地具體地規(guī)定項(xiàng)目部的商業(yè)秘密范圍，商業(yè)秘密泄露后會(huì)帶來危害，甚至是一場(chǎng)災(zāi)難。
同時(shí)把企業(yè)機(jī)密與反腐倡廉相結(jié)合，泄露企業(yè)機(jī)密也是一種腐敗行為，技術(shù)秘密的保護(hù)與經(jīng)營(yíng)秘密的保護(hù)同等重要，要完善并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密措施。例如秘密技術(shù)圖紙不得超越范圍借用，在對(duì)外業(yè)的資料必須嚴(yán)格把關(guān)。
客戶交淡的資料必須有領(lǐng)導(dǎo)各部門各處室鑒定后方可形成書面材料進(jìn)行洽談，至少與項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，嚴(yán)禁非管理資料員未經(jīng)批準(zhǔn)接觸任何單位資料。在辦公室以及接待室有可能將機(jī)密隨時(shí)外泄，秘密文件資料、復(fù)印件、打字蠟紙，電腦等內(nèi)存是否清除，傳真機(jī)的碳帶、打印機(jī)的紙帶不得隨意丟棄，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的技術(shù)資料進(jìn)行保護(hù)。對(duì)防火墻，殺毒軟件的應(yīng)用不斷更新?lián)Q代，不得在網(wǎng)絡(luò)上傳遞絕密的秘密資料，機(jī)密文件傳閱范圍明確。有專人負(fù)責(zé)傳閱。一旦泄露秘密及時(shí)向項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。做好機(jī)密泄露后的防備預(yù)案。加強(qiáng)文件保密期限和及時(shí)銷毀文件。
在項(xiàng)目部明確各項(xiàng)商業(yè)秘密保護(hù)的期限。執(zhí)行檔案管理過程中將商業(yè)秘密文件單獨(dú)建立檔案，建立檔案機(jī)構(gòu)。并對(duì)閱讀權(quán)限明確。應(yīng)將涉密文件的閱知范圍控制到最小;絕密文件只允許在保密室等安全的地方進(jìn)行內(nèi)部查閱，不得擅自閱讀不應(yīng)該閱讀的機(jī)密文件。項(xiàng)目部的機(jī)密性文件復(fù)印時(shí)必須在項(xiàng)目部進(jìn)行登記，必須有具體管理責(zé)任人批權(quán)力范圍內(nèi)閱，絕對(duì)機(jī)密級(jí)文件不得復(fù)制;必須復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)法人代表親自當(dāng)面批準(zhǔn)，有項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)簽字。涉密文件不再需要時(shí)必須立即清退或銷毀的審批權(quán)即和完善銷毀的記錄。這些工作我們能否完全作到最好;工作不理想該怎么處理，完全有一個(gè)自由的空間。舞臺(tái)上表演不是說臺(tái)詞就固定了，在表演過程中我們完全可以發(fā)揮自己的潛在能力。進(jìn)行插詞，能否達(dá)到最高的藝術(shù)效果就看自己的悟性。
控制文件傳閱范圍，兩手抓，“必要才知道”和分割原測(cè)，將與有關(guān)具體的范圍進(jìn)行閱知。從不同環(huán)節(jié)，不同部位，相關(guān)時(shí)行閱知，建立三秘兩不知，將秘密分為三部分進(jìn)行保存。在執(zhí)行管理制度過程中要嚴(yán)格執(zhí)行。在法律上沒有什么領(lǐng)導(dǎo)、職工之分。
商業(yè)間諜，網(wǎng)絡(luò)黑客利用現(xiàn)代技術(shù)獲取商業(yè)秘密的手段非常多，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的防范是一個(gè)不容忽視的重要問題，培訓(xùn)人員，提高技術(shù)防范能力。采用辦公自動(dòng)化設(shè)備;網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，有關(guān)涉密部位或區(qū)域安裝報(bào)警器，電子監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)施物理屏蔽，配置高智能防火墻，計(jì)算機(jī)視頻保護(hù)機(jī)，磁盤銷磁器，加密安全防范和信息保密措施等，嚴(yán)禁將密碼設(shè)生日、姓名等，提高安全意識(shí)。對(duì)項(xiàng)目部的內(nèi)部郵箱密碼不定期修改，商業(yè)秘密管理對(duì)內(nèi)部人員必須進(jìn)行培訓(xùn)，涉及到商業(yè)秘密的人員進(jìn)行考核，是否具備遵守商業(yè)秘密的素質(zhì)，從個(gè)人的心理進(jìn)行考核，一個(gè)心理素質(zhì)不健康的人杜絕接近商業(yè)秘密的內(nèi)容。
對(duì)涉及到職工個(gè)人商業(yè)秘密的拒絕接觸。創(chuàng)造商業(yè)無形的保險(xiǎn)柜，守住秘書的商業(yè)秘密，樹立正確的人生觀，加強(qiáng)自身的職業(yè)道德。秘書不僅自己遵守，對(duì)項(xiàng)目部所有職工進(jìn)行監(jiān)督。各部門有負(fù)責(zé)人監(jiān)督各部門的職工，形成良好的管理制度。
建筑企業(yè)項(xiàng)目部辦公設(shè)備，購(gòu)買要合格，發(fā)放要進(jìn)行登記編號(hào)，責(zé)任到人。辦公設(shè)備定期保養(yǎng)檢修，對(duì)設(shè)備損壞的配件即使更換;保證辦公設(shè)備不影響工作需求。物資用品必須嚴(yán)格管理，保證合格，滿足辦公設(shè)備正常應(yīng)用，杜絕浪費(fèi)，物品發(fā)放必須登記。對(duì)招待物品進(jìn)行制定方案，接待的等級(jí)，對(duì)招待費(fèi)用進(jìn)行控制。
秘書的勤快熱情嚴(yán)肅從不含糊。在人際交往中是否克服個(gè)人情緒，感情用事。我們的空間到底有多大，從主觀上是自己，客觀上是項(xiàng)目部的環(huán)境。但是可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性克服客觀原因。我們與路有濃厚的感情，有人說過：人走的多了便是路，自己應(yīng)該先走那條坎坷小路。
提高文學(xué)寫作能力，加強(qiáng)自身的政治文明，物質(zhì)文明，精神文明，學(xué)法懂法，對(duì)于《合同法》、《公司法》深刻的理解。樹立正確的人生觀，面對(duì)社會(huì)的發(fā)展，客觀實(shí)際評(píng)價(jià)自己，嚴(yán)格要求自己生活習(xí)慣，掌握心理衛(wèi)生知識(shí)，克服不良心理因素，對(duì)壓抑、自卑、自大、疾妒心、產(chǎn)生的心理挫折，能夠釋放心理壓力的心態(tài)。展現(xiàn)自身的業(yè)余藝術(shù)愛好，克服不良的嗜好，用知識(shí)戰(zhàn)勝自己。淵博的人文知識(shí)濃厚的人文情懷對(duì)待工作;保持一個(gè)積極樂觀向上的心態(tài);作為秘書要關(guān)心到職工的心理活動(dòng)。在這個(gè)浮躁的時(shí)代我們不同時(shí)代的人肯定有代溝，但是需要我們有一顆善良真誠(chéng)的心感動(dòng)別人，在關(guān)愛中工作，工作中關(guān)愛他人。我們的空間難道不是一個(gè)美麗的世界嗎?
秘書以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工為主體。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)為施工隊(duì)服務(wù)、為公司服務(wù)，體現(xiàn)良好的服務(wù)能力。提高公關(guān)禮儀知識(shí)，服務(wù)當(dāng)中保障后勤職能。提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用項(xiàng)目黨支部、團(tuán)支部、工會(huì)、及項(xiàng)目自行組織集體活動(dòng)，開展好職工娛樂文化建設(shè)。俗話說兵馬未動(dòng)，糧草先行，首先保證職工基本的生活水平，關(guān)心職工領(lǐng)導(dǎo)的吃住行以及困難家庭。對(duì)有困難的職工向公司快速傳遞信息，項(xiàng)目部辦公室秘書隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查職工的意見和建議，保持領(lǐng)導(dǎo)與職工緊密聯(lián)系，周密布局每一環(huán)節(jié)，項(xiàng)目部的物品發(fā)放詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)物品發(fā)放時(shí)少、漏、劣、壞的現(xiàn)象及時(shí)地處理。端正態(tài)度服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)與職工。人性化管理過中讓職工安心工作。
否則不能最大限度創(chuàng)造價(jià)值，而且隨著矛盾的發(fā)展可能破壞勞動(dòng)工具，激化矛盾。致使項(xiàng)目部的工作不能正常運(yùn)作，項(xiàng)目部的經(jīng)濟(jì)損失無法預(yù)測(cè)，使企業(yè)不斷虧損，乃至我們中鐵七局三公司。督促檢查的職能與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)預(yù)測(cè)→督促實(shí)施→信息反饋，第二次決策，形成信息決策循環(huán)應(yīng)用。秘書從三服務(wù)四轉(zhuǎn)變和有限無窮的服務(wù)原則，無窮是具體工作的事務(wù)、有大、有小、多、雜。希望別人對(duì)你怎么樣，就的你先對(duì)別人怎么樣，不管是誰說的，不要忘卻了應(yīng)該怎樣對(duì)待自己的崗位，自己的人生。復(fù)雜的人際交往缺少的是誠(chéng)心。
從通曉中文、政治、寫作、進(jìn)一步對(duì)經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、國(guó)家政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。進(jìn)行學(xué)習(xí)應(yīng)用，從中補(bǔ)充行政管理、企業(yè)管理、市場(chǎng)管理、人力資源，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)特別是公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，以應(yīng)付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對(duì)一個(gè)企業(yè)單位的印象和平價(jià)。隨著國(guó)家對(duì)西部的開發(fā)，與世界的市場(chǎng)接軌。企業(yè)之間樹立自己的企業(yè)文化給客戶留下一個(gè)良好的形象，在群眾中打造品牌企業(yè)，一個(gè)無形龐大的資產(chǎn)推動(dòng)企業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)，為消費(fèi)者增加了信譽(yù)保險(xiǎn)，為企業(yè)廣納人才，集中人力打造龍頭企業(yè)。做好免費(fèi)無價(jià)的企業(yè)廣告。共同樹立一個(gè)目標(biāo)，為企業(yè)發(fā)展增加人力資源，增加投資者的信心。秘書實(shí)際上所從事的公共關(guān)系的職責(zé)有為企業(yè)塑造良好的形象。
總之，在發(fā)展我們的空間中用心工作、用心溝通，感悟自己心靈的空間，不怕自己的工作空間小，而是人生的心靈空間變的狹隘，部門公眾之間發(fā)生矛盾用心去化解，加強(qiáng)自身的思想道德，樹立正確的人生觀，工作中踏踏實(shí)實(shí)，講研理論與實(shí)踐進(jìn)行‘戰(zhàn)爭(zhēng)’，戰(zhàn)勝自己錯(cuò)誤的思想。工作的事務(wù)系統(tǒng)化管理，辦文辦事中注重程序性，合理的應(yīng)用秘書的思想理論，最終與領(lǐng)導(dǎo)組織保持一致的目標(biāo)，提高自身的素質(zhì)奮獻(xiàn)自己的職業(yè)。持之以恒的精神與企業(yè)同行，為項(xiàng)目部的管理制度在執(zhí)行過程中全面貫徹落實(shí)。在這個(gè)浮躁的時(shí)代需要團(tuán)結(jié)心靈的人才，這個(gè)時(shí)代屬于敢于拼搏，敢于挑戰(zhàn)的我們!
參考文獻(xiàn)：
[1] 劉仲林.現(xiàn)代交叉科學(xué)(第四章)[M].杭州：浙江教育出版社，1998(2).
[2] 2000年8月24日因務(wù)院發(fā)布2001年1月1日實(shí)施《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》簡(jiǎn)稱《新辦法》.