淺析美國(guó)文件中心與我國(guó)機(jī)關(guān)文檔管理中心的異同

淺析美國(guó)文件中心與我國(guó)機(jī)關(guān)文檔管理中心的異同

　　機(jī)關(guān)檔案室是我國(guó)檔案事業(yè)體制中設(shè)置最普遍、最大量的基層檔案管理機(jī)構(gòu)，因其設(shè)置的分散性及其作為機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的附屬性質(zhì)，已不能滿足政府機(jī)構(gòu)改革提出的精簡(jiǎn)、高效要求。隨著改革的深入，北京、深圳、青島等地出現(xiàn)了一些新型的文檔管理機(jī)構(gòu)。檔案界對(duì)于這些機(jī)構(gòu)的定位是否就是美國(guó)式的文件中心并沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。本文從兩者的特點(diǎn)去進(jìn)行對(duì)比，希望有助于把握兩者的區(qū)別。

　　美國(guó)文件中心是在二戰(zhàn)時(shí)期建立起來的，當(dāng)時(shí)軍政部門的文件數(shù)量激增，軍費(fèi)增加，行政部門費(fèi)用緊張，急需尋找經(jīng)濟(jì)的文件保管方案。美國(guó)文件中心建立后，將半現(xiàn)行文件作為管理對(duì)象，為各機(jī)關(guān)提供經(jīng)濟(jì)的保管服務(wù)，具有“精簡(jiǎn)、高效”管理半現(xiàn)行文件的作用。

　　我國(guó)機(jī)關(guān)文檔管理中心的成立，源于2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上通過的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》的指導(dǎo)，該《計(jì)劃》中明確指出：“研究建立基層文件中心的實(shí)施方案，在北京、青島、深圳等地開展相應(yīng)的試點(diǎn)工作。”通過對(duì)辦公集中機(jī)關(guān)的檔案實(shí)行統(tǒng)一的管理，相對(duì)改革前分散式的機(jī)關(guān)檔案室而言，機(jī)關(guān)文檔管理中心也起到了“精簡(jiǎn)、高效”的作用。從政策導(dǎo)向上看，這些新型的文檔管理機(jī)構(gòu)應(yīng)稱之為“文件中心”，但具體的機(jī)構(gòu)命名中，并非每個(gè)機(jī)構(gòu)都稱為“文件中心”，且通過研究對(duì)比發(fā)現(xiàn)，這些機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)與美國(guó)式的文件中心的特點(diǎn)存在著本質(zhì)的區(qū)別，因而本文將之統(tǒng)稱為“機(jī)關(guān)文檔管理中心”。

　　1、文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心管理范圍的不同

　　文件中心保管的是半現(xiàn)行文件。所謂半現(xiàn)行文件，是介于現(xiàn)行文件與永久保存的檔案之間的文件。文件中心所保管的正是半現(xiàn)行文件，要求每盒文件的月利用率最好不超過一次;利用率高的文件，不接收保管，直接放在形成機(jī)關(guān)保存;永久保存的文件直接移交到檔案館，文件也不接收。

　　機(jī)關(guān)文檔管理中心保管的是機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的文件，不管其利用率的高低及保管期限的長(zhǎng)短，只要是屬于機(jī)關(guān)的歸檔文件，一律接收。一般而言，文件在機(jī)關(guān)歸檔后的第二年，便移交到機(jī)關(guān)文檔管理中心保管。具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，在機(jī)關(guān)文檔管理中心保存10-20年后，再向檔案館移交。

　　2、文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心服務(wù)對(duì)象的不同

　　文檔管理工作包括以下環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、提供利用和統(tǒng)計(jì)。文檔管理機(jī)構(gòu)的職能設(shè)置主要是圍繞這幾項(xiàng)工作開展，面對(duì)不同的服務(wù)對(duì)象提供不同的服務(wù)內(nèi)容。

　　美國(guó)政府的文件鑒定服務(wù)主要由專門的鑒定機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，鑒定哪些文件應(yīng)該向文件中心移交。文件中心僅為政府機(jī)構(gòu)提供保管、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)服務(wù)，鑒定到期的文件并提出處置方案——銷毀或是向檔案館移交。文件中心的管理目標(biāo)是保證文件保管費(fèi)用的經(jīng)濟(jì)性，要低于文件放置在機(jī)關(guān)內(nèi)的保管費(fèi)用，在此基礎(chǔ)上保障文件利用的便利性，比如檢索的快捷性以及文件投遞的效率等。

　　機(jī)關(guān)文檔管理中心提供的服務(wù)各自有所區(qū)別，大體上有保管、整理、鑒定及向檔案館移交檔案，這些服務(wù)主要是面對(duì)文件形成機(jī)關(guān)。此外有些機(jī)關(guān)文檔管理中心還提供現(xiàn)行文件服務(wù)，面向的服務(wù)對(duì)象是社會(huì)。少數(shù)文檔中心面向企業(yè)、單位提供檔案的代管、數(shù)字化、修裱等服務(wù)。

　　3、文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心的特點(diǎn)分析

　　3.1 文件中心主要具有以下特點(diǎn)

　　文件中心特點(diǎn)一，以機(jī)構(gòu)數(shù)量少，機(jī)構(gòu)規(guī)模大。在經(jīng)濟(jì)學(xué)的生產(chǎn)理論中，規(guī)模經(jīng)濟(jì)是指，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大并保持在一定規(guī)模范圍內(nèi)，生產(chǎn)成本和管理成本得以降低，從而獲得成本優(yōu)勢(shì)。①因文件中心所投入的庫(kù)房、裝具、設(shè)備等固定成本較高，只有通過一定的保管規(guī)模才能降低文件的單位保管成本，發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。文件中心在國(guó)際檔案界被譽(yù)為“現(xiàn)代最富生命力的檔案管理機(jī)構(gòu)”，雖然在很多國(guó)家都有設(shè)立，但在美國(guó)聯(lián)邦政府系統(tǒng)內(nèi)僅有16個(gè)。訪美學(xué)者林學(xué)奇的實(shí)地考察文章《感受文件中心》一文有如下的描述：“華盛頓的文件中心給我的印象更像是一個(gè)大倉(cāng)庫(kù)，……七至八米高的屋頂上是密密麻麻的各種管道，20個(gè)巨大的庫(kù)房……如果不告訴你這里是文件中心，運(yùn)的是文件或檔案，你一定會(huì)把這里認(rèn)作是鐵路或郵局的托運(yùn)站。”②從文件服務(wù)對(duì)象的范圍、倉(cāng)庫(kù)式設(shè)置及排架方式可知，美國(guó)聯(lián)邦政府的文件中心正是通過一定規(guī)模獲得“精簡(jiǎn)、高效“的作用。

　　文件中心特點(diǎn)二，保管低利用率的半現(xiàn)行文件。“保存期在6年以下的文件，在機(jī)關(guān)處理，不向文件中心移交;需要永久保存的文件，由機(jī)關(guān)直接移交給檔案館作檔案保存;其余的文件視情況和工作需要分期移交文件中心保管和處置。”③對(duì)于半現(xiàn)行文件，文件中心僅接收利用率低的部分。低利用率的標(biāo)準(zhǔn)是，每盒文件的月利用率不超過一次，以此保障文件的保管費(fèi)用比在形成機(jī)關(guān)的保管費(fèi)用低的經(jīng)濟(jì)效益的獲得。

　　3.2 機(jī)關(guān)文檔管理中心的特點(diǎn)

　　特點(diǎn)一，設(shè)立在駐地集中的政府辦公場(chǎng)所內(nèi)。機(jī)關(guān)文檔管理中心是在當(dāng)?shù)卣M(jìn)行機(jī)構(gòu)改革并成立新的辦公場(chǎng)所，政府機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)同一辦公大樓集中辦公的情況下建立起來的。

　　特點(diǎn)二，集中統(tǒng)一管理檔案，達(dá)到精簡(jiǎn)高效的作用。機(jī)關(guān)檔案室因模式的分散性，制約著檔案工作效益的發(fā)揮，不能滿足政府提出的“精簡(jiǎn)、高效“的要求。機(jī)關(guān)文檔管理中心建立后，對(duì)集中辦公的各機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣的管理方式使政府用于機(jī)關(guān)檔案管理的資源從分散式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s式，有效節(jié)約政府資源，起到了“精簡(jiǎn)、高效”的作用。

　　4、文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心的對(duì)比結(jié)論

　　文件中心在保管的文件范圍上要求嚴(yán)格，機(jī)關(guān)文檔管理中心接收的保管范圍則相對(duì)寬泛。文件中心的服務(wù)對(duì)象僅是文件形成機(jī)關(guān)，機(jī)關(guān)文檔管理中心則設(shè)置靈活，有向社會(huì)提供服務(wù)的趨勢(shì)。文檔保管范圍及服務(wù)對(duì)象的不同，或許還不能將文件中心與機(jī)關(guān)文檔管理中心有效地區(qū)別開來，特點(diǎn)的不同成為兩者的本質(zhì)區(qū)別。

　　機(jī)構(gòu)規(guī)模大及館藏文件利用率低這兩個(gè)突出特點(diǎn)共同構(gòu)成了文件中心與其他檔案管理機(jī)構(gòu)的不同之處。這兩個(gè)特點(diǎn)的關(guān)系是統(tǒng)一的關(guān)系，文件中心的“精簡(jiǎn)、高效“作用，即是通過這兩個(gè)特點(diǎn)來保障的。如果所保管的文件利用率太高，大量文件的積累使利用不便，也不能實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng);如果利用率高的文件的數(shù)量越多，管理就會(huì)更為復(fù)雜，不利于保管成本的降低。我國(guó)并沒有同時(shí)具備這兩個(gè)特點(diǎn)的檔案管理機(jī)構(gòu)，所以，我國(guó)沒有美國(guó)式的文件中心。

　　機(jī)關(guān)文檔管理中心設(shè)置在政府統(tǒng)一辦公樓內(nèi)及集中統(tǒng)一管理檔案的特點(diǎn)，是對(duì)于改革前的機(jī)關(guān)檔案室而言的。改革前各個(gè)機(jī)關(guān)都設(shè)立一個(gè)檔案室，政府資源投入分散。機(jī)關(guān)文檔管理中心建立后，與各政府機(jī)關(guān)集中辦公，集中統(tǒng)一管理檔案，改變政府資源分散式投入，體現(xiàn)出“精簡(jiǎn)、高效”的作用。以近距離作為條件，才能滿足各機(jī)關(guān)頻繁的檔案利用需求。

　　文件中心的“精簡(jiǎn)、高效”是通過規(guī)模效應(yīng)及低利用率的保管對(duì)象來獲得的，而機(jī)關(guān)文檔管理中心的“精簡(jiǎn)、高效”是通過原有的多個(gè)機(jī)關(guān)檔案室的整合獲得的，兩者在程度、側(cè)重點(diǎn)上都有所不同。因此，不能單以“精簡(jiǎn)、高效”的作用將兩者混為一談。