提高工程項目檔案管理的有效措施探討論文
當(dāng)前,工程項目檔案管理工作問題叢生,難以為企業(yè)提供準(zhǔn)確有效的信息資源,對企業(yè)長遠發(fā)展不利,所以要加強工程項目檔案管理。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的：提高工程項目檔案管理的有效措施探討相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
提高工程項目檔案管理的有效措施探討全文如下：
摘要： 工程項目檔案涉及范圍廣、內(nèi)容多、周期長，這就要求在工程項目建設(shè)過程中，要高度重視檔案的管理工作，健全機制，提前介入，及時跟蹤，收集完整，提高檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率三項指標(biāo)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮更加充分的作用。
關(guān)鍵詞： 工程項目檔案;“三率”;措施
0 引言
隨著技術(shù)進步和企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)工程建設(shè)項目規(guī)模愈來愈大，生產(chǎn)經(jīng)營與工程建設(shè)項目交叉進行也愈來愈多，而在工程建設(shè)項目中，業(yè)主單位大多會將很多精力投入工程建設(shè)項目的立項、設(shè)計、招標(biāo)、合同、造價、進度、質(zhì)量、安全及現(xiàn)場施工管理等環(huán)節(jié)上，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數(shù)量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰(zhàn)性。面對嚴(yán)苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設(shè)中的重要作用。領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范，監(jiān)督和強化工程檔案機制建設(shè)，做到提前介入，實時跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設(shè)期間抓工程，工程結(jié)束以后抓檔案”的事后控制，轉(zhuǎn)為全程動態(tài)控制，將檔案管理關(guān)口前移，使善后工作變?yōu)榍爸脳l件，確保工程項目檔案真實完整，準(zhǔn)確無誤。為此，筆者結(jié)合多年工程檔案管理實踐經(jīng)驗，就如何提升工程項目檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率三項指標(biāo)，應(yīng)采取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。
1 檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率是衡量工程項目建設(shè)檔案工作水平的標(biāo)準(zhǔn)
工程項目建設(shè)檔案是反映工程項目建設(shè)過程的重要依據(jù)，是企業(yè)檔案中最重要的部分。一套完善的工程項目建設(shè)檔案，涵蓋了從工程項目立項、可行性研究、設(shè)計勘探，到招投標(biāo)、投資控制、進度計劃、安全質(zhì)量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數(shù)量等細節(jié)全部囊括其中。那怎樣衡量工程項目建設(shè)檔案工作的水平呢?工程項目建設(shè)檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質(zhì)量的準(zhǔn)確率一般作為衡量檔案工作的關(guān)鍵指標(biāo)，業(yè)內(nèi)主要根據(jù)這三個指標(biāo)來綜合評估工程項目建設(shè)檔案管理水平。
早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》。該法規(guī)給出了具體的檔案管理體系評估標(biāo)準(zhǔn)，即歸檔率和準(zhǔn)確率必須達到100%，完整率應(yīng)該達到90%。歸檔率是前提、是基礎(chǔ)，缺少了歸檔率，其它兩個指標(biāo)就會失去依托;完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值;準(zhǔn)確率是“三率”的核心，沒有準(zhǔn)確率，工程建設(shè)項目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至?xí)鹭撟饔谩Ｒ虼?，三者的關(guān)系是緊密相連，相輔相成的。
2 做好收集工作是提高工程項目建設(shè)檔案“三率”的基本保證
歸檔工作是檔案工作各個環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，因此歸檔率在三項指標(biāo)最為重要。在提高工程項目檔案歸檔率的過程中應(yīng)采取以下措施：
?、僖凑?ldquo;超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴(yán)要求”的方針，保證工程項目檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設(shè)各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網(wǎng)絡(luò)體系。即一級管理網(wǎng)絡(luò)由企業(yè)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)掛帥，專業(yè)員分系統(tǒng)進行指導(dǎo)監(jiān)督管理驗收工程項目檔案;二級管理網(wǎng)絡(luò)由項目經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，收集職責(zé)落實到工程各專業(yè)員，項目專職檔案員負責(zé)指導(dǎo)并兼任工程項目檔案收發(fā)管理;三級管理網(wǎng)絡(luò)分別分解到設(shè)計勘探、施工單位和監(jiān)理單位，明確總工負責(zé)，各專業(yè)員配合，專職資料員負責(zé)工程項目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時，在工程項目建設(shè)初期，工程項目項目經(jīng)理部成立之時，必須設(shè)置檔案資料室和配置檔案管理設(shè)施、設(shè)備，設(shè)立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量及進度要求，確保檔案管理與工程建設(shè)過程同步。
?、谝罁?jù)工程項目建設(shè)檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點，區(qū)別不同情況，按照“三率”指標(biāo)采取科學(xué)的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區(qū)段進行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內(nèi)容來劃分。另外，還要核查當(dāng)年年度已竣工驗收的工程項目是否全部歸檔，并在簽訂設(shè)計、施工、監(jiān)理合同時，明確工程項目檔案的版本、份數(shù)、質(zhì)量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。
?、壑贫üこ添椖繖n案編制規(guī)范。檔案管理部門應(yīng)該密切聯(lián)系各職能部門，從監(jiān)理、造價、施工等部門選調(diào)經(jīng)驗豐富的專家組建課題組，根據(jù)工程項目建設(shè)管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關(guān)文件的規(guī)定以及“三率”指標(biāo)，編制一套適合本單位的《企業(yè)檔案歸檔范圍和案卷組成標(biāo)準(zhǔn)》，為企業(yè)內(nèi)部的工程檔案管理工作提供參考依據(jù)。
3 把控工程項目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設(shè)項目檔案“三率”的根本保證
工程項目建設(shè)的原始資料和技術(shù)檔案是全面鑒定工程項目建設(shè)質(zhì)量的依據(jù)，是以后工程項目維修、改擴建的重要參考資料，也有助于我們總結(jié)施工經(jīng)驗，提高技術(shù)水平，積累實踐經(jīng)驗。因此，工程檔案管理應(yīng)貫穿于從項目規(guī)劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程項目檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)可靠，應(yīng)采取如下措施：
?、僮龊檬虑安邉澒ぷ?。工程項目檔案的完整率是衡量每個案卷內(nèi)歸檔材料是否齊全的指標(biāo)，它反映的是檔案案卷內(nèi)歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標(biāo)。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據(jù)工程的專業(yè)、規(guī)模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預(yù)劃分，經(jīng)過監(jiān)理單位、業(yè)主單位的認(rèn)可，把資料劃分為工程項目管理資料、工程項目質(zhì)量保證資料、工程項目評定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據(jù)，為工程項目檔案案卷有較高的完整率打好基礎(chǔ)。
?、趨⑴c過程監(jiān)控。為確保資料收集及時，數(shù)據(jù)真實準(zhǔn)確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據(jù)工程進展情況，參加企業(yè)工程管理部門對工程項目建設(shè)階段性監(jiān)管，分別對不同階段項目的資料收集情況進行檢查評價，并將評價結(jié)果列入工程進度考核，實現(xiàn)工程建設(shè)過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預(yù)定目標(biāo)實現(xiàn)。
?、奂訌妼κ┕挝缓捅O(jiān)理單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質(zhì)量管理體系，配備專職質(zhì)量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓(xùn)、檢查、督促、完善。在編制監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理細則、各項監(jiān)理管理制度(包括資料收集、驗收管理制度)以及參加由業(yè)主組織的圖紙會審、設(shè)計交底等各環(huán)節(jié)，指導(dǎo)監(jiān)理人員的檔案管理工作。
4 把好項目竣工檔案驗收關(guān)是提高工程項目檔案“三率”的措施保證
?、侔凑諜n案管理的要求，指導(dǎo)監(jiān)督監(jiān)理單位要對以下資料的同步性進行嚴(yán)格審核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程項目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設(shè)計方案、施工單位質(zhì)量管理制度、體系、圖紙會審、設(shè)計交底等，對于這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導(dǎo)作用。二是工程項目保證資料，包括各種原材料、設(shè)備合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應(yīng)性，是確保結(jié)構(gòu)主體安全及設(shè)備穩(wěn)定運行的過程管理資料，也是資料審核驗收的重點。三是工程項目質(zhì)量評定資料，依據(jù)單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料數(shù)據(jù)的真實性，各級質(zhì)量管理人員及項目負責(zé)人驗收記錄的合規(guī)性，與工程項目評定資料的對應(yīng)性。四是加強設(shè)備隨機資料的接收，根據(jù)設(shè)備合同中的設(shè)備清單，提前設(shè)定設(shè)備隨機資料接收目錄，實行有依據(jù)接收。
②案卷質(zhì)量的合格率也是工程項目歸檔工作不可忽視的指標(biāo)。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協(xié)調(diào)會，提出工程項目檔案驗收要求和存在問題。并以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學(xué)技術(shù)檔案卷軸構(gòu)成一般要求》為標(biāo)準(zhǔn)，制定工程項目檔案案卷的整理規(guī)范。同時開辦檔案整理培訓(xùn)班，將工程項目檔案的整理規(guī)范，向工程技術(shù)人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導(dǎo)、實際操作。
?、圩龊每⒐を炇针A段工程項目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由項目經(jīng)理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經(jīng)監(jiān)理單位、工程管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督部門的審核，將合格的檔案資料移交業(yè)主單位和檔案管理部門。
5 實例分析
太鋼檔案部門在新建150萬噸不銹鋼工程中實踐了以上做法，為保證此工程榮獲國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(山西省首項金獎項目)創(chuàng)造了條件。此工程估算總投資165.78億元，建設(shè)工期30.5個月，參加工程建設(shè)的中外單位共計88個(設(shè)備廠家52個，施工單位36個)。檔案部門與太鋼提出的將150萬噸不銹鋼工程建成世界上“無與倫比的精品工程”相匹配，推行檔案人員“首問負責(zé)制”，承擔(dān)工程建設(shè)項目檔案資料管理包括項目資料的收發(fā)、查閱、保管，成為工程建設(shè)項目成員，參加設(shè)備開箱，隨時參加工程例會給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)和定期檢查評價、監(jiān)督驗收，不僅使工程項目檔案管理前移，而且直接參與整個施工全過程，實行預(yù)立卷制度，統(tǒng)一存放于工地檔案室，以保證工程完工后，檔案的完整與安全。還對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設(shè)單位考核工程質(zhì)量保證金。由于在工程建設(shè)過程中檔案工作實現(xiàn)了事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的全過程控制的管理，以“四個同步”為主線貫穿整個工程施工過程，保證了工程項目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確“三率”達標(biāo)。
6 結(jié)論
總之，檔案管理工作是工程建設(shè)期的一項重要的基礎(chǔ)性工作，必須有一整套行之有效的檔案管理機制，嚴(yán)格控制項目建設(shè)過程中檔案資料的管理流程，才能確保工程建設(shè)期間檔案材料的齊全完整與準(zhǔn)確，充分發(fā)揮其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)可持續(xù)發(fā)展中的作用。
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