檔案安全管理論文(2)
檔案安全管理論文篇二
談檔案歸檔問(wèn)題與檔案安全管理工作
歸檔最通用的定義是存儲(chǔ)有組織的數(shù)據(jù)。歸檔的目的是長(zhǎng)時(shí)間存放有組織的數(shù)據(jù)集，確保其將來(lái)能夠被精細(xì)地檢索。歸檔時(shí)有一個(gè)十分重要的問(wèn)題必須要考慮，那就是檔案的安全管理工作。本文主要從檔案的歸檔問(wèn)題和檔案的安全管理兩方面入手，以期為相關(guān)工作人員提供參考。
一、檔案的歸檔
(一)檔案歸檔流程
1、整理檔案：歸檔文件以件為單位，通常每份文件為一件，裝入一個(gè)軟卷皮。正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后。文件與文件之間要按照一定的順序排列，如可以按時(shí)間、事由等順序排列文件，一旦文件的排列順序固定下來(lái)，文件的件號(hào)也就相應(yīng)地出來(lái)了。
2、拆釘：為了文件能夠長(zhǎng)久保管，需要把文件的金屬釘拆掉。
3、編寫頁(yè)碼：文件材料以件為單位編寫頁(yè)碼，凡有字的均算一頁(yè)，頁(yè)碼用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，正面頁(yè)碼寫在文件右下角，反面頁(yè)碼寫在文件左下角。另外，凡歸檔保存的材料，均使用黑筆書寫，不可使用鉛筆或圓珠筆等。
4、加蓋歸檔章：在文件首頁(yè)右上角空白處加蓋歸檔章。
5、填寫歸檔章：歸檔章的內(nèi)容包括：年度、保管期限、類目、件號(hào)、頁(yè)數(shù)五部分。
6、編制歸檔文件目錄：歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。
(二)檔案歸檔制度
堅(jiān)持檔案統(tǒng)一管理的原則，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，任何部門或個(gè)人不得據(jù)為己有。歸檔文件材料必須齊全完整、準(zhǔn)確，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷。案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。各類文件材料的歸檔，應(yīng)有文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷。歸檔時(shí)間均按文件材料歸檔要求與歸檔范圍的要求執(zhí)行。歸檔份數(shù)，一般歸檔一份，主要的或利用頻繁的文件材料歸檔兩份(如發(fā)文、打眼文件等)。凡歸檔的文件材料，必須符合檔案材料的歸檔規(guī)定，嚴(yán)禁用復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水寫歸檔材料，必須用碳素或蘭黑墨水書寫。文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系合并整理立卷。
(三)歸檔范圍
1、文書檔案歸檔范圍確定。學(xué)院檔案室經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析各歸檔單位(部門)的基本職能、主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，擬定出各類檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內(nèi)容(參照慶職院辦發(fā)[2007]1號(hào))，反饋到各歸檔單位進(jìn)行核實(shí)，并由歸檔單位(部門)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后形成單位(部門)歸檔范圍。
2、科學(xué)技術(shù)研究檔案歸檔范圍確定。依據(jù)科研項(xiàng)目計(jì)劃確定歸檔項(xiàng)目。
3、建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍確定。依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃確定歸檔項(xiàng)目。
4、設(shè)備儀器檔案歸檔范圍確定。依據(jù)設(shè)備儀器引進(jìn)和購(gòu)置計(jì)劃確定歸檔項(xiàng)目，與建設(shè)項(xiàng)目關(guān)系密切的設(shè)備儀器文件，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。
5、聲像檔案歸檔范圍確定。依據(jù)《大事記》確定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目的聲像材料和專題片。
6、榮譽(yù)檔案歸檔范圍確定。依據(jù)《大事記》確定單位及個(gè)人受到上級(jí)部門表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)知名人士的題詞等具有保存價(jià)值的實(shí)物范圍。
二、檔案的安全管理
檔案歸檔很重要，但是如何確保使歸檔檔案的安全，保證其絕密性，不被投機(jī)分子盜取利用，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的安全管理意義重大。
(一)檔案的保密
1、保守檔案機(jī)密是每個(gè)檔案工作人員的神圣職責(zé)。
2、檔案室設(shè)專用檔案庫(kù)房，配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔案室，建立監(jiān)閱制度，防止失密、泄密。
4、檔案庫(kù)房和檔案櫥柜必須明確專人管理，鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機(jī)密文件、檔案資料帶回家，或探親訪友，或出入公共場(chǎng)所。
6、不得擅自翻印、復(fù)印上級(jí)機(jī)密文件或資料，不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機(jī)密;不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進(jìn)入庫(kù)房，不得在庫(kù)房中接待親友。
(二)檔案保存時(shí)的保護(hù)
溫度和濕度是影響紙質(zhì)檔案材料老化變質(zhì)的重要原因，調(diào)控、調(diào)節(jié)好庫(kù)房的溫濕度，是延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案壽命的重要措施。庫(kù)房一般管理溫度以14～18度為好。但我國(guó)夏季氣溫較高，可采取低溫處理，確保紙質(zhì)檔案處于合適的溫度環(huán)境中。
光是所有危害紙質(zhì)檔案中危害因素最為強(qiáng)的一種。紙質(zhì)對(duì)抗光能力的強(qiáng)弱取決于其成分?，F(xiàn)代制紙方法和纖維純度對(duì)紙張耐光性影響極大，加上紅外線、紫外線照射，以及光氧化作用，紙張變色、褪色，發(fā)粘、老化、變質(zhì)。因此，應(yīng)采取避光措施，避免陽(yáng)光直射，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案在暗處保護(hù)。
根據(jù)紙質(zhì)檔案的性能特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行保管。如對(duì)酸性較強(qiáng)的紙質(zhì)，其抗蟲(chóng)害能力強(qiáng)，但又具有纖維成為容易分解、聚合度下降、韌性差等特性，應(yīng)密封保管，對(duì)圖紙、字畫檔案，根據(jù)其紙張材料特殊且幅面大易磨損破碎的特點(diǎn)，應(yīng)折疊管飽或卷起保管，或推開(kāi)平方保管。
(三)變成電子文獻(xiàn)
紙質(zhì)檔案無(wú)論如何處理終究需要很大的代價(jià)，且無(wú)論如何都難以避免其脆弱性。電子技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生為紙質(zhì)檔案管理尋找到了解決的一個(gè)途徑。將可處理的紙質(zhì)檔案變成電子檔案有其必要性。電子檔案所占內(nèi)存十分小，且易于復(fù)制、保存。雖說(shuō)有一定的缺點(diǎn)，但是終究是檔案保護(hù)的重要措施。
三、結(jié)語(yǔ)
檔案具有憑證性、參考性、信息性、廣泛性等特點(diǎn)，其作用意義十分重大，對(duì)其進(jìn)行歸檔管理，并確保檔案的安全是十分必要的工作。本文便針對(duì)檔案的歸檔及安全保護(hù)進(jìn)行了簡(jiǎn)單論述，以期為相關(guān)工作者提供一定的參考。
(作者單位：衛(wèi)輝市教師進(jìn)修學(xué)校)
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