企業(yè)差旅費(fèi)管理
企業(yè)差旅費(fèi)是企業(yè)的一項(xiàng)重要支出，已經(jīng)高居企業(yè)日常開支第二位。學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的企業(yè)差旅費(fèi)管理，希望你們喜歡。
企業(yè)差旅費(fèi)管理篇一
現(xiàn)代企業(yè)差旅費(fèi)管理初探
隨著現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，差旅出行越來越頻繁，方式也更具多樣性。價(jià)值管理是現(xiàn)代企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必由之路，對于一個(gè)企業(yè)來說，是否具備完備的成本管控和資源運(yùn)用能力，是推進(jìn)精細(xì)運(yùn)營、業(yè)務(wù)革新、價(jià)值管理的基礎(chǔ)。差旅費(fèi)用的管理，也必定要走上精細(xì)化管理的道路。
一、精細(xì)預(yù)算編制實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)的事前管理
預(yù)算管理，在現(xiàn)代企業(yè)資源規(guī)劃中起到了非常重要的作用，要做好差旅費(fèi)管理，事前預(yù)算是必需的。
(一)預(yù)算模型設(shè)計(jì)
預(yù)算模型設(shè)計(jì)的依據(jù)是企業(yè)制度的差旅費(fèi)辦法，由于差旅地、出行方式、出行目的等的不同，企業(yè)差旅費(fèi)辦法一般規(guī)定都較為細(xì)致，因此預(yù)算模型的設(shè)計(jì)也必須精細(xì)化、多元化，才能確保預(yù)算結(jié)果的準(zhǔn)確性。
為了便于舉例，做如下假設(shè)：某企業(yè)制度的差旅費(fèi)辦法，根據(jù)差旅地、出行目的不同給予不同金額的出差補(bǔ)貼，假設(shè)差旅地分為省外特殊地區(qū)、省外省會(huì)城市、市州城市三種情況，出行目的分為普通公務(wù)、培訓(xùn)兩種情況;根據(jù)出行方式的不同交通費(fèi)用不同，假設(shè)交通方式分為飛機(jī)、火車、汽車。以此為基礎(chǔ)，可先設(shè)計(jì)如下模型(表一)：
在設(shè)定好上述基礎(chǔ)模型后，可編制需各單位填報(bào)的具體模型：
表二 ××××年差旅費(fèi)預(yù)算申報(bào)表
申報(bào)單位：
單位負(fù)責(zé)人： 填表人： 填報(bào)時(shí)間：
各單位根據(jù)下一年的工作計(jì)劃填列(1)-(9)項(xiàng)，模型可根據(jù)設(shè)定的公式自動(dòng)計(jì)算預(yù)算結(jié)果。
預(yù)算填報(bào)要求：
1.常規(guī)差旅項(xiàng)目，參考?xì)v史數(shù)據(jù)填報(bào)。
2.新增項(xiàng)目，根據(jù)實(shí)際工作規(guī)劃填報(bào)，并進(jìn)行詳細(xì)說明。
(二)預(yù)算填報(bào)審核
各單位上報(bào)預(yù)算后，企業(yè)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對其進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)應(yīng)關(guān)注如下幾方面：
1.與往年歷史數(shù)據(jù)比對出差事由，區(qū)分常規(guī)事項(xiàng)及新增事項(xiàng)。
2.常規(guī)事項(xiàng)可參照歷史數(shù)據(jù)審核。
3.新增事項(xiàng)，需根據(jù)說明逐項(xiàng)了解具體事由，以審核(2)-(9)項(xiàng)的填列是否科學(xué)。
企業(yè)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)審核的過程中，可采取二上一下制對存在問題的填報(bào)項(xiàng)，要求填報(bào)單位修正后重新上報(bào)。
(三)預(yù)算決策
企業(yè)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)審核各單位上報(bào)的預(yù)算計(jì)劃后，編制全公司匯總材料，應(yīng)包括預(yù)算模型設(shè)計(jì)思路、各單位填報(bào)情況、審核過程等內(nèi)容，向公司預(yù)算管理委員會(huì)進(jìn)行匯報(bào)，由預(yù)算管理委員會(huì)進(jìn)行決策。
(四)預(yù)算下達(dá)
根據(jù)決策結(jié)果，可對各單位下達(dá)全年預(yù)算。
二、結(jié)合商務(wù)卡的推廣對差旅費(fèi)進(jìn)行事中管理
商務(wù)卡是一種專門的信用卡，一般具有一定的信用周期，且個(gè)人承債的商務(wù)信用卡由個(gè)人承擔(dān)刷卡消費(fèi)的結(jié)算清償義務(wù)。商務(wù)信用卡是一種新型財(cái)務(wù)管理工具和手段，它不僅攜帶方便，使用便捷，而且它透明度非常高，這是要推廣商務(wù)信用卡的一個(gè)非常重要的原因，就是所有的支付行為都有據(jù)可查、有跡可循。這樣避免我們公務(wù)消費(fèi)當(dāng)中亂花錢。而且使用商務(wù)信用卡后，企業(yè)人員出差，就可以不再預(yù)借現(xiàn)金，只要回來之后憑發(fā)票和刷卡的憑證就可以報(bào)銷，再把錢支付到商務(wù)卡進(jìn)行還款，這樣的話也省去了很多麻煩。
要實(shí)現(xiàn)商務(wù)信用卡對差旅費(fèi)進(jìn)行事中管理，需注意以下事項(xiàng)：
第一，選擇本單位商務(wù)信用卡發(fā)卡行，簽訂商務(wù)卡服務(wù)協(xié)議。
第二，制定專門的商務(wù)卡管理辦法，規(guī)范商務(wù)信用卡的管理。
第三，專人對商務(wù)信用卡信息統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要和征集使用者需求，組織商務(wù)信用卡的統(tǒng)一辦理、注銷等。
第四，規(guī)范商務(wù)信用卡的用途、范圍、額度、審批、保管、注銷、遺失的處理、密碼的保管、還款及利息的承擔(dān)等。
第五，規(guī)范差旅費(fèi)用報(bào)銷的期限，提供相關(guān)發(fā)票及刷卡憑證作為報(bào)銷的依據(jù)，比對預(yù)算信息并進(jìn)行臺(tái)賬登記，有條件的企業(yè)可建立相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行相互取數(shù)驗(yàn)證方可進(jìn)行報(bào)銷。
三、嚴(yán)格考核預(yù)算完成率，完成事后監(jiān)督
要實(shí)現(xiàn)企業(yè)差旅費(fèi)用的有效管理，除了事前的精細(xì)預(yù)算，事中的嚴(yán)格管理，事后的考核是有效的激勵(lì)方法。預(yù)算考核可以明確企業(yè)的戰(zhàn)略導(dǎo)向，強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制，改善業(yè)績評(píng)價(jià)，提升管理水平。
(一)預(yù)算考核
1.比率法：按整個(gè)差旅費(fèi)用合計(jì)數(shù)計(jì)算各單位全年預(yù)算完成率，偏差值在±5%的內(nèi)不進(jìn)行考核，超出5%的，按梯度制訂考核標(biāo)準(zhǔn)，在各單位全年績效中進(jìn)行體現(xiàn)。
2.項(xiàng)目法：按各單位每趟差旅任務(wù)分項(xiàng)，按項(xiàng)目計(jì)算全年預(yù)算完成率，偏差值在±5%的內(nèi)不進(jìn)行考核，超出5%的，按梯度制訂考核標(biāo)準(zhǔn)，在各單位全年績效中進(jìn)行體現(xiàn)。
3.動(dòng)態(tài)法：可根據(jù)管理的需要將預(yù)算目標(biāo)分解到季度，按季度考核，并適時(shí)地根據(jù)預(yù)算執(zhí)行單位的實(shí)際績效進(jìn)行獎(jiǎng)懲，有助于預(yù)算管理工作的改進(jìn)和預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
(二)預(yù)算調(diào)整
當(dāng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境或者企業(yè)的經(jīng)營策略發(fā)生重大變化，致使預(yù)算的編制基礎(chǔ)不成立，或者將導(dǎo)致企業(yè)的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果產(chǎn)生重要偏差，原有的預(yù)算已不在適宜，應(yīng)進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。
差旅費(fèi)預(yù)算與其他企業(yè)的預(yù)算一樣，年初組織進(jìn)行編制并下達(dá)。但對于現(xiàn)代企業(yè)來說，可能會(huì)遇到很多不可預(yù)測的差旅費(fèi)變動(dòng)因素，例如：各區(qū)域市場環(huán)境的變化，采購事項(xiàng)的變化等。因此，應(yīng)及時(shí)組織對預(yù)算項(xiàng)目的調(diào)整。實(shí)際工作中可根據(jù)考核周期，組織調(diào)整。差旅費(fèi)預(yù)算的調(diào)整，需按差旅項(xiàng)目，分析原因，提出申請。企業(yè)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)向預(yù)算管理委員會(huì)上報(bào)，批準(zhǔn)后進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，并調(diào)整考核指標(biāo)。
(三)考核結(jié)果兌現(xiàn)
差旅費(fèi)用在企業(yè)預(yù)算管理的大體系中只是微不足道的小項(xiàng)目，但如果考核的結(jié)果不能兌現(xiàn)，則將嚴(yán)重影響差旅管理的提升。
1.發(fā)布考核報(bào)告。對各單位的差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行、調(diào)整、監(jiān)控進(jìn)行評(píng)價(jià)，肯定成績、指出問題、找出原因。
2.根據(jù)既定的業(yè)績考核指標(biāo)，按照考核結(jié)果，提供獎(jiǎng)懲依據(jù)，提交企業(yè)人力資源部門，在各單位的績效中進(jìn)行獎(jiǎng)懲。
參考文獻(xiàn)
[1]企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第15號(hào)全面預(yù)算.
[2]財(cái)政部.中國人民銀行關(guān)于印發(fā)《中央預(yù)算單位公務(wù)卡管理暫行辦法》的通知(財(cái)庫【2007】63號(hào)).
作者簡介：袁曉雁，女，漢族，云南石屏人，畢業(yè)于重慶郵電學(xué)院，任職于中國移動(dòng)通信集團(tuán)云南有限公司財(cái)務(wù)部，研究方向：成本預(yù)算、成本核算。
企業(yè)差旅費(fèi)管理篇二
加強(qiáng)企業(yè)差旅費(fèi)管理方法芻議
【摘 要】 企業(yè)差旅費(fèi)是企業(yè)的一項(xiàng)重要支出，已經(jīng)高居企業(yè)日常開支第二位。多數(shù)企業(yè)采用的實(shí)報(bào)實(shí)銷制和費(fèi)用包干制在實(shí)際運(yùn)用過程中均存在一些不足。如何加強(qiáng)差旅費(fèi)管理，控制支出，提高效率，已成為提高企業(yè)管理水平的一個(gè)重要課題。作者根據(jù)多年財(cái)務(wù)管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出兩種加強(qiáng)企業(yè)差旅費(fèi)管理的方案：一是從內(nèi)部著手，改變管理方式;二是引入專業(yè)差旅管理公司，達(dá)到資金使用效率的最大化和員工工作效率的最大化。
【關(guān)鍵詞】 實(shí)報(bào)實(shí)銷; 費(fèi)用包干; 差旅管理
企業(yè)差旅費(fèi)是指企業(yè)職工因公出差而產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)和差旅費(fèi)補(bǔ)貼等費(fèi)用。差旅費(fèi)是企業(yè)一項(xiàng)重要的經(jīng)常性支出項(xiàng)目，美國運(yùn)通公司在其公布的一份調(diào)查報(bào)告中指出：差旅費(fèi)用已經(jīng)高居企業(yè)日常開支第二位，占到企業(yè)運(yùn)營成本的35%，僅次于人工成本。以焦煤銷售公司為例：2010年可控銷售費(fèi)用支出4 127萬元，其中差旅費(fèi)支出1 456.43萬元，占35.29%;2011年可控銷售費(fèi)用支出 5 410.06萬元，其中差旅費(fèi)支出 1 119.97萬元，占20.7%。因此，如何管好用好差旅費(fèi)，既要降低差旅成本又能提高工作效率就成了擺在公司管理人員和財(cái)務(wù)人員面前的一個(gè)重要課題。
一、現(xiàn)行差旅費(fèi)管理辦法的不足
現(xiàn)在通行的差旅費(fèi)管理辦法通常有兩類，一為實(shí)報(bào)實(shí)銷制;二為費(fèi)用包干制。簡單講，兩者在實(shí)際操作過程中，都有著明顯的 不足。
實(shí)報(bào)實(shí)銷制，以實(shí)際發(fā)生費(fèi)用入賬。在實(shí)報(bào)實(shí)銷管理方式下，一是差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一、員工出差選擇往往會(huì)就高不就低，費(fèi)用總額不易控制。尤其在商品經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，交通方式與住宿條件的選擇多種多樣，費(fèi)用支出參差不齊。僅以太原至北京的列車為例，即有特快、普快、動(dòng)車、直達(dá)及快車可選擇;乘坐標(biāo)準(zhǔn)有硬臥、軟臥、高級(jí)軟臥、硬座、軟座之分;票價(jià)高者359元、373元，低者70元、73元。二是給部分人提供了虛開發(fā)票、多開發(fā)票作假套現(xiàn)的機(jī)會(huì)。
費(fèi)用包干制，即給定一個(gè)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，總額包干、超支不補(bǔ)、節(jié)余歸己。費(fèi)用包干管理方式下，差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)單一，無法體現(xiàn)地域差異和物價(jià)變動(dòng)的影響。還是以焦煤銷售公司為例，至今實(shí)行的仍為2004年集團(tuán)公司制定的差旅費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)：普通銷售人員住宿補(bǔ)助100元，伙食補(bǔ)助21元，市內(nèi)交通補(bǔ)助5元。無論在上海、北京還是在省內(nèi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，8年來都一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，與現(xiàn)實(shí)實(shí)際情況相差甚遠(yuǎn)。費(fèi)用包干制對常規(guī)業(yè)務(wù)測算效果較好，對未知的突發(fā)事件則無法測算，這樣導(dǎo)致年初包干預(yù)算測算額度與實(shí)際情況會(huì)有很大的偏差。費(fèi)用包干額測算高了，容易形成公司小金庫和員工個(gè)人灰色收入;測算低了，又無法保證正常開展工作?？傤~包干，差旅費(fèi)使用部門為了來年的計(jì)劃著想，往往會(huì)花光吃盡，不留余地;超支不補(bǔ)，會(huì)導(dǎo)致為了控制支出而減少正常業(yè)務(wù)支出;節(jié)余歸己，有些人會(huì)產(chǎn)生把費(fèi)用當(dāng)成收入一部分的錯(cuò)誤想法和做法：比如為多得補(bǔ)助拖延晚歸，找票套利;為節(jié)省住宿費(fèi)支出一人可完成的工作多人同行等，影響工作效率。
二、加強(qiáng)企業(yè)差旅費(fèi)管理的設(shè)想
針對以上兩種方法的不足，特提出以下兩種方案設(shè)想：
(一)從企業(yè)內(nèi)部著手，改變方式，加強(qiáng)管理
將企業(yè)內(nèi)部營銷業(yè)務(wù)部門與非營銷業(yè)務(wù)部門即營銷管理與服務(wù)部門分開，采用不同的差旅費(fèi)管理方法，區(qū)別對待。
1.針對奮戰(zhàn)在銷售一線，直接面對用戶的營銷業(yè)務(wù)部門，建議采取動(dòng)態(tài)任務(wù)包干的方式，確定包干總額，并在包干總額額度內(nèi)，實(shí)報(bào)實(shí)銷。
采取動(dòng)態(tài)任務(wù)包干，放棄過去的靜態(tài)總額包干，具體講就是費(fèi)用指標(biāo)與經(jīng)營任務(wù)、績效考核、用戶情況三者掛鉤。年初將年度經(jīng)營計(jì)劃、完成目標(biāo)及績效獎(jiǎng)罰分解到戶，結(jié)合上年實(shí)際情況，按完成難易程度將用戶交叉捆綁成若干分項(xiàng)任務(wù)。以營銷部門內(nèi)自愿組成的銷售小組，或銷售人員個(gè)人為單位參與競標(biāo)，以費(fèi)用報(bào)價(jià)低、目標(biāo)任務(wù)優(yōu)者為勝。中標(biāo)者的差旅費(fèi)費(fèi)用報(bào)價(jià)即為該組或該人年度差旅費(fèi)包干總額指標(biāo)，在包干總額范圍內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。
這種方法的優(yōu)點(diǎn)有：
一是費(fèi)用指標(biāo)與績效指標(biāo)掛鉤，有利于充分激發(fā)職工的工作主動(dòng)性和積極性，變被動(dòng)等任務(wù)為主動(dòng)搶任務(wù)。費(fèi)用指標(biāo)與績效指標(biāo)掛鉤的同時(shí)，充分考慮用戶情況，避免以往單純只看結(jié)果，不考慮過程的弊端。比如同樣是鋼鐵廠，寶鋼和鞍鋼由于歷史和政策的原因，回款難易情況、回款質(zhì)量情況就有很大的不同，拋開企業(yè)具體實(shí)際只看指標(biāo)完成情況定績效，也是一種不公平。這樣三者結(jié)合，在績效考核方面更加公平、公正，將因客戶本身質(zhì)量原因?qū)冃Э己私Y(jié)果的影響降到很低的水平。大家起點(diǎn)盡量保持一致，“不輸在起跑線上”。
二是按任務(wù)完成難易程度將用戶資源捆綁打包，一方面避免了好用戶眾人哄搶，差用戶無人問津的局面;另一方面避免了指標(biāo)完成越容易越好，差旅費(fèi)指標(biāo)越高;指標(biāo)完成越困難，越需多跑才能解決的，差旅費(fèi)指標(biāo)反而越低的現(xiàn)象。
三是各中標(biāo)單位都是相對費(fèi)用報(bào)價(jià)低、任務(wù)目標(biāo)高的優(yōu)勝者。為了中標(biāo)，競標(biāo)者肯定會(huì)在能完成任務(wù)的前提下把費(fèi)用支出自覺控制到一個(gè)很低的水平。這樣通過任務(wù)競標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)的資金效率最大化，最大程度地減少浪費(fèi);有利于實(shí)現(xiàn)營銷人員的工作效率最大化，最大程度地挖掘潛力。真正做到既節(jié)約又高效。
通過此方法，能有效杜絕人浮于事、混吃混喝的情況，使真正有能力的營銷人員脫穎而出，得到實(shí)惠，使企業(yè)在降低費(fèi)用的同時(shí)得到實(shí)效。
2.針對非營銷部門即營銷管理與營銷服務(wù)部門，建議采取規(guī)定上限，憑據(jù)報(bào)銷、過程控制的辦法。
取消單一差旅費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，只規(guī)定差旅費(fèi)補(bǔ)助上限，有利于員工根據(jù)個(gè)人和出差所在地情況自主選擇交通工具和住宿條件，而且包容性強(qiáng)，能有效解決單一指標(biāo)無法應(yīng)對的因社會(huì)發(fā)展水平差異造成的不同地區(qū)的物價(jià)差異問題。同時(shí)，規(guī)定上限，從總額上對差旅費(fèi)支出加以控制，關(guān)鍵還要加強(qiáng)過程控制，建立健全出差審批管理制度，嚴(yán)格控制出差人數(shù)和天數(shù)。
(二)引進(jìn)專業(yè)差旅管理公司
企業(yè)在差旅費(fèi)管理方面，除了加強(qiáng)自身能力，改進(jìn)方法外，筆者認(rèn)為還有一個(gè)切實(shí)可行、簡單高效的方法：引進(jìn)專業(yè)的差旅管理 公司。
專業(yè)差旅管理，指企業(yè)對差旅活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)控，將自己的差旅費(fèi)用和管理全部外包給專業(yè)的管理公司，免去自己訂酒店，報(bào)銷、提款、買票所增加的管理成本，同時(shí)壓縮差旅費(fèi)用從而實(shí)現(xiàn)差旅成本節(jié)省和控制的目的。
通過專業(yè)的差旅公司對差旅費(fèi)進(jìn)行管理有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：
一是差旅公司社會(huì)資源充沛，服務(wù)功能強(qiáng)大。以攜程公司為例，現(xiàn)在為國內(nèi)最大的酒店預(yù)訂平臺(tái)，會(huì)員酒店超過39 000家;通過攜程預(yù)訂機(jī)票每月200萬張。而且還提供國內(nèi)60多個(gè)城市市內(nèi)免費(fèi)送票，24小時(shí)全天候服務(wù)和更大的折扣。
二是實(shí)施差旅管理能優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部管理。差旅公司能根據(jù)企業(yè)的要求量身訂做適合本企業(yè)的個(gè)性化差旅費(fèi)管理模式，通過差旅公司管理，可以詳細(xì)紀(jì)錄員工每次差旅信息，事后還能提供豐富翔實(shí)的差旅費(fèi)用整合報(bào)告，整個(gè)差旅費(fèi)情況一目了然，使企業(yè)的管理更簡單、更有效。
三是通過差旅公司，能很好地協(xié)助企業(yè)進(jìn)行差旅費(fèi)管理。員工只需事先提供出差時(shí)間和目的地，差旅公司會(huì)按照公司的要求選擇適合的酒店和交通工具，事后由差旅公司進(jìn)行結(jié)算，財(cái)務(wù)部報(bào)賬報(bào)銷。員工基本上不用接觸現(xiàn)金，在很大程度上能夠避免虛開發(fā)票、增開發(fā)票等問題的發(fā)生。
通過差旅公司，可以大大降低企業(yè)管理人員和財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度。隨著差旅管理意識(shí)的加強(qiáng)，現(xiàn)在越來越多的企業(yè)開始委托專業(yè)差旅公司提供相關(guān)服務(wù)。例如中國目前最大的差旅管理公司攜程已為包括可口可樂、松下、寶鋼、三一重工、神州數(shù)碼、中國平安等在內(nèi)的數(shù)百家跨國公司和大型企業(yè)提供商旅管理服務(wù)。2011年《財(cái)富》“最受贊賞中國公司”大陸前10名企業(yè)，有8家已使用差旅管理服務(wù)。
需要提醒的是，無論企業(yè)用哪種方法來管理差旅費(fèi)，其目的并不是說要壓縮差旅費(fèi)費(fèi)用，要減少差旅業(yè)務(wù)支出，而是要堵塞漏洞、公平合理、提升費(fèi)用使用效率，以最小的差旅成本達(dá)到最大的企業(yè) 收益。
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