淺談醫(yī)院財(cái)務(wù)電子信息失控原因及預(yù)防
淺談醫(yī)院財(cái)務(wù)電子信息失控原因及預(yù)防
【摘要】 醫(yī)院財(cái)務(wù)電子信息作為會(huì)計(jì)電算化的一個(gè)分支,近些年發(fā)展迅速,但有些財(cái)務(wù)人員利用職務(wù)之便,進(jìn)行著各種各樣的違法活動(dòng),損害了國(guó)家的利益,醫(yī)院必須建立完善的內(nèi)控制度,才能杜絕違法行為的發(fā)生。
【關(guān)鍵詞】 財(cái)務(wù)電子信息;失控原因;預(yù)防措施
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,利用計(jì)算機(jī)犯罪的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,因它能給操作者帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)利益,尤其在財(cái)務(wù)領(lǐng)域這種狀況就更為嚴(yán)重。醫(yī)院財(cái)務(wù)電子信息作為會(huì)計(jì)電算化的一個(gè)分支,究竟采取怎樣的控制措施,才能杜絕這些行為的發(fā)生呢?
一、財(cái)務(wù)電子信息失控現(xiàn)象及原因
財(cái)務(wù)電子信息化是指醫(yī)療機(jī)構(gòu)廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),有效開(kāi)發(fā)利用信息資源,建設(shè)和發(fā)展先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息化設(shè)施,不斷提高財(cái)務(wù)管理水平。目前,醫(yī)療機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)信息化內(nèi)容主要包括藥品、門(mén)急診掛號(hào)、門(mén)急診劃價(jià)收費(fèi)、住院病人入出轉(zhuǎn)、住院收費(fèi)、物資、設(shè)備、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和經(jīng)濟(jì)核算管理等財(cái)務(wù)電子信息系統(tǒng)模塊。
(一)門(mén)急診收費(fèi)失控
門(mén)診收費(fèi)人員沒(méi)有將全部的門(mén)診收入上交,而是只交納了其中的一部分。這種現(xiàn)象為什么會(huì)發(fā)生呢?主要原因有:1.醫(yī)院所使用的收費(fèi)系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)不完善。醫(yī)院的收費(fèi)人員每日下班前要結(jié)賬交款,而交款的依據(jù)是收費(fèi)日結(jié)表,此表要收費(fèi)人員每日工作結(jié)束后,按規(guī)定的步驟——生成、結(jié)賬、打印來(lái)完成,不允許報(bào)表生成后到結(jié)賬前再有費(fèi)用發(fā)生,如果有費(fèi)用發(fā)生的話(huà),這部分費(fèi)用就無(wú)法反應(yīng)到日結(jié)表中,而是在每日的明細(xì)表中才有反應(yīng),但明細(xì)表又不作為交款的依據(jù)。2.審核制度不完善。上述情況的發(fā)生,如果醫(yī)院出納人員在收取門(mén)診收費(fèi)人員交款時(shí),不只以日結(jié)表為依據(jù),而是將電腦里的明細(xì)表與日結(jié)表同時(shí)進(jìn)行核對(duì),就不會(huì)有門(mén)診收費(fèi)人員的貪污行為發(fā)生了。
(二)住院退費(fèi)失控
住院處工作人員隨意減、退住院病人費(fèi)用,與住院病人勾結(jié)從中漁利。造成這種現(xiàn)象的原因:1.授權(quán)制度不完善。住院處一般工作人員不應(yīng)有此權(quán)利。如果有,也應(yīng)該通過(guò)層層授權(quán)來(lái)完成。比如財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人授權(quán)于住院處負(fù)責(zé)人,住院處負(fù)責(zé)人再授權(quán)于住院處工作人員,這樣犯錯(cuò)誤的機(jī)率就很小。2.審計(jì)人員工作不到位。不能按每月抽查病人退費(fèi)明細(xì),與病例進(jìn)行核對(duì),查看退費(fèi)的真實(shí)性。
(三)藥房藥品管理失控
住院病人使用藥品隨意更換,住院病人明細(xì)表中所列藥品,已不是病人住院時(shí)真正使用的藥品,這種現(xiàn)象主要發(fā)生在參加各種醫(yī)療保險(xiǎn)的病人身上。通過(guò)藥品更換,將醫(yī)保病人不可報(bào)銷(xiāo)的藥品(一般是丙類(lèi)藥品)更換成可報(bào)銷(xiāo)的藥品(一般是甲類(lèi)藥品),套取國(guó)家醫(yī)保資金,使社會(huì)醫(yī)?；鹑氩环蟪?給國(guó)家財(cái)政帶來(lái)巨大壓力。參與者一般是藥房財(cái)務(wù)人員、病區(qū)醫(yī)務(wù)人員、患者。造成這種現(xiàn)象的原因是:1.信息系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)不完善。2.不相容職務(wù)沒(méi)有相互分離,進(jìn)藥、發(fā)藥、退藥、藥品盤(pán)虧盤(pán)盈由同一人完成,沒(méi)有互相牽制分工。
(四)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)失控
財(cái)務(wù)報(bào)表要真實(shí)的反映一個(gè)醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況,但經(jīng)過(guò)調(diào)整后的財(cái)務(wù)報(bào)表其真實(shí)性已不存在,上級(jí)主管部門(mén)、財(cái)政部門(mén)通過(guò)這樣的報(bào)表得到的數(shù)據(jù)已帶有很多的人為因素。其原因:1.財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)有缺陷,生成報(bào)表的模版可隨意改動(dòng)。2.外部審計(jì)人員審計(jì)水平、審計(jì)方法有限,對(duì)此類(lèi)錯(cuò)誤行為無(wú)法發(fā)現(xiàn),就很難查處。
二、財(cái)務(wù)電子信息失控的預(yù)防措施
(一)門(mén)急診收費(fèi)失控預(yù)防
針對(duì)門(mén)急診收費(fèi)系統(tǒng)失控的現(xiàn)象,主要措施:1.完善收費(fèi)系統(tǒng)軟件。購(gòu)買(mǎi)軟件前要進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)研、進(jìn)行小范圍的試驗(yàn),從源頭上盡量做到完善。2.提供至少兩種不同的方式統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。通過(guò)HIS系統(tǒng)收費(fèi),不同于手工收費(fèi),直觀性較差。怎樣才能確保收費(fèi)人員將全部收入已上交醫(yī)院了呢?并不是選擇了自認(rèn)為比較完善的收費(fèi)軟件就保了險(xiǎn),還不能忽視制度管理。有些問(wèn)題是軟件開(kāi)發(fā)人員和管理人員都還沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的,而最先發(fā)現(xiàn)問(wèn)題卻是從事此項(xiàng)工作的收費(fèi)人員。因此采取從不同的數(shù)據(jù)來(lái)源取得數(shù)據(jù),生成可以互相印證的幾張報(bào)表,就可以很大程度上避免此類(lèi)情況的發(fā)生。
(二)住院退費(fèi)失控預(yù)防
主要方法應(yīng)是不相容職務(wù)相互分離和授權(quán)批準(zhǔn)控制。這是確保財(cái)務(wù)電子信息化內(nèi)部控制有效實(shí)施之一。應(yīng)用專(zhuān)門(mén)的授權(quán)模塊,合理設(shè)置崗位,明確相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保不相容職務(wù)相互分離,從而加強(qiáng)制約和監(jiān)督。
(三)藥房藥品管理失控預(yù)防
造成藥房藥品管理失控的原因是多方面的。對(duì)于病人通過(guò)換藥可以達(dá)到既使用了醫(yī)保目錄以外的藥品(通常是進(jìn)口藥品、價(jià)格高昂的藥品、保健藥品),又不影響自己的報(bào)銷(xiāo)比例;對(duì)于病區(qū)通過(guò)換藥可以留住病人,病人多住一些時(shí)間病區(qū)就可以多獲得一些收入,以達(dá)到兩全其美的效果,但吃虧的是醫(yī)院和國(guó)家。對(duì)于這種情況的控制應(yīng)采取:1.加強(qiáng)思想和道德品質(zhì)的教育,不要為了個(gè)人和小集體的利益而損害醫(yī)院的形象和國(guó)家的利益。2.完善授權(quán)管理制度,涉及退藥的請(qǐng)示必須由病區(qū)主任和藥房主任雙重審批。3.加大內(nèi)審力度,選派計(jì)算機(jī)水平較高的審計(jì)人員從事此項(xiàng)工作,一經(jīng)查實(shí)嚴(yán)肅處理。
(四)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)失控預(yù)防
財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)模版改動(dòng)的問(wèn)題關(guān)鍵也是不相容職務(wù)相互分離和授權(quán)控制。財(cái)務(wù)軟件使用初始就涉及到授權(quán)和分工的問(wèn)題,財(cái)務(wù)科長(zhǎng)可以作為電算主管,對(duì)財(cái)務(wù)軟件有使用修改模板權(quán)。但在分工時(shí)必須遵守不相容職務(wù)相互分離原則,制作憑單和賬目的人就不應(yīng)有修改模版的權(quán)利,以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、安全性。
醫(yī)療單位要想保證財(cái)務(wù)電子信息真實(shí)、準(zhǔn)確、安全、完整,每一項(xiàng)控制措施都不是孤立的。每所醫(yī)院財(cái)務(wù)電子信息運(yùn)行既有共性又各不相同,這就要求管理者在工作中不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),嚴(yán)格執(zhí)行衛(wèi)生部頒布的《醫(yī)療機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制規(guī)定》,使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)信息良性運(yùn)行。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 《醫(yī)療機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制規(guī)定講座》[M].企業(yè)管理出版社.