外賓接待流程是怎樣的

外賓接待流程是怎樣的

　　接待外賓與外賓見(jiàn)面時(shí)，視對(duì)象、場(chǎng)合的不同，禮節(jié)也有所差異。具體流程是怎樣的?下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的外賓接待流程，希望對(duì)你有幫助。

　　外賓接待流程

　　一、 確定接待內(nèi)容

　　接待活動(dòng)前一天需明確以下事項(xiàng)，以便安排后續(xù)工作：

　　1、接待對(duì)象：

　　掌握來(lái)賓信息，包括姓名、所屬單位、職務(wù)、人數(shù)，是否有隨行人員或司機(jī)。

　　2、接待人員：

　　確定接待活動(dòng)中的領(lǐng)導(dǎo)名單，包括集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和分工確定所有服務(wù)人員名單，建立會(huì)務(wù)組微信群，以便隨時(shí)通報(bào)接待行程、進(jìn)展及變更事項(xiàng)。

　　3、來(lái)訪目的：

　　了解來(lái)訪目的，以便有針對(duì)性的安排接待流程和所提供的服務(wù)。

　　4、參觀地點(diǎn)及接待行程：

　　確定來(lái)賓參觀的地點(diǎn)以及整個(gè)活動(dòng)過(guò)程的行程安排、參觀順序及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

　　5、服務(wù)需求：

　　確定整個(gè)接待過(guò)程中所需要的服務(wù)內(nèi)容，如接送服務(wù)、參觀地塊、沙盤(pán)講解、會(huì)議服務(wù)、用餐服務(wù)、住宿服務(wù)等。

　　6、接待時(shí)間：

　　提前了解來(lái)賓的出發(fā)地點(diǎn)(以便推算路程所需的時(shí)間)、出發(fā)時(shí)間，以及計(jì)劃到達(dá)參觀地點(diǎn)的時(shí)間。

　　二、 來(lái)賓接應(yīng)：

　　對(duì)首次來(lái)訪的賓客和重要來(lái)賓，應(yīng)提前在來(lái)訪途中等候迎接并引導(dǎo)至參觀地點(diǎn)。需提前確定接應(yīng)地點(diǎn)、時(shí)間、接應(yīng)對(duì)象及車(chē)牌號(hào)，指定專(zhuān)人專(zhuān)車(chē)在約定時(shí)間前20分鐘到達(dá)等候。(通常北京市來(lái)賓應(yīng)在京哈高速西集出口接應(yīng))

　　引導(dǎo)人與來(lái)賓會(huì)合后，應(yīng)第一時(shí)間在會(huì)務(wù)組微信群中通報(bào)，距離目的地2公里左右再通報(bào)一次，以便公司領(lǐng)導(dǎo)和接待人員做好迎賓準(zhǔn)備。(例如：參觀目的地為C4辦公樓，引導(dǎo)人員應(yīng)在到達(dá)中信第一城時(shí)在會(huì)務(wù)組微信群里通報(bào)位置。)

　　三、 項(xiàng)目參觀服務(wù)

　　1、根據(jù)接待對(duì)象的來(lái)訪目的確定參觀路線，提前模擬一遍，了解路況，發(fā)現(xiàn)和解決參觀路線中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，記錄每段路程所需時(shí)間，以便確定最終的接待行程和各環(huán)節(jié)時(shí)間。

　　2、重要來(lái)賓來(lái)訪，需安排專(zhuān)人在參觀區(qū)域或特定區(qū)域巡視，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋，并協(xié)助處理突發(fā)事件。

　　3、根據(jù)參觀人數(shù)確定適合的車(chē)輛，指定駕駛?cè)笋{駛，駕駛員負(fù)責(zé)提前檢查車(chē)況，對(duì)車(chē)輛內(nèi)外部進(jìn)行清潔整理，保證油量充足，并備一箱礦泉水供來(lái)賓車(chē)上飲用。冬夏兩季應(yīng)提前開(kāi)啟空調(diào)保持舒適溫度。

　　4、確定候車(chē)時(shí)間，駕駛?cè)藛T應(yīng)提前將車(chē)輛開(kāi)到門(mén)口等候，注意將車(chē)門(mén)正對(duì)樓門(mén)，切不可將車(chē)尾對(duì)著樓門(mén)方向。

　　5、確定隨車(chē)參觀的陪同人員，參觀車(chē)輛每到達(dá)一個(gè)目的地應(yīng)及時(shí)在微信群中通報(bào)位置，同時(shí)，在允許的情況下，對(duì)參觀過(guò)程進(jìn)行拍照作為存檔資料。若除公司領(lǐng)導(dǎo)外無(wú)其他陪同人員，應(yīng)安排指引車(chē)在參觀車(chē)輛前方開(kāi)路，指引車(chē)駕駛?cè)素?fù)責(zé)隨時(shí)通報(bào)位置。

　　6、參觀非本公司區(qū)域時(shí)，如紫藤堡、天下第一城，應(yīng)提前聯(lián)系相關(guān)單位，溝通參觀事宜并告知參觀車(chē)輛車(chē)牌號(hào)，保證車(chē)輛進(jìn)出自由。

　　四、 沙盤(pán)講解服務(wù)

　　(一)準(zhǔn)備工作

　　1、 提前一天將接待活動(dòng)行程告知物業(yè)公司，安排保潔員重點(diǎn)清掃參觀區(qū)域，做好

　　室內(nèi)通風(fēng)。清掃首層衛(wèi)生間，裝入擦手紙、衛(wèi)生紙及洗手液。物業(yè)工程部提前一天檢查燈光音響空調(diào)是否運(yùn)行正常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)維修。接待當(dāng)天提前1小時(shí)啟動(dòng)首層空調(diào)，提前30分鐘將燈光、音響調(diào)試完畢。

　　2、 圈定來(lái)賓停車(chē)場(chǎng)區(qū)域，及時(shí)通知公司員工停車(chē)注意事項(xiàng)并安排保安公司做好車(chē)

　　輛疏導(dǎo)工作。來(lái)賓車(chē)輛到達(dá)停車(chē)場(chǎng)后，保安員應(yīng)給予引導(dǎo)和幫助，但對(duì)車(chē)輛的停泊位置不做強(qiáng)性限制。

　　3、 物品準(zhǔn)備：準(zhǔn)備沙盤(pán)專(zhuān)用激光筆3支;在前臺(tái)位置擺放小瓶礦泉水供來(lái)賓自取。

　　在沙盤(pán)休息區(qū)茶幾中間擺放礦泉水、煙灰缸。

　　(二)過(guò)程中服務(wù)

　　1、 來(lái)賓車(chē)輛到達(dá)停車(chē)場(chǎng)時(shí)，由保安人員將大門(mén)全開(kāi)，并側(cè)立于大門(mén)東側(cè)，面向西，

　　立正迎賓;同時(shí)，樓內(nèi)的引導(dǎo)人員開(kāi)啟沙盤(pán)燈。

　　2、 來(lái)賓進(jìn)入大門(mén)時(shí)，保安人員立正敬禮，待來(lái)賓全部進(jìn)入辦公樓后，保安人員禮

　　畢，關(guān)閉大門(mén)，立正站于大門(mén)內(nèi)側(cè)，面向沙盤(pán)方向。沙盤(pán)講解過(guò)程中，保安人員不得隨意走動(dòng)或坐下休息。

　　3、 來(lái)賓進(jìn)入辦公樓時(shí)，由兩名引導(dǎo)人員立于臺(tái)階兩側(cè)，小聲提示來(lái)賓注意臺(tái)階。

　　講解開(kāi)始時(shí)，引導(dǎo)人員將激光筆和話筒遞給主講領(lǐng)導(dǎo)，并站立于沙盤(pán)外側(cè)，隨時(shí)觀察公司領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓需求提供服務(wù)，并根據(jù)來(lái)賓需要將其引導(dǎo)至相應(yīng)地點(diǎn)。

　　4、 在允許的情況下，安排攝像人員進(jìn)行拍攝。

　　5、 沙盤(pán)講解結(jié)束后，一名引導(dǎo)人員將來(lái)賓引導(dǎo)至下一行程地點(diǎn)，另一名引導(dǎo)人員

　　負(fù)責(zé)在一層等候收尾。若來(lái)賓離開(kāi)，應(yīng)尾隨來(lái)賓后方協(xié)助送行。

　　五、 會(huì)議服務(wù)

　　(一)會(huì)前準(zhǔn)備

　　1、 會(huì)議室設(shè)備：

　　會(huì)議室電腦：如來(lái)賓座談時(shí)，需要播放影音或PPT文件，應(yīng)提前確定與投影儀接駁的電腦，保證運(yùn)行良好，開(kāi)會(huì)前接好電源并開(kāi)啟。

　　投影儀：提前30分鐘啟動(dòng)投影儀并與電腦接好，調(diào)試好畫(huà)面，保證投影圖像端正，字跡清晰。

　　空調(diào)：冬夏兩季應(yīng)提前30分鐘啟動(dòng)空調(diào)，調(diào)試至適宜溫度。

　　燈光：根據(jù)會(huì)議需求將燈光亮度調(diào)至最佳，如使用投影儀，需提前拉合窗簾。

　　2、 會(huì)議室用具：

　　會(huì)議桌上擺放物品的標(biāo)準(zhǔn)(見(jiàn)下圖)：桌牌距離會(huì)議桌邊緣50公分，桌牌下方正中位置根據(jù)需要擺放A4白紙一張或會(huì)議資料一份，桌牌右側(cè)擺放瓶裝水一瓶，根據(jù)需要選擇小瓶農(nóng)夫山泉或蘇打水，瓶裝水右側(cè)擺放瓷質(zhì)茶杯一個(gè)，杯把朝右側(cè)擺放，A4紙右側(cè)擺放簽字筆一支或根據(jù)需要擺放激光筆一支，筆尖向前。播放幻燈時(shí)，為匯報(bào)人準(zhǔn)備1支翻頁(yè)激光筆，1支備用。會(huì)議桌中央，每間隔50公分依次擺放煙灰缸及紙巾盒。

　　茶具準(zhǔn)備：參照會(huì)議倒水服務(wù)。

　　其他：在茶水柜準(zhǔn)備富余的會(huì)議資料、瓶裝水、A4白紙及簽字筆，以備用。在允許的情況下，準(zhǔn)備錄音筆、相機(jī)、錄像機(jī)，提前一天充電，檢查內(nèi)存，保證會(huì)議使用。

　　3、 會(huì)議資料準(zhǔn)備：

　　影音、PPT文件：將需要放映的文件提前拷貝至?xí)h室電腦中，確保文件完好，開(kāi)啟正常，同時(shí)在U盤(pán)中備份以防文件丟失。

　　書(shū)面文件：將匯報(bào)文件打印成冊(cè)，與其他資料一齊影印數(shù)份，保證與會(huì)人員人手一份，同時(shí)留有富余。

　　4、 其他用品準(zhǔn)備：

　　(二)會(huì)中服務(wù)

　　1、 茶水服務(wù)：

　　參考會(huì)議倒水禮儀。

　　2、 茶歇服務(wù)：會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，需準(zhǔn)備茶點(diǎn)臺(tái)，提供點(diǎn)心、水果及各類(lèi)茶飲，食

　　物要求方便易取。會(huì)務(wù)人員應(yīng)注意及時(shí)清理桌上垃圾，及時(shí)補(bǔ)充食物，避免空盤(pán)。

　　3、 會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)開(kāi)啟會(huì)議室門(mén)，使與會(huì)人員順利離開(kāi)，同時(shí)注意

　　觀察會(huì)議室桌面，是否有人遺漏物品。一名引導(dǎo)人員將來(lái)賓引導(dǎo)至下一行程目的地，另一引導(dǎo)人員負(fù)責(zé)等待收尾，避免有停留或去衛(wèi)生間的客人掉隊(duì)。

　　六、 餐飲服務(wù)

　　首先確定用餐人數(shù)以及工作餐數(shù)量，確定用餐時(shí)間和用餐地點(diǎn)，根據(jù)不同用餐地點(diǎn)進(jìn)行不同的服務(wù)安排：

　　(一)公司內(nèi)用餐(以小餐廳為主)

　　1、 提前一天確定菜單內(nèi)容，通知食堂準(zhǔn)備食材。

　　2、 備齊餐廳常用物品：專(zhuān)用小號(hào)紙巾、煙灰缸、牙簽、啟瓶器、醒酒器、調(diào)料瓶、

　　蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等

　　3、 餐廳布置：根據(jù)用餐人數(shù)擺放桌椅、餐具，擺放標(biāo)準(zhǔn)如下：

　　4、 接待當(dāng)天，在用餐時(shí)間前0.5-1小時(shí)開(kāi)啟空調(diào)，調(diào)試至合適溫度。提前開(kāi)啟燈

　　光。如需飲用紅酒，應(yīng)提前30分鐘將紅酒打開(kāi)倒進(jìn)醒酒器內(nèi)醒酒。

　　5、 用餐過(guò)程中，會(huì)務(wù)人員全程陪同服務(wù)(公司領(lǐng)導(dǎo)有特殊指示的除外)，待客人落

　　座后開(kāi)始斟茶，根據(jù)需要倒酒。從主賓開(kāi)始，按順時(shí)針順序進(jìn)行。用餐過(guò)程中注意觀察，根據(jù)需要隨時(shí)添水倒酒。關(guān)注用餐人需求提供相應(yīng)服務(wù)，桌上或餐碟中雜物較多時(shí)，征求同意后及時(shí)清理或更換餐碟。

　　6、 上菜注意事項(xiàng)：上菜位置要固定，選擇靠近門(mén)口的位置。上菜前要提示上菜位

　　置的用餐人，一手端盤(pán)，一手輕輕轉(zhuǎn)動(dòng)托盤(pán)。端盤(pán)不宜過(guò)高，動(dòng)作要輕緩平穩(wěn)。及時(shí)撤掉空盤(pán)。湯、粥類(lèi)食品應(yīng)同時(shí)提供，不擺上桌，詢問(wèn)用餐人喜好后，在茶水柜處盛好雙手端上。

　　7、 來(lái)賓隨行人員或司機(jī)，不與主賓一同用餐的，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)陪同接待，至員工食堂用餐。

　　(二)公司外用餐

　　1、 根據(jù)用餐人數(shù)及領(lǐng)導(dǎo)要求選定合適的用餐地點(diǎn)，需提前實(shí)地考察環(huán)境與服務(wù)。

　　2、 確定餐標(biāo)和菜單，預(yù)定好工作餐。

　　3、 提前預(yù)定或準(zhǔn)備酒水飲料。

　　4、 用餐前1小時(shí)，會(huì)務(wù)人員到達(dá)餐廳檢查環(huán)境和餐飲準(zhǔn)備情況，等候來(lái)賓。來(lái)賓

　　驅(qū)車(chē)前往用餐地點(diǎn)時(shí)，會(huì)務(wù)人員應(yīng)在微信群中通報(bào)。 5、 來(lái)賓到達(dá)用餐地點(diǎn)，會(huì)務(wù)人員開(kāi)門(mén)迎接，引導(dǎo)來(lái)賓至用餐區(qū)。

　　6、 會(huì)務(wù)人員和司機(jī)等不與主賓用餐的人員一同至工作餐地點(diǎn)用餐。

　　7、 會(huì)務(wù)人員隨時(shí)了解主賓用餐情況，根據(jù)需要提供服務(wù)，用餐尾聲時(shí)，通知司機(jī)

　　準(zhǔn)備候車(chē)。

　　七、 住宿服務(wù)

　　1、 確定住宿人數(shù)及住宿人員身份信息，確定住宿標(biāo)準(zhǔn)與住宿時(shí)間。

　　2、 聯(lián)系相關(guān)酒店賓館，預(yù)約房間，需實(shí)地考察賓館環(huán)境、檔次及服務(wù)狀況。

　　3、 與賓館溝通好住宿事宜，做到賓客到達(dá)時(shí)，出示證件即可入住。

　　4、 與賓館預(yù)約服務(wù)事項(xiàng)，如早餐、叫早等。

　　5、 重要來(lái)賓，應(yīng)提前在酒店房間準(zhǔn)備瓶裝水及水果，方便客人取用。

　　八、 活動(dòng)收尾

　　1、 賓客離開(kāi)時(shí)，會(huì)務(wù)人員在來(lái)賓后方協(xié)助送客，來(lái)賓車(chē)輛駛離，服務(wù)工作終止。

　　2、 來(lái)賓初次來(lái)訪，應(yīng)安排送客車(chē)輛或引導(dǎo)車(chē)輛，將來(lái)賓引導(dǎo)至接應(yīng)地點(diǎn)。

　　3、 觀察是否有停留客人或領(lǐng)導(dǎo)，以便提供茶水等服務(wù)。

　　4、 收尾工作：關(guān)閉所有用電設(shè)備、燈光，回收會(huì)議用具和書(shū)面資料，清洗清點(diǎn)茶

　　具數(shù)量，妥善保管，通知保潔進(jìn)行清理打掃。

　　5、 活動(dòng)資料收集：對(duì)接待活動(dòng)當(dāng)天涉及的匯報(bào)材料、錄音、照片等進(jìn)行收集整理，

　　統(tǒng)一存檔備案。

　　6、 活動(dòng)總結(jié)：對(duì)接待活動(dòng)全過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，梳理工作流程中存在的問(wèn)題和疏漏，

　　對(duì)活動(dòng)流程進(jìn)行改進(jìn)和完善。